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Activation des notifications sans lien

 

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Autorisez votre compte ou groupe à envoyer des e-mails d’accord aux destinataires sans lien actif.

Présentation

Les administrateurs peuvent configurer leur compte ou groupe pour remettre les e-mails d’accord à leurs destinataires sans inclure d’hyperlien actif. À la place, le destinataire reçoit des instructions en texte brut avec une URL et un code d’accès qui renvoie à l’accord interactif. Les deux modèles d’e-mail Vérifier et signer et Rappel sont mis à jour lorsque la fonctionnalité est activée.

Cette configuration peut être souhaitable lorsque les réglementations de conformité exigent que les liens actifs ne soient pas inclus lors de la fourniture d’accès au matériel à signer. 

La saisie du code d’accès remplace uniquement le fait de sélectionner l’hyperlien dans le modèle d’e-mail traditionnel. Une fois le code d’accès vérifié, le destinataire doit ensuite accepter les conditions d’utilisation, appliquer toute méthode d’authentification configurée et effectuer ses actions pour l’accord comme il le ferait dans le processus traditionnel.

La notification sans lien est disponible dans les versions nouvelle et classique de l’expérience Demander une signature.

Disponibilité :

La fonctionnalité de notification sans lien est disponible pour les formules de licence Entreprises et Grands comptes.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité de notification sans lien peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Pour accéder aux commandes de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres d’e-mail > Activer les notifications sans lien

Utilisation

Lorsque le paramètre est activé, il n’y a aucun impact sur les expéditeurs. L’expédition se fait en utilisant les mêmes processus et workflows qu’auparavant. Les seules modifications concernent le modèle d’e-mail remis au destinataire.

Les destinataires accèdent à l’accord en suivant les instructions fournies dans l’e-mail.

  1. Les destinataires reçoivent un e-mail pour vérifier et signer un accord.

    Cet e-mail comporte trois éléments essentiels :

    A. URL de la page qui accepte le code d’accès
    B. Adresse e-mail du destinataire
    C. Code d’accès

    Un e-mail contenant le code d’accès à l’accord

    Remarque :

    Les e-mails de rappel sont dans un format similaire, contenant les trois éléments pour accéder à l’accord sous forme de texte.

  2. Copiez et collez l’URL dans un nouvel onglet du navigateur pour ouvrir la page Accéder à votre document.

  3. Saisissez (copiez et collez) l’adresse e-mail et le code d’accès du destinataire.

    Sélectionnez Envoyer.

    Page « Accéder à votre document » avec les champs d’adresse e-mail et de code d’accès renseignés

  4. La page est actualisée pour afficher un bouton Vérifier et signer et éventuellement un bouton Déléguer si la délégation est activée pour le destinataire.

    Menu contextuel des options avec les boutons Vérifier et signer et Déléguer affichés

    La sélection du bouton Vérifier et signer redirige vers l’environnement de signature électronique, en demandant au destinataire d’accepter les conditions d’utilisation ou en déclenchant l’authentification (selon les paramètres de l’accord).

    La sélection du bouton Déléguer ouvre la page délégation, ce qui permet au destinataire de déléguer correctement l’autorité de signature à une autre partie.

    Le destinataire saisit :

    • l’adresse e-mail de la personne devant remplir l’accord ;
    • un message demandant au nouveau délégué d’expliquer l’accord si nécessaire.

    Une fois la délégation configurée, le destinataire sélectionne le bouton Déléguer pour exécuter le processus de délégation.

    Une fenêtre pop-up de délégation avec le contenu du champ rempli

    Un message de réussite s’affiche dès que la délégation est acceptée par le système.

    Le message de réussite lorsque la délégation est acceptée avec succès

    Le nouveau délégué reçoit immédiatement un e-mail Vérifier et signer avec un nouveau code d’accès et le message fourni par le délégant.

Bonnes pratiques

Bien que le processus d’obtention d’un code d’accès ne soit pas complexe, il crée plus de frictions pour les destinataires que la simple sélection d’un lien hypertexte. Les clients ne doivent activer cette fonctionnalité que si des raisons de conformité les obligent à le faire.

Configuration

Pour évaluer les contrôles de cette fonctionnalité, sélectionnez E-mail > Activer les notifications sans lien.

Page Paramètres de messagerie avec les commandes Activer les notifications sans lien mises en surbrillance

Rapport d’audit et liste d’activités

Le rapport d’audit identifie explicitement les e-mails envoyés avec un code d’accès :

Le rapport d’audit avec l’e-mail envoyé l.events surligné pour montrer le texte du code d’accès

Remarque :

La liste d’activités de l’accord n’indique pas que l’accord a été envoyé avec un code d’accès.

Ce qu’il faut savoir

  • Lorsqu’un nouvel e-mail de rappel est déclenché pour un accord, ce paramètre est évalué et le modèle correct est sélectionné. Si le paramètre est modifié et que de nouveaux rappels sont déclenchés, la nouvelle valeur du paramètre est prise en compte, et le modèle correspondant à cette valeur est fourni.
  • Les notifications sans lien peuvent être prises en charge sur les modèles d’e-mail personnalisés.
  • Les comptes pour lesquels les liens Signaler un abus sont activés trouveront la version associée de l’URL dans le pied de page de l’e-mail.
URL sans lien permettant de signaler un abus dans le pied de page de l’e-mail

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