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Envoi d’un nouvel accord à l’aide d’un workflow d’envoi personnalisé

 

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Envoi d’un accord à l’aide d’un workflow personnalisé

L’envoi d’un accord à l’aide d’un workflow commence à la page Accueil en sélectionnant le bouton Démarrer depuis la bibliothèque, puis le workflow que vous souhaitez utiliser.

Une fois que vous avez sélectionné un workflow, une page Envoyer modifiée s’affiche, indiquant l’ordre des destinataires personnalisé, les instructions personnalisées, les pièces jointes, etc.

  1. Pour commencer à utiliser un workflow :

    1. Sélectionnez Démarrer depuis la bibliothèque sur la page d’accueil.
    2. Sélectionnez Workflows dans les options dans la marge de gauche.
    3. Recherchez le workflow dans l’un des dossiers réductibles :
      • Mes workflows : contient des workflows disponibles uniquement pour vous.
      • {GroupName} Workflows : contient les workflows affectés à un groupe spécifique, marqués du nom du groupe.
      • Workflows du compte : contient les workflows disponibles pour l’ensemble de l’organisation.
    4. Sélectionnez le workflow que vous souhaitez utiliser.
    5. Sélectionnez Démarrer en bas du panneau de sélection de workflow.
    Envoi d’un workflow depuis la page d’accueil

     

    La page de composition personnalisée affiche ce qui suit :

    Accord configuré de workflow

    Exemple de personnalisation de la page de composition personnalisée

    L’exemple de page de composition personnalisée ci-dessus inclut des éléments préconfigurés provenant de différentes sections de workflow :

    A. Section Informations sur le workflow

    • Nom du workflow : Service Contract Q12025 apparaît en haut.
    • Instructions pour l’expéditeur : indiquée par la question Fonctionnement de ce workflow ?.

    B. Section Informations sur l’accord

    • Nom de l’accord personnalisé : GLobalCorp Service Contract s’affiche comme le titre de l’accord.
    • Message : affiche le message ajouté (Veuillez trouver ci-joint le contrat de service....)
    • Échéance : fixée au 5 février 2025.
    • Partie en copie : affiche une adresse e-mail prédéfinie et non modifiable.

    C. Section Destinataires

    • Libellés personnalisés : les destinataires sont désignés comme Signataire et Co-Signataire, tandis que les destinataires internes sont désignés comme Représentant commercial et Responsable de l’approbation.
    • Adresse e-mail verrouillée : l’expéditeur est signataire (Destinataire 3) ; son adresse e-mail est verrouillée et ne peut pas être modifiée.
    • Groupe de destinataires (Responsable de l’approbation) : comme il s’agit d’un groupe de destinataires réutilisable, il ne peut pas être modifié. Le nombre de membres est indiqué.

    D. Section Documents

    • Documents pré-identifiés : le contrat de service s’affiche dans la section Ajouter un fichier.
    • Documents facultatifs : l’expéditeur peut charger l’accord de confidentialité facultatif, avec un lien l’invitant à le faire si nécessaire.

    E. Section Champs de saisie de l’expéditeur

    • Champs définis : affichés dans la section Ajouter des champs.
    • Valeurs par défaut modifiables : les valeurs préconfigurées sont automatiquement importées, mais restent modifiables pour l’expéditeur.
  2. Remplissez les champs qui sont requis par votre workflow.

    Dans l’exemple ci-dessus, il s’agit des suivants :

    • Joignez le document approprié à l’accord.
    • Ajoutez le premier et le second destinataires.
    • Vérifiez ou mettez à jour les informations de champ requises (Niveau client, Remise client et Conditions d’expédition).
  3. Cochez éventuellement la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature et modifiez les champs de formulaire.

  4. Sélectionnez Envoyer maintenant.

  5. Révisez, mettez à jour ou gérez le nouvel accord à partir de la page Gérer, comme pour tout autre accord.

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