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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’un utilisateur
    2. Ajout d’utilisateurs en masse
    3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
    4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    12. Changement d’identité d’utilisateur
    13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    15. Profils de produit
    16. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Workflows de signature automatique
      3. Envoi en masse
      4. Formulaires web
      5. Workflows d’envoi personnalisés
      6. Workflows Power Automate
      7. Documents de bibliothèque
      8. Collecte des données de formulaire avec les accords
      9. Visibilité limitée de documents
      10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      12. Insertion d’une image dans l’e-mail
      13. Fichiers joints à un e-mail nommés
      14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      15. Fusion de plusieurs documents en un seul
      16. Chargement d’un document signé
      17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      19. Autorisation de signature
      20. Autorisation d’envoi
      21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      23. Définition d’un format de date par défaut
      24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      25. Autorisations d’administrateur de groupe
      26. Remplacement du destinataire
      27. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      28. Dans les messages et les conseils sur les produits
      29. PDF accessibles
      30. Nouvelle expérience de création
      31. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Refus de signer
      8. Autorisation des processus avec tampons
      9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      11. Affichage des messages lors de la signature électronique
      12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      13. Adresse IP des signataires requise
      14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Groupes de destinataires
      6. Champs requis
      7. Ajout de documents en pièces jointes
      8. Modification des accords
      9. Nom de l’accord
      10. Langues
      11. Messages privés
      12. Types de signature autorisés
      13. Rappels
      14. Protection par mot de passe des documents signés
      15. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      16. Protection du contenu
      17. Activation des transactions Notarize
      18. Expiration du document
      19. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      20. Ordre de signature
      21. Liquid Mode
      22. Commandes de workflow personnalisé
      23. Options de chargement pour la page de signature électronique
      24. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Modèles d’e-mail personnalisés
      6. Activer les notifications sans lien
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur    
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Archivage eOriginal des actes mobiliers
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse - destinataires manuels
      3. Envoi en masse - chargement CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  2. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectaction des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations de champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
  1. FAQ sur la création
  2. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  3. Gestion des accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  4. Rapport d’audit
  5. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Modification d’une exportation de données
      3. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      4. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    4. Création d’un flux (exemples)
    5. Déclencheurs utilisés pour les flux
    6. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    7. Gestion des flux
    8. Modification des flux
    9. Partage des flux
    10. Désactivation ou activation des flux
    11. Suppression des flux
    12. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Présentation

La page Gérer contient les enregistrements des accords qu’un utilisateur a envoyés, ainsi que les accords partagés ou envoyés à l’utilisateur à partir d’une source de confiance.

Outre les accords, l’utilisateur peut choisir d’accéder aux modèles de bibliothèque, aux formulaires web et aux e-mails indésirables générés/détenus par l’utilisateur.

Les utilisateurs avec qui des comptes sont partagés peuvent modifier le contenu affiché de leurs données personnelles pour afficher le contenu du compte partagé (avec certaines limitations concernant les actions disponibles).

Présentation

Disposition et fonctionnalité

Liste centrale des enregistrements

La section médiane de la page Gérer charge une liste d’accords, chaque ligne représentant un enregistrement d’accord.

  • Si des accords sont en attente d’une action de l’utilisateur, le filtre À traiter est automatiquement sélectionné.
  • Le filtre En cours est automatiquement sélectionné si aucun accord n’est en attente d’une action de l’utilisateur.

La liste des enregistrements d’accord comporte 4 à 5 colonnes, en fonction du filtre sélectionné :

  • Destinataire  : la valeur du destinataire change en fonction de l’état de l’accord :
    • Les accords En cours signalent le destinataire actuel en attente d’une action.
    • Les accords Terminé signalent le premier destinataire défini pour l’accord.
    • Les accords Annulés et Expirés signalent le dernier destinataire affecté lorsque l’accord a été annulé/a expiré.
  • Expéditeur : reflète le nom et l’entreprise de l’expéditeur lorsque celui-ci n’est pas l’utilisateur connecté. Les accords envoyés depuis l’utilisateur connecté affichent « Moi » comme valeur d’expéditeur.
  • Titre  : reflète le titre de l’accord tel qu’il a été configuré. Il s’agit du même titre qui est filtré lors de la génération de rapports.
  • Groupe : reflète le groupe dans lequel l’accord a été composé. Seul l’expéditeur d’origine de l’accord verra la valeur Groupe renseignée.
    • Les accords de la liste qui n’ont pas été composés par l’utilisateur connecté présentent un tiret ( - ) à la place du nom du groupe.
  • Date de modification : reflète la date de la dernière modification de l’accord par une action de l’utilisateur (signature, annulation, etc.). La valeur Date de modification est mise à jour à chaque action jusqu’à ce que l’accord atteigne un état final (Terminé/Annulé/Expiré).

La liste des accords est initialement triée par date de modification, le dernier accord modifié apparaissant en premier.

Lorsque vous cliquez sur un en-tête de colonne, la liste est triée en fonction de cette valeur dans l’ordre croissant/décroissant. Si vous cliquez à nouveau sur l’en-tête, l’ordre de tri est inversé.

En-têtes de page

Actions rapides et icônes d’indicateur

Les enregistrements de la liste centrale comportent un ou plusieurs boutons « action rapide » et jusqu’à deux icônes d’indicateur qui s’affichent lorsque vous survolez un enregistrement individuel avec le curseur de la souris.

  • Les actions sont toujours masquées jusqu’au survol avec la souris.
  • Les icônes d’indicateur sont masquées, sauf si la fonction représentée par l’icône a été configurée pour l’enregistrement individuel.
    • Les icônes d’indicateur sont toujours visibles (en bleu vif) lorsqu’elles sont configurées pour l’enregistrement.
Actions et icônes affichées par le survol de l’enregistrement avec la souris

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Indicateur de Rappel : lorsqu’un Rappel est activé pour l’enregistrement, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur l’icône pour configurer un nouveau rappel.
    • Si un rappel existant est activé, un résumé de rappel est présenté avec une note indiquant quand le dernier rappel a été envoyé.
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
En cours

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Signer : le bouton Signer ouvre la page de signature électronique pour accepter la signature de l’utilisateur (identique au bouton Consulter et signer dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
En attente de votre intervention

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Télécharger le PDF : le bouton Télécharger le PDF déclenche le téléchargement de l’accord au format PDF (identique à l’action Télécharger le PDF dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
Terminé

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Modifier : le bouton Modifier ouvre la page Composer (Envoyer) pour permettre la modification de l’accord (identique à l’action Modifier l’accord dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
Version préliminaire

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Modifier : le bouton Modifier ouvre le modèle dans l’environnement de création pour permettre la modification des champs du modèle (identique à l’action Modifier le modèle dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
Modèle de bibliothèque

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Modifier : le bouton Modifier ouvre la page de composition Créer un formulaire web pour permettre la modification du formulaire web (identique à l’action Modifier le formulaire web dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
Formulaire web

  • Action rapide : Ouvrir : le bouton Ouvrir ouvre l’accord pour consultation (identique à l’action Ouvrir l’accord dans le rail de droite).
    • Si vous maintenez la touche CMD/CTRL enfoncée et cliquez sur le bouton Ouvrir, l’accord s’ouvre dans un nouvel onglet.
  • Action rapide : Télécharger les données de formulaire : le bouton Télécharger les données de formulaire entraîne le téléchargement des données de champ de formulaire pour la transaction Envoi en masse (identique à Télécharger les données du champ de formulaire dans le rail de droite).
  • Indicateur de Notes : lorsqu’une Note a été ajoutée à l’enregistrement par l’utilisateur, l’icône bleue est visible dans la liste des enregistrements.
    • Cliquez sur le bouton Ajouter des notes permet à l’utilisateur d’ajouter une note personnelle à l’accord. Cette note n’est pas visible ou consultable par d’autres utilisateurs du système.
    • Si vous survolez une icône de Notes configurée avec la souris, les premiers caractères de la note apparaissent dans une bulle de texte au-dessus de l’icône.
Envoi en masse

 

Filtres du rail de gauche

Le rail de gauche de la fenêtre affiche une liste de filtres pour le statut des accords (en haut) et un groupe d’objets de modèle (en bas).

La sélection d’un filtre remplit la liste centrale des accords/modèles en conséquence.

Liste de filtres

Il existe deux états « actifs ». Chacun d’eux indique le volume du contenu entre parenthèses après le nom de l’état :

  • En cours (N) : les accords renvoyés dont le statut est En cours attendent les actions des participants. Les accords en attente de l’action de l’utilisateur connecté ne sont pas renvoyés.
  • En attente de votre intervention (M) : les accords en attente d’une action de l’utilisateur connecté sont capturés par le filtre En attente de votre intervention.   

Il existe trois statuts « terminaux » :

  • Terminé : accords entièrement et correctement traités. 
  • Annulé : accords abandonnés pour une raison quelconque. Cela inclut : 
    • Accords annulés par l’expéditeur
    • Accords refusés par un participant
    • Accords résiliés en raison d’un échec répété d’authentification
    • Accords devenus non viables en raison d’une erreur système
  • Expiré : accords qui atteignent une date d’expiration et sont automatiquement clos.

Le statut Version préliminaire contient tous les accords partiellement construits, généralement en attente du positionnement des champs.

Les filtres de modèle contiennent uniquement les modèles « parents » utilisés pour générer des accords « enfants ». Les accords enfants sont capturés dans les filtres d’accord (ci-dessus).  

Les modèles parents ne sont pas des accords à proprement parler ; ils servent à générer de gros volumes d’accords individuels. Ces objets parents incluent ce qui suit :

  • Modèles (bibliothèque) : tous les modèles de document et de champ disponibles dans votre bibliothèque de documents.
  • Formulaires web : les formulaires web (auparavant désignés comme des widgets) sont des modèles d’accords qui peuvent être envoyés sous forme de liens ou être incorporés dans des pages web.  Les formulaires web sont amorcés par le signataire, ce qui génère un accord enfant pour chaque participant qui termine le processus de signature.
  • Envoi en masse : les modèles d’Envoi en masse (précédemment appelés Mega Sign) acceptent une liste de destinataires individuels pour générer un volume élevé d’accords distincts avec le ou les mêmes formulaires. Chaque accord est une transaction distincte. Les destinataires individuels ne sont pas au courant des autres (c.-à-d. Envoi d’une politique de dépenses internes à tous les employés).

 

Fonctionnalité de recherche

La barre de Recherche et le bouton Filtres qui l’accompagne permettent de définir des critères de recherche précis afin de trouver des accords dans un nombre de transactions qui peut rapidement devenir écrasant.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la recherche, cliquez ici >

Filtres de recherche

 

Menu contextuel du rail de droite

La sélection (en un seul clic) d’un enregistrement dans la liste centrale fait apparaître sur le rail de droite un menu contextuel d’actions et de métadonnées relatives à l’objet sélectionné.

Ouvrir l’accord

Le menu contextuel du rail de droite propose différentes options en fonction du niveau de service de l’utilisateur (particulier, entreprise, etc.), de l’objet sélectionné (accord, formulaire web, etc.), du statut de l’utilisateur (administrateur, utilisateur) et du statut de l’objet (actif, en cours, terminé, etc.). Si vous ne voyez pas une option/fonctionnalité qui devrait être disponible, vérifiez auprès de votre administrateur si vous êtes limité par la conception (configuration des paramètres, niveau d’autorité de l’utilisateur) ou la disponibilité (niveau de service).

 

Sélecteur de compte partagé (facultatif)

Les comptes qui ont activé le partage de compte peuvent cliquer sur le titre Vos accords pour ouvrir une liste des comptes actuellement partagés avec l’utilisateur. Cette liste agit comme un filtre qui remplit la page Gérer avec le contenu de l’utilisateur ou du groupe sélectionné. Vous pouvez également choisir l’option Tous les accords partagés.

En sélectionnant une option :

  • le titre cliquable devient le nom du filtre ;
  • la liste centrale des enregistrements est remplie avec le contenu partagé ;
  • deux nouvelles colonnes sont ajoutées à la liste des enregistrements pour indiquer la source du contenu : 
    • GROUPE : groupe qui contient l’enregistrement ;
    • PARTAGÉ PAR : nom de l’utilisateur qui partage le contenu.
Liste déroulante des comptes partagés

Les comptes pour lesquels le Partage de compte avancé est activé peuvent basculer entre les comptes d’utilisateur partagés pour éventuellement afficher, envoyer et signer des accords au nom de l’utilisateur (en fonction de la configuration du partage) :

  • Placez le curseur sur votre nom dans l’angle supérieur droit de l’écran.
  • Cliquez sur Changer de compte.
  • Sélectionnez le compte d’utilisateur que vous souhaitez utiliser et cliquez sur OK.
Changer de compte

Le passage à un autre compte d’utilisateur permet à l’utilisateur connecté d’envoyer des accords au nom du compte sur lequel il vient d’être basculé :

Changement de compte

 

Données et actions spécifiques à l’accord

Vous trouverez ci-dessous une liste des fonctionnalités et des actions spécifiques à l’accord que les utilisateurs peuvent utiliser.

 

Le nom ou le titre de l’accord apparaissent en haut à droite de la page :

Titre - Nom de l’accord

 

La date de création apparaît immédiatement sous le nom de l’auteur de l’accord.

Date de création

 

L’état actuel de l’accord est affiché sous le nom de l’accord, tandis que la date de création apparaît en haut à droite de la page.

État de l’accord

 

L’expéditeur de l’accord (De) figure en haut à droite. 

  • Le champ De n’est visible que lorsque vous n’êtes pas l’expéditeur.
Envoyé par - De

 

Le message général de l’accord apparaît en haut à droite de la page, juste sous l’expéditeur.

Message global

 

Le destinataire actuel est identifié dans la nouvelle liste étendue des participants, qui répertorie clairement tous les destinataires et leur état par rapport à l’accord.

Liste des destinataires

Un utilisateur peut signer un accord à partir de la page Gérer en sélectionnant l’enregistrement de l’accord et en cliquant sur le bouton Consulter et signer dans le rail de droite ou sur l’action rapide Signer sur l’enregistrement dans la liste centrale.

Afficher et signer

 

L’interface standard de signature d’accord s’ouvre pour accepter la saisie des champs et les signatures :

Image

Pour annuler l’accord, utilisez l’action Annuler dans le rail de droite.

Détails complets de la fonction

Annuler l’accord

Pour définir, modifier et supprimer la date d’expiration d’un accord, utilisez l’action Date d’expiration sous la date de création.

Cliquez sur l’icône de crayon pour ouvrir le panneau de modification.

Détails complets de la fonction

Modifier la date d’expiration

Les participants à un accord sont présentés sur la page Gérer, ce qui permet d’obtenir les informations suivantes :

  • Un état d’exécution du nombre de participants ayant terminé leurs actions (directement sous l’adresse électronique du participant actuel)
  • Une liste complète de tous les participants et de leur rôle par rapport à l’accord (dans le rail à droite)
Liste des destinataires

Pour remplacer le participant actuel, placez le curseur sur l’icône de ce participant, puis cliquez sur le lien Remplacer un participant.

Selon les paramètres de votre compte, deux options sont disponibles :

  • Remplacer le destinataire : cette option remplace le destinataire actuel, lui refusant tout accès ultérieur à l’accord.
  • Ajouter un autre destinataire : l’ajout d’un autre destinataire inclut le nouveau destinataire, laissant le destinataire d’origine en place et capable de terminer l’accord.

>> Pour découvrir comment remplacer le signataire actuel, cliquez ici

Options de remplacement du destinataire actuel

L’expéditeur d’un accord peut modifier la méthode d’authentification de chacun des participants, une fois l’accord envoyé.

Ceci s’avère particulièrement utile si un mot de passe a été utilisé, mais qu’il est perdu ou oublié. Le mot de passe est simplement réinitialisé.

Pour modifier la méthode d’authentification du destinataire, placez le pointeur de la souris sur l’icône du participant actuel, puis cliquez sur le lien Modifier situé en regard de la méthode d’authentification.

Remarque :

Ce paramètre concerne uniquement les mots de passe utilisés pour l’authentification du destinataire.

Les mots de passe de protection d’un PDF signé ne sont pas concernés.

Modifier la méthode d’authentification

Pour remplacer les fichiers d’un accord envoyé, utilisez l’action Modifier l’accord dans le rail de droite.

Détails complets de la fonction

Modifier l’accord

Si un accord est signé en dehors du processus de signature d’Acrobat Sign (un destinataire imprime le document et le signe physiquement, par exemple), l’initiateur de l’accord peut le numériser et le charger de nouveau dans Acrobat Sign.

Image

Si votre compte utilise une pièce d’identité officielle pour la validation des destinataires et que vous avez choisi de stocker les informations d’authentification, vous pouvez télécharger le Rapport d’identité du signataire.

Télécharger le rapport d’identité

Pour accéder à l’historique des événements relatifs à l’accord, cliquez sur l’action Activité en bas du rail de droite.

Activité de l’accord

 

Cliquez sur l’option Activité pour remplacer les commandes du rail de droite par l’ensemble de l’historique des événements de l’accord, répertoriés dans l’ordre chronologique, les événements les plus récents apparaissant en premier.

Détails complets de la fonction

Liste d’activité


Autres actions courantes sur les objets

Pour afficher le contenu (les fichiers) d’un accord :

  • Cliquez sur l’accord pour le sélectionner et ouvrez le rail de droite.
  • Cliquez sur l’action Ouvrir l’accord.
Ouvrir l’accord

 

L’accord s’ouvre pour révision ; les commandes du rail de droite restent affichées.

Accord ouvert

Pour créer ou supprimer des rappels, utilisez l’action Rappel dans le rail de droite.

Détails complets de la fonction

Nouvelle page Gérer - Rappel

Les modèles de bibliothèque et les formulaires web peuvent être modifiés par les administrateurs pour changer le propriétaire du modèle. Le modèle doit être placé sous l’autorité de l’administrateur pour exposer l’action.

Nouveau propriétaire

La sélection de l’option Nouveau propriétaire ouvre une zone de saisie pour fournir l’adresse électronique du nouveau propriétaire.

Pour plus d’informations sur les transferts d’objet, cliquez ici >>

Interface de saisie pour le nouveau propriétaire

Pour partager l’accord, utilisez l’action Partager dans le rail de droite.

Une fois un accord partagé :

  • Un courrier électronique est envoyé à l’utilisateur avec qui vous partagez l’accord.
    • Ce courrier contient un PDF de l’accord en pièce jointe dans son état actuel.    
  • L’enregistrement de l’accord devient disponible sur la page Gérer de l’utilisateur (adresse électronique) avec qui vous l’avez partagé.
    • Cet utilisateur peut parcourir l’accord comme s’il était en copie conforme du courrier.

Détails complets de la fonction

Partage d’un accord

Pour télécharger l’accord et/ou le rapport d’audit de l’accord, utilisez les actions Télécharger le PDF et Télécharger le rapport d’audit du rail de droite, respectivement.

Télécharger le PDF - Rapport d’audit

Si plusieurs fichiers sont utilisés pour créer l’accord et que l’utilisateur ne souhaite pas télécharger l’intégralité du PDF en un seul fichier concaténé, cette option permet de télécharger des fichiers individuels (tel que téléchargé à l’origine).

Télécharger des fichiers individuels

La sélection de cette option ouvre une interface qui permet de cliquer tour à tour sur chaque fichier pour télécharger une version PDF de ce fichier.

Sélectionner les fichiers

Les objets de modèle « parent » peuvent télécharger les données de champ de formulaire de tous les accords générés à partir du modèle.

 

Télécharger des données du champ de formulaire

Cette option déclenche le téléchargement d’un fichier au format CSV sur votre système local avec tout le contenu de champ pour tous les accords enfants générés à partir du modèle parent.

Fichier CSV téléchargé

Sur la page Gérer, le contenu peut être masqué. Ce contenu n’est pas supprimé, l’état n’est pas modifié et l’accord peut progresser normalement au cours du cycle de signature.  L’accord n’est simplement pas visible dans la vue de la page Gérer de l’utilisateur.

Remarque :

Pour afficher le contenu, vous devez d’abord effectuer une recherche avec le filtre Afficher uniquement les accords masqués.

Masquer l’accord


Problèmes connus

Problème : lorsque vous passez à la nouvelle page Gérer, elle est entièrement vide et n’affiche aucun accord.

Test : essayez de charger cette page : https://documentcloud.adobe.com/

  • Si vous ne pouvez pas charger https://documentcloud.adobe.com/, contactez votre administration réseau interne et travaillez avec cette équipe pour débloquer le domaine documentcloud.adobe.com.
  • Si vous pouvez accéder au lien ci-dessus, contactez l’assistance.
Remarque :

Les pages Accueil et Afficher l’accord sont également affectées.

 Adobe

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