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Activation des groupes de destinataires

 

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Créez un groupe de destinataires qui ont tous accès à l’accord, mais dont un seul a l’obligation (ou l’autorisation) de le signer.

Les groupes de destinataires constituent une méthode permettant à un membre d’un groupe défini par l’expéditeur de répondre à un accord au nom de l’ensemble du groupe. Cela permet au cycle de signature de progresser dans les approbations d’équipe sans qu’une personne ne devienne un point d’étranglement pour le processus.

Imaginons, par exemple, que vous avez une équipe juridique comptant cinq membres qui doivent signer un accord, mais que n’importe lequel de ces membres est autorisé à signer.

  • Il est possible de créer un groupe de destinataires contenant les cinq membres. 
  • Les cinq membres sont informés lorsque l’accord est prêt pour l’équipe.
  • Le premier membre à signer l’accord remplit les obligations de l’équipe pour cet accord.
  • Tous les membres du groupe reçoivent la notification électronique finale une fois l’accord terminé.

Il existe deux types de groupes de destinataires dans Acrobat Sign :

Les groupes de destinataires réutilisables sont :

  • prédéfinis ; le groupe doit être créé avant que l’utilisateur ne tente d’ajouter ses membres à un accord ou à un workflow ;
  • configurés par les utilisateurs dans leur profil utilisateur (sous l’onglet Carnet d’adresses) ;
  • prévus pour l’accès à l’échelle de l’individu, du groupe ou de l’organisation ;
  • disponibles pour les expéditeurs via le menu de saisie semi-automatique du carnet d’adresses ;
  • statiques lors du chargement. Les expéditeurs ne peuvent pas modifier les noms ou les valeurs d’adresse e-mail du groupe.
Remarque :

Les groupes de destinataires ad hoc sont :

  • entièrement configurés par les expéditeurs au moment de la configuration ;
  • utiles pour définir des groupes de destinataires avec des signataires externes qui ne seraient pas prédéfinis ;
  • à usage unique ; ils ne peuvent pas être enregistrés ou partagés pour une utilisation dans une autre application.

Disponibilité :

Les groupes de destinataires sont disponibles uniquement pour la formule de licence Acrobat Sign Solutions.

Portée de la configuration

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Utilisation

Il existe deux types de groupes de destinataires :

  • Les groupes de destinataires ad hoc sont saisis manuellement par l’expéditeur et ne sont utilisés que pour l’accord dans lequel ils sont définis. Groupes de destinataires ad hoc :
    • doivent être activés par un administrateur avant d’être mis à la disposition de l’utilisateur ;
    • autorisent l’expéditeur à définir autant de destinataires que nécessaire dans le groupe ;
    • autorisent l’expéditeur à nommer le groupe ;
    • ne peuvent pas être enregistrés pour être réutilisés.
  • Les groupes de destinataires réutilisables peuvent être créés par les utilisateurs et enregistrés en tant que groupes personnels ou partagés avec leur groupe ou compte. Groupes de destinataires réutilisables :

Configuration

Pour accéder aux commandes de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Groupes de destinataires.

Menu d’administrateur des paramètres d’envoi avec les commandes Groupe de destinataires en surbrillance

Lorsque la fonctionnalité est activée, un lien Ajouter un groupe de destinataires est inséré au-dessus de la liste des destinataires.
L’enregistrement des destinataires est remplacé par une zone de destinataires qui permet à l’utilisateur d’ajouter tous les membres qui doivent être inclus dans le groupe.

Page Envoyer avec le lien Ajouter des groupes de destinataires en surbrillance et les champs de saisie de groupe de destinataires ad hoc

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