Le concepteur de workflow s’ouvre et le panneau Informations sur le workflow s’affiche :
Nouveautés
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- Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
- Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
- Pour les développeurs
- Bibliothèque de tutoriels vidéo
- Foire aux questions
Administration
- Présentation d’Admin Console
- Gestion des utilisateurs
- Ajout d’utilisateurs
- Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
- Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
- Modification du nom/de l’adresse e-mail
- Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
- Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
- Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
- Types d’identités des utilisateurs et SSO
- Changement d’identité d’utilisateur
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- Profils de produit
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- Présentation des paramètres
- Paramètres généraux
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- Collecte des données de formulaire avec les accords
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- Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
- Insertion d’un lien dans l’e-mail
- Insertion d’une image dans l’e-mail
- Fichiers joints à un e-mail nommés
- Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
- Fusion de plusieurs documents en un seul
- Téléchargement de documents individuels
- Chargement d’un document signé
- Délégation pour les utilisateurs de mon compte
- Autorisation de la délégation des destinataires externes
- Autorisation de signature
- Autorisation d’envoi
- Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
- Définition d’un fuseau horaire par défaut
- Définition d’un format de date par défaut
- Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
- Autorisations d’administrateur de groupe
- Remplacement du destinataire
- Rapport d’audit
- Pied de page de la transaction
- Dans les messages et les conseils sur les produits
- PDF accessibles
- Nouvelle expérience de création
- Client du secteur de la santé
- Configuration du compte
- Ajout d’un logo
- Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
- Ajout du nom de l’entreprise
- Redirection d’URL une fois l’accord complété
- Préférences de signature
- Signatures correctement formatées
- Autorisation des destinataires à signer par
- Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
- Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
- Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
- Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
- Redémarrage du workflow de l’accord
- Refus de signer
- Autorisation des processus avec tampons
- Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
- Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
- Affichage des messages lors de la signature électronique
- Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
- Adresse IP des signataires requise
- Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
- Signatures numériques
- Cachets électroniques
- Identité numérique
- Paramètres de rapport
- Nouvelle expérience de rapport
- Paramètres de rapport classiques
- Paramètres de sécurité
- Paramètres d’authentification unique
- Paramètres de mémorisation
- Politique de mot de passe de connexion
- Sécurité du mot de passe de connexion
- Durée de la session web
- Type de chiffrement PDF
- API
- Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
- Plages d’adresses IP autorisées
- Partage de compte
- Autorisations de partage de compte
- Commandes de partage d’accords
- Vérification de l’identité des signataires
- Mot de passe de signature des accords
- Sécurité du mot de passe du document
- Blocage des signataires par géolocalisation
- Authentification téléphonique
- Authentification basée sur les connaissances (KBA)
- Autorisation de l’extraction de pages
- Expiration du lien de document
- Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
- Horodatage
- Paramètres d’envoi
- Affichage de la page Envoyer après la connexion
- Nom du destinataire requis lors de l’envoi
- Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
- Rôles autorisés du destinataire
- Autorisation des témoins électroniques
- Groupes de destinataires
- En copie
- Accès du destinataire à l’accord
- Champs requis
- Ajout de documents en pièces jointes
- Aplatissement du champ
- Modification des accords
- Nom de l’accord
- Langues
- Messages privés
- Types de signature autorisés
- Rappels
- Protection par mot de passe des documents signés
- Envoi d’une notification d’accord par
- Options d’identification du signataire
- Protection du contenu
- Activation des transactions Notarize
- Expiration du document
- Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
- Ordre de signature
- Liquid Mode
- Commandes de workflow personnalisé
- Options de chargement pour la page de signature électronique
- Redirection de l’URL de confirmation post-signature
- Modèles de message
- Paramètres bio-pharma
- Intégration des workflows
- Paramètres d’authentification notariale
- Intégration des paiements
- Messages pour les signataires
- Paramètres SAML
- Configuration SAML
- Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
- Installation d’Okta
- Installation de OneLogin
- Installation d’Oracle Identity Federation
- Configuration SAML
- Gouvernance des données
- Paramètres d’horodatage
- Archive externe
- Langues du compte
- Paramètres de messagerie
- Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
- Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
- Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
- Personnalisation des champs « À » et « Cc »
- Activation des notifications sans lien
- Personnalisation des modèles de courrier électronique
- Migration d’echosign.com vers adobesign.com
- Configuration des options pour les destinataires
- Conseils relatifs aux exigences réglementaires
- Accessibilité
- HIPAA
- RGPD
- 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
- Clients du secteur de la santé
- Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
- Accords « placés dans le coffre »
- Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
- Téléchargement d’accords en masse
- Dépôt de votre domaine
- Liens Signaler un abus
Envoi, signature et gestion des accords
- Options du destinataire
- Annulation d’un rappel par e-mail
- Options de la page de signature électronique
- Vue d’ensemble de la page de signature électronique
- Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
- Refus de signer un accord
- Délégation de l’autorité de signature
- Redémarrage de l’accord
- Téléchargement d’un PDF de l’accord
- Affichage de l’historique de l’accord
- Affichage des messages de l’accord
- Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
- Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique
- Navigation dans les champs de formulaire
- Effacement des données des champs de formulaire
- Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
- Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
- Consultation des informations juridiques
- Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
- Envoi les accords
- Création de champs dans des documents
- Environnement de création intégré à l’application
- Détection automatique des champs
- Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
- Affectation des champs de formulaire aux destinataires
- Rôle de préremplissage
- Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
- Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
- Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
- Création de formulaires avec des balises de texte
- Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
- Champs
- FAQ sur la création
- Environnement de création intégré à l’application
- Signature d’accords
- Gérer les accords
- Présentation de la page Gérer
- Accords de délégation
- Remplacement des destinataires
- Limitation de la visibilité des documents
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- Création de nouveaux rappels
- Vérification des rappels
- Annulation d’un rappel
- Accès aux flux Power Automate
- Autres actions
- Fonctionnement de la recherche
- Affichage d’un accord
- Création d’un modèle à partir d’un accord
- Masquage/Affichage des accords dans la vue
- Chargement d’un accord signé
- Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
- Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
- Ajout ou modification d’une date d’expiration
- Ajout d’une note à l’accord
- Partage d’un accord individuel
- Annulation du partage d’un accord
- Téléchargement d’un accord individuel
- Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
- Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
- Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
- Rapport d’audit
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- Présentation
- Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
- Graphiques de rapports
- Exportations de données
- Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
- Duplication d’un rapport/d’une exportation
- Planification d’un rapport/d’une exportation
- Suppression d’un rapport/d’une exportation
- Vérification de l’utilisation des transactions
Fonctionnalités et workflows d’accord avancés
- Formulaires web
- Création d’un formulaire web
- Modification d’un formulaire web
- Désactivation/Activation d’un formulaire web
- Masquage/Affichage d’un formulaire web
- Recherche de l’URL ou du code de script
- Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
- Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
- Redimensionnement d’un formulaire web
- Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
- Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
- Création d’un modèle de bibliothèque
- Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
- Modification du type d’un modèle de bibliothèque
- Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
- Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
- Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
- Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
- Workflows Power Automate
- Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
- Activation de l’intégration Power Automate
- Actions contextuelles sur la page Gérer
- Suivi de l’utilisation de Power Automate
- Création d’un flux (exemples)
- Déclencheurs utilisés pour les flux
- Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
- Gestion des flux
- Modification des flux
- Partage des flux
- Désactivation ou activation des flux
- Suppression des flux
- Modèles utiles
- Administrateur uniquement
- Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
- Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
- Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
- Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
- Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
- Archivage des accords
- Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
- Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
- Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
- Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
- Enregistrement des documents terminés dans Box
- Archivage des accords de formulaire web
- Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
- Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
- Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
- Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
- Extraction des données d’accord
- Notifications d’accord
- Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
- Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
- Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
- Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
- Génération d’un accord
- Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
- Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
- Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
- Administrateur uniquement
- Workflows d’envoi personnalisés
- Partage d’utilisateurs et d’accords
Intégration à d’autres produits
- Présentation des intégrations Acrobat Sign
- Acrobat Sign pour Saleforce
- Acrobat Sign pour Microsoft
- Autres intégrations
- Intégrations gérées par des partenaires
- Obtention d’une clé d’intégration
Développeur Acrobat Sign
- API REST
- Webhooks
Assistance et dépannage
Création d’un workflow personnalisé
Tous les utilisateurs ont la possibilité de créer des workflows, en fonction des paramètres activés au niveau du compte/groupe.
- Les administrateurs de compte peuvent créer des workflows pour l’ensemble de leur compte ou pour n’importe quel groupe au sein du compte.
- Les administrateurs de groupe peuvent créer des workflows pour les groupes sur lesquels ils exercent une autorité administrative.
- Si l’accès au niveau utilisateur est accordé, tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres workflows et éventuellement les partager avec un groupe dont ils sont membres.
Pour accéder aux workflows, sélectionnez l’onglet Workflows dans la barre de navigation supérieure.
- Une liste de tous les workflows existants auxquels l’utilisateur a accès s’affiche.
- Sélectionnez Créer un workflow pour commencer à configurer un nouveau workflow.
Une fois le workflow ouvert, le volet d’en-tête Concepteur de workflow s’affiche avec un point de couleur et le nom du workflow sur le côté gauche (par exemple, Nouveau workflow). Le point situé en regard du nom du workflow indique si l’état du workflow est Brouillon/Inactif (point gris) ou Actif (point vert).
Les commandes de processus se trouvent sur le côté droit du volet :
- Cloner le flux de travail : cette commande vous permet de créer un clone du workflow existant sous un nouveau nom.
- Supprimer le flux de travail : cette commande supprime le workflow de la vue du compte.
- Fermer : cette commande ferme le workflow. Vous serez invité à enregistrer les modifications, le cas échéant.
- Enregistrer : cette commande enregistre toutes les modifications apportées au workflow.
- Activer/Désactiver : cliquez pour activer (ou désactiver) le workflow.
- Lorsqu’il est activé, le workflow s’affiche avec le statut Actif dans la liste des workflows et il est disponible pour l’utilisateur/le groupe/l’organisation (en fonction de la configuration de la portée).
- Lorsqu’il est désactivé, le workflow s’affiche avec le statut Brouillon et ne peut être accessible que par le propriétaire ou l’administrateur.
La création d’un workflow consiste à définir les informations suivantes :
- Informations sur le workflow : définissez le workflow lui-même, notamment en lui attribuant un nom, en saisissant des instructions personnalisées à l’attention des expéditeurs qui l’utilisent et en accordant des permissions pour son utilisation.
- Informations sur l’accord : définissez et personnalisez les informations concernant l’accord qui s’affichent sur la page Envoyer.
- Destinataires : créez un acheminement en ajoutant des destinataires (signataires et approbateurs) dans l’ordre de signature requis.
- Messages électroniques : spécifiez les messages électroniques à envoyer aux participants à différentes étapes du processus de signature.
- Documents : spécifiez les documents qui doivent être inclus dans le workflow.
- Champs de saisie de l’expéditeur : définissez les champs dans lesquels les expéditeurs peuvent saisir des informations lors de l’envoi de l’accord. Les informations saisies par les expéditeurs sont fusionnées dans l’accord avant son envoi aux signataires et aux approbateurs.
Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque rouge.
Les paramètres et propriétés définis dans un workflow personnalisé remplacent tous les paramètres au niveau du groupe/compte. Cela s’applique à tout élément configurable du workflow.
Par exemple, si le paramètre relatif à l’expiration du document est défini sur cinq jours au niveau du groupe et que le modèle de workflow définit une échéance de trois jours, l’accord expirera dans trois jours.
-
Sur la page Informations sur le workflow, saisissez les informations suivantes :
- Nom du workflow : attribuez un nom à votre workflow. Ce nom s’affiche dans la bannière Concepteur de workflow, dans le menu déroulant Utiliser un workflow sur la page Accueil et en haut de la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord.
- Instruction à l’expéditeur : saisissez des instructions sur l’utilisation du workflow. Ces instructions s’affichent en haut de la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord.
Remarque :des instructions peuvent être ajoutées à l’aide de balises HTML. Les balises HTML suivantes, ainsi que leurs attributs, peuvent être utilisés dans la section des instructions : <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="chemin complet"> et <a href="chemin complet">.
Si vous souhaitez utiliser des chemins src ou href, vous devez les autoriser explicitement. Envoyez les URL à l’équipe du service clientèle.
- Qui peut utiliser ce workflow : indiquez qui peut utiliser le workflow. Les options sont les suivantes :
- Seulement moi : le workflow ne peut être utilisé que par son créateur.
- « Seulement moi » est disponible uniquement lorsque l’accès aux workflows personnalisés est accordé à tous les utilisateurs.
- Les utilisateurs ayant accès à plusieurs groupes ont la possibilité de sélectionner le groupe auquel le workflow est mis à disposition.
- Groupe sélectionné : champ déroulant qui affiche tous les groupes auxquels l’auteur a accès.
- Lorsque l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée pour le compte, les utilisateurs peuvent créer des workflows pour n’importe quel groupe dont ils sont membres.
- Les workflows ne peuvent être associés qu’à un seul groupe. Le sélecteur de groupe sur la page Envoyer est supprimé.
- Si plusieurs groupes doivent accéder au workflow, effectuez les tests du workflow, puis clonez une copie du workflow pour chacun des groupes.
- Si plusieurs groupes doivent accéder au workflow, effectuez les tests du workflow, puis clonez une copie du workflow pour chacun des groupes.
- Lorsqu’un groupe est sélectionné, tout utilisateur membre de ce groupe a accès à l’utilisation du workflow.
- Si l’accès au workflow personnalisé est accordé à tous les utilisateurs, les autres utilisateurs auront la possibilité de cloner l’accord et de créer leur propre version du workflow.
- Si l’accès au workflow personnalisé est accordé à tous les utilisateurs, les autres utilisateurs auront la possibilité de cloner l’accord et de créer leur propre version du workflow.
- Les administrateurs de groupe ont le droit de modifier tout workflow partagé avec un groupe pour lequel ils disposent de l’autorité administrative. (Les administrateurs de compte sont également autorisés à modifier les workflows partagés de groupe, car ils ont autorité sur tous les groupes.)
- Tous les utilisateurs de mon organisation : tout utilisateur du compte Acrobat Sign peut utiliser le workflow.
- Les workflows au niveau du compte peuvent être envoyés à partir de n’importe quel groupe dont l’expéditeur est membre.
- Les administrateurs de compte peuvent modifier tout workflow partagé au niveau de l’organisation.
- Seulement moi : le workflow ne peut être utilisé que par son créateur.
Voici un exemple de section Informations sur le workflow :
-
Cliquez sur Informations sur l’accord dans le volet de gauche.
Remarque :notez que certains libellés de champ sont modifiables, comme l’indique l’icône de crayon .
Cliquez sur l’icône de crayon pour saisir un libellé personnalisé qui s’affiche sur la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour créer un accord. Cela vous permet de renommer les champs afin d’y intégrer la terminologie interne avec laquelle vos utilisateurs sont plus à l’aise.
Pour rétablir l’intitulé d’origine, cliquez sur l’icône Rétablir .
Par exemple, Nom de l’accord peut être renommé en Nom du contrat :
-
Définissez les informations d’accord qui doivent être renseignées sur la page Envoyer :
- Nom de l’accord : saisissez le nom de l’accord. Ce nom s’affiche sur la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord, ainsi que dans l’en-tête du message électronique « Veuillez signer/Veuillez approuver ».
- Message : saisissez un message à l’attention des destinataires. Ce message s’affiche sur la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord.
- Cc : si nécessaire, saisissez les adresses électroniques des parties à mettre en copie carbone. Les adresses électroniques doivent être séparées par une virgule ou un point-virgule.
- Minimum : spécifiez le nombre minimum d’adresses électroniques qui peuvent être mises en copie carbone.
- Maximum : spécifiez le nombre maximum d’adresses électroniques qui peuvent être mises en copie carbone.
- Modifiable : activez cette option pour autoriser les expéditeurs à modifier les adresses mises en copie carbone sur la page Envoyer.
- Langue du destinataire : l’expéditeur peut utiliser ce champ pour spécifier la langue du destinataire. Ce paramètre définit si le sélecteur de langue s’affiche ou non sur la page Envoyer. Si c’est le cas, il spécifie la langue sélectionnée par défaut.
- Si l’option Ne pas afficher le sélecteur de langue est sélectionnée, la langue par défaut du destinataire définie au niveau du compte/groupe est utilisée.
- Options d’envoi
- Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF téléchargé : activez cette option pour autoriser l’expéditeur à spécifier un mot de passe pour un PDF téléchargé.
- Obligatoire : activez cette option pour toujours exiger un mot de passe pour le PDF téléchargé. Si cette option est configurée, les expéditeurs ne peuvent pas la désactiver sur la page Envoyer et doivent renseigner un mot de passe.
- Échéance : activez cette option pour autoriser la spécification d’une échéance sur la page Envoyer.
- jours pour achever l’accord : sélectionnez le nombre de jours par défaut dont dispose(nt) le(s) destinataire(s) pour terminer le processus de signature. Le nombre de jours spécifié peut être modifié sur la page Envoyer.
- Autoriser la création des documents avant l’envoi : activez cette option pour autoriser les expéditeurs à modifier les champs de formulaire du document dans l’environnement de création à l’aide de l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature sur la page Envoyer.
- Autoriser la création par défaut : activez cette option pour activer automatiquement l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature sur la page Envoyer.
- Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF téléchargé : activez cette option pour autoriser l’expéditeur à spécifier un mot de passe pour un PDF téléchargé.
Voici un exemple de section Informations sur l’accord :
- Nom de l’accord : saisissez le nom de l’accord. Ce nom s’affiche sur la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord, ainsi que dans l’en-tête du message électronique « Veuillez signer/Veuillez approuver ».
-
Cliquez sur Destinataires dans le volet de gauche pour accéder à la section Acheminement des destinataires.
-
La section Acheminement des destinataires vous permet de spécifier les destinataires et l’ordre d’acheminement selon vos exigences. Vous pouvez créer des workflows très complexes avec un acheminement en série, parallèle, hybride ou hybride imbriqué. Les instructions suivantes mettent en avant les fonctionnalités disponibles pour l’acheminement des destinataires.
- Pour ajouter un autre destinataire avant ou après un destinataire existant, procédez comme suit :
- Cliquez sur l’icône Ajouter .
- Sélectionnez le rôle que vous souhaitez utiliser (tous les rôles activés pour le compte seront disponibles).
- Pour spécifier une branche parallèle, cliquez sur l’icône Ajouter située au-dessus d’un destinataire et sélectionnez Branches parallèles.
- Pour supprimer un destinataire, placez le curseur sur la bulle du destinataire, puis sélectionnez l’icône Supprimer .
- Pour personnaliser un destinataire, placez le curseur sur la bulle du destinataire, puis sélectionnez l’icône Modifier .
Lors de la modification d’un destinataire, vous pouvez configurer les informations suivantes :
- Intitulé du destinataire : personnalisez l’intitulé du destinataire. Par exemple, modifiez l’intitulé Destinataire par défaut en Acheteur.
- Les intitulés des destinataires doivent être uniques au sein d’un workflow.
- Destinataire : saisissez l’adresse e-mail par défaut du destinataire.
- Ajouter un groupe de destinataires : sélectionnez ce bouton pour ajouter un groupe de destinataires réutilisable depuis la liste des groupes de destinataires à votre disposition.
- Marquer comme groupe de destinataires : lorsque cette case est cochée, un groupe de destinataires est créé à partir des adresses e-mail répertoriées dans le champ Destinataire au lieu d’un enregistrement d’adresse e-mail de destinataire standard. Le groupe de destinataires peut rester vide ou être renseigné avec une ou plusieurs adresses e-mail du champ E-mail (séparées par des virgules).
- Ce destinataire est l’expéditeur : lorsque cette case est cochée, l’expéditeur est inséré en tant que destinataire.
- Obligatoire : activez cette option si la signature du destinataire est requise.
- Modifiable : activez cette option pour autoriser l’expéditeur à mettre à jour l’adresse e-mail du destinataire sur la page Envoyer.
- Ajouter un message privé : sélectionnez cette option pour rédiger un message privé pour le destinataire. Les messages privés sont insérés dans l’e-mail du destinataire (en plus du message global) et sur la page de signature électronique.
- Rôle : permet de mettre à jour le rôle du destinataire (Signataire, Approbateur, Chargé du remplissage des formulaires, etc.).
- Authentification : sélectionnez le type d’authentification requis pour le signataire. Seules les options qui ont été activées seront visibles.
- Authentifications à facteur unique : aucune (E-mail), Acrobat Sign, OTP par e-mail.
- Authentifications à deux facteurs : par téléphone, authentification fondée sur les connaissances, par mot de passe et par pièce d’identité officielle.
- Pour ajouter un autre destinataire avant ou après un destinataire existant, procédez comme suit :
-
Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer pour enregistrer les configurations de destinataires effectuées.
Voici un exemple d’informations sur les destinataires, ainsi qu’un acheminement où les libellés des deux signataires (Acheteur et Directeur des ventes) et de l’approbateur (Vice-président des ventes) ont été personnalisés.
-
Cliquez sur Messages électroniques dans le volet de gauche pour accéder à la section Messages électroniques.
- La section Messages électroniques vous permet de contrôler les messages électroniques qui sont envoyés pendant le processus de signature/d’approbation en fonction de différents événements.
- Par exemple, vous pouvez choisir d’envoyer des notifications électroniques aux destinataires et aux parties mises en copie carbone en cas d’annulation d’un accord.
-
Cochez les cases correspondant aux événements pour lesquels vous souhaitez déclencher la notification par e-mail et enregistrez la configuration.
-
Cliquez sur Documents dans le volet de gauche pour accéder à la section Documents.
-
La section Documents vous permet de configurer les éléments suivants :
- Titre du document : saisissez un titre pour le document. Ce titre s’affiche dans la section Documents de la page Envoyer.
- Fichiers : cliquez sur l’icône Ajouter un fichier pour joindre un document à partir de votre bibliothèque de modèles Acrobat Sign. Ce document est automatiquement joint lorsque vous utilisez le workflow pour envoyer un accord.
- Si aucun fichier n’est sélectionné, le workflow permet à l’expéditeur de joindre un fichier lors de l’envoi de l’accord.
- Si un document est marqué comme Requis, il est automatiquement joint à l’accord au déclenchement du workflow.
- Supprimer le fichier : si vous joignez le mauvais fichier, vous pouvez cliquer sur l’icône Supprimer (X) en regard du nom du fichier pour le supprimer.
- Nom du document : saisissez un nom évocateur permettant d’identifier le document pour l’expéditeur. Le nom du document de bibliothèque chargé est renseigné par défaut, mais peut être modifié.
- Obligatoire : spécifie si le document est obligatoire.
- Ajouter le document : cliquez sur le bouton Ajouter un document pour ajouter des lignes pour des documents supplémentaires.
- Les titres de documents doivent être uniques.
- Supprimer la ligne : cliquez sur l’icône Supprimer la ligne (X) pour supprimer la ligne entière.
Remarque :lors de l’ajout d’un modèle Acrobat Sign à un workflow, les utilisateurs ne verront que les modèles attribués au même groupe que le workflow et les modèles attribués à l’organisation (modèles au niveau du compte). Cela est dû à la relation (un-à-un) entre le workflow et les groupes. (Et au fait que les modèles au niveau du compte soient hérités par tous les groupes.)
Il s’agit d’une expérience différente de lorsqu’un utilisateur membre de plusieurs groupes (un-à-plusieurs) consulte sa bibliothèque de modèles. Étant donné que l’utilisateur a accès à différents groupes, il peut afficher tous les modèles associés à tous les groupes.
Ce n’est pas le cas pour un workflow limité à un seul groupe. - Titre du document : saisissez un titre pour le document. Ce titre s’affiche dans la section Documents de la page Envoyer.
-
Voici un exemple de section Documents configurée :
-
Cliquez sur Champs de saisie de l’expéditeur dans le volet de gauche pour accéder à la section Champs de saisie de l’expéditeur.
Ces champs de saisie sont mappés à des champs de formulaire définis dans les documents qui sont joints (soit au sein de la conception du workflow, soit sous forme de fichier chargé par l’expéditeur).
L’expéditeur peut utiliser ces champs pour préremplir du contenu avant d’envoyer l’accord au destinataire.
-
Dans le panneau Champs de saisie de l’expéditeur, cliquez sur Ajouter un champ.
Pour chaque ligne ajoutée, vous pouvez configurer les éléments suivants :
- Titre du champ : saisissez un titre pour le champ. Cette valeur s’affichera sur la page Envoyer à titre de référence pour l’expéditeur.
- Nom du champ de document : attribuez un nom à un champ figurant sur le document de bibliothèque joint.
- Le nom attribué au champ doit correspondre au nom du champ de formulaire dans le document.
- Valeur par défaut : saisissez une valeur par défaut, le cas échéant.
- Obligatoire : activez cette option si une valeur doit être saisie pour ce champ avant l’envoi de l’accord.
- Modifiable : activez cette option pour autoriser l’expéditeur de l’accord à modifier la valeur par défaut.
- Cliquez sur l’icône Supprimer la ligne (X) pour supprimer la ligne entière.
Voici un exemple de section Champs de saisie de l’expéditeur :
Une fois le workflow entièrement configuré, sélectionnez Enregistrer.
Lorsque vous êtes prêt à déployer le workflow, sélectionnez le bouton Activer.
Il est recommandé de définir le paramètre Qui peut utiliser ce workflow sur Seulement moi lors du test du workflow.
Une fois que vous êtes certain que tout est correctement configuré, définissez le paramètre Qui peut utiliser ce workflow sur la valeur de production et mettez à jour le workflow.
Contenu supplémentaire pertinent pour les workflows d’envoi personnalisés :
- Présentation et options de configuration des workflows d’envoi personnalisés
- Création d’un modèle de workflow pour les accords
- Modification d’un modèle de workflow d’accord existant
- Activation ou désactivation d’un modèle de workflow d’accord
- Envoi d’accords à l’aide d’un modèle de workflow de contrat client
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