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Mise à niveau de votre compte pour autoriser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes

 

Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’un utilisateur
    2. Ajout d’utilisateurs en masse
    3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
    4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    12. Changement d’identité d’utilisateur
    13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    15. Profils de produit
    16. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Workflows de signature automatique
      3. Envoi en masse
      4. Formulaires web
      5. Workflows d’envoi personnalisés
      6. Workflows Power Automate
      7. Documents de bibliothèque
      8. Collecte des données de formulaire avec les accords
      9. Visibilité limitée de documents
      10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      12. Insertion d’une image dans l’e-mail
      13. Fichiers joints à un e-mail nommés
      14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      15. Fusion de plusieurs documents en un seul
      16. Chargement d’un document signé
      17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      19. Autorisation de signature
      20. Autorisation d’envoi
      21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      23. Définition d’un format de date par défaut
      24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      25. Autorisations d’administrateur de groupe
      26. Remplacement du destinataire
      27. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      28. Dans les messages et les conseils sur les produits
      29. PDF accessibles
      30. Nouvelle expérience de création
      31. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Refus de signer
      8. Autorisation des processus avec tampons
      9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      11. Affichage des messages lors de la signature électronique
      12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      13. Adresse IP des signataires requise
      14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Groupes de destinataires
      6. Champs requis
      7. Ajout de documents en pièces jointes
      8. Modification des accords
      9. Nom de l’accord
      10. Langues
      11. Messages privés
      12. Types de signature autorisés
      13. Rappels
      14. Protection par mot de passe des documents signés
      15. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      16. Protection du contenu
      17. Activation des transactions Notarize
      18. Expiration du document
      19. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      20. Ordre de signature
      21. Liquid Mode
      22. Commandes de workflow personnalisé
      23. Options de chargement pour la page de signature électronique
      24. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Modèles d’e-mail personnalisés
      6. Activer les notifications sans lien
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur    
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Archivage eOriginal des actes mobiliers
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse - destinataires manuels
      3. Envoi en masse - chargement CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  2. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectaction des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations de champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
  1. FAQ sur la création
  2. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  3. Gestion des accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  4. Rapport d’audit
  5. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Modification d’une exportation de données
      3. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      4. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    4. Création d’un flux (exemples)
    5. Déclencheurs utilisés pour les flux
    6. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    7. Gestion des flux
    8. Modification des flux
    9. Partage des flux
    10. Désactivation ou activation des flux
    11. Suppression des flux
    12. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Présentation de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes

La fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes étend l’utilisation pratique de la structure Groupe au-delà du simple fait de contenir une liste d’utilisateurs et la liste des actifs qui sont à leur disposition.

Un groupe est essentiellement un ensemble d’autorisations qui régissent les options et les valeurs par défaut visibles pour l’utilisateur lorsqu’il compose des accords ou gère des actifs (rapports, modèles de bibliothèque, etc.)

En permettant à un utilisateur de posséder un abonnement dans plusieurs groupes, les administrateurs ont la possibilité de créer des groupes avec des flux de travail explicites en tête. Il est possible de définir des valeurs par défaut fortes et de limiter les options de configuration, ce qui garantit un flux et une résolution des documents plus conformes aux règles. Par exemple, des groupes dédiés peuvent être constitués pour les éléments suivants :

  • Documents internes (documents fiscaux, formulaires de dépôt automatique, demandes de congés)
  • Documents juridiques (accord de non-divulgation, protocole d’entente)
  • Flux de signature soumis à des restrictions de conformité (CFR 21, partie 11, PCI, HIPAA)
Page Envoyer avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée

Remarque :

Il est recommandé de s’inscrire pour obtenir un compte Développeur afin de pouvoir tester les différentes interfaces et interactions introduites par la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes dans un environnement sécurisé.

Il est fortement recommandé aux clients disposant d’intégrations d’API personnalisées ou utilisant des intégrations tierces de tester leur code/leurs intégrations dans un compte Développeur avant de procéder à la mise à jour.


Vérifications/Mesures à prendre avant la mise à jour

La fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est uniquement disponible pour les niveaux de service Grands comptes et Entreprises.

  • Il s’agit des seuls niveaux de service qui permettent plusieurs groupes.

Les comptes Développeur et Évaluation sont basés sur le niveau de service Grands comptes.

La fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est incompatible avec les pages classiques Accueil, Gérer et Workflow personnalisé.

Lorsque vous activez la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes, le compte active les versions les plus récentes des pages Accueil, Gérer et Workflow personnalisé (si ce n’est déjà fait), et désactive les liens pour revenir à l’interface classique.

L’option d’interface de l’administrateur permettant de revenir aux pages classiques est désactivée dans le menu d’administration.

La seule façon de revenir aux mises en page classiques consiste à rétablir d’abord la fonctionnalité Utilisateurs dans un seul groupe.

Remarque :

Il est recommandé d’activer les versions modernes des pages Accueil, Gérer et Workflow personnalisé plusieurs semaines avant la mise à jour vers la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes, afin de permettre à vos utilisateurs de s’habituer aux mises en page de base.

Si les versions modernes des pages Accueil et Gérer s’affichent vides, vous devez contacter votre équipe de sécurité réseau pour autoriser les points d’entrée Adobe Acrobat Sign.

La fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes a fait l’objet d’essais de compatibilité et devrait fonctionner normalement avec les intégrations de partenaires Acrobat Sign suivantes :

  • Applications mobiles Acrobat Sign (iOS et Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate/Power Apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint OnPrem
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Notez que toutes ces intégrations ne prennent pas en charge la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes. Les intégrations qui ne la prennent pas en charge utilisent toujours les paramètres définis dans le groupe principal de l’utilisateur.

Intégrations prenant actuellement en charge la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes :

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Si vous avez créé des intégrations personnalisées à l’aide des API Acrobat Sign, nous vous invitons vivement à les tester sur un compte Développeur distinct avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée avant de mettre à jour votre compte de production. 

  • Votre responsable du succès client (ou le support) peut vous aider à configurer un compte Développeur avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée.

Tout appel API REST v6 existant continue de fonctionner, que la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes soit activée ou non.

  • Les versions précédentes de l’API (SOAP et REST) continuent à fonctionner, mais ne reconnaissent que les paramètres du « groupe principal » de l’utilisateur.
  • Pour tirer pleinement parti de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes, vous devez migrer votre code vers l’API REST v6.  

Si vous utilisez des intégrations d’applications partenaires tierces :

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jaeger
  • Nintex
  • Zoho CRM

Nous vous invitons vivement à les tester sur un compte Développeur avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée avant d’activer cette fonctionnalité sur votre compte de production. 

Votre responsable du succès client (ou le support) peut vous aider à configurer un compte Développeur avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée.  

Remarque :

si vous rencontrez un problème, contactez le partenaire d’intégration pour le signaler et demander une solution.

Remarque :

tous les comptes sont fortement encouragés à se mettre à jour dès que possible afin de laisser un délai de dépannage en cas de problème.

Les comptes peuvent revenir à l’environnement classique en cas de problème. 


Mise à jour du compte pour autoriser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes

Lorsque votre compte est prêt pour la mise à jour :

  1. Connectez-vous à Acrobat Sign en tant qu’administrateur de compte.

  2. Accédez à Compte > Paramètres de compte > Paramètres généraux > Utilisateurs dans plusieurs groupes.

  3. Cliquez sur le bouton Activer maintenant.

     

    Page Paramètres généraux avec les commandes d’activation de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes en surbrillance

  4. Passez en revue la liste de contrôle et cochez chaque case pour confirmer que vous avez vérifié que votre compte est prêt à être activé.

    Cliquez sur OK  

    Liste de contrôle de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes

  5. Cliquez sur Enregistrer.


Que se passe-t-il si vous désactivez la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes ?

Si vous devez revenir à un environnement dans lequel les utilisateurs sont limités à un seul groupe, voici quelques points à prendre en compte :

  • Tous les utilisateurs seront limités à leur groupe principal.

    • L’utilisateur ne pourra accéder qu’aux modèles/workflows associés à son groupe principal.
    • Les utilisateurs pourront uniquement envoyer des accords à partir de leur groupe principal.
  • Toutes les appartenances à un groupe (autres que le groupe principal) seront inactivées.

    • Si l’utilisateur n’est pas déplacé vers un nouveau groupe alors que la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est désactivée, les groupes auxquels il est abonné seront réactivés lorsque la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes sera rétablie.
    • Si un utilisateur est affecté à un nouveau groupe alors que la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est désactivée, la table group_membership de l’utilisateur est réécrite avec un seul groupe (principal) (désactivation des enregistrements de groupes inactifs). L’utilisateur conserve uniquement l’abonnement au groupe principal lorsque la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est réactivée.
  • L’interface/la fonctionnalité à un seul groupe est rétablie dans toutes les pages avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée.

    • Les pages Envoi/Modèle suppriment le sélecteur de groupe.
    • La création d’utilisateurs en bloc revient à la syntaxe précédente.
  • L’état précédent des options de version de page est restauré.

    • Si vous n’avez pas configuré votre compte pour utiliser les versions les plus récentes des pages Accueil, Gérer et Workflow personnalisé avant la mise à jour, votre compte rétablit l’ensemble exact des configurations de page qui existaient avant la mise à jour.
  • Les utilisateurs conservent l’accès à tous les actifs qu’ils ont créés (accords, modèles de bibliothèque, formulaires web).

    • Le créateur d’un actif est toujours associé à celui-ci en tant que propriétaire, indépendamment de l’association de groupe.
  • Les accords existants ne sont pas affectés et sont exécutés normalement.

    • La modification du statut du groupe du propriétaire n’a aucun impact sur les accords en cours d’envoi.
    • Le propriétaire de l’accord ne change pas, et les paramètres de l’accord sont verrouillés lors de l’envoi de l’accord.
  • Les intégrations fonctionnent comme elles le faisaient avant la mise à jour vers la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes.

    • Comme les intégrations Acrobat Sign ne prennent actuellement pas en compte les utilisateurs de plusieurs groupes, le rétablissement des groupes uniques dans Acrobat Sign se produit en dehors du champ d’action des intégrations.
    • L’activité des utilisateurs n’est pas affectée.
    • Les accords en cours d’envoi sont exécutés normalement.

Intégrations prises en charge par la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes

Intégrations actuelles qui prennent en charge la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes :

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

 Adobe

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