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Créer des comptes de service pour envoyer des accords sous une entité fonctionnelle

 

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Comptes de service Adobe Acrobat Sign

Les comptes de service permettent aux utilisateurs d’un compte d’entreprise d’envoyer des accords sous l’autorité d’un ID utilisateur explicitement généré à cette fin (au lieu d’utiliser leur ID utilisateur personnel).

Par exemple, un compte de service peut être créé pour envoyer des documents juridiques. Le profil de l’utilisateur peut être conçu pour fournir un nom fonctionnel et une adresse e-mail qui identifient le service juridique et non un expéditeur individuel. Tous les utilisateurs qui doivent envoyer des accords de confidentialité, par exemple, peuvent basculer vers le compte de service juridique et les envoyer sous ce profil, ce qui garantit un aspect plus cohérent et sérieux de la transaction. En outre, les accords d’une nature spécifique peuvent être limités au groupe du compte de service, ce qui limite tous les accords d’un type fonctionnel à un seul utilisateur au lieu d’être distribués dans toute la base d’utilisateurs.

Les comptes de service sont disponibles pour les clients de Grands comptes qui ont activé le partage avancé et qui gèrent leurs comptes via Adobe Admin Console.

Fiches produits de compte technique

Remarque :

le processus ci-dessous décrit l’utilisation de comptes de service accessibles manuellement par les utilisateurs à partir de l’environnement Acrobat Sign. Les organisations qui souhaitent activer l’API pour envoyer des accords au nom d’une partie centralisée doivent se référer aux comptes techniques pour la documentation de l’API.

Conditions préalables

Pour activer un compte de service, votre compte Acrobat Sign doit :

  • Avoir un service ETLA de niveau Grands comptes
  • Gérer les utilisateurs sur Adobe Admin Console*
  • Avoir activé le partage de compte avancé avec les autorisations d’envoi activées
    • Utilisateurs dans plusieurs groupes (fortement recommandé)

* Une remarque sur Adobe Admin Console

Adobe Admin Console fournit un framework pour la gestion des utilisateurs et l’attribution de licences. La plupart des clients n’ont qu’un seul Admin Console.

Cependant, certains clients ayant des exigences complexes en matière d’utilisateur/de licence peuvent avoir plusieurs Admin Console, ce qui peut être déroutant dans un processus tel que la création d’un compte de service, où un Admin Console peut régir la gestion des utilisateurs fédérés, et un autre peut gérer la licence Acrobat Sign.

Si vous savez que vous avez plusieurs comptes ou si vous n’êtes pas sûr, lisez ce qui suit :

Présentation

La création d’un compte de service est un processus en plusieurs étapes qui nécessite un accès de niveau administrateur à la console Adobe Acrobat et une autorité d’administrateur de compte dans Acrobat Sign.

Le processus exige de la part de l’administrateur :

  1. (Facultatif) La création d’un groupe dans le système Acrobat Sign.
    • La création d’un groupe dédié pour le compte de service permet une configuration très étroite des propriétés de l’accord, qui peut être trop stricte ou différente des autres configurations de groupe.
  2. La création d’un compte de service dans Adobe Admin Console.
    • Il est question d’un compte de service vers lequel les autres utilisateurs peuvent basculer (via le partage de compte avancé) et envoyer des accords.
  3. Le partage du compte de service avec les utilisateurs et les groupes qui doivent être autorisés à utiliser le compte de service.
    • Le partage du compte de service avec d’autres utilisateurs et groupes permet à ces utilisateurs de basculer vers le compte de service et de générer de nouveaux accords qui seront envoyés sous ce profil d’ID utilisateur.

Envisager la génération d’un groupe unique dans Acrobat Sign pour l’application

L’ajout d’un compte de service à un groupe unique permet à la fonction du compte de service de dicter les paramètres d’envoi et de signature du groupe, ainsi que les workflows, les modèles et les fonctions de rapport disponibles.

Dans l’exemple d’un compte de service conçu pour les transactions juridiques, le groupe peut définir les conditions d’authentification par défaut, la date d’expiration, les parties en copie automatique et les règles relatives aux pièces jointes PDF, qui ne conviennent probablement pas aux transactions commerciales.

En outre, le fait de limiter des modèles de bibliothèque spécifiques au groupe du compte de service garantit que tous les accords utilisant ce modèle sont associés uniquement au compte de service et ne sont pas distribués dans votre base d’utilisateurs.

Pour créer un groupe discret, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à Acrobat Sign en tant qu’administrateur de compte.

  2. Accédez à l’onglet Groupes dans le menu d’administration.

  3. Cliquez sur l’icône « plus » pour créer un groupe.

  4. Entrez un nom intuitif pour le groupe (c’est-à-dire le nom de la fonction pour laquelle vous créez le compte de service).

  5. Enregistrez le groupe.

    Créer un groupe

  6. (Facultatif) Ouvrez le nouveau groupe et configurez les paramètres par défaut nécessaires pour le type d’accords à envoyer.

    1. Sélectionnez le nouveau groupe dans la liste des groupes pour afficher la barre d’actions en haut de la liste.
    2. Sélectionnez l’action Paramètres de groupe pour ouvrir la configuration au niveau du groupe.
    Accès aux paramètres au niveau du groupe

Remarque :

si votre organisation

  • utilise l’outil User Sync Tool (UST) pour synchroniser automatiquement les utilisateurs entre Adobe et votre Active Directory
  • n’autorise pas l’ajout ou la création manuelle d’utilisateurs dans Acrobat Sign

vous devez créer un groupe d’exceptions qui sera le groupe principal de tous les ID utilisateur de compte de service.

Le nom du groupe est ajouté à la configuration de votre outil UST pour vous assurer que le processus de synchronisation n’affecte pas les ID utilisateur et n’entraîne ainsi pas leur désactivation ou la suppression de leurs droits.

Créer le compte de service

Remarque :

avant de créer le compte de service, vous devez identifier une adresse e-mail pouvant être utilisée pour les questions/réponses entrantes de vos destinataires (par exemple, legal_agreements@my_domain.dom).

Pour créer le compte de service, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à votre Admin Console (Synchronisation fédérée) en tant qu’administrateur.

  2. Accédez à : Paramètres → Identité

    Sélectionnez un répertoire pour créer l’utilisateur.

    Domaine actif

  3. Sélectionnez l’onglet Synchronisation.

  4. Sélectionnez Accéder aux paramètres.

    Paramètres du répertoire, onglet Synchronisation

  5. Sélectionnez Activer la modification.

    Lorsque la modification est activée, Adobe Admin Console permet la modification des données utilisateur uniquement dans l’Admin Console. Votre fournisseur d’identités n’est pas mis à jour avec les modifications.

    Compte technique

    Remarque :

    la modification restera activée pendant une heure uniquement ou jusqu’à ce qu’elle soit désactivée manuellement.

  6. Connectez-vous à votre Admin Console de licences (si vous utilisez plusieurs Admin Console).

  7. Accédez à : Utilisateurs → Ajouter un utilisateur.

  8. Configurez votre nouveau compte de service avec les éléments suivants :

    • Adresse e-mail ou nom d’utilisateur : utilisez l’adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez capturer les réponses aux e-mails des destinataires.
    • Type d’ID : Federated ID.
    • Prénom/Nom : cette valeur est utilisée dans le système Acrobat Sign et apparaît dans le rapport d’audit. Utilisez une valeur qui fournit du contexte (par exemple : Service juridique).
    • Nom d’utilisateur SSO : utilisez la même valeur d’e-mail.
    • Pays/région : sélectionnez le pays ou la région appropriés pour votre société.
    • Sélectionnez le profil de produit Acrobat Sign.
    • Définissez le rôle d’utilisateur sur Utilisateur.

    Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

    Compte technique

  9. Reconnectez-vous à l’Admin Console de synchronisation fédérée pour activer la synchronisation des données de votre fournisseur d’identités.

  10. Revenez à la page Paramètres → Identité → {Directory} → Synchronisation → Accéder aux paramètres.

    Cliquez sur Désactiver la modification pour réactiver la synchronisation des données avec votre fournisseur d’identités.

  11. Votre nouveau compte de service sera automatiquement généré dans le système Acrobat Sign.

Partager le compte de service avec les groupes ou les utilisateurs autorisés à utiliser le compte de service

La création d’un partage avec un groupe établit une connexion de partage avec tous les utilisateurs du groupe, ce qui leur permet de basculer vers l’interface Compte de service et de créer des accords.

Le partage direct avec un utilisateur établit une connexion pour cet utilisateur uniquement.

  1. Connectez-vous à Acrobat Sign en tant qu’administrateur de compte.

  2. Accédez à l’onglet Utilisateurs dans le menu d’administration.

  3. Sélectionnez le compte de service dans la liste des utilisateurs, puis sélectionnez Modif. détails utilisateur dans les actions situées en haut de la liste.

    Modif. détails utilisateur

  4. Sélectionnez État de partage dans le menu de gauche.

    • Assurez-vous que l’onglet Compte de l’utilisateur partagé avec est sélectionné.
    • Sélectionnez l’icône « plus »  pour créer une relation de partage.
    Compte de l’utilisateur partagé avec

  5. Sélectionnez le groupe ou l’utilisateur avec lequel partager le compte de compte de service :

    1. Cliquez sur l’icône représentant trois lignes à droite de la zone de recherche.
    2. Cliquez sur l’icône « plus »  en regard du groupe ou de l’utilisateur pour le sélectionner.
      • Les utilisateurs individuels peuvent être ajoutés en développant un groupe, puis en sélectionnant un utilisateur individuel dans ce groupe.
    3. Activez Envoi sous les options Autorisations supplémentaires au-delà de l’affichage.
    4. Cliquez sur Enregistrer.
    Compte technique

Tester votre nouveau compte de service

Pour tester l’accès de vos utilisateurs au compte de service :

  1. Connectez-vous à tout utilisateur avec lequel le compte de service a partagé son compte.

  2. Sélectionnez votre nom dans le coin supérieur droit pour afficher le sous-menu des utilisateurs.

  3. Sélectionnez Changer de compte dans le menu.

    Un recouvrement affiche la liste des comptes utilisateur partagés.  Sélectionnez le compte de service et cliquez sur OK.

    Changer de compte

  4. La vue utilisateur est actualisée pour afficher l’interface du compte de service.

    • Vous pouvez l’identifier grâce à la bannière bleue.

    Accédez à la page Envoyer et envoyez-vous un accord.

    • Notez que tous les modèles affectés directement au groupe dans lequel se trouve le compte de service peuvent être envoyés.
    Compte utilisateur partagé

  5. L’e-mail que vous recevrez sera correctement formaté pour afficher le nom et l’adresse e-mail du compte de service.

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