AVERTISSEMENT : ce guide constitue une ligne directrice, mais PAS un avis juridique. Consultez le conseiller juridique de votre entreprise pour répondre aux exigences des régions dans lesquelles vous exercez vos activités.
Nouveautés
Commencer
- Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
- Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
- Bibliothèque de tutoriels vidéo
- Foire aux questions
Administration
- Présentation d’Admin Console
-
Gestion des utilisateurs
- Ajout d’utilisateurs
- Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
- Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
- Modification du nom/de l’adresse e-mail
- Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
- Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
- Types d’identités des utilisateurs et SSO
- Changement d’identité d’utilisateur
- Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
- Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
- Profils de produit
- Expérience de connexion
-
Paramètres de compte/groupe
- Présentation des paramètres
-
Paramètres généraux
- Nouvelle expérience pour les destinataires
- Workflows de signature automatique
- Envoi en masse
- Formulaires web
- Workflows Power Automate
- Documents de bibliothèque
- Collecte des données de formulaire avec les accords
- Visibilité limitée de documents
- Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
- Insertion d’un lien dans l’e-mail
- Insertion d’une image dans l’e-mail
- Fichiers joints à un e-mail nommés
- Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
- Fusion de plusieurs documents en un seul
- Téléchargement de documents individuels
- Chargement d’un document signé
- Définition d’un fuseau horaire par défaut
- Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
- Autorisations d’administrateur de groupe
- Remplacement du destinataire
- Rapport d’audit
- Pied de page de la transaction
- Client du secteur de la santé
- Configuration du compte
-
Préférences de signature
- Signatures correctement formatées
- Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
- Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
- Redémarrage du workflow de l’accord
- Refus de signer
- Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
- Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
- Adresse IP des signataires requise
- Signatures numériques
- Cachets électroniques
- Identité numérique
-
Paramètres de rapport
- Paramètres de sécurité
-
Paramètres d’envoi
- Nom du destinataire requis lors de l’envoi
- Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
- Rôles autorisés du destinataire
- Autorisation des témoins électroniques
- Groupes de destinataires
- En copie
- Accès du destinataire à l’accord
- Aplatissement du champ
- Modification des accords
- Messages privés
- Types de signature autorisés
- Rappels
- Envoi d’une notification d’accord par
- Options d’identification du signataire
- Protection du contenu
- Ordre de signature
- Liquid Mode
- Paramètres bio-pharma
- Paramètres d’authentification notariale
- Intégration des paiements
- Paramètres SAML
- Gouvernance des données
- Paramètres d’horodatage
- Archive externe
- Langues du compte
-
Paramètres de messagerie
- Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
- Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
- Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
- Personnalisation des champs « À » et « Cc »
- Activation des notifications sans lien
- Personnalisation des modèles de courrier électronique
- Migration d’echosign.com vers adobesign.com
- Configuration des options pour les destinataires
- Dépôt de votre domaine
- Liens Signaler un abus
Envoi, signature et gestion des accords
-
Options du destinataire
- Annulation d’un rappel par e-mail
-
Options de la page de signature électronique
- Vue d’ensemble de la page de signature électronique
- Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
- Refus de signer un accord
- Délégation de l’autorité de signature
- Téléchargement d’un PDF de l’accord
- Affichage de l’historique de l’accord
- Affichage des messages de l’accord
- Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
- Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique
- Navigation dans les champs de formulaire
- Effacement des données des champs de formulaire
- Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
- Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
- Consultation des informations juridiques
- Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
- Envoi les accords
-
Création de champs dans des documents
-
Environnement de création intégré à l’application
- Détection automatique des champs
- Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
- Affectation des champs de formulaire aux destinataires
- Rôle de préremplissage
- Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
- Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
- Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
- Création de formulaires avec des balises de texte
- Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
- Champs
- FAQ sur la création
-
Environnement de création intégré à l’application
- Signature d’accords
-
Gérer les accords
- Présentation de la page Gérer
- Accords de délégation
- Remplacement des destinataires
- Limitation de la visibilité des documents
- Annulation d’un accord
- Création de nouveaux rappels
- Vérification des rappels
- Annulation d’un rappel
- Accès aux flux Power Automate
-
Autres actions
- Fonctionnement de la recherche
- Affichage d’un accord
- Création d’un modèle à partir d’un accord
- Masquage/Affichage des accords dans la vue
- Chargement d’un accord signé
- Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
- Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
- Ajout ou modification d’une date d’expiration
- Ajout d’une note à l’accord
- Partage d’un accord individuel
- Annulation du partage d’un accord
- Téléchargement d’un accord individuel
- Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
- Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
- Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
- Rapport d’audit
- Rapports et exportations de données
Fonctionnalités et workflows d’accord avancés
-
Formulaires web
- Création d’un formulaire web
- Modification d’un formulaire web
- Désactivation/Activation d’un formulaire web
- Masquage/Affichage d’un formulaire web
- Recherche de l’URL ou du code de script
- Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
- Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
- Redimensionnement d’un formulaire web
-
Modèles réutilisables
- Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
- Création d’un modèle de bibliothèque
- Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
- Modification du type d’un modèle de bibliothèque
- Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
- Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
- Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
- Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
-
Workflows Power Automate
- Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
- Activation de l’intégration Power Automate
- Actions contextuelles sur la page Gérer
- Suivi de l’utilisation de Power Automate
- Création d’un flux (exemples)
- Déclencheurs utilisés pour les flux
- Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
- Gestion des flux
- Modification des flux
- Partage des flux
- Désactivation ou activation des flux
- Suppression des flux
-
Modèles utiles
-
Administrateur uniquement
- Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
- Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
- Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
- Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
- Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
- Archivage des accords
- Archivage des accords de formulaire web
- Extraction des données d’accord
- Notifications d’accord
- Génération d’un accord
-
Administrateur uniquement
- Workflows d’envoi personnalisés
- Partage d’utilisateurs et d’accords
Intégration à d’autres produits
- Acrobat Sign pour Saleforce
- Acrobat Sign pour Microsoft
- Autres intégrations
- Intégrations gérées par des partenaires
- Obtention d’une clé d’intégration
Développeur Acrobat Sign
- API REST
- Webhooks
Assistance et dépannage
du fait que le RGPD impose d’obtenir le consentement de l’utilisateur avant de stocker ses données sur des appareils, certains utilisateurs peuvent recevoir une ou plusieurs demandes d’activation des cookies :
- Les utilisateurs qui accèdent à Adobe Acrobat Sign à partir de pays appliquant le RGPD doivent activer les cookies de service de base.
- Les cookies de performances et de publicité personnalisée peuvent être activés ou désactivés en cliquant sur le bouton Personnaliser.
- Vous pouvez gérer les cookies à tout moment en cliquant sur le lien Préférences en matière de cookies en bas à droite de toutes les pages web Acrobat Sign :
- Les comptes qui migrent vers le domaine adobesign.com (depuis echosign.com) doivent configurer leurs cookies deux fois, car chaque domaine doit placer des cookies uniques.
Attention :
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Qu’est-ce que le RGPD ?
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est une nouvelle loi de l’Union européenne concernant la protection de la vie privée qui harmonise et modernise les exigences en matière de protection des données. Bien que de nombreuses exigences aient été améliorées ou ajoutées, les grands principes fondamentaux restent les mêmes. Les nouvelles règles offrent une définition extensive des données personnelles et s’appliquent à toutes les entreprises collectant des informations personnelles sur des particuliers au sein de l’UE. Une partie du règlement stipule que les particuliers ont le droit de savoir quelles données personnelles sont collectées et de les faire supprimer sur demande, le cas échéant.
Aux fins du présent article, le terme Utilisateur désigne un membre d’une entreprise qui envoie des accords pour signature. Le terme Signataire désigne une personne qui reçoit et signe ou refuse l’accord. Un administrateur des informations personnelles est un administrateur de compte Acrobat Sign doté de droits uniques lui permettant de supprimer des informations personnelles du service, à la demande d’un expéditeur ou d’un signataire.
L’unicité de l’utilisateur repose sur l’adresse e-mail utilisée pour identifier la personne. Une personne disposant de plusieurs adresses e-mail peut avoir plusieurs ID utilisateur distincts dans le système. Tous les contrôles du RGPD dans Acrobat Sign utilisent une adresse e-mail pour rechercher et gérer des informations personnelles. Puisqu’il n’y a aucune connexion entre les diverses adresses e-mail d’une même personne, l’administrateur trouvera uniquement des données concernant l’adresse e-mail fournie.
Fonctionnalités prenant en charge le RGPD
Acrobat Sign offre des fonctionnalités pour aider les clients à se conformer au RGPD. Pour plus d’informations sur la façon dont Adobe protège votre vie privée, consultez la page www.adobe.com/fr/privacy.
En vertu du RGPD, les particuliers disposent de droits étendus pour demander l’accès, la correction et la suppression de leurs informations personnelles.
- Accès : un utilisateur/signataire peut directement accéder à la plupart de ses informations personnelles via l’interface utilisateur Acrobat Sign. Les petites quantités d’informations sur les activités ne sont actuellement pas disponibles directement. Le titulaire d’un compte individuel doit contacter le bureau des informations personnelles d’Adobe via la page Adobe.com/fr/privacy pour demander l’accès à ces informations. Un exemple de rapport est inclus plus bas dans cet article.
- Correction : toutes les informations personnelles collectées sur les utilisateurs ou les signataires sont disponibles via l’interface utilisateur. Si des modifications s’imposent, l’Utilisateur ou le Signataire peut les apporter directement sans contacter Adobe ou un administrateur.
- Suppression : différentes actions dépendent du rôle joué dans la cérémonie de signature. Un Utilisateur envoyant des accords doit effectuer une demande auprès de l’entreprise qui l’emploie. Adobe ne peut pas participer à cette interaction et ne contrôle pas les données que l’employeur a collectées dans le cadre de ses activités. Le processus de signature collecte un minimum d’informations sur le signataire lors de la cérémonie. Cela comprend le nom, l’adresse e-mail, l’adresse IP et, éventuellement, un numéro de téléphone et un mot de passe à usage unique (OTP). Ces informations sont stockées avec l’accord et les signatures et sont contrôlées par l’entreprise qui a envoyé l’accord. Si un Signataire souhaite plus de renseignements au sujet des informations personnelles collectées avec cet accord, il doit contacter l’Expéditeur de l’accord. En tant que responsable du traitement de données, Adobe ne peut fournir aucune information au Signataire concernant l’accord ou l’entreprise qui le lui a envoyé. Étant donné que toutes les informations sauvegardées au sujet du Signataire se trouvent dans l’Accord, la suppression de celui-ci supprime également les informations personnelles du Signataire. Si l’Expéditeur accepte de supprimer les informations du Signataire, il peut alors utiliser le menu de confidentialité pour rechercher et supprimer les accords auxquels le Signataire a participé.
En ce qui concerne les outils Acrobat Sign, trois fonctionnalités sont en place :
- Journaux de niveau utilisateur : journal des différents événements (incluant des informations personnelles) déclenchés dans l’environnement Acrobat Sign
- Suppression d’un accord : les administrateurs des informations personnelles sont habilités à afficher et à supprimer tout accord créé par un utilisateur au sein de leur compte.
- Suppression d’utilisateurs : les administrateurs des informations personnelles peuvent supprimer n’importe quel utilisateur de leur compte.
Les administrateurs chargés de la protection des données peuvent gérer les informations et les accords des utilisateurs en se connectant à l’Admin Console et en modifiant le profil de l’utilisateur.
Journaux de niveau utilisateur
Tout utilisateur peut effectuer une demande auprès du Centre de traitement des données personnelles d’Adobe afin d’obtenir le journal de ses activités dans le système Acrobat Sign contenant ses informations privées.
Ces informations sont renvoyées sous la forme d’un fichier CSV contenant ce qui suit :
- la date de l’événement ;
- le type d’événement ;
- l’adresse IP à partir de laquelle l’événement a été déclenché.
Suppression des accords
Applicable uniquement aux accords envoyés par les utilisateurs sous l’autorité de l’administrateur des informations personnelles.
Lorsqu’un Signataire demande que ses informations soient supprimées du système Acrobat Sign, l’administrateur des informations personnelles chargé du compte peut effectuer une recherche basée sur l’adresse e-mail de l’utilisateur et renvoyer tous les accords auxquels cette adresse e-mail a participé et qui ont été créés dans l’organisation de l’administrateur.
Si l’administrateur des informations personnelles estime que l’accord n’est plus nécessaire, il peut le supprimer totalement et définitivement du service.
Les destinataires qui contactent Acrobat Sign sont invités à consulter leur onglet Gérer et à contacter la société qui est à l’origine de la transaction afin de supprimer l’accord.
En tant que responsable du traitement des données du Client, Acrobat Sign ne supprime jamais un accord à la demande d’un destinataire.
Suppression des utilisateurs
Applicable uniquement aux utilisateurs sous l’autorité de l’administrateur des informations personnelles.
Lorsqu’un employé demande que ses informations soient supprimées de vos systèmes, cet outil supprime toutes les informations de l’utilisateur des serveurs Acrobat Sign.
Les utilisateurs doivent effectuer cette demande directement auprès de l’administrateur des informations personnelles du compte. Seul l’administrateur des informations personnelles est habilité à supprimer des utilisateurs.
L’équipe d’assistance d’Acrobat Sign ne peut pas supprimer des utilisateurs d’un compte. Si elle en reçoit la demande, elle dirige l’utilisateur vers son administrateur de compte.
Comptes indépendants et particuliers et comptes gratuits
Les personnes qui utilisent seules un compte ou qui disposent uniquement d’un compte gratuit, ne peuvent pas se supprimer. Dans ce cas, l’utilisateur devra contacter le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe.
L’utilisateur doit fournir son adresse e-mail et une instruction claire pour supprimer l’utilisateur associé à l’adresse e-mail des systèmes Acrobat Sign. Le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe prendra ensuite les mesures appropriées pour s’assurer que l’utilisateur est supprimé.
Comment les utilisateurs peuvent-ils demander que leurs données soient supprimées d’Acrobat Sign ?
La suppression des informations personnelles du système Acrobat Sign nécessite que les actifs de l’utilisateur soient traités de façon adéquate. Ce processus varie en fonction du type d’utilisateur ou de compte concerné, qui peut être regroupé en trois catégories :
Centre de traitement des données personnelles d’Adobe
Toute demande d’action non prise en charge par les outils dans l’interface utilisateur et toute question relative à la conformité au RGPD doivent être soumises au Centre de traitement des données personnelles d’Adobe.
Les agents d’assistance et de réussite ne peuvent pas accéder aux outils permettant de supprimer du contenu des serveurs.
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