Mise à niveau de votre compte pour autoriser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes

Présentation de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes

La fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes étend l’utilisation pratique de la structure Groupe au-delà du simple fait de contenir une liste d’utilisateurs et la liste des actifs qui sont à leur disposition.

Un groupe est essentiellement un ensemble d’autorisations qui régissent les options et les valeurs par défaut visibles pour l’utilisateur lorsqu’il compose des accords ou gère des actifs (rapports, modèles de bibliothèque, etc.)

En permettant à un utilisateur de posséder un abonnement dans plusieurs groupes, les administrateurs ont la possibilité de créer des groupes avec des flux de travail explicites en tête. Il est possible de définir des valeurs par défaut fortes et de limiter les options de configuration, ce qui garantit un flux et une résolution des documents plus conformes aux règles. Par exemple, des groupes dédiés peuvent être constitués pour les éléments suivants :

  • Documents internes (documents fiscaux, formulaires de dépôt automatique, demandes de congés)
  • Documents juridiques (accord de non-divulgation, protocole d’entente)
  • Flux de signature soumis à des restrictions de conformité (CFR 21, partie 11, PCI, HIPAA)
Page Envoyer avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée

Remarque :

Il est recommandé de s’inscrire pour obtenir un compte Développeur afin de pouvoir tester les différentes interfaces et interactions introduites par la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes dans un environnement sécurisé.

Il est fortement recommandé aux clients disposant d’intégrations d’API personnalisées ou utilisant des intégrations tierces de tester leur code/leurs intégrations dans un compte Développeur avant de procéder à la mise à jour.


Vérifications/Mesures à prendre avant la mise à jour

La fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est uniquement disponible pour les niveaux de service Grands comptes et Entreprises.

  • Il s’agit des seuls niveaux de service qui permettent plusieurs groupes.

Les comptes Développeur et Évaluation sont basés sur le niveau de service Grands comptes.

La fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est incompatible avec les pages classiques Accueil, Gérer et Workflow personnalisé.

Lorsque vous activez la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes, le compte active les versions les plus récentes des pages Accueil, Gérer et Workflow personnalisé (si ce n’est déjà fait), et désactive les liens pour revenir à l’interface classique.

L’option d’interface de l’administrateur permettant de revenir aux pages classiques est désactivée dans le menu d’administration.

La seule façon de revenir aux mises en page classiques consiste à rétablir d’abord la fonctionnalité Utilisateurs dans un seul groupe.

Remarque :

Il est recommandé d’activer les versions modernes des pages Accueil, Gérer et Workflow personnalisé plusieurs semaines avant la mise à jour vers la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes, afin de permettre à vos utilisateurs de s’habituer aux mises en page de base.

Si les versions modernes des pages Accueil et Gérer s’affichent vides, vous devez contacter votre équipe de sécurité réseau pour autoriser les points d’entrée Adobe Sign.

La fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes a fait l’objet d’essais de compatibilité et devrait fonctionner normalement avec les intégrations de partenaires Adobe Sign suivantes :

  • Applications mobiles Adobe Sign (iOS et Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate/Power Apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint OnPrem
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Notez que ces intégrations ne reconnaissent pas encore la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes. Les paramètres utilisés lors de l’envoi des accords sont donc ceux du « groupe principal » de l’utilisateur.

La possibilité de reconnaître et de travailler avec de nouveaux membres de groupe est prévue pour les prochaines versions de ces intégrations.

Si vous avez créé des intégrations personnalisées à l’aide des API Adobe Sign, nous vous invitons vivement à les tester sur un compte Développeur distinct avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée avant de mettre à jour votre compte de production. 

  • Votre responsable du succès client (ou le support) peut vous aider à configurer un compte Développeur avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée.

Tout appel API REST v6 existant continue de fonctionner, que la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes soit activée ou non.

  • Les versions précédentes de l’API (SOAP et REST) continuent à fonctionner, mais ne reconnaissent que les paramètres du « groupe principal » de l’utilisateur.
  • Pour tirer pleinement parti de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes, vous devez migrer votre code vers l’API REST v6.  

Si vous utilisez des intégrations d’applications partenaires tierces :

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jaeger
  • Nintex
  • Zoho CRM

Nous vous invitons vivement à les tester sur un compte Développeur avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée avant d’activer cette fonctionnalité sur votre compte de production. 

Votre responsable du succès client (ou le support) peut vous aider à configurer un compte Développeur avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée.  

Remarque :

Si vous rencontrez un problème, contactez le partenaire d’intégration pour le signaler et demander une solution.

Remarque :

Tous les comptes sont fortement encouragés à se mettre à jour dès que possible afin de laisser un délai de dépannage en cas de problème.

Les comptes peuvent revenir à l’environnement classique en cas de problème. 


Mise à jour du compte pour autoriser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes

Lorsque votre compte est prêt pour la mise à jour :

  1. Connectez-vous à Adobe Sign en tant qu’administrateur de compte.

  2. Accédez à Compte > Paramètres de compte > Paramètres généraux > Utilisateurs dans plusieurs groupes.

  3. Cliquez sur le bouton Activer maintenant.

     

    Accès au paramètre

  4. Passez en revue la liste de contrôle et cochez chaque case pour confirmer que vous avez vérifié que votre compte est prêt à être activé.

    Cliquez sur OK  

    Liste de contrôle de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes

  5. Cliquez sur Enregistrer.


Que se passe-t-il si vous désactivez la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes ?

Si vous devez revenir à un environnement dans lequel les utilisateurs sont limités à un seul groupe, voici quelques points à prendre en compte :

  • Tous les utilisateurs seront limités à leur groupe principal.

    • L’utilisateur ne pourra accéder qu’aux modèles/workflows associés à son groupe principal.
    • Les utilisateurs pourront uniquement envoyer des accords à partir de leur groupe principal.
  • Toutes les appartenances à un groupe (autres que le groupe principal) seront inactivées.

    • Si l’utilisateur n’est pas déplacé vers un nouveau groupe alors que la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est désactivée, les groupes auxquels il est abonné seront réactivés lorsque la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes sera rétablie.
    • Si un utilisateur est affecté à un nouveau groupe alors que la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est désactivée, la table group_membership de l’utilisateur est réécrite avec un seul groupe (principal) (désactivation des enregistrements de groupes inactifs). L’utilisateur conserve uniquement l’abonnement au groupe principal lorsque la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est réactivée.
  • L’interface/la fonctionnalité à un seul groupe est rétablie dans toutes les pages avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée.

    • Les pages Envoi/Modèle suppriment le sélecteur de groupe.
    • La création d’utilisateurs en bloc revient à la syntaxe précédente.
  • L’état précédent des options de version de page est restauré.

    • Si vous n’avez pas configuré votre compte pour utiliser les versions les plus récentes des pages Accueil, Gérer et Workflow personnalisé avant la mise à jour, votre compte rétablit l’ensemble exact des configurations de page qui existaient avant la mise à jour.
  • Les utilisateurs conservent l’accès à tous les actifs qu’ils ont créés (accords, modèles de bibliothèque, formulaires web).

    • Le créateur d’un actif est toujours associé à celui-ci en tant que propriétaire, indépendamment de l’association de groupe.
  • Les accords existants ne sont pas affectés et sont exécutés normalement.

    • La modification du statut du groupe du propriétaire n’a aucun impact sur les accords en cours d’envoi.
    • Le propriétaire de l’accord ne change pas, et les paramètres de l’accord sont verrouillés lors de l’envoi de l’accord.
  • Les intégrations fonctionnent comme elles le faisaient avant la mise à jour vers la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes.

    • Comme les intégrations Adobe Sign ne prennent actuellement pas en compte les utilisateurs de plusieurs groupes, le rétablissement des groupes uniques dans Adobe Sign se produit en dehors du champ d’action des intégrations.
    • L’activité des utilisateurs n’est pas affectée.
    • Les accords en cours d’envoi sont exécutés normalement.
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