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Création d’une page de composition personnalisée à l’aide du Concepteur de workflows personnalisés

 

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Concevez une page de composition personnalisée à l’aide du Concepteur de workflows personnalisés.

Dans les comptes d’entreprise, tous les utilisateurs peuvent créer des pages de composition personnalisées à l’aide du Concepteur de workflows personnalisés , s’il est activé.

Les pages de composition personnalisées peuvent varier d’un modèle de composition simple et personnalisé (comprenant les détails de la signature, les délais d’expiration, les messages personnels, etc.) à des workflows hybrides complexes à plusieurs signatures qui exigent une conformité stricte avec les politiques de l’entreprise.

  • Les administrateurs de compte peuvent créer des workflows pour l’ensemble du compte ou des groupes spécifiques.
  • Les administrateurs de groupe peuvent créer des workflows pour les groupes qui leur sont attribués.
  • Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent créer et partager des workflows personnels avec leurs groupes.

Accès au Concepteur de workflows personnalisés :

  1. Accédez à l’onglet Workflows dans la barre de navigation supérieure.
  2. Sélectionnez Workflows personnalisés dans le menu de gauche pour afficher les workflows disponibles.
  3. Sélectionnez Créer un workflow pour commencer la création.
La liste des workflows personnalisés avec le bouton Créer un workflow mis en évidence.

Lorsque vous ouvrez un nouveau workflow, l’en-tête du Concepteur de workflow s’affiche sous le logo.

Plusieurs indicateurs et commandes se trouvent dans la partie supérieure de la page :

  1. Indicateur d’état : indique l’état actuel du workflow :
    • Brouillon/Inactif : désigné « Brouillon ».
    • Actif : désigné « Actif ».
  2. Nom du workflow : affiche le nom du workflow (par exemple, Nouveau workflow).
  3. Cloner le workflow : crée une copie du workflow sous un nouveau nom.
  4. Supprimer le workflow : supprime le workflow du compte.
  5. Fermer : permet de quitter le workflow. Une invite s’affiche si des modifications n’ont pas été enregistrées.
  6. Enregistrer : enregistre toutes les modifications.
  7. Activer/Désactiver : permet de basculer l’état du workflow :
    • Activé : le workflow est marqué comme « Actif » et disponible pour l’organisation, les groupes ou les utilisateurs affectés.
    • Désactivé : le workflow reste à l’état de « Brouillon » et n’est accessible qu’au propriétaire ou à l’administrateur.
Volet d’en-tête du Concepteur de workflow avec les actions numérotées

La création d’un workflow implique la configuration des informations suivantes :

  • Informations sur le workflow : nommez le workflow, ajoutez des instructions personnalisées pour les expéditeurs et attribuez des autorisations.
  • Informations sur l’accord : personnalisez la manière dont les détails de l’accord apparaissent sur la page de composition personnalisée.
  • Destinataires : définissez l’ordre de signature en ajoutant des signataires et d’autres types de destinataires.
  • E-mails : spécifiez des notifications par e-mail pour différents participants à chaque étape du processus de signature.
  • Documents : sélectionnez les documents à inclure dans le workflow.
  • Champs de saisie de l’expéditeur : ajoutez des champs pour que les expéditeurs puissent saisir des informations avant d’envoyer un accord. Cette entrée est fusionnée dans l’accord avant d’être envoyée aux signataires et approbateurs.

Tout ce qui est configuré dans le Concepteur de workflows permet d’automatiser la page de composition personnalisée pour réduire les entrées manuelles des expéditeurs. Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*), tandis que les champs facultatifs peuvent être personnalisés ou laissés vides.

L’objectif est de préremplir autant d’informations que possible, ce qui rend le processus d’envoi plus rapide, plus simple et moins sujet aux erreurs.

Remarque :

les paramètres et propriétés définis dans un workflow personnalisé remplacent tous les paramètres au niveau du groupe ou du compte. Cela s’applique à tous les éléments configurables au sein du workflow.

Par exemple, si un paramètre au niveau du groupe spécifie une expiration de document de cinq jours, mais que le modèle de workflow définit une échéance de trois jours, l’accord expirera dans trois jours.

Une fois le workflow entièrement configuré, sélectionnez Enregistrer pour conserver vos modifications.

Lorsque vous êtes prêt à déployer le workflow, sélectionnez Activer pour le mettre à disposition.

Conseil :

au cours du test, définissez le paramètre Qui peut utiliser ce workflow sur Seulement moi afin de vous assurer que toutes les configurations fonctionnent comme prévu.

Une fois que vous êtes certain que le workflow est correctement configuré, mettez à jour le paramètre Qui peut utiliser ce workflow en fonction du paramètre de production approprié et enregistrez vos modifications.

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