Préférences de signature !

Il existe de nombreuses options à prendre en compte avec ces paramètres. Examinons cela d’un peu plus près !

Sélectionnez Compte > Préférences de signature.

Les deux premiers paramètres contrôlent la mise en forme de la ligne sur laquelle repose la signature et les données de signature qui sont insérées sous la ligne :

• Utiliser des signatures et initiales correctement formatées
  • Si vous activez cette option, la ligne est placée avec le contenu de la signature en dessous.
  • Si vous désactivez cette option, la signature est apposée sans les marques qui indiquent qu’elle est de type électronique.
• Ajuster la ligne sous la signature et le paraphe de manière dynamique 
  • Si vous activez cette option, la ligne sous la signature est ajustée de manière dynamique pour être plus longue de seulement quelques pixels que la signature/le paraphe.
  • La désactivation de cette option entraîne l’impression de la ligne entière selon la longueur du champ de signature d’origine.

Autoriser les destinataires à signer et parapher par

La section suivante détermine la manière dont les destinataires peuvent apposer leur signature. En règle générale, à moins que vous ayez un objectif métier précis pour limiter les options, nous vous conseillons d’autoriser les destinataires à apposer leur signature de la manière qu’ils préfèrent.

Trois options sont disponibles :

• Saisie de leur nom et paraphe : la saisie du nom est le processus le plus simple pour la plupart des signataires, car elle ne nécessite aucune autre action. Le destinataire saisit son nom et une police ressemblant à un script est appliquée.
  • Choisir la police de signature de manière dynamique : le système Acrobat Sign contient de nombreuses polices de script. Par défaut, elles sont appliquées dans un ordre spécifique.  Si cette option est activée, le point de départ de la police utilisée est aléatoire.
• Tracé d’une signature et du paraphe à l’écran à l’aide de la souris, d’un stylet ou du doigt : si cette option est activée, les destinataires ont la possibilité de tracer leur signature physiquement.
• Transfert d’une image de leur signature et paraphe : lorsque cette option est activée, les destinataires sont autorisés à charger une image de leur signature à partir du système local.

Autoriser les destinataires à utiliser leur signature enregistrée

Cette section d’options détermine si les destinataires peuvent utiliser une signature enregistrée existante (les signatures biométriques et basées sur une image sont enregistrées).  Si vous décidez d’interdire l’utilisation des signatures enregistrées, le destinataire devra explicitement saisir, tracer ou télécharger sa signature, selon les types de signature autorisés.

Les options sont les suivantes :

• Tous les destinataires : lorsque cette option est sélectionnée, les destinataires sont autorisés à utiliser leurs signatures enregistrées.
• Destinataires internes : cette option permet uniquement aux destinataires qui existent également en tant qu’utilisateurs dans votre compte Acrobat Sign d’utiliser leurs signatures enregistrées.
• Personne : cette option interdit l’utilisation d’une signature enregistrée par tous les destinataires.

Cette section contient une case à cocher supplémentaire :

• Autoriser les utilisateurs de mon compte à transférer une image et à l’enregistrer sur leur profil comme signature et paraphe : l’activation de cette option permet aux utilisateurs de votre compte Acrobat Sign de charger une image de leur signature dans leur section Préférences personnelles.

L’ajout du branding de votre société est un excellent moyen de personnaliser Acrobat Sign pour les utilisateurs de votre compte, ainsi que les signataires.

Nom de l’entreprise et nom d’hôte de l’URL

Dans cette section, vous allez définir le nom de l’entreprise et un nom d’hôte pour votre compte. Ces informations peuvent sembler basiques, mais elles permettent de personnaliser votre compte. 

Ces deux paramètres sont à l’échelle du compte et ne peuvent pas être ajustés au niveau du groupe.

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accéder à : Compte > Paramètres de compte > Configuration du compte.

Nom de l’entreprise

La valeur que vous saisissez dans ce champ est automatiquement renseignée dans le champ Nom de l’entreprise pour les nouveaux utilisateurs lorsqu’ils sont créés dans le compte.

Par défaut, Acrobat Sign permet aux utilisateurs de modifier leurs paramètres personnels, lesquels incluent la valeur Nom de l’entreprise pour leur ID utilisateur individuel.

Si vous souhaitez mettre à jour la valeur Nom entreprise dans le profil de tous les utilisateurs de votre compte :

• Cochez la case Définissez le nom de l’entreprise pour tous les utilisateurs du compte.
• Cliquez sur Enregistrer.

Tous les profils d’utilisateur adoptent le champ Nom entreprise comme valeur Entreprise dans leurs profils d’utilisateur.

Nom d’hôte

Lorsque vous définissez le nom d’hôte de votre compte, l’URL à laquelle les utilisateurs se connectent et celle où les accords sont hébergés sont modifiées pour vos signataires.

Vous obtenez une URL personnalisée avec votre nom d’hôte.

La section Paramètres généraux de l’onglet Compte est l’une des sections les plus riches en fonctionnalités. Tous les paramètres qui y figurent sont spécifiques à un cas d’utilisation.

Vous trouverez, ci-dessous, une brève description de chaque option et une explication de notre recommandation. Cependant, il est fort probable que votre cas d’utilisation diffère de l’usage le plus courant.

Sélectionnez Compte > Paramètres de compte > Paramètres généraux.

• Joindre un fichier CSV avec des données de formulaire aux courriers électroniques de l’accord signé de l’expéditeur
  Si vous utilisez des formulaires et souhaitez obtenir un fichier CSV des données de champ pour chaque document signé, cochez cette case. Cependant, disposer de fichiers CSV individuels pour chaque transaction peut se révéler quelque peu difficile à gérer.
  
  Si vous devez collecter des données ou replacer des données dans votre système CRM, il peut être préférable de prendre le temps de créer une solution API.
  


• Visibilité limitée de documents
  Cette fonction permet de ne présenter certains fichiers de votre transaction qu’aux différents signataires. Pour tirer pleinement parti de la fonction « Visibilité limitée de documents », vous devez parfaitement comprendre votre flux de signature relatif aux documents que vous envoyez, ainsi que la manière dont ces documents sont joints.
  
  Si vous prévoyez d’envoyer une transaction à plusieurs fichiers à plusieurs signataires, et souhaitez masquer des parties de ce document pour certains d’entre eux, ce paramètre est fait pour vous ! Voici une vidéo de présentation rapide si vous n’avez toujours pas pris votre décision.

• Joindre une copie PDF du document signé aux e-mails envoyés à
  Une fois votre transaction terminée, toute personne concernée en reçoit une copie par défaut. Ce paramètre vous permet de modifier le système pour permettre d’envoyer ces copies uniquement en interne, uniquement en externe, les deux ou aucune de ces manières.
  
  La définition de ce paramètre dépendra probablement de la nature de vos documents. Si vous collectez des informations confidentielles, il peut être intéressant de ne pas envoyer les copies signées par courrier électronique. Il s’agit de la meilleure option sur le plan de la sécurité, mais il se peut, dans ce cas, que vos clients vous contactent pour obtenir une copie du document. Dans ce cas, nous vous conseillons d’inviter le signataire à s’enregistrer auprès d’Acrobat Sign afin d’obtenir un compte gratuit et de récupérer une copie directement à partir d’Acrobat Sign.
  


• Joindre le rapport d’audit aux documents terminés
  Si les rapports d’audit doivent être joints à la copie du document signé que nous vous avons envoyé par e-mail, activez cette option, au moins pour l’expéditeur.
  


• Fusionner plusieurs documents en un seul document après la signature
  Lorsque vous chargez plusieurs fichiers pour une seule transaction, Acrobat Sign les réunit en un seul PDF avant d’envoyer celui-ci pour signature.
  
  Ce paramètre détermine si vos courriers électroniques signés et déposés contiennent un seul document PDF volumineux ou si celui-ci est réparti dans plusieurs fichiers.
  

• Envoyer une copie supplémentaire de chaque accord signé à ces adresses électroniques

Il s’agit encore de l’option Archive externe, mais ce paramètre peut être configuré au niveau du groupe (pour les clients Entreprises et Grands comptes), ce qui permet d’acheminer des contrats de ventes complétés vers le service de comptabilité ou des avis de conformité finalisés vers l’équipe juridique (par exemple).

• Télécharger le document signé
  Si vous autorisez les signataires à imprimer le document, le signer et le renvoyer par fax, vous devez activer ce paramètre. Un jour, un utilisateur imprimera un document et vous l’enverra par e-mail. Si ce paramètre n’est pas activé, vous ne pourrez pas clôturer la transaction dans Acrobat Sign.
  
• Intégration Twitter
  Permettez à vos utilisateurs de partager leurs succès avec le monde entier ! Envoyez une notification Twitter chaque fois qu’une transaction est terminée.
  
• Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  Dans ce cas, la délégation signifie autoriser un autre signataire (une autre adresse électronique) à signer un document à votre place. La délégation ne supprime pas l’accès de l’agent d’origine ; elle accorde simplement à un autre utilisateur l’autorisation de signer.
  
  En règle générale, nous recommandons de faciliter au maximum le processus de signature, ce qui signifie autoriser la délégation. Cependant, dans certains cas, il est impératif que la signature soit apposée par un seul utilisateur désigné.
  

• Droit de signer
  Ce paramètre détermine l’accès par défaut dont doivent disposer les utilisateurs de votre compte Acrobat Sign pour pouvoir signer un document.
  En règle générale, il est conseillé d’autoriser, par défaut, tout le monde à apposer sa signature. Si vous avez l’intention d’utiliser Acrobat Sign pour tout objectif de type RH, vous devez assurément autoriser tout le monde à apposer sa signature.
  Si vous choisissez de refuser, par défaut, le droit de signer à tous les utilisateurs, vous devrez autoriser explicitement les signataires qui doivent apposer leur signature.
  Conseil ! Ce n’est pas parce que vous êtes administrateur que les privilèges de signataire vous sont acquis. Par conséquent, si vous devez signer des documents et que le droit de signature est refusé par défaut, l’étape suivante consiste à accéder à Utilisateurs et groupes, à cliquer sur votre adresse électronique, puis à activer vos droits de signature.
• Délégation pour les utilisateurs externes à mon compte
  Identique au paramètre ci-dessus, si ce n’est que cette fonctionnalité est propre aux utilisateurs qui ne figurent pas dans votre compte Acrobat Sign.
  Définir un fuseau horaire pour les accords créés par les utilisateurs de ce compte
  Ce paramètre règle le fuseau horaire pour les horodatages de vos transactions.
  
• Paramètres associés aux administrateurs de groupes
  Les clients des niveaux de service Entreprises et Grands comptes peuvent comporter des groupes. Si tel est le cas, vous aurez peut-être besoin d’administrateurs spécifiques pour ces groupes.
  Ces deux paramètres vous permettent d’activer (ou non) pour les administrateurs de groupe le droit d’ajouter de nouveaux utilisateurs ou de modifier leurs paramètres de niveau du groupe (qui sont à peu près les mêmes paramètres qui s’affichent dans la section Paramètres généraux).
  

Les paramètres d’envoi sont les fonctions qui sont proposées à vos agents d’envoi sur l’onglet Envoyer. Cette section est consacrée à toutes les configurations disponibles sur cette page.

À l’instar des paramètres généraux, elles dépendent fortement du cas d’utilisation.

Cette section est également assez longue. Nous vous conseillons donc de vous installer confortablement et de sélectionner Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi.

• Nouvel environnement d’envoi
  Ce paramètre active le nouvel environnement d’envoi. Vous pouvez également permettre aux utilisateurs de basculer entre les environnements d’envoi nouveau et classique.
  
• Afficher la page d’envoi après connexion 
  Ce paramètre conduit vos utilisateurs à l’onglet Envoyer lorsqu’ils se sont connectés à Acrobat Sign (au lieu de l’onglet Accueil).
  Si vous constatez un retard ennuyeux lors de la première connexion, il est probable qu’il ait pour cause des scripts qui s’exécutent sur l’onglet Accueil afin que ces options pratiques de création de rapports originaux reflètent les données de manière exacte. Si vos utilisateurs préfèrent se lancer directement dans le processus d’envoi, sans passer en revue les données de l’onglet Accueil, il s’agit là de la fonction idéale !
  
• Envoyer des documents pour approbation
  Votre flux de production exige l’approbation d’un ou de plusieurs utilisateurs, mais pas leur signature ? Si tel est le cas, activez cette fonction.
  

• Mise en pièce jointe de documents
  Ce paramètre active les divers canaux qui permettent à un utilisateur de joindre un document. Si vous devez obligatoirement effectuer un contrôle de version sur vos documents, vous souhaiterez probablement tout désactiver, à l’exception de la bibliothèque qui héberge les versions actuelles de vos formulaires.
  
• Remplir automatiquement le nom du document
  Le remplissage automatique du nom du document permet de gagner un temps précieux. Cependant, n’oubliez pas que le document va adopter le nom du premier fichier joint. Par conséquent, si vous activez cette option, vous devez également envisager sérieusement d’autoriser l’expéditeur à modifier le nom du document, au cas où cela s’avérerait nécessaire.
• Langues
  Ce paramètre permet d’autoriser les utilisateurs à définir la langue de signature des signataires externes sur la page Envoyer.
  

• Modèles de messages
  Cette option constitue un réel gain de temps pour les agents qui traitent un volume important de données. Les modèles de messages vous permettent de définir un nouveau message par défaut et de définir plus précisément une grande variété d’autres modèles de messages personnalisés. S’il s’avère que vous envoyez plusieurs fois par jour les mêmes documents avec le même message, prenez le temps de configurer cette fonction.
  
• Messages privés pour les destinataires
  Permet aux expéditeurs d’inclure un message privé pour chaque destinataire.
  
• Types de signature autorisés
  Par défaut, seule la signature électronique est activée. Cependant, il existe encore, en ce bas monde, de nombreuses personnes qui préfèrent imprimer leurs documents et les renvoyer par fax. Si certains de vos clients appartiennent à cette catégorie d’utilisateurs, activez l’option Signature par fax.
  
• Paramètres de la signature de l’expéditeur
  Ces paramètres sont conçus pour les cas où l’expéditeur doit contresigner le document. Si vous autorisez les expéditeurs à contresigner, il est judicieux de configurer les paramètres par défaut conformément à votre workflow, afin de réduire le nombre de paramètres que les expéditeurs doivent régler par transaction.
  
• Rappels
  Si votre processus nécessite la configuration de rappels, ce paramètre vous permet de configurer l’itération et le message de rappel, ce qui réduit davantage encore le temps de cycle pour les expéditeurs.
  
• Protection par mot de passe des documents signés
  Lorsque cette option est activée, l’utilisateur doit saisir un mot de passe pour pouvoir ouvrir le PDF signé ou le consulter en ligne.
  Cette option peut entraîner des frictions avec l’utilisateur, mais elle garantit un bon niveau de sécurité.
  
• Vérification de l’identité pour les signataires dans mon compte
  Acrobat Sign autorise plusieurs méthodes d’authentification à deux facteurs des signataires. En fonction de l’utilisation, vous pouvez activer l’une ou plusieurs de ces options, et vous pouvez choisir d’autoriser les expéditeurs à sélectionner leur méthode, ou les priver de ce choix.
  

• Expiration du document
  Si les « fenêtres d’opportunité » font partie de votre scénario d’utilisation (un prix spécial valable uniquement pour les XX prochains jours, par exemple), vous pouvez définir cette fenêtre et forcer l’expiration du document s’il n’est pas signé dans le délai imparti.
  Si vous activez cette option, vous êtes invité à prendre en compte la définition de l’option Autoriser la modification des paramètres d’expiration après l’envoi du document. Vous ne devez pas repousser l’échéance, mais il est intéressant de bénéficier de cette possibilité.
  
• Nouvel environnement d’aperçu et de création
  Active le nouvel environnement de création. Cela autorise également les utilisateurs à basculer entre les environnements de création nouveau et classique.
  
• Aperçu, placer signatures ou ajout champs formulaire
  Si vous ajoutez des champs à des documents à la volée, il est recommandé d’activer, par défaut, l’outil de champ par glisser-déposer. Cependant, si vous utilisez des documents qui sont sous contrôle de version, il est probable que vous souhaitiez supprimer l’option permettant aux utilisateurs de modifier les champs.
  
• Ordre de signature
  Nous constatons que la plupart des documents sont signés selon un ordre séquentiel, ce qui constitue la valeur par défaut. Toutefois, s’il s’avère que votre workflow le plus courant utilise un processus de signature parallèle où tout le monde est invité à signer en même temps, vous pouvez configurer cet élément ici.
  
  S’il y a lieu, vous avez également la possibilité d’autoriser l’expéditeur à choisir le flux idéal pour ses transactions.

Les paramètres de sécurité d’Acrobat Sign correspondent au paramètre général de sécurité par mot de passe que vous trouverez pour toute application que vous avez peut-être gérée (avec quelques paramètres de document originaux).

Pour configurer votre sécurité, sélectionnez Compte > Paramètres de compte > Paramètres de sécurité.

• Paramètres d’authentification unique
  Vos utilisateurs s’authentifient-ils auprès d’une base d’utilisateurs Adobe ou Google ? Dans ce cas, vous devez activer le paramètre approprié et désactiver tous ceux que vous ne prévoyez pas d’utiliser.
  
• Paramètres de mémorisation
  Permet de mémoriser les informations de connexion de l’utilisateur au cours d’une période donnée. Sélectionnez une période dans la liste déroulante.
  
• Politique de mot de passe de connexion
  Ce paramètre définit les paramètres relatifs à la fréquence de réinitialisation du mot de passe, ainsi que le nombre de mots de passe historiques qui seront mémorisés par Acrobat Sign pour empêcher la définition de mots de passe récurrents.
  
• Sécurité du mot de passe de connexion
  Le niveau de sécurité requis de vos mots de passe est essentiel pour garantir la sécurité de votre compte. Il est conseillé de définir cette valeur sur le paramètre le plus élevé qui est toléré par vos utilisateurs.
  
• Type de chiffrement PDF
  Pour définir les niveaux de chiffrement PDF, vous devez avoir une idée précise de la version de Reader que vos signataires sont susceptibles d’avoir installée. Les chiffrements plus avancés nécessitent des versions plus modernes de Reader.
  D’une manière générale, si votre signataire cible est peu féru de technologie, vous pouvez, sans crainte, définir cette valeur sur 128 bits AES. Acrobat 7 a été publié au début de l’année 2005, et la plupart des utilisateurs ont effectué la mise à niveau depuis lors.
  
• API
  Vous permet d’autoriser les applications partenaires non certifiées à accéder aux données de ce compte. Autorise également les utilisateurs qui ne sont pas des administrateurs du compte à développer des applications qui utilisent l’API Acrobat Sign.
  
• Plages d’adresses IP autorisées
  Si vous êtes préoccupé par des entités externes qui tentent d’accéder à vos utilisateurs, limiter la plage d’adresses IP constitue une excellente mesure défensive. Assurez-vous simplement que personne ne doive travailler sur les réseaux dont vous êtes propriétaire depuis son domicile ou à partir d’un appareil mobile.
  
• Partage de compte
  Le partage de compte est une fonctionnalité idéale pour gérer les agents dont vous êtes responsable. Il peut toutefois être intéressant de contrôler les personnes avec lesquelles ils partagent leurs comptes. De nombreux administrateurs choisissent de ne créer des partages de compte que lors de la création d’utilisateurs et de désactiver le paramètre à l’échelle du compte.
  
• Vérification de l’identité des signataires
  Vos utilisateurs doivent-ils se connecter avant de signer un document ? En fonction du cas d’utilisation, il peut s’agir d’un bon contrôle de sécurité.
  
• Mot de passe de signature des accords
  Vous permet d’appliquer une politique de mot de passe pour protéger la signature ou l’accès aux documents.
  
• Sécurité du mot de passe de signature des accords
  Permet de spécifier la sécurité du mot de passe.
  
• Authentification fondée sur les connaissances
  Vous pouvez limiter le nombre de tentatives par le signataire de validation de son identité avant d’annuler l’accord.

Allez-vous utiliser l’API ? Si, en votre qualité de développeur, vous souhaitez intégrer Acrobat Sign dans votre système CRM existant (ou tout autre élément compatible avec l’API), vous pouvez prendre en compte cette option.

Acrobat Sign prend en charge l’API REST :

Sélectionnez Compte > API Acrobat Sign.

L’utilisation des API Adobe Document Cloud pour accéder aux données utilisateur nécessite des jetons OAuth.

Vous pouvez créer une clé d’intégration si vous possédez une application héritée qui ne prend pas en charge OAuth.

Si le lien permettant de créer une clé d’intégration n’est pas disponible, contactez l’assistance technique.

Vous trouverez également les éléments suivants sur cette page :

• Lien WSDL
• Lien Jetons OAuth
• Lien vers la documentation de la méthode
• Et un lien vers les exemples d’API REST

En outre, une fois l’API activée, un nouveau lien s’affiche dans la partie gauche pour le Journal de requêtes d’API. Ce journal vous présente le XML d’entrée en provenance de vos appels API. Il peut se révéler particulièrement utile pour résoudre d’éventuels problèmes liés au code.

L’API REST est disponible via l’option Applications API.

Une fois sur la page, cliquez sur le lien Créer une application, attribuez un nom à votre application, puis cliquez sur le bouton Créer l’application.

Vos nouveaux ID et secret d’application sont générés et s’affichent immédiatement.

La répartition des utilisateurs dans des groupes fonctionnels peut se révéler extrêmement utile, surtout si vous avez différentes exigences en termes de signature ou des structures de rapport qui doivent être respectées.

Heureusement, créer un groupe dans Acrobat Sign est un jeu d’enfant. Sélectionnez simplement
Compte > Utilisateurs ou Compte > Groupes.

Une fois sur la page Groupe, cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit de la page et saisissez le nom du nouveau groupe dans le champ.

Il existe également un lien pour configurer les paramètres du groupe. Cliquez sur la ligne pour voir le lien Paramètres de groupe. Ces paramètres sont pratiquement identiques aux paramètres généraux que vous avez configurés au niveau du compte. Cependant, les groupes étant les objets enfants du compte, les paramètres de groupe remplacent ceux du compte.

Vous remarquerez également que le nom du groupe peut toujours être mis à jour. Si vous devez renommer le groupe, cela ne pose donc aucun problème.

Le moment est enfin venu d’ajouter des utilisateurs !

Deux méthodes permettent de créer des utilisateurs dans Acrobat Sign :

Un par un

ou

Création en bloc via un fichier CSV

Le processus mono-utilisateur est relativement simple. Sélectionnez simplement
Aller à Compte > Utilisateurs, puis cliquez sur le bouton + dans la barre d’outils affichée en regard de la zone de recherche. La boîte de dialogue Créer s’affiche.

Renseignez l’adresse e-mail, le prénom et le nom, puis sélectionnez un groupe auquel affecter l’utilisateur (si nécessaire).

La case à cocher « Afficher leurs accords » est également affichée. Cette option crée un partage de compte du nouvel utilisateur à l’utilisateur Administrateur. Si vous devez contrôler les transactions de votre nouvel agent, cochez cette case.

Dans le cas contraire, vous pourrez quand même créer un partage, mais vous devrez simplement utiliser la fonctionnalité Partage de compte.

Dès que l’utilisateur a été créé, un courrier électronique est envoyé à l’adresse e-mail que vous avez fournie pour inviter l’utilisateur à définir les mots de passe. Une fois cette opération effectuée, l’utilisateur est actif et prêt à envoyer son premier document !

La méthode de création en bloc est la suivante : sélectionnez Compte > Utilisateurs, puis cliquez sur le bouton + dans la barre d’outils affichée en regard de la zone de recherche. Dans la boîte de dialogue Créer, cliquez sur Créer utilisateurs en bloc.

La procédure consiste à créer un fichier CSV contenant au moins une adresse électronique, ainsi que les colonnes prénom/nom. Pour le format précis, consultez le fichier CSV d’exemple. Cliquez sur le lien de téléchargement du fichier CSV d’exemple. Préparez votre fichier au format spécifié. Une fois que le fichier est prêt, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier.

L’un des principaux inconvénients de ce processus est l’impossibilité de créer le partage entre l’utilisateur et votre compte d’administration.