Adobe Acrobat Sign-lexikon

Dokument/filer/bilagor jämfört med avtal jämfört med transaktioner

Dokument/filer/bilagor är alla enskilda filer som överförs till Acrobat Sign-systemet. Byggnadsmaterialen för avtalet.
Avtal är de kundvända objekt som Acrobat Sign skapar från de uppladdade filerna och som mottagarna fyller i eller signerar. ”Avtal” är den term som används för att definiera både objektet under processen att erhålla signaturer och den slutliga PDF-filen som genereras.
Transaktioner omfattar avtalet och all tillhörande loggning och dokumentation som genereras för/av avtalet under processen. (t.ex.: granskningsrapporter, autentiseringsresultat och .csv-sidor för data på fältnivå)

Funktionsprefix

I takt med att funktionerna utvecklas används prefix för att ange var funktionen finns i utgivningen/slutet av livscykeln.

Nytt – något helt nytt.
Modernt – något uppdaterat som kan ha ett alternativ att växla mellan den moderna och klassiska upplevelsen.
- Moderna versioner av saker kan ha nya funktioner. Den moderna versionen av den anpassade arbetsflödesdesignern har t.ex. nya funktioner
Klassisk – den äldre versionen av något som uppdateras, används vanligtvis när det finns ett alternativ för att växla mellan aktiva versioner.
Äldre – Den äldre versionen av något när alternativet att växla tas bort för nyskapade konton.

Intern jämfört med extern

Termen ”intern” beskriver gruppen av användar-ID:n inom ett gemensamt konto-ID. Dessa användar-ID:n är interna för kontot och inställningar som gäller interna användare gäller bara för dessa användar-ID:n.

Alla övriga e-postadresser är ”externa”.

Obs!

Många företag har flera konton.

Användare från samma företag (som delar samma domän i sin e-postadress), men inte inom samma konto-ID, är externa för varandra

Administratörer på kontonivå kan få en fullständig lista över interna e-postadresser genom att gå till Konto > Användare och klicka på ikonen Exportera användarlistan.

En CSV-fil hämtas till ditt lokala system. CSV-filen räknar upp användarna på kontot, inklusive deras aktuella status.

Objekt och objekt-ID:n

Objekt

Ett ”objekt” är, inom ramen för Adobe Sign, en diskret förstådd grupp av attribut/egenskaper.

Objekttyperna är:

Kontot som helhet
Grupper
Användare
Avtal

Om alla objekt av samma typ har samma egenskapslista, kommer de värden som tilldelas dessa egenskaper ofta att vara olika, och i vissa fall måste de vara det.

Till exempel har alla användare en e-postadressegenskap, och varje användares e-postvärde måste vara unikt.

När ”objekt” används i dokumentation är förståelsen att hela typen av objekt ingår. (användare kan t.ex. skapas med en CSV-fil)

Objekt ID:n

Alla objekt har unika identifikationsnummer för att skilja mellan objekt av samma typ. Varje användare har ett unikt användar-ID. Varje avtal har ett unikt avtals-ID.

Objekt använder ofta objekt-ID:n som nyckelattribut för att upprätta relationer med andra objekt. På så sätt kan objekt bibehålla kontinuerliga relationer även om andra attribut ändras.

Ett användar-ID kan till exempel skapa flera avtals-ID:n och relationen kvarstår även om användaren ändrar andra egenskaper som användarens namn och e-postadress.

När ett objekt-ID används i dokumentation identifierar det en unik instans från en typ av objekt. (Om du t.ex. ändrar e-postadressen för ett användar-ID ändras inte ägarskapet för användar-ID:ets avtal.)

Överordnade-underordnade relationer (mallar)

Idén om en överordnad-underordnad relation illustreras bäst med en mall som används för att generera flera kopior av sig själv utan att använda mallen. Eftersom det överordnade objektet är direkt relaterat till det underordnade avtalet som det genererar kan det överordnade objektet rapportera den relativa statusen för alla underordnade avtal.

Adobe Acrobat Sign har tre exempel på denna princip:

Biblioteksmallar – när biblioteksmallar bifogas till ett avtal spåras avtalsrelationen som underordnad till malldokumentet. (Observera att detta endast är sant om endast en mall är kopplad till avtalet.) Biblioteksmallar kan rapportera om avtal som har använt mallen från sidan Hantera
Webbformulär – webbformulär skapar en överordnad mall som kopieras när en användare försöker skicka formuläret för signering. Det överordnade webbformuläret spåras på sidan Hantera och kan rapportera om pågående eller slutförda avtal.
Massutskick – massutskicksprocessen låter användaren ladda upp och konfigurera en uppsättning filer och en CSV-lista med e-postadresser. Detta skapar en överordnad mall som kopierar sig själv och skickar ett separat avtal till varje e-postadress som ingår i CSV-listan. Det överordnade objektet spåras på sidan Hantera och kan användas för att rapportera om den relativa statusen för de skapade underordnade avtalen.

Egenskaper/inställningar för arv

Adobe Acrobat Sign bygger på en objektorienterad modell som gör att ”underordnade” objekt kan skapas från ”överordnade” objekt. När ett underordnat objekt skapas ärver det alla egenskaper (attribut och inställningar) från det överordnade objektet (mallen).

Beständigt arv innebär att om det överordnade objektet ändrar ett egenskapsvärde flödas ändringen ner till alla underordnade objekt, som ärver ändringen i enlighet med detta.

Genom att bryta arvslänken kan ett underordnat objekt anpassas för att underlätta ett specifikt resultat.

Ett bra exempel på detta i Adobe Acrobat Sign är relationen Konto:Grupp. Som standard ärver alla nya grupper de inställningsvärden som har definierats på kontonivån. Grupper kan dock bryta arvslänken från kontonivån och anpassa gruppinställningarna för ett specifikt resultat (t.ex. strängare signaturkrav eller specifika standardinställningar för avtal).

I Adobe Acrobat Sign flödar arvet från överordnad > underordnad via objekten: Applikation > Tjänstenivå > Konto > Grupp > Användare

Applikationen är basobjektet och innehåller alla möjliga alternativ för tjänsten.
Tjänstenivån är servicenivån som en kund köper. På den här nivån är de olika funktionerna aktiverade för att skilja ett företagskonto från ett individuellt konto (till exempel).
Kontonivån ärver alla inställningarna från Tjänstenivån och gör det möjligt för användaradministratörer att anpassa kontot för deras specifika användning. Det här är den högsta behörighetsnivån som kundadministratörer kan konfigurera.
Gruppnivån ärver alla inställningarna på kontonivå och möjliggör ytterligare anpassningar av gruppen. Inställningarna på kontonivå åsidosätts om du ändrar inställningsvärden på gruppnivå, och gruppinställningarna sprids nedströms till alla underordnade objekt som är relaterade till gruppen.
Objekten Användare och Avtal ärver båda sina egenskaper från den grupp de befinner sig i. En användare som ändrar den grupp denne är kopplad till ser bara de värden som ärvs från den nya gruppen, och alla avtal som skapas använder bara de värden som är tillgängliga i den nya gruppen.

På grund av ärvda egenskaper rekommenderar vi i allmänhet att administratörer konfigurerar sina inställningar på kontonivå till de strängaste värden som deras arbetsprocesser tolererar och släpper sedan begränsningar efter behov på gruppnivå.

Undertecknare (roller) jämfört med mottagare jämfört med deltagare

Undertecknare (eller godkännare, accepterande osv.) - En uttryckligen definierad roll för en mottagare

Alla mottagare har en roll.

Mottagare – e-postmeddelanden som används för att inkludera någon i ”signaturcykeln” i avtalet. Enskilda personer som kan interagera med avtalet medan det är pågående

Mottagare är en delmängd av deltagare.

Deltagare – alla e-postadresser (enskilda) som ingår i transaktionen. Detta består av avsändaren, alla mottagare och alla kopiemottagare.

Roller jämfört med mottagare jämfört med deltagare

Väntande användare för engångsbruk

När ett avtal skapas i Acrobat Sign försöker applikationen identifiera om någon av mottagarna har ett befintligt användar-ID som avtalet kan relateras till.

Om ett användar-ID finns och detta användar-ID finns på ett konto som är betrott av det sändande kontot, relateras avtals-ID:et direkt till användar-ID:et och avtalet visas på sidan Hantera hos användaren.

Om e-postmeddelandet inte finns i systemet, eller om avsändarens konto-ID är ej betrott av användar-ID:ts konto skapar Acrobat Sign ett unikt användar-ID för engångsbruk specifikt för att spåra mottagarens aktiviteter för detta avtals-ID. Användar-ID:n för engångsbruk finns bara så länge som avtalet pågår. När avtalet har slutförts och alla loggningsbara händelser har registrerats är användar-ID:et för engångsbruk inte längre användbart och tas bort från systemet.

Slutgiltigt tillstånd

Ett slutgiltigt tillstånd uppnås när avtalet inte har några ytterligare åtgärder som mottagarna kan vidta för att slutföra det. Det finns tre slutgiltiga tillstånd:

Fullständigt – uppnås när avtalet har slutfört alla processer med alla mottagare.
Övergivet – ett övergivet avtal har stoppats genom uttrycklig åtgärd. Den här åtgärden kan komma från en av flera källor:
- Avbruten av avsändaren
- Avvisad av mottagaren
- Misslyckades på grund av att mottagarens autentisering inte var giltig
- Misslyckades på grund av systemfel
Utgånget – avtal som har förfallit på grund av inaktivitet inom den angivna tidsperioden.

Adobe Acrobat Sign-lexikon (terminologi, jargong med mera...)