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Extraction des données des champs de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel

 

Guide Adobe Acrobat Sign

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Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Créez un flux Power Automate qui extrait automatiquement les données des champs de formulaire d’un accord terminé et renseigne les données dans un document Excel en ligne.

Présentation

Ce modèle automatise l’extraction des données des champs de formulaire d’un accord signé dans Acrobat Sign et met à jour une feuille Excel en ligne avec les informations extraites. Lorsqu’un workflow d’accord est terminé dans Acrobat Sign, le modèle récupère le document signé, extrait les données des champs de formulaire, puis met à jour la feuille Excel spécifiée avec les données extraites.

Un accord est considéré comme terminé lorsque tous les destinataires définis par celui-ci terminent leurs activités désignées (signer, approuver, remplir le formulaire, etc.) pour le formulaire web.

Exemples d’utilisation

  • Ventes : extrayez des données des contrats signés, telles que le nom du client, ses coordonnées et le montant de l’achat, afin de générer des rapports sur les performances commerciales.
  • Satisfaction des clients : extrayez des données des enquêtes signées, telles que les taux de satisfaction des clients, leurs commentaires et leurs suggestions afin d’améliorer les produits et services de l’entreprise.
  • Ressources humaines : extrayez des données des évaluations des performances signées, telles que les notations, les objectifs et les réalisations des employés, afin de suivre leurs performances.

Conditions préalables

  • Nécessite un compte Excel et OneDrive Entreprise en ligne valide.
  • Le classeur de destination doit se trouver sur OneDrive avant l’exécution du flux.

Activation du flux

  1. Accédez à Workflows > Power Automate > Créer un workflow.

    Étapes de navigation jusqu’à la page Créer un workflow dans Power Automate.

  2. Dans la page Que souhaitez-vous automatiser aujourd’hui ?, saisissez Extraire dans la barre de recherche.

  3. Sélectionnez Sélectionner le workflow que vous souhaitez activer.

    Page Créer un workflow affichant les résultats de recherche et le bouton Sélectionner en surbrillance

  4. La page Créer un flux se charge et affiche les éléments suivants :

    • Le Nom de flux modifiable. Il porte le même nom que le modèle d’origine, qui peut être modifié.
    • Les connecteurs qui sont nécessaires à l’achèvement du flux. 
      • Un connecteur est une enveloppe autour du code API, qui fournit une interface conviviale pour collecter les informations nécessaires à l’authentification de chaque service nécessaire et pour personnaliser le flux en fonction des besoins d’un utilisateur spécifique. Vous devez d’abord établir la connexion authentifiée. Vous êtes invité à fournir toutes les informations requises par le connecteur lors d’une étape suivante.
      • Pour authentifier un connecteur, sélectionnez les trois points à côté de celui-ci. Un panneau d’authentification du service (application) s’affiche et permet de saisir les informations d’identification de l’utilisateur.
        Une fois l’authentification réussie, une connexion permanente est établie entre le service et Power Automate.
        Une coche verte à côté des trois points indique qu’une connexion authentifiée existe.

    Authentifiez chaque connecteur dans la section Se connecter.

  5. Sélectionnez Suivant lorsque tous les connecteurs sont authentifiés.

    Flux Power Automate entre Acrobat Sign et Excel avec le panneau d’authentification affiché

  6. La page est actualisée pour afficher les champs obligatoires des connecteurs.

    Ce flux nécessite l’élément suivant :

    • Emplacement Excel Online : sélectionnez l’emplacement de votre espace de stockage dans la liste déroulante. 
    • Bibliothèque de documents Excel Online : sélectionnez une bibliothèque de documents dans la liste déroulante.
    • Fichier Excel Online : sélectionnez le fichier Excel individuel à mettre à jour dans la liste déroulante. Vous devrez peut-être naviguer vers le bas de la structure du fichier selon son architecture.

     

    La page Créer un flux affiche les champs obligatoires pour la configuration des connecteurs.

    La sélection de Modifier en mode avancé permet d’ouvrir la vue détaillée des connecteurs et tous les champs disponibles pouvant être utilisés pour affiner le flux.

    Seuls les utilisateurs ayant une bonne connaissance de Power Automate doivent tenter une modification avancée.

    Vue de modification avancée affichant cinq connecteurs

  7. Sélectionnez Créer un flux lorsque toutes les valeurs des champs obligatoires ont été fournies.

    La création du flux peut prendre quelques secondes.  Une fois l’opération terminée, la page de gestion du flux s’affiche. 

    Page de gestion de flux.

    Remarque :

    les flux sont créés avec le statut « activé ». Si vous ne souhaitez pas que votre flux soit actif, sélectionnez l’option Désactiver dans la barre supérieure des actions.

Utilisation du modèle

Ce modèle est déclenché par un événement (lorsqu’un accord passe au statut « Terminé »).

Lorsqu’il est correctement configuré et activé, le flux s’exécute automatiquement lorsque l’événement de déclenchement se produit. Aucune interaction de l’utilisateur n’est requise.

Le flux continue de s’exécuter jusqu’à ce qu’il soit désactivé, sous réserve que le compte Power Automate du client dispose de transactions disponibles (via les droits inclus dans l’intégration ou le volume acheté directement auprès de Microsoft).

Test du modèle

Après avoir fourni les détails requis dans le modèle de flux, veillez à sélectionner le bouton Créer un flux pour activer le flux. Une fois le flux activé, vous êtes prêt à effectuer le test.

  1. Consultez votre feuille Excel pour vérifier que les données ont été ajoutées à l’accord.

Dépannage des erreurs courantes

  • Une fois l’accord de workflow terminé, le flux n’est parfois pas déclenché.

    Dans ce cas, vérifiez si des erreurs de déclenchement (avec des messages) sont affichées dans la page de détails et corrigez-les.

  • Configuration du connecteur : s’il existe plusieurs comptes OneDrive Entreprise, il se peut que la session en cours ait été ouverte avec un autre compte.

    Il en résulte que le fichier n’est pas disponible dans le compte en question. Dans ce cas, assurez-vous d’être connecté au compte approprié.

  • Si vous indiquez un chemin de dossier incorrect, le flux risque d’échouer.

    Par exemple, le chemin /Apps/TestFiles/ entraîne une erreur si TestFiles ou Apps n’existe pas.

    Il est toujours plus sûr de parcourir les chemins disponibles dans la liste déroulante.

  • Autorisations : assurez-vous qu’Adobe Acrobat Sign dispose des autorisations appropriées pour accéder au dossier OneDrive. Dans le cas contraire, le document n’a pas pu être enregistré à l’emplacement mentionné.

    Généralement, une coche verte affichée sur le côté droit d’un connecteur indique que le connecteur est configuré comme prévu. Toute erreur est affichée avec un point d’exclamation. Cliquez dessus pour en savoir plus.

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