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Configuration des notifications en copie dans le cadre d’un enregistrement de destinataire

 

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Vue d’ensemble

Les Grands comptes ont la possibilité de configurer des destinataires d’accord individuels et d’inclure une ou plusieurs parties en copie qui sont informées de l’accord en même temps que le destinataire.

Ces copies liées au destinataire sont utiles dans les situations suivantes :

  • Une partie interne doit réviser l’accord en tant que participant non impliqué.
  • Un destinataire souhaite utiliser un assistant pour l’informer que l’accord nécessite son attention.
  • Une étape spécifique du processus de signature nécessite une attention renforcée.
Conseil :

la partie en copie n’a pas besoin d’avoir le même domaine que le destinataire, ce qui permet d’envoyer un plus grand nombre de notifications de l’avancement de l’accord.

Disponibilité :

La fonctionnalité permettant d’inclure les notifications en copie lorsqu’un destinataire est informé est disponible pour les formules de licence Acrobat Sign Solutions dans l’environnement commercial uniquement.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Configuration

Pour vérifier et modifier les commandes de la fonction :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur, puis accédez à Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > En copie :
Menu d’administration Paramètres d’envoi avec les commandes En copie mises en évidence.

Lorsque la fonctionnalité est activée, l’enregistrement du destinataire (sur la page Envoyer ) inclut une option En copie dans la section Paramètres du destinataire configurable de l’enregistrement du destinataire.

  • Si le champ En copie n’est pas configuré, la valeur indique Sans.
  • Si une valeur d’adresse e-mail est ajoutée en copie pour le destinataire, l’adresse e-mail de la partie en copie est affichée.
  • Si plusieurs valeurs d’adresse e-mail sont configurées pour le destinataire, la valeur en copie affiche une valeur numérique décrivant le nombre de parties en copie configurées.
Page Envoyer avec la valeur du champ En copie mise en évidence pour un destinataire sans configuration de partie en copie, un destinataire avec une partie en copie et un destinataire avec deux parties en copie.

Si la fonctionnalité n’est pas activée, la section Paramètres du destinataire n’affiche aucune option En copie.

Remarque :

l’ajout de parties en copie à un enregistrement de destinataire ne remplace pas la fonction du champ En copie global. Les deux valeurs peuvent être configurées.
Les deux diffèrent quant au moment où la partie en copie est informée. 

  • Le champ En copie global n’informe les parties en copie que lorsque l’accord est terminé.
  • La partie en copie alignée sur le destinataire est informée lorsque le destinataire l’est dans le cadre du cycle de signature.
    • Notez que la partie en copie alignée sur le destinataire n’est associée qu’à un enregistrement de destinataire individuel. Si une personne est configurée pour interagir avec l’accord plusieurs fois (à l’aide de plusieurs enregistrements de destinataire), chaque enregistrement de destinataire pour cette personne doit être configuré (ou non, selon votre choix). Acrobat Sign ne considère pas que les mêmes règles de notification en copie s’appliquent à tous les enregistrements si une même adresse e-mail est utilisée dans plusieurs enregistrements de destinataire.

Utilisation

Les expéditeurs peuvent configurer la partie en copie en tant que propriété de l’enregistrement du destinataire.

Page Envoyer affichant le panneau de configuration de la partie en copie.

Remarque :

si la partie en copie est censée réviser le contenu de l’accord, elle doit disposer d’un compte Acrobat Sign actif.

Lorsque le cycle de signature de l’accord passe à un nouveau destinataire, les parties en copie associées au destinataire en sont informées en même temps que le destinataire.

La partie en copie reçoit un e-mail indiquant qu’elle a été incluse dans un accord en tant que partie en copie. Un lien permet à la partie en copie de consulter l’accord à partir de son compte Acrobat Sign. Pour les parties en copie, l’accès est en lecture seule. Si la partie en copie ne dispose pas d’un compte Acrobat Sign, elle ne peut pas afficher l’accord.

Exemple d’e-mail envoyé à une partie en copie avec les liens permettant d’afficher l’accord mis en évidence.

Autres paramètres à prendre en compte

Modification/Délégation du destinataire

Pour le moment, aucune méthode ne permet de modifier la partie en copie associée au destinataire après l’envoi de l’accord. La modification du destinataire à partir de la page Gérer ou la délégation de l’autorité de signature via l’action du destinataire ne permet pas de modifier la partie en copie associée au destinataire.

Page Gérer avec la liste des destinataires développée et la partie en copie en surbrillance.

Visibilité limitée de documents

La fonctionnalité Visibilité limitée de documents fonctionne comme prévu.

La fonctionnalité Visibilité limitée de documents est conçue pour afficher uniquement les fichiers d’un accord qui contiennent au moins un champ avec lequel le destinataire peut interagir.

Comme la partie en copie n’est pas le destinataire et que les champs ne peuvent pas lui être attribués, elle ne peut afficher aucune page. Une erreur indiquant cette condition est déclenchée.

Message d’erreur de la fonctionnalité Visibilité limitée de documents indiquant qu’aucune page n’est visible pour la partie en copie.

Cette règle s’applique sauf lorsque les paramètres de la fonctionnalité Visibilité limitée de documents permettent aux parties en copie dans le compte de l’expéditeur d’afficher tous les fichiers. Si l’expéditeur indique une partie en copie qui dispose d’un compte Acrobat Sign actif, celle-ci peut afficher les fichiers de l’accord.

Rapport d’audit et journal d’activité

Si des rapports d’audit sont configurés pour l’affichage des e-mails de l’accord, les événements d’affichage sont consignés pour la partie en copie dans le rapport d’audit et le journal d’activité, même si l’affichage de l’accord proprement dit lui est refusé.

Rapport d’audit et journal d’activité avec les notifications de la partie en copie mises en évidence.

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