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Configurations HIPAA dans Adobe Acrobat Sign Solutions

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Dernière mise à jour le 21 juin 2024

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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

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Administration

Présentation d’Admin Console
Gestion des utilisateurs
1. Ajout d’un utilisateur
2. Ajout d’utilisateurs en masse
3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
  1. Comptes techniques - Pilotés par API
  2. Comptes de service - Pilotés manuellement
6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
12. Changement d’identité d’utilisateur
13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
15. Profils de produit
16. Expérience de connexion
Paramètres de compte/groupe
1. Présentation des paramètres
2. Paramètres généraux
  1. ID et niveau de compte
  2. Workflows de signature automatique
  3. Envoi en masse
  4. Formulaires web
  5. Workflows d’envoi personnalisés
  6. Workflows Power Automate
  7. Documents de bibliothèque
  8. Collecte des données de formulaire avec les accords
  9. Visibilité limitée de documents
  10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
  11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
  12. Insertion d’une image dans l’e-mail
  13. Fichiers joints à un e-mail nommés
  14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
  15. Fusion de plusieurs documents en un seul
  16. Chargement d’un document signé
  17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
  19. Autorisation de signature
  20. Autorisation d’envoi
  21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
  22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
  23. Définition d’un format de date par défaut
  24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
    1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
  25. Autorisations d’administrateur de groupe
  26. Remplacement du destinataire
  27. Rapport d’audit
    1. Présentation
    2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
    3. Inclusion des rappels
    4. Insertion des événements de consultation
    5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
  28. Dans les messages et les conseils sur les produits
  29. PDF accessibles
  30. Nouvelle expérience de création
  31. Client du secteur de la santé
3. Configuration du compte
  1. Ajout d’un logo
  2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
  3. Ajout du nom de l’entreprise
  4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
4. Préférences de signature
  1. Signatures correctement formatées
  2. Autorisation des destinataires à signer par
  3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
  4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
  5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
  6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
  7. Refus de signer
  8. Autorisation des processus avec tampons
  9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
  10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
  11. Affichage des messages lors de la signature électronique
  12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
  13. Adresse IP des signataires requise
  14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
5. Signatures numériques
  1. Présentation
  2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
  3. Signatures en mode cloud
  4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
  5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
6. Cachets électroniques
7. Identité numérique
  1. Passerelle d’identités numériques
  2. Politique de vérification d’identité
8. Paramètres de rapport
  1. Nouvelle expérience de rapport
  2. Paramètres de rapport classiques
9. Paramètres de sécurité
  1. Paramètres d’authentification unique
  2. Paramètres de mémorisation
  3. Politique de mot de passe de connexion
  4. Sécurité du mot de passe de connexion
  5. Durée de la session web
  6. Type de chiffrement PDF
  7. API
  8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
  9. Plages d’adresses IP autorisées
  10. Partage de compte
  11. Autorisations de partage de compte
  12. Commandes de partage d’accords
  13. Vérification de l’identité des signataires
  14. Mot de passe de signature des accords
  15. Sécurité du mot de passe du document
  16. Blocage des signataires par géolocalisation
  17. Authentification téléphonique
  18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
  19. Autorisation de l’extraction de pages
  20. Expiration du lien de document
  21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
  22. Horodatage
10. Paramètres d’envoi
  1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
  2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
  3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
  4. Rôles autorisés du destinataire
  5. Groupes de destinataires
  6. Champs requis
  7. Ajout de documents en pièces jointes
  8. Aplatissement du champ
  9. Modification des accords
  10. Nom de l’accord
  11. Langues
  12. Messages privés
  13. Types de signature autorisés
  14. Rappels
  15. Protection par mot de passe des documents signés
  16. Envoyer une notification d’accord par
  17. Options d’identification du signataire
    1. Présentation
    2. Mot de passe de signature
    3. Mot de passe à usage unique par e-mail
    4. Authentification Acrobat Sign
    5. Authentification téléphonique
    6. Signature numérique dans le cloud
    7. Authentification fondée sur les connaissances
    8. Pièce d’identité officielle
    9. Rapports d’identité des signataires
  18. Protection du contenu
  19. Activation des transactions Notarize
  20. Expiration du document
  21. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
  22. Ordre de signature
  23. Liquid Mode
  24. Commandes de workflow personnalisé
  25. Options de chargement pour la page de signature électronique
  26. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
11. Modèles de message
12. Paramètres bio-pharma
  1. Présentation
  2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
  3. Motifs de la signature
13. Intégration des workflows
14. Paramètres d’authentification notariale
15. Intégration des paiements
16. Messages pour les signataires
17. Paramètres SAML
  1. Configuration SAML
  2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
  3. Installation d’Okta
  4. Installation de OneLogin
  5. Installation d’Oracle Identity Federation
18. Gouvernance des données
19. Paramètres d’horodatage
20. Archive externe
21. Langues du compte
22. Paramètres de messagerie
  1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
  2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
  3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
  4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
  5. Activer les notifications sans lien
  6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
24. Configuration des options pour les destinataires
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
1. Accessibilité
2. HIPAA
3. RGPD
4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
5. Clients du secteur de la santé
6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
7. Accords « placés dans le coffre »
8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
Téléchargement d’accords en masse
Dépôt de votre domaine
Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

Options du destinataire
1. Annulation d’un rappel par e-mail
2. Options de la page de signature électronique
Envoi les accords
Création de champs dans des documents
1. Environnement de création intégré à l’application
2. Création de formulaires avec des balises de texte
3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
  1. Création d’un formulaire AcroForm
  2. Création de fichiers PDF accessibles
4. Champs
5. FAQ sur la création
Signature d’accords
Gérer les accords
Rapport d’audit
Rapports et exportations de données
1. Présentation
2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
3. Graphiques de rapports
4. Exportations de données
5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
7. Planification d’un rapport/d’une exportation
8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Formulaires web
Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
Workflows Power Automate
1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
2. Activation de l’intégration Power Automate
3. Actions contextuelles sur la page Gérer
4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
5. Création d’un flux (exemples)
6. Déclencheurs utilisés pour les flux
7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
8. Gestion des flux
9. Modification des flux
10. Partage des flux
11. Désactivation ou activation des flux
12. Suppression des flux
13. Modèles utiles
  1. Administrateur uniquement
  2. Archivage des accords
    1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
    2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
    5. Enregistrement des documents terminés dans Box
  3. Archivage des accords de formulaire web
    1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
    2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
  4. Extraction des données d’accord
    1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
  5. Notifications d’accord
    1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
    2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
    3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
    4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
  6. Génération d’un accord
    1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
    2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
    3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
Workflows d’envoi personnalisés
Partage d’utilisateurs et d’accords
1. Partage d’un utilisateur
2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Pour une utilisation conforme à la norme HIPAA

Cet article s’adresse aux clients qui ont mis en place un accord de partenariat (BAA) avec Adobe Acrobat Sign Solutions. Votre entreprise ne peut pas traiter d’informations protégées relatives à la santé (PHI) par le biais d’Acrobat Sign tant que le BAA n’a pas été conclu.

Les clients qui n’ont pas de BAA ne peuvent pas activer le paramètre Accord d’entreprise associée lié.
La fonctionnalité de préparation à la loi HIPAA est uniquement disponible via une formule d’abonnement Adobe Acrobat Sign abonnement Entreprise. Tous les comptes ne sont pas éligibles à l’activation.
L’activation des paramètres HIPAA empêchera l’utilisation de Salesforce Document Builder. Les clients de Salesforce qui doivent se conformer à la norme HIPAA doivent utiliser Salesforce Merge Mappings à la place.

Menu administrateur Paramètres généraux mettant en évidence les paramètres désactivés de « Client du secteur de la santé »

Une fois le BAA signé, Adobe mettra à jour les paramètres du back-end qui afficheront l’Accord d’entreprise associée lié comme coché.
Notez que ce paramètre est en lecture seule et n’est jamais modifiable par l’administrateur du client.

Menu administrateur Paramètres généraux mettant en évidence les paramètres activés de « Client du secteur de la santé »

Lorsque le BAA est signé et que le paramètre back-end est activé, vous pouvez utiliser les recommandations générales de sécurité suivantes d’Adobe pour renforcer votre compte Acrobat Sign en vue d’une utilisation avec des données PHI.

Remarque :

il s’agit uniquement de recommandations d’Adobe. Les clients sont responsables de la mise en œuvre de mesures de confidentialité et de sécurité appropriées au sein de leur compte Acrobat Sign.

Il est fortement recommandé que le compte utilise l’authentification SAML/fédérée.

Les comptes qui gèrent les droits d’utilisateur via Adobe Admin Console peuvent trouver ces instructions ici.
Les comptes utilisant le système d’identité natif d’Acrobat Sign peuvent accéder à leurs paramètres SAML en se connectant en tant qu’administrateur de compte et en accédant à Paramètres de compte > Paramètres SAML.
- Le Mode SAML doit être défini sur Obligatoire.

Menu administrateur Paramètres SAML mettant en évidence la configuration du mode SAML

Les comptes qui gèrent leurs utilisateurs dans l’application web Acrobat Sign (sans passer par Adobe Admin Console ou SAML) doivent configurer des commandes d’authentification strictes.

Connectez-vous en tant qu’administrateur du compte, puis :

Accédez à Paramètres de compte > Paramètres de sécurité.
Configurez comme suit :
- Paramètres d’authentification unique :
  - Désactivez Adobe ID.
  - Désactivez OpenID.
- Paramètres de mémorisation :
  - Désactivez Paramètres de mémorisation.
- Politique de mot de passe de connexion (Remarque : les comptes qui gèrent les droits via Adobe Admin Console n’auront pas accès à ces commandes) :
  - Activez la stratégie de durée des mots de passe et exigez que le mot de passe soit modifié tous les 3 mois (ou moins).
  - Activez la stratégie d’historique des mots de passe et empêchez la réutilisation des 10 derniers mots de passe (ou plus).
  - Autorisez 5 (ou moins) tentatives de connexion des utilisateurs avant verrouillage de leur compte.
- Sécurité du mot de passe de connexion :
  - Choisissez Élevé.
  - Les comptes qui utilisent Adobe Admin Console doivent configurer le compte sur Plus sécurisé.
- Durée de la session web :
  - Choisissez 10 minutes d’inactivité.
- Expiration du lien de document
  - Fixez l’expiration des liens à 2 jours ou moins.
Enregistrez vos modifications.

Menu administrateur Paramètres de sécurité mettant en évidence les différentes configurations de sécurité suggérées

Les e-mails sont généralement considérés comme un moyen moins sûr d’envoyer des informations de santé électroniques confidentielles (ePHI) du fait que les notifications les concernant peuvent être détournées de plusieurs façons.

N’oubliez pas que le nom de l’accord est indiqué dans la notification. Par conséquent, les informations sur les patients (par exemple, leurs noms) ne doivent jamais être utilisées dans le titre de l’accord.

En outre, l’accord lui-même contient les informations de santé électroniques confidentielles (ePHI), de sorte que joindre l’accord aux notifications peut exposer ces informations en cas d’interception de l’e-mail.

Accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Joindre une copie PDF du document signé aux e-mails envoyés à.
- Définissez la valeur sur Personne.
- Décochez Ajouter un lien dans les e-mails pour afficher le contrat signé.
- Décochez Inclure une image de la première page du contrat dans les e-mails.
Enregistrez les modifications.

Menu administrateur Paramètres généraux mettant en évidence les commandes permettant de joindre un PDF et d’afficher l’image et le lien dans les e-mails

Attention :

n’utilisez pas d’informations personnelles dans les noms de fichier des accords Acrobat Sign.

Les noms des accords sont affichés dans les e-mails.

Les accords terminés doivent être sécurisés, qu’ils soient affichés au format PDF ou en ligne.

Accès en ligne sécurisé grâce à la Protection du contenu

Accédez à Paramètres d’envoi > Protection du contenu.
- Activez l’obligation pour les utilisateurs internes et externes de s’authentifier avant de consulter l’accord.
- Activez l’option Utiliser l’OTP par e-mail lorsque d’autres méthodes ne sont pas disponibles.
- Assurez-vous que le Nombre maximal de tentatives infructueuses est égal à 5 ou moins.
Enregistrez les modifications.

Menu administrateur Paramètres d’envoi mettant en évidence les commandes Protection du contenu

Sécuriser un fichier PDF avec un mot de passe

Accédez à Paramètres d’envoi > Protection par mot de passe des documents signés.
- Définissez la valeur sur Obliger les expéditeurs à protéger par mot de passe les documents signés.
Enregistrez les modifications.

Menu administrateur Paramètres d’envoi mettant en évidence les commandes « Protection par mot de passe des documents signés »

Accédez à Paramètres de sécurité > Sécurité du mot de passe du document.
- Réglez la valeur sur Élevé.
Enregistrez les modifications.

Menu administrateur Paramètres de sécurité mettant en évidence les commandes Sécurité du mot de passe du document

Remarque :

nous recommandons vivement aux administrateurs de compte de revoir les autres paramètres de sécurité dans Paramètres de compte > Paramètres de sécurité.

Signature d’un accord de partenariat commercial (BAA)

Avant de traiter des informations médicales confidentielles protégées via Acrobat Sign, votre organisation doit conclure un accord de partenariat commercial (BAA) avec Adobe.

Contactez votre commercial ou représentant de canal pour déterminer votre admissibilité et établir un BAA avec Adobe.

Pour contacter votre représentant commercial ou de distribution au sujet de l’éligibilité aux BAA, vous devez inclure l’ID de votre compte Acrobat Sign. L’ID de compte se trouve dans la section Paramètres généraux du menu de l’administrateur de compte :