Deltagare
Senast uppdaterad den
28 feb. 2024
Översikt
Med inställningarna för Begränsad dokumentvisibilitet (LDV) kan ett avtal innehålla flera filer som är selektivt synliga för mottagarna beroende på vilka inställningar som är aktiverade och hur avtalet är konfigurerat.
Exempel på användningsområden är:
- Försäljningsavtal som kräver intern översyn eller godkännande innan de skickas till kunden.
- Dokumentation för nyanställda ska skickas efter att offertbrevet har accepterats.
- HR-dokument som kräver intern behandling utanför den ursprungliga undertecknarens räckvidd.
Här är en snabb video som visar användning på avancerad nivå:
Tillgänglighet:
Begränsad dokumentsynlighet är endast tillgänglig för licensplanen för storföretag.
Konfigurationsomfattning:
LDV kan aktiveras på konto- och gruppnivå.
Begränsad dokumentsynlighet innehåller flera särskilda villkor:
Användare och användar-ID
- Användare är en allmän term för alla som har åtkomst till Adobe Acrobat Sign via direkt inloggning, federerad autentisering eller integration. En användare kan ha flera e-postadresser som de använder för att autentisera med Acrobat Sign (en användare kan alltså ha flera användar-ID).
- Ett Användar-ID är ett specifikt, autentiserat objekt i Adobe Acrobat Sign. Det faktiska ID:et är ett systemtilldelat nummer som säkerställer att ett unikt objekt (en användare) identifieras. Användar-ID är ofta lika med en e-postadress eftersom båda är unika värden i systemet, men en användare kan ändra sin e-postadress utan att ändra användar-ID. Alla resurser är logiskt knutna till det användar-ID som de skapats av.
Interna och externa parter
- Interna parter är användar-ID:n som tillhör samma Acrobat Sign-konto som avsändarens användar-ID.
- Det är värt att notera att användare i samma företag kan tillhöra olika Acrobat Sign-konton. Acrobat Sign gör inga antaganden baserade på e-postdomäner eller företagsnamn. Den enda relevanta relationen är om ett användar-ID är relaterat till samma konto-ID.
- Externa parter identifierar alla användar-ID som inte medlem av kontot för avsändarens användar-ID.
- Om en användares e-postadress inte finns i listan över användare för kontor, är det per definition en extern användare.
Så här fungerar dokumentsynlighet
LDV-regler kan aktiveras på konto- och gruppnivå.
LDV-regler visar bara det filinnehåll som uttryckligen har tilldelats en viss mottagare.
Filinnehåll tilldelas en mottagare genom att minst ett fält tilldelas mottagaren.
- LDV är filbaserad, inte sidbaserad. Om en fil har 40 sidor och mottagaren har ett fält på en sida, kan mottagaren se alla 40 sidor i filen.
- Om filen inte innehåller några fält för mottagaren kommer hela filen att exkluderas från mottagarens vy.
- Om det finns fyra filer och mottagaren behöver se alla fyra måste minst ett fält användas på en av sidorna i varje fil.
- Om kontroll på sidnivå krävs måste filen delas upp i enskilda filer där varje fil innehåller en sida.
I exemplet till höger finns det två signerare och två dokument i ett avtal.
Signerare 1 ser båda dokumenten eftersom det finns ett fält tilldelat i båda dokumenten (fält 1 och fält 2)
Signerare 2 ser bara dokument 2 eftersom hen inte har ett tilldelat fält i dokument 1.
- Dokument 2 är synligt eftersom fält 3 har tilldelats signerare 2.
Obs!
Det finns två förutsättningar för LDV-regler:
- Det måste finnas fler än en mottagare
- Mottagarna inkluderar användare som lagts till i signatur-/godkännandeprocessen
- Kopiemottagare räknas inte som mottagare.
- Det måste finnas fler än en fil i avtalet
- Filer är de bilagor som används för att skapa avtalet (.doc, .xls, .pdf, .png osv.)
Om något av ovanstående krav inte är uppfyllt, upphör regler för LDV att gälla för det avtalet.
Undertecknare ser endast filer som innehåller signaturer, initialer eller datainmatningsfält som tilldelats dem är den rotkontroll som möjliggör LDV-upplevelsen och uppsättningen underordnade kontroller. Om denna kontroll är inaktiverad, är LDV som helhet inaktiverad i mottagarupplevelsen.
Alla mottagare och kopiemottagare ser alla filer hela tiden.
|
|
Under signeringsprocessen |
När avtalet har slutförts |
|---|---|---|
|
Avsändare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Interna mottagare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Externa mottagare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Intern kopia |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Extern kopia |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Extern arkivmottagare |
Ej tillämpligt |
Alla dokument |
Efter aktivering av rot LDV-kontrollen finns det ytterligare tre konfigurationer för att styra synligheten beroende på vilken upplevelse du föredrar:
När endast Signerare kommer endast att se filer som innehåller signatur, initialer eller datapostfält som tilldelats dem är aktiverat:
- Avsändaren kan se allt filinnehåll hela tiden
- Mottagarna kan bara se de filer som de uttryckligen ingår i vid signering och efter det att avtalet har slutförts
- Kopiemottagare kan inte se något filinnehåll.
|
Deltagare |
Vid signering |
Slutfört avtal |
|---|---|---|
|
Avsändare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Interna mottagare |
Tilldelade dokument |
Tilldelade dokument |
|
Externa mottagare |
Tilldelade dokument |
Tilldelade dokument |
|
Intern kopia |
Ingen |
Ingen |
|
Extern kopia |
Ingen |
Ingen |
|
Extern arkivmottagare |
Ej tillämpligt |
Alla dokument |
När Signerare och kopiemottagare i mitt konto kan se alla filer är aktiverat:
- Alla interna användar-ID:n (i förhållande till avsändaren) kan se allt filinnehåll.
- Externa mottagare kan endast se filinnehållet som de har tilldelats, under signering och efter det att avtalet har slutförts.
- Externa kopiemottagare ser inget filinnehåll.
|
Deltagare |
Vid signering |
Slutfört avtal |
|---|---|---|
|
Avsändare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Interna mottagare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Externa mottagare |
Tilldelade dokument |
Tilldelade dokument |
|
Intern kopia |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Extern kopia |
Ingen |
Ingen |
|
Extern arkivmottagare |
Ej tillämpligt |
Alla dokument |
När Signerare och kopiemottagare kan se alla filer när de får det signerade avtalet är aktiverat:
- Mottagarna ser bara tilldelat filinnehåll under signeringsprocessen
- Kopiemottagare ser inget filinnehåll under signeringsprocessen
När avtalet har slutförts kan alla mottagare och kopiemottagare se allt filinnehåll.
|
Deltagare |
Vid signering |
Slutfört avtal |
|---|---|---|
|
Avsändare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Interna mottagare |
Tilldelade dokument |
Alla dokument |
|
Externa mottagare |
Tilldelade dokument |
Alla dokument |
|
Intern kopia |
Ingen |
Alla dokument |
|
Extern kopia |
Ingen |
Alla dokument |
|
Extern arkivmottagare |
Ej tillämpligt |
Alla dokument |
Den här konfigurationen aktiverar LDV-regler och tillåter att alla interna användar-ID:n (i förhållande till avsändaren) visar allt filinnehåll under signeringsprocessen.
När avtalet är klart kan alla användare visa allt filinnehåll
|
Deltagare |
Vid signering |
Slutfört avtal |
|---|---|---|
|
Avsändare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Interna mottagare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Externa mottagare |
Tilldelade dokument |
Alla dokument |
|
Intern kopia |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Extern kopia |
Ingen |
Alla dokument |
|
Extern arkivmottagare |
Ej tillämpligt |
Alla dokument |
Om du planerar att acceptera skriftliga signaturer bör du aktivera det här alternativet, men tänk på att LDV-reglerna inte gäller när en skriftlig signatur är inblandad.
I samtliga fall upphävs LDV-reglerna för avtalet när en skriftlig signatur är inblandad.
|
Deltagare |
Vid signering |
Slutfört avtal |
|---|---|---|
|
Avsändare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Interna mottagare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Externa mottagare |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Intern kopia |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Extern kopia |
Alla dokument |
Alla dokument |
|
Extern arkivmottagare |
Ej tillämpligt |
Alla dokument |
Använda LDV med REST API v6
Avsändaren kan använda REST API v6 för att uttryckligen bevilja dokumentsynlighet.
REST API v6-anrop ignorerar alla inställningar för dokumentsynlighet i användargränssnittet, eftersom API-anropet åsidosätter inställningar på konto-/gruppnivå.
Det enda överförda beteendet är att avsändaren måste ange en dokumentetikett om ett formulärfält anges för en viss mottagare.
Slutpunkten POST /agreements REST API v6 har tre parametrar som kan användas för att styra dokumentsynlighet.
AgreementInfo
|
Parameternamn |
Typ |
Obligatoriskt |
Beskrivning |
|---|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Boolesk |
Nej |
Valfri parameter för dokumentsynlighet för avtalet. Den här parametern måste anges och ställas in på true för att dokumentsynlighet ska aktiveras. |
ParticipantSetInfo
|
Parameternamn |
Typ |
Obligatoriskt |
Beskrivning |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Sträng[] |
Nej |
En lista över FileInfo.label som ska vara synliga för deltagare i den här deltagaruppsättningen. |
CcInfo
|
Parameternamn |
Typ |
Obligatoriskt |
Beskrivning |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Sträng[] |
Nej |
En lista över FileInfo.label som ska vara synliga för deltagare i den här CC-filen. |
HTTP-statuskod
|
HTTP-statuskod |
Orsak |
Beskrivning |
|---|---|---|
|
400 |
INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL |
En eller flera synliga sidetiketter i deltagaruppsättningen är ogiltiga. |
|
400 |
INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL |
En eller flera synliga sidetiketter i CC är ogiltiga. |
|
403 |
DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED |
Aktiverad dokumentsynlighet är inställd på false och därför kan inte filinformationsindex anges för någon deltagaruppsättning eller CC. |
Slutpunkten GET /agreements/{agreementId} REST API v6 kan användas för att hämta relationen mellan deltagare och dokument
AgreementInfo
|
Parameternamn |
Typ |
Beskrivning |
|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Boolesk |
Om det är true aktiveras dokumentsynlighet för det här avtalet. |
ParticipantSetInfo
|
Parameternamn |
REST-objekt |
Beskrivning |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Sträng[] |
En lista över FileInfo.label som ska vara synliga för deltagare i den här deltagaruppsättningen. |
CcInfo
|
Parameternamn |
REST-objekt |
Beskrivning |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Sträng[] |
En lista över FileInfo.label som ska vara synliga för deltagare i den här CC-filen. |
Om GET /agreements/{agreementId} rapporterar status som AVBRUTEN kan det bero på ett eller flera ogiltiga parametervärden för dokumentsynlighet.
Använd GET /agreements/{agreementId}/events för att hämta felorsak.
|
Felmeddelande |
Villkor |
|---|---|
|
fileInfoIndex <FileInfo index> saknas i någon av de participantSets som innehåller <participant email> |
<label> måste anges som visiblePages för deltagaren <participant email> |
Ovanstående fel loggas med Event.type-värdet AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM och Event.comment.
Begränsad dokumentsynlighet och certifikat för digitala signaturer är inte kompatibla.
När LDV är aktiverat tas det digitala signaturobjektet bort från redigeringsmiljön i appen.
Om ett avtal med ett fält för en digital signatur skickas med LDV-regler aktiverade, kommer ett fel att utlösas:
Det digitala signaturfältet <field name> stöds inte på grund av begränsad dokumentsynlighet.
Om ett användar-ID kan visa filen som innehåller bilagefältet har hen även behörighet att visa innehållet i den bifogade filen.
Att ersätta en mottagare fungerar på samma sätt som vanligt med ett undantag:
- Avtalets avsändare kan inte ersätta sig själv som en listad mottagare med en icke-signerande roll och Signerare och kopiemottagare i mitt konto kan se alla filer är inaktiverat.
Om Signerare och kopiemottagare i mitt konto kan se alla filer är aktiverat:
- Interna mottagare kan bara delegera till en annan intern användare
- Externa mottagare kan inte delegera till en intern användare
- Om du försöker göra det genereras felmeddelandet ”Kontoadministratören tillåter inte delegering till den här personen”.
Filerna och fälten kan redigeras (med funktionen Ändra avtal) så länge som avtalet inte har visats av en deltagare.
LDV är rollagnostiskt.
Om du har en mottagare som inte signerar måste mottagaren ha minst ett fält i varje fil som du vill att hen ska ha åtkomst till.
Om en mottagare inte har några synliga filer (eftersom inga fält har placerats) utlöses ett fel:
Deltagaren <email> (<participant role>) har inget synligt dokument
Massutskick fungerar på samma sätt som andra avtal.
När ett avtal skickas måste det finnas minst ett obligatoriskt (inte valfritt eller villkorligt) signaturfält för varje mottagare med en signeringsroll.
Om en eller flera signerare inte har ett obligatoriskt signaturfält läggs en extra sida till i slutet av avtalet och ett signaturblock läggs till för varje signerare (och alla signerare kan se den sista sidan).
