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Activation de l’envoi des URL d’accord sur le téléphone du destinataire

 

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Activez l’option permettant d’envoyer à vos destinataires les liens d’accord directement sur leur smartphone.

Présentation

La fonctionnalité de notification par lien SMS permet de transmettre les URL d’un accord directement sur le smartphone d’un destinataire sans lui demander d’accéder à sa messagerie. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque le temps est un facteur déterminant et qu’il est urgent de présenter un document à signer à un destinataire.

L’activation de l’option de lien SMS pour un destinataire garantit que tous les liens associés au signataire sont envoyés directement au numéro de téléphone fourni, y compris les liens de signature, de rappel et d’accord terminé.

Les liens SMS peuvent être délivrés en complément ou en remplacement du format d’e-mail classique.

Disponibilité :

La notification par lien SMS est uniquement disponible pour les formules de licences Grands comptes.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Utilisation

Lorsque l’option de lien SMS est activée, les expéditeurs ont la possibilité de choisir s’ils souhaitent envoyer les liens de signature d’accord par e-mail, SMS ou les deux. Si l’option SMS est sélectionnée, un numéro de téléphone doit être inclus par l’expéditeur.

  • Si vous sélectionnez uniquement E-mail, rien ne change et l’adresse e-mail du destinataire est utilisée pour envoyer les liens par e-mail.
  • Si seule l’option SMS est sélectionnée, l’enregistrement du destinataire est mis à jour pour accepter un numéro de téléphone. L’indicatif du pays peut être sélectionné dans la liste déroulante située à gauche du champ du numéro de téléphone.
  • Si les deux options sont sélectionnées, l’enregistrement du destinataire est mis à jour pour ajouter un champ supplémentaire pour le numéro de téléphone (obligatoire).
  • La configuration d’enregistrement par défaut, lorsque les options E-mail et SMS sont disponibles, consiste à activer les e-mails et à désactiver les SMS. Les expéditeurs doivent activer explicitement les SMS à chaque fois.

Les liens SMS sont configurés par destinataire.
Les groupes de destinataires ad hoc sont pris en charge. Chaque membre doit être configuré individuellement et tous les membres du groupe sont informés de leur configuration.

Page Envoyer avec trois enregistrements de destinataires, l’un avec l’option E-mail uniquement sélectionnée, l’autre avec l’option SMS uniquement sélectionnée et la troisième avec les deux options sélectionnées

Les destinataires reçoivent un SMS indiquant qui a envoyé l’accord, le nom de l’accord et le lien qui renvoie directement le signataire à la page de signature électronique de l’accord.
Si l’authentification est configurée, le destinataire devra valider son identité avant de pouvoir interagir avec l’accord.

Message et URL de l’accord affichés sur un smartphone.

Bonnes pratiques

Activez les notifications de lien SMS si vous avez un motif professionnel identifié. Les notifications par lien SMS consomment les mêmes transactions Premium que les authentifications par téléphone, et vous devrez établir un budget pour la consommation de ces transactions Premium.

Soyez très attentif à votre consommation si vous utilisez à la fois les notifications par lien SMS et les authentifications par téléphone. Une fois le pool de transactions épuisé, la notification par lien SMS (et les authentifications par téléphone) échoue et le processus d’accord se bloque jusqu’à ce que des transactions soient de nouveau disponibles.

Configuration

Pour accéder aux commandes de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres d’envoi > Envoyer une notification d’accord par.

Menu administrateur Paramètres d’envoi avec les commandes « Envoyer une notification d’accord par » mises en évidence

Lorsque le paramètre est désactivé, l’enregistrement du destinataire indique que l’option E-mail est sélectionnée et la possibilité de modifier les paramètres est supprimée.

Enregistrement du destinataire avec les options d’envoi de lien développées montrant les paramètres supprimés

Lorsque le paramètre est activé, l’expéditeur contrôle la façon dont les liens sont fournis.
Par défaut, l’option E-mail est sélectionnée et l’option SMS est désactivée.

Enregistrement du destinataire avec les options d’envoi de lien développées et affichant les paramètres configurables

Consommation des notifications par lien SMS

Une transaction par SMS est consommée lorsqu’un destinataire est informé pour la première fois de sa participation à l’accord. Cette transaction consommée du pool de SMS comprend jusqu’à trois notifications au destinataire :

  1. Le message Veuillez signer initial avec un lien.
  2. Un message de rappel avec un lien.
    • Une seule notification de Rappel est envoyée par SMS. Si le destinataire est configuré pour recevoir plusieurs rappels (par exemple, Quotidiennement), un rappel est envoyé, après quoi le rappel est annulé.
  3. Un message Accord Terminé ou Délégué avec un lien (selon la façon dont le destinataire termine son action).

Les membres du groupe de destinataires sont tous avertis en même temps. Si un groupe de destinataires compte cinq membres et que trois sont configurés pour recevoir des notifications SMS, trois transactions SMS sont consommées.

Si l’expiration du lien est active et qu’un nouveau lien est demandé, le nouveau lien est envoyé sans consommer une autre transaction SMS.

Chaque rappel configuré après le premier rappel est facturé d’une transaction par SMS et n’envoie qu’un seul lien par SMS. (Exemple : si vous configurez un rappel hebdomadaire, un lien par SMS est facturé, un lien par SMS est envoyé, puis le rappel est terminé.) 

Conseil :

Si la diffusion par E-mail est configurée en plus des SMS, le cycle de rappel par e-mail n’est pas tronqué et diffusera des notifications par e-mail conformément au planning configuré.

Remarque :

Il est important de rappeler que les notifications par lien SMS consomment des transactions du même pool que l’authentification par téléphone.

Délégation

La délégation de la signature via n’importe quelle méthode n’est pas prise en charge et entraîne l’envoi par e-mail des liens au destinataire délégué.

 Suivi du volume disponible

Pour contrôler le volume des transactions SMS disponibles pour le compte :

  • Accédez à Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Envoyer une notification d’accord par.
  • Placez le pointeur sur le lien Suivi de l’utilisation :
Page Paramètres d’envoi avec le lien Suivi de l’utilisation mise en évidence et la fenêtre contextuelle d’informations affichée
L’utilisation des transactions est divisée dans la fenêtre contextuelle pour afficher le volume consommé par les transactions d’envoi par SMS et d’authentification par téléphone.

Enregistrements sur la page Gérer

Lorsque vous affichez l’accord sur la page Gérer, l’adresse e-mail (ou le nom du destinataire) est répertoriée dans la colonne Destinataires si l’accord est envoyé avec l’option E-mail activée.

Si seule l’option SMS est activée, le numéro de téléphone partiellement masqué sous forme d’adresse e-mail s’affiche dans la colonne Destinataires (par exemple, XXXXXX1212@sms.adobesign.com).

Page Gérer affichant deux enregistrements d’accord, un où l’option E-mail est utilisée, et l’autre avec seule l’option SMS utilisée

Lors de l’affichage des enregistrements individuels des destinataires (lors du remplacement du destinataire ou de la modification du type d’authentification), le numéro de téléphone est affiché en mode non masqué :

Enregistrement de destinataire avec la méthode d’envoi de SMS et le numéro de téléphone auquel le SMS est envoyé mis en évidence

Remarque :

Les accords envoyés à l’aide de l’option de lien SMS (pas de notifications par e-mail) ne seront pas répertoriés sur la page Gérer du destinataire.

Rapport d’audit et journal d’activité

Le rapport d’audit et le journal d’activité identifient clairement quand l’option SMS est utilisée pour la demande initiale de signature du document par un destinataire.
Le rapport d’audit enregistre également les événements de rappel si le groupe est configuré pour en envoyer.

  • Seuls les quatre derniers chiffres du numéro de téléphone sont visibles.
Rapport d’audit avec l’enregistrement du lien SMS envoyé mis en évidence

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