Présentation de la page Envoyer

Passez en revue les éléments de la page Envoyer, en prenant note de toutes les fonctionnalités affichées dans l’interface lors de la composition d’un accord.

Présentation

La page Envoyer présente une expérience procédurale dans laquelle l’utilisateur est guidé étape par étape dans le processus de composition. L’accord configuré décrit dans cet article est le workflow le plus couramment exécuté, contenant un destinataire et un document.

Les fonctionnalités facultatives sont brièvement décrites au fur et à mesure de leur présentation, avec des liens vers les pages dédiées qui les explorent en profondeur.

Composition d’un accord

Étape 1

Pour composer un nouvel accord, sélectionnez l’onglet Envoyer dans la barre de navigation supérieure, puis un fichier qui formera la base du contenu de l’accord.

Sur cette page, deux éléments interactifs produisent un recouvrement :

A. Sélecteur de groupe : cette liste déroulante est activée pour les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée. Dans le cas contraire, la liste déroulante est grisée et inaccessible.
Le sélecteur de groupe permet à un utilisateur de sélectionner le groupe à partir duquel l’accord sera envoyé. Seuls les groupes dont l’utilisateur est membre apparaissent dans la liste déroulante.
La modification du groupe actualise le processus d’accord, annulant toutes les configurations. Il est donc préférable de sélectionner d’abord le groupe. L’option permettant de modifier le groupe reste active tout au long du processus de configuration de l’accord.

B. Lien Sélectionner des fichiers : il s’agit d’un simple lien pour ouvrir le recouvrement du sélecteur de fichiers. Vous ne pouvez pas faire glisser et déposer de fichiers dans ce champ. Sélectionnez le lien.

C. Recouvrement du sélecteur de fichiers : le sélecteur de fichiers permet à l’utilisateur de sélectionner des fichiers à partir de son ordinateur ou des modèles de bibliothèque sous l’autorité du groupe sélectionné.
La sélection d’un fichier dans le système local fait immédiatement passer le processus à l’étape suivante.
Les modèles permettent d’utiliser un filtre pour les modèles récents ou de passer en revue l’ensemble de la bibliothèque de modèles. Lorsque vous utilisez des modèles, vous pouvez en sélectionner plusieurs. 

Étape 2

Une fois que vous avez sélectionné les fichiers, la page s’actualise automatiquement pour afficher les éléments configurables avec les fichiers sélectionnés importés.

Vous pouvez modifier trois Détails de l’accord et quatre Paramètres de l’accord.

Détails de l’accord : ces éléments incluent les fichiers utilisés dans l’accord et les informations utilisées pour configurer l’e-mail envoyé aux destinataires.

D. Sélectionner plus de fichiers : ce lien permet à l’utilisateur d’ajouter d’autres fichiers à l’accord. Notez que le document final est un PDF de tous les fichiers concaténés dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans le champ Fichiers. Il est possible de faire glisser les fichiers pour les réorganiser.

E. Nom de l’accord : par défaut, le champ Nom de l’accord adopte le nom du premier fichier chargé. Le champ peut être modifié et défini sur n’importe quelle valeur souhaitée par l’expéditeur.
Le nom de l’accord est inséré dans la ligne d’objet de l’e-mail remis aux clients et constitue l’une des valeurs les plus visibles affichées sur la page Gérer.

F. Message : la valeur Message est insérée dans le corps de l’e-mail remis aux destinataires. 

Paramètres de l’accord : ces paramètres sont des éléments facultatifs qui facilitent le processus de signature.

G. Échéance : la date affichée indique à quel moment l’accord est automatiquement annulé. Cette valeur peut être désactivée afin que l’accord ne soit jamais annulé automatiquement, activée comme valeur par défaut, configurée manuellement lors de la création de l’accord ou modifiée après l’envoi de l’accord sur la page Gérer.

H. Fréquence des rappels : la fréquence des rappels peut être supprimée (aucun envoi d’accord), configurée avec une itération par défaut au niveau du groupe, configurée manuellement lors de la composition de l’accord, et supprimée ou développée dans la page Gérer une fois l’accord envoyé.

I. Mot de passe : ce mot de passe est appliqué au PDF signé final. Le mot de passe peut être configuré pour être obligatoire lors de la création de l’accord ou supprimé des options au niveau du groupe. Notez que ce mot de passe n’est pas stocké dans le système Acrobat Sign. Les utilisateurs doivent mémoriser le mot de passe via leur processus interne.

J. Langue : cette valeur définit la localisation appliquée au modèle d’e-mail remis au destinataire. Notez que seul le contenu de modèle fourni par le système Acrobat Sign est localisé. Le Nom de l’accord, la valeur Message et le contenu des fichiers joints ne sont pas traduits. La valeur par défaut peut être configurée au niveau du groupe et ajustée lors de la création d’un nouvel accord.

Une fois l’accord configuré, sélectionnez le bouton Ajouter des destinataires pour continuer le processus.

Étape 3

Sélectionner le bouton Ajouter des destinataires permet d’actualiser la page pour inclure la section des destinataires.

Chaque ligne identifie un destinataire du processus de signature, et chaque destinataire est configuré comme une entité unique pour son action particulière. Peu importe si une même adresse e-mail est utilisée plusieurs fois. La configuration du destinataire peut être différente et cette configuration est appliquée à cette étape du cycle de signature.
Par exemple, si cinq destinataires sont configurés et que les premier, troisième et cinquième destinataires utilisent la même adresse e-mail, chacun de ces destinataires peut être configuré avec différents rôles et méthodes d’authentification, qui sont appliqués lorsque l’accord entre dans les première, troisième et cinquième étapes du cycle de signature.

Il existe trois fonctions distinctes dans la section des destinataires :

Flux du cycle de signature :

K. Les destinataires doivent signer dans l’ordre : lorsque cette case est cochée, les destinataires doivent signer dans un ordre séquentiel. Chaque destinataire est informé uniquement lorsque c’est à son tour d’accéder à l’accord, qui est terminé lorsque le dernier destinataire a effectué son action.
Si la case n’est pas cochée, un cycle de signature parallèle est utilisé. Tous les destinataires sont informés en même temps, et l’accord est terminé une fois que tous les destinataires ont effectué leur action.

Configuration des destinataires :

L. Index de signature : ce numéro n’est visible que lorsqu’un cycle de signature séquentiel est sélectionné. Le numéro indique l’ordre dans lequel les destinataires accèdent à l’accord. Les destinataires peuvent être réorganisés en sélectionnant les flèches vers le haut ou vers le bas en regard du numéro d’index.

M. Rôle : le rôle d’un destinataire a un certain impact sur la façon dont ce dernier peut interagir avec l’accord, mais il affecte principalement la façon dont le système, une fois la connexion établie, affiche le rôle attendu du destinataire (Signataire, Approbateur, Chargé du remplissage des formulaires, etc.). Les rôles ne peuvent pas être modifiés une fois l’accord envoyé.

N. Adresse e-mail : l’adresse e-mail est la donnée clé pour remettre l’accord au destinataire. Un carnet d’adresses personnel conserve les adresses e-mail des accords précédemment envoyés, et une liste d’e-mails correspondants est renseignée une fois que l’expéditeur commence à saisir du texte dans le champ. La saisie d’une adresse e-mail incorrecte peut être corrigée en modifiant le destinataire dans la page Gérer.

O. Méthode d’authentification : une méthode d’authentification par défaut du destinataire est importée à partir des paramètres de groupe et peut être modifiée lors de la création si ceux-ci le permettent. Seules les méthodes d’authentification activées pour le groupe apparaissent dans la liste déroulante. Les méthodes d’authentification peuvent être modifiées dans la page Gérer.

P. Message privé : uniquement visible si les Messages privés sont activés. Un message privé est ajouté au corps de l’e-mail pour ce destinataire qui peut éventuellement le consulter dans l’environnement de signature électronique.

Q. Supprimer l’enregistrement de destinataire : la sélection de l’icône Supprimer supprime l’enregistrement de destinataire et réduit les destinataires restants, en réorganisant l’index de signature.

Participants ajoutés qui ne sont pas impliqués dans le cycle de signature :

R. Ajouter Cc : la sélection du lien Ajouter Cc permet d’ouvrir un champ de saisie pour ajouter jusqu’à 11 adresses e-mail qui sont informées de la finalisation de l’accord.

Si nécessaire, sélectionnez l’icône Plus pour ajouter un autre destinataire.

Une fois tous les destinataires ajoutés et configurés, l’expéditeur peut envoyer l’accord immédiatement ou le prévisualiser dans l’environnement de création. L’environnement de création intégré à l’application permet de placer des champs par le biais d’une méthode de cliquer et placer. Il est généralement recommandé de placer au moins un champ de signature pour chacun des destinataires disposant d’un rôle de signataire.