Présentation de la page Gérer

Présentation

La page Gérer contient les enregistrements des accords qu’un utilisateur a envoyés, ainsi que les accords partagés ou envoyés à l’utilisateur à partir d’une source de confiance.

Outre les accords, l’utilisateur peut choisir d’accéder aux modèles de bibliothèque, aux formulaires web et aux e-mails indésirables générés/détenus par l’utilisateur.

Les utilisateurs avec qui des comptes sont partagés peuvent modifier le contenu affiché de leurs données personnelles pour afficher le contenu du compte partagé (avec certaines limitations concernant les actions disponibles).

Présentation

Disposition et fonctionnalité

Liste centrale des enregistrements

La section médiane de la page Gérer charge une liste d’accords, chaque ligne représentant un enregistrement d’accord.

  • Si des accords sont en attente d’une action de l’utilisateur, le filtre À traiter est automatiquement sélectionné.
  • Le filtre En cours est automatiquement sélectionné si aucun accord n’est en attente d’une action de l’utilisateur.

La liste des enregistrements d’accord comporte 4 à 5 colonnes, en fonction du filtre sélectionné :

  • Destinataire  : la valeur du destinataire change en fonction de l’état de l’accord :
    • Les accords En cours signalent le destinataire actuel en attente d’une action.
    • Les accords Terminé signalent le premier destinataire défini pour l’accord.
    • Les accords Annulés et Expirés signalent le dernier destinataire affecté lorsque l’accord a été annulé/a expiré.
  • Expéditeur : reflète le nom et l’entreprise de l’expéditeur lorsque celui-ci n’est pas l’utilisateur connecté. Les accords envoyés depuis l’utilisateur connecté affichent « Moi » comme valeur d’expéditeur.
  • Titre  : reflète le titre de l’accord tel qu’il a été configuré. Il s’agit du même titre qui est filtré lors de la génération de rapports.
  • Groupe : reflète le groupe à partir duquel l’accord a été composé et envoyé. Utile pour les rapports sur les activités au niveau du groupe.
  • Date de modification : reflète la date de la dernière modification de l’accord par une action de l’utilisateur (signature, annulation, etc.). La valeur Date de modification est mise à jour à chaque action jusqu’à ce que l’accord atteigne un état final (Terminé/Annulé/Expiré).

La liste des accords est initialement triée par date de modification, le dernier accord modifié apparaissant en premier.

Lorsque vous cliquez sur un en-tête de colonne, la liste est triée en fonction de cette valeur dans l’ordre croissant/décroissant. Si vous cliquez à nouveau sur l’en-tête, l’ordre de tri est inversé.

En-têtes de page

Actions rapides et icônes d’indicateur

Les enregistrements de la liste centrale comportent un ou plusieurs boutons « action rapide » et jusqu’à deux icônes d’indicateur qui s’affichent lorsque vous survolez un enregistrement individuel avec le curseur de la souris.

  • Les actions sont toujours masquées jusqu’au survol avec la souris.
  • Les icônes d’indicateur sont masquées, sauf si la fonction représentée par l’icône a été configurée pour l’enregistrement individuel.
    • Les icônes d’indicateur sont toujours visibles (en bleu vif) lorsqu’elles sont configurées pour l’enregistrement.
Actions et icônes affichées par le survol de l’enregistrement avec la souris

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Indicateur de Rappel : lorsqu’un Rappel est activé pour l’enregistrement, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur l’icône pour configurer un nouveau rappel.
    • Si un rappel existant est activé, un résumé de rappel est présenté avec une note indiquant quand le dernier rappel a été envoyé.
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
En cours

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Signer : le bouton Signer ouvre la page de signature électronique pour accepter la signature de l’utilisateur (identique au bouton Consulter et signer dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
En attente de votre intervention

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Télécharger le PDF : le bouton Télécharger le PDF déclenche le téléchargement de l’accord au format PDF (identique à l’action Télécharger le PDF dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
Terminé

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Modifier : le bouton Modifier ouvre la page Composer (Envoyer) pour permettre la modification de l’accord (identique à l’action Modifier l’accord dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
Version préliminaire

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Modifier : le bouton Modifier ouvre le modèle dans l’environnement de création pour permettre la modification des champs du modèle (identique à l’action Modifier le modèle dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
Modèle de bibliothèque

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Modifier : le bouton Modifier ouvre la page de composition Créer un formulaire web pour permettre la modification du formulaire web (identique à l’action Modifier le formulaire web dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
Formulaire web

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Télécharger les données de formulaire : le bouton Télécharger les données de formulaire entraîne le téléchargement des données de champ de formulaire pour la transaction Envoi en masse (identique à Télécharger les données du champ de formulaire dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
Envoi en masse

 

Filtres du rail de gauche

Le rail de gauche de la fenêtre affiche une liste de filtres pour le statut des accords (en haut) et un groupe d’objets de modèle (en bas).

La sélection d’un filtre remplit la liste centrale des accords/modèles en conséquence.

Liste de filtres

Il existe deux états « actifs ». Chacun d’eux indique le volume du contenu entre parenthèses après le nom de l’état :

  • En cours (N) : les accords renvoyés dont le statut est En cours attendent les actions des participants. Les accords en attente de l’action de l’utilisateur connecté ne sont pas renvoyés.
  • En attente de votre intervention (M) : les accords en attente d’une action de l’utilisateur connecté sont capturés par le filtre En attente de votre intervention.   

Il existe trois statuts « terminaux » :

  • Terminé : accords entièrement et correctement traités. 
  • Annulé : accords abandonnés pour une raison quelconque. Cela inclut : 
    • Accords annulés par l’expéditeur
    • Accords refusés par un participant
    • Accords résiliés en raison d’un échec répété d’authentification
    • Accords devenus non viables en raison d’une erreur système
  • Expiré : accords qui atteignent une date d’expiration et sont automatiquement clos.

Le statut Version préliminaire contient tous les accords partiellement construits, généralement en attente du positionnement des champs.

Les filtres de modèle contiennent uniquement les modèles « parents » utilisés pour générer des accords « enfants ». Les accords enfants sont capturés dans les filtres d’accord (ci-dessus).  

Les modèles parents ne sont pas des accords à proprement parler ; ils servent à générer de gros volumes d’accords individuels. Ces objets parents incluent ce qui suit :

  • Modèles (bibliothèque) : tous les modèles de document et de champ disponibles dans votre bibliothèque de documents.
  • Formulaires web : les formulaires web (auparavant désignés comme des widgets) sont des modèles d’accords qui peuvent être envoyés sous forme de liens ou être incorporés dans des pages web.  Les formulaires web sont amorcés par le signataire, ce qui génère un accord enfant pour chaque participant qui termine le processus de signature.
  • Envoi en masse : les modèles d’Envoi en masse (précédemment appelés Mega Sign) acceptent une liste de destinataires individuels pour générer un volume élevé d’accords distincts avec le ou les mêmes formulaires. Chaque accord est une transaction distincte. Les destinataires individuels ne sont pas au courant des autres (c.-à-d. Envoi d’une politique de dépenses internes à tous les employés).

 

Fonctionnalité de recherche

La barre de Recherche et le bouton Filtres qui l’accompagne permettent de définir des critères de recherche précis afin de trouver des accords dans un nombre de transactions qui peut rapidement devenir écrasant.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la recherche, cliquez ici >

Filtres de recherche

 

Menu contextuel du rail de droite

La sélection (en un seul clic) d’un enregistrement dans la liste centrale fait apparaître sur le rail de droite un menu contextuel d’actions et de métadonnées relatives à l’objet sélectionné.

Ouvrir l’accord

Le menu contextuel du rail de droite propose différentes options en fonction du niveau de service de l’utilisateur (particulier, entreprise, etc.), de l’objet sélectionné (accord, formulaire web, etc.), du statut de l’utilisateur (administrateur, utilisateur) et du statut de l’objet (actif, en cours, terminé, etc.). Si vous ne voyez pas une option/fonctionnalité qui devrait être disponible, vérifiez auprès de votre administrateur si vous êtes limité par la conception (configuration des paramètres, niveau d’autorité de l’utilisateur) ou la disponibilité (niveau de service).

 

Sélecteur de compte partagé (facultatif)

Les comptes qui ont activé le partage de compte peuvent cliquer sur le titre Vos accords pour ouvrir une liste des comptes actuellement partagés avec l’utilisateur. Cette liste agit comme un filtre qui remplit la page Gérer avec le contenu de l’utilisateur ou du groupe sélectionné. Vous pouvez également choisir l’option Tous les accords partagés.

En sélectionnant une option :

  • le titre cliquable devient le nom du filtre.
  • la liste centrale des enregistrements est remplie avec le contenu partagé.
  • deux nouvelles colonnes sont ajoutées à la liste des enregistrements pour indiquer la source du contenu : 
    • GROUPE : groupe qui contient l’enregistrement.
    • PARTAGÉ PAR : nom de l’utilisateur qui partage le contenu.
Liste déroulante des comptes partagés

Les comptes pour lesquels le Partage de compte avancé est activé peuvent basculer entre les comptes d’utilisateur partagés pour éventuellement afficher, envoyer et signer des accords au nom de l’utilisateur (en fonction de la configuration du partage) :

  • Placez le curseur sur votre nom dans l’angle supérieur droit de l’écran.
  • Cliquez sur Changer de compte.
  • Sélectionnez le compte d’utilisateur que vous souhaitez utiliser et cliquez sur OK.
Changer de compte

Le passage à un autre compte d’utilisateur permet à l’utilisateur connecté d’envoyer des accords au nom du compte sur lequel il vient d’être basculé :

Changement de compte

 

Données et actions spécifiques à l’accord

Vous trouverez ci-dessous une liste des fonctionnalités et des actions spécifiques à l’accord que les utilisateurs peuvent utiliser.

 

Le nom ou le titre de l’accord apparaissent en haut à droite de la page :

Titre - Nom de l’accord

 

La date de création apparaît immédiatement sous le nom de l’auteur de l’accord.

Date de création

 

L’état actuel de l’accord est affiché sous le nom de l’accord, tandis que la date de création apparaît en haut à droite de la page.

État de l’accord

 

L’expéditeur de l’accord (De) figure en haut à droite. 

  • Le champ De n’est visible que lorsque vous n’êtes pas l’expéditeur.
Envoyé par - De

 

Le message général de l’accord apparaît en haut à droite de la page, juste sous l’expéditeur.

Message global

 

Le destinataire actuel est identifié dans la nouvelle liste étendue des participants, qui répertorie clairement tous les destinataires et leur état par rapport à l’accord.

Liste des destinataires

Un utilisateur peut signer un accord à partir de la page Gérer en sélectionnant l’enregistrement de l’accord et en cliquant sur le bouton Consulter et signer dans le rail de droite ou sur l’action rapide Signer sur l’enregistrement dans la liste centrale.

Afficher et signer

 

L’interface standard de signature d’accord s’ouvre pour accepter la saisie des champs et les signatures :

Image

Pour annuler l’accord, utilisez l’action Quitter dans le rail de droite.

Détails complets de la fonction

Annuler l’accord

Pour définir, modifier et supprimer la date d’expiration d’un accord, utilisez l’action Date d’expiration sous la date de création.

Cliquez sur l’icône de crayon pour ouvrir le panneau de modification.

Détails complets de la fonction

Modifier la date d’expiration

Les participants à un accord sont présentés sur la page Gérer, ce qui permet d’obtenir les informations suivantes :

  • Un état d’exécution du nombre de participants ayant terminé leurs actions (directement sous l’adresse électronique du participant actuel)
  • Une liste complète de tous les participants et de leur rôle par rapport à l’accord (dans le rail à droite)
Liste des destinataires

Pour remplacer le participant actuel, placez le curseur sur l’icône de ce participant, puis cliquez sur le lien Remplacer un participant.

Selon les paramètres de votre compte, deux options sont disponibles :

  • Remplacer le destinataire : cette option remplace le destinataire actuel, lui refusant tout accès ultérieur à l’accord.
  • Ajouter un autre destinataire : l’ajout d’un autre destinataire inclut le nouveau destinataire, laissant le destinataire d’origine en place et capable de terminer l’accord.

>> Pour découvrir comment remplacer le signataire actuel, cliquez ici

Options de remplacement du destinataire actuel

L’expéditeur d’un accord peut modifier la méthode d’authentification de chacun des participants, une fois l’accord envoyé.

Ceci s’avère particulièrement utile si un mot de passe a été utilisé, mais qu’il est perdu ou oublié. Le mot de passe est simplement réinitialisé.

Pour modifier la méthode d’authentification du destinataire, placez le pointeur de la souris sur l’icône du participant actuel, puis cliquez sur le lien Modifier situé en regard de la méthode d’authentification.

Remarque :

Ce paramètre concerne uniquement les mots de passe utilisés pour l’authentification du destinataire.

Les mots de passe de protection d’un PDF signé ne sont pas concernés.

Modifier la méthode d’authentification

Pour remplacer les fichiers d’un accord envoyé, utilisez l’action Modifier l’accord dans le rail de droite.

Détails complets de la fonction

Modifier l’accord

Si un accord est signé en dehors du processus de signature d’Acrobat Sign (un destinataire imprime le document et le signe physiquement, par exemple), l’initiateur de l’accord peut le numériser et le charger de nouveau dans Acrobat Sign.

Image

Si votre compte utilise une pièce d’identité officielle pour la validation des destinataires et que vous avez choisi de stocker les informations d’authentification, vous pouvez télécharger le Rapport d’identité du signataire.

Télécharger le rapport d’identité

Pour accéder à l’historique des événements relatifs à l’accord, cliquez sur l’action Activité en bas du rail de droite.

Activité de l’accord

 

Cliquez sur l’option Activité pour remplacer les commandes du rail de droite par l’ensemble de l’historique des événements de l’accord, répertoriés dans l’ordre chronologique, les événements les plus récents apparaissant en premier.

Détails complets de la fonction

Liste d’activité


Autres actions courantes sur les objets

Pour afficher le contenu (les fichiers) d’un accord :

  • Cliquez sur l’accord pour le sélectionner et ouvrez le rail de droite.
  • Cliquez sur l’action Ouvrir l’accord.
Ouvrir l’accord

 

L’accord s’ouvre pour révision ; les commandes du rail de droite restent affichées.

Accord ouvert

Pour créer ou supprimer des rappels, utilisez l’action Rappel dans le rail de droite.

Détails complets de la fonction

Nouvelle page Gérer - Rappel

Les modèles de bibliothèque et les formulaires web peuvent être modifiés par les administrateurs pour changer le propriétaire du modèle. Le modèle doit être placé sous l’autorité de l’administrateur pour exposer l’action.

Nouveau propriétaire

La sélection de l’option Nouveau propriétaire ouvre une zone de saisie pour fournir l’adresse électronique du nouveau propriétaire.

Pour plus d’informations sur les transferts d’objet, cliquez ici >>

Interface de saisie pour le nouveau propriétaire

Pour partager l’accord, utilisez l’action Partager dans le rail de droite.

Une fois un accord partagé :

  • Un courrier électronique est envoyé à l’utilisateur avec qui vous partagez l’accord.
    • Ce courrier contient un PDF de l’accord en pièce jointe dans son état actuel.    
  • L’enregistrement de l’accord devient disponible sur la page Gérer de l’utilisateur (adresse électronique) avec qui vous l’avez partagé.
    • Cet utilisateur peut parcourir l’accord comme s’il était en copie conforme du courrier.

Détails complets de la fonction

Partage d’un accord

Pour télécharger l’accord et/ou le rapport d’audit de l’accord, utilisez les actions Télécharger le PDF et Télécharger le rapport d’audit du rail de droite, respectivement.

Télécharger le PDF - Rapport d’audit

Si plusieurs fichiers sont utilisés pour créer l’accord et que l’utilisateur ne souhaite pas télécharger l’intégralité du PDF en un seul fichier concaténé, cette option permet de télécharger des fichiers individuels (tel que téléchargé à l’origine).

Télécharger des fichiers individuels

La sélection de cette option ouvre une interface qui permet de cliquer tour à tour sur chaque fichier pour télécharger une version PDF de ce fichier.

Sélectionner les fichiers

Les objets de modèle « parent » peuvent télécharger les données de champ de formulaire de tous les accords générés à partir du modèle.

 

Télécharger des données du champ de formulaire

Cette option déclenche le téléchargement d’un fichier au format CSV sur votre système local avec tout le contenu de champ pour tous les accords enfants générés à partir du modèle parent.

Fichier CSV téléchargé

Sur la page Gérer, le contenu peut être masqué. Ce contenu n’est pas supprimé, l’état n’est pas modifié et l’accord peut progresser normalement au cours du cycle de signature.  L’accord n’est simplement pas visible dans la vue de la page Gérer de l’utilisateur.

Remarque :

Pour afficher le contenu, vous devez d’abord effectuer une recherche avec le filtre Afficher uniquement les accords masqués.

Masquer l’accord


Problèmes connus

Problème : lorsque vous passez à la nouvelle page Gérer, elle est entièrement vide et n’affiche aucun accord.

Test : essayez de charger cette page : https://documentcloud.adobe.com/

  • Si vous ne pouvez pas charger https://documentcloud.adobe.com/, contactez votre administration réseau interne et travaillez avec cette équipe pour débloquer le domaine documentcloud.adobe.com.
  • Si vous pouvez accéder au lien ci-dessus, contactez l’assistance.
Remarque :

Les pages Accueil et Afficher l’accord sont également affectées.

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