Användarhandbok Avbryt

Uppfylla kraven i GDPR

 

Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom igång

Administrera

Skicka, signera och hantera avtal

Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden

Integrera med andra produkter

Adobe Sign-utvecklare

Support och felsökning

Obs!

Baserat på GDPR-kravet om att erhålla användarens samtycke innan data lagras på användarens enhet kan vissa användare få en eller flera uppmaningar om att aktivera cookies:

  • Användare som använder Adobe Acrobat Sign från platser som tillämpar GDPR måste aktivera cookies för bastjänsten
    • Du kan aktivera eller inaktivera cookies för prestanda och personliga annonser genom att klicka på knappen Anpassa
    • Cookies kan hanteras när som helst genom att klicka på länken Cookie-prestanda längst ned till höger på alla Acrobat Sign-webbplatser:

  • Konton som migrerar till domänen adobesign.com (från echosign.com) måste konfigurera sina cookies två gånger, eftersom varje domän måste placera unika cookies
Viktigt:

ANSVARSFRISKRIVNING: Den här handboken är avsedd att vara en vägledning, INTE juridisk rådgivning. Be om råd från ditt varumärkes juridiska rådgivare för att uppfylla kraven i de regioner där du är verksam.

Vad är GDPR?

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) är EU:s nya integritetslagstiftning som harmoniserar och moderniserar dataskyddskraven. Även om det finns många nya eller förbättrade krav förblir de grundläggande principerna desamma. De nya reglerna har en bred definition av personuppgifter och ett brett omfång som påverkar alla företag som samlar in personuppgifter om personer inom EU. En del av förordningen kräver att enskilda personer har rätt att förstå vilka personuppgifter som samlats in, och att dessa data tas bort vid behov.

I den här artikeln hänvisar termen Användare till en medlem i ett företag som skickar avtal för signering. Termen Signerare avser en person som tar emot och antingen signerar eller avvisar avtalet. En sekretessadministratör är en Acrobat Sign-kontoadministratör med behörighet att ta bort personuppgifter från tjänsten på begäran av en avsändare eller signerare.

Användarens unika ställning baseras på den e-postadress som används för att identifiera personen. En person med flera e-postadresser kan ha flera användar-ID i systemet. Alla GDPR-kontroller i Acrobat Sign använder e-postadressen för att hitta och hantera personuppgifter. Det finns inga kopplingar mellan de unika e-postadresserna, och en administratör hittar bara data för den e-postadress som anges.

Funktioner som stöder GDPR

Acrobat Sign erbjuder funktioner som hjälper kunder att efterleva GDPR. Mer information om hur Adobe skyddar din integritet finns på www.adobe.com/se/privacy.

Enligt GDPR har individer utökade rättigheter att begära åtkomst, korrigering och borttagning av personuppgifter.

  • Åtkomst – de flesta personuppgifter om en användare eller signerare kan nås direkt av den personen via Acrobat Sign-gränssnittet.  En liten mängd aktivitetsinformation är inte tillgänglig på direkten.  En enskild kontoinnehavare måste kontakta Adobes sekretessavdelning på Adobe.com/privacy för att begära åtkomst till denna information. Ett exempel på rapporten visas senare i den här artikeln.
  • Korrigering – alla personuppgifter som samlas in för användare eller signerare är tillgängliga via användargränssnittet.  Om det krävs ändringar kan användaren eller signeraren göra ändringarna direkt utan att kontakta Adobe eller administratören.
  • Ta bort –det finns olika åtgärder beroende på användarens roll i signeringsprocessen. Användare som skickar avtal måste göra begäran till företaget där de är anställda.  Adobe kan inte delta i denna interaktion och styr inte de data som arbetsgivaren har samlat in under sin verksamhetstid.  Signeringsprocessen samlar in minimal information om en signerare under ceremonin.  Detta inkluderar namn, e-postadress, IP-adress, och eventuellt telefonnummer och OTP-kod. Denna information lagras tillsammans med avtalet och signaturen och styrs av det företag som skickade avtalet. Om en signerare behöver information om personuppgifter som samlas in med ett avtal måste hen kontakta avsändaren av avtalet.  Adobe kan som personuppgiftsbiträde inte tillhandahålla någon information till signeraren om avtalet eller det företag som skickade avtalet till signeraren. Eftersom den enda informationen som sparas om signeraren finns i avtalet tas signerarens personuppgifter bort om du tar bort avtalet.  Om avsändaren godkänner att signerarens information raderas använder avsändaren integritetsmenyn för att hitta och radera de avtal där signeraren är deltagare.

När det gäller Acrobat Sign-verktygen finns det tre funktioner:

  • Loggar på användarnivå – en logg över de olika händelser (som omfattar personuppgifter) som utlöses i Acrobat Sign-miljön
  • Borttagning av avtal sekretessadministratörer har behörighet att visa och radera avtal som skapats av användare på deras konton.
  • Borttagning av användare – sekretessadministratörer kan radera vilken användare som helst i sina konton.

 

Administratörer på sekretessnivå kan hantera användarinformation och avtal genom att logga in på Admin Console och redigera användarprofilen.

Loggar på användarnivå

Alla användare kan begära att Adobes sekretesscenter tillhandahåller loggen över sina aktiviteter i Acrobat Sign-systemet som inkluderar deras privata information.

Informationen returneras i form av en CSV-fil som innehåller följande:

  • Datum för händelse
  • Händelsetyp
  • IP-adressen som händelsen utlöstes från

Ta bort avtal

Gäller endast avtal som skickas av användare under sekretessadministratörens överinseende.

När en signerare begär att få information borttagen från Acrobat Sign-systemet kan kontosekretessadministratören söka efter användarens e-postadress och returnera alla avtal som e-postadressen har deltagit i och som har skapats i administratörens organisation.

Om sekretessadministratören avgör att avtalet inte längre behövs kan administratören ta bort det helt och hållet från tjänsten.

Mottagare som kontaktar Acrobat Sign dirigeras till fliken Hantera för granskning och ska kontakta det företag som ursprungligen skapade transaktionen för att radera avtalet.

Acrobat Sign som personuppgiftsbiträde för kunden tar aldrig bort ett avtal på begäran av en mottagare.

Fönstret Sekretess med avtal visas och länken Hämta avtal markeras

Ta bort användare

Gäller endast användare som sekretessadministratören ansvarar för

När en anställd begär att deras information ska tas bort från dina system tar det här verktyget bort alla användaruppgifter från Acrobat Sign-servrarna. 

Användarna måste göra begäran till sekretessadministratören för kontot. Endast sekretessadministratören har behörighet att ta bort användare.

Acrobat Signs support kan inte radera användare från ett konto och hänvisar till kontoadministratören om de tar emot en begäran om detta.

Fliken Användare med ett inaktivt användaralternativ synligt och länken Radera användarinformation markerad

Obs!

Individuella och kostnadsfria konton

Användare som är den enda personen på ett konto eller som bara har ett kostnadsfritt konto kan inte ta bort sig själva. I det här fallet måste användaren kontakta Adobes sekretesscenter.

Användaren måste ange sin e-postadress och en uttrycklig instruktion om att användaren som är kopplad till e-postadressen ska tas bort från Acrobat Sign-systemen. Adobes sekretesscenter vidtar sedan lämpliga åtgärder för att säkerställa att användaren tas bort.

Så här kan användare begära att deras data ska tas bort från Acrobat Sign

Om personlig information raderas från Acrobat Sign-systemet måste användarens resurser hanteras korrekt.  Den här processen varierar beroende på vilken typ av användare eller konto som berörs, vilket kan delas in i tre kategorier:

Adobes sekretesscenter

Alla förfrågningar om åtgärder som inte stöds av verktygen i användargränssnittet eller frågor om GDPR-kompatibilitet måste skickas till Adobes sekretesscenter.

Support- och Success-representanter har inte tillgång till de verktyg som raderar innehåll från servrarna.

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?