e-Vaulting med eOriginal

Arkivera dokument från Adobe Acrobat Sign med eOriginal-valvtjänster

Hantera och skydda dokument digitalt.

Adobe Acrobat Sign samarbetar med eOriginal för att hjälpa organisationer att uppfylla efterlevnad och erforderliga krav genom att arkivera viktiga signerade dokument i ett säkert digitalt valv. När ett dokument har signerats kan eOriginal säkra det med de högsta skyddsnivåerna och de säkraste rutinerna i en totalt digital miljö. Organisationer kan välja att arkivera alla dokument i ett visst konto, alla dokument som initierats av en viss grupp (eller vissa användare) eller enskilda dokument.

När ett dokument skapas anses det originaldokument som laddas upp till Acrobat Sign vara den auktoritativa kopian av kontraktet. Den officiella kopian ligger kvar på Adobe-servrarna under hela signeringsprocessen. När signeringsprocessen är klar, arkiveras den officiella kopian i eOriginal-valvet och dokumentet blir ett juridiskt dokument. En PDF-kopia av dokumentet förblir i Acrobat Sign, men det får en vattenstämpel som säger ”Kopia av original” för att indikera att det dokument som ligger sparat i eOriginal-valvet är den enda äkta versionen:

Så här fungerar säkring

När signeringsprocessen är slutförd utlöser transaktioner avsedda att spara dokument i eOriginals säkringstjänst tjänsten för att starta överföringen av den officiella kopian. Det här är en asynkron anrops- och svarsprocess där valvtjänsten kräver informationen från Acrobat Sign efter att ha tagit emot ett meddelande och Acrobat Sign tillhandahåller det begärda innehållet.

Dessa sekventiella begäranden sker i realtid för att säkerställa att den auktoritativa kopian lagras i valvtjänsten när signeringsprocessen är avslutad.

Efter att den slutliga signaturen har applicerats sker följande steg i den ordning som presenteras:

1. Granskningsrapporten uppdateras med händelsen Dokument redo att lagras i valv
   
   • Eftersom granskningsrapporten måste slutföras när ett avtal når ett slutgiltigt läge och valvprocessen inträffar först efter att signeringsprocessen är klar, går det inte att uppdatera granskningsrapporten så att den visar en avslutad valvprocess. Historiken för transaktionshändelser (som lagras på Acrobat Sign-servrar) indikerar slutförandet av valvprocessen.
     
2. Dokumentet och alla relaterade bilder är vattenstämplade. 
   • En ostämplad kopia av det slutliga dokumentet lagras för eventuell uppladdning till eVaulting-leverantören.
     
   • Vid denna tidpunkt är det bara leverantören av eVaulting som kan hämta den ostämplade versionen med ett verifierat åtkomsttoken
3. Säkringstjänsten meddelas via ping till valvets återanrop att dokumentet är klart för valvlagring. 
   • Acrobat Sign skickar valvtjänsten en unik identifierare för dokumentet, kallad Document Capability Key.
     
4. Valvtjänsten begär att dokumentets revisionsspår skapar en profil för dokumentet.
5. Acrobat Sign tillhandahåller revisionsspåret
   
   • I granskningsspåret inkluderas allt som inträffat under signeringsprocessen, inklusive signerarnas identitet, datum och tid för varje händelse, IP-adressen och platsinformation (om informationen är tillgänglig).
     
6. Säkringstjänsten begär det ostämplade dokumentet.
7. Acrobat Sign tillhandahåller det ostämplade dokumentet till valvtjänsten.
   
8. Valvtjänsten bekräftar att dokumentet tagits emot och ett meddelande skickas till Acrobat Sign om att valvprocessen är klar.
   
9. Den ostämplade kopian av det slutliga avtalet rensas från Acrobat Sign-systemet.

Vid denna punkt lagrar Acrobat Sign endast en vattenstämplad kopia av det slutliga dokumentet. Miniatyrbilder (som visas i Acrobat Sign) är också vattenstämplade för att säkerställa att det bara finns en ostämplad version som är i valvtjänstens besittning.

När dokumentet valvlagrats har Adobe inte längre några ostämplade kopior av det slutliga dokumentet.

Så här konfigurerar användare ett avtal som ska sparas

Alternativet att konfigurera ett avtal till valv eller inte är endast synligt för användarna när konfigurationen av tjänsten i kontot är slutförd.

Användare kan styra om ett avtal ska säkras genom att markera eller avmarkera alternativet Säkra det här avtalet i avsnittet Avtalsinställningar i avtalskonfigurationsgränssnittet (Alternativ i den klassiska upplevelsen).

Standardvärdet för alternativet Säkra det här avtalet definieras i tjänstens konfiguration. Acrobat Sign-support kan hjälpa till att ändra värdet vid behov.