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Configuration de l’acceptation des conditions d’utilisation et de la divulgation des informations du client

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Dernière mise à jour le 10 août 2023

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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

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Administration

Présentation d’Admin Console
Gestion des utilisateurs
1. Ajout d’utilisateurs
2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
  1. Comptes techniques - Pilotés par API
  2. Comptes de service - Pilotés manuellement
3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
9. Changement d’identité d’utilisateur
10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
12. Profils de produit
13. Expérience de connexion
Paramètres de compte/groupe
1. Présentation des paramètres
2. Paramètres généraux
  1. ID et niveau de compte
  2. Nouvelle expérience pour les destinataires
  3. Workflows de signature automatique
  4. Envoi en masse
  5. Formulaires web
  6. Workflows d’envoi personnalisés
  7. Workflows Power Automate
  8. Documents de bibliothèque
  9. Collecte des données de formulaire avec les accords
  10. Visibilité limitée de documents
  11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
  12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
  13. Insertion d’une image dans l’e-mail
  14. Fichiers joints à un e-mail nommés
  15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
  16. Fusion de plusieurs documents en un seul
  17. Téléchargement de documents individuels
  18. Chargement d’un document signé
  19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
  21. Autorisation de signature
  22. Autorisation d’envoi
  23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
  24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
  25. Définition d’un format de date par défaut
  26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
    1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
  27. Autorisations d’administrateur de groupe
  28. Remplacement du destinataire
  29. Rapport d’audit
    1. Présentation
    2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
    3. Inclusion des rappels
    4. Insertion des événements de consultation
    5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
  30. Pied de page de la transaction
  31. Dans les messages et les conseils sur les produits
  32. PDF accessibles
  33. Nouvelle expérience de création
  34. Client du secteur de la santé
3. Configuration du compte
  1. Ajout d’un logo
  2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
  3. Ajout du nom de l’entreprise
  4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
4. Préférences de signature
  1. Signatures correctement formatées
  2. Autorisation des destinataires à signer par
  3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
  4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
  5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
  6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
  7. Redémarrage du workflow de l’accord
  8. Refus de signer
  9. Autorisation des processus avec tampons
  10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
  11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
  12. Affichage des messages lors de la signature électronique
  13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
  14. Adresse IP des signataires requise
  15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
5. Signatures numériques
  1. Présentation
  2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
  3. Signatures en mode cloud
  4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
  5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
6. Cachets électroniques
7. Identité numérique
  1. Passerelle d’identités numériques
  2. Politique de vérification d’identité
8. Paramètres de rapport
  1. Nouvelle expérience de rapport
  2. Paramètres de rapport classiques
9. Paramètres de sécurité
  1. Paramètres d’authentification unique
  2. Paramètres de mémorisation
  3. Politique de mot de passe de connexion
  4. Sécurité du mot de passe de connexion
  5. Durée de la session web
  6. Type de chiffrement PDF
  7. API
  8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
  9. Plages d’adresses IP autorisées
  10. Partage de compte
  11. Autorisations de partage de compte
  12. Commandes de partage d’accords
  13. Vérification de l’identité des signataires
  14. Mot de passe de signature des accords
  15. Sécurité du mot de passe du document
  16. Blocage des signataires par géolocalisation
  17. Authentification téléphonique
  18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
  19. Autorisation de l’extraction de pages
  20. Expiration du lien de document
  21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
  22. Horodatage
10. Paramètres d’envoi
  1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
  2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
  3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
  4. Rôles autorisés du destinataire
  5. Autorisation des témoins électroniques
  6. Groupes de destinataires
  7. En copie
  8. Accès du destinataire à l’accord
  9. Champs requis
  10. Ajout de documents en pièces jointes
  11. Aplatissement du champ
  12. Modification des accords
  13. Nom de l’accord
  14. Langues
  15. Messages privés
  16. Types de signature autorisés
  17. Rappels
  18. Protection par mot de passe des documents signés
  19. Envoi d’une notification d’accord par
  20. Options d’identification du signataire
    1. Présentation
    2. Mot de passe de signature
    3. Mot de passe à usage unique par e-mail
    4. Authentification Acrobat Sign
    5. Authentification téléphonique
    6. Signature numérique dans le cloud
    7. Authentification fondée sur les connaissances
    8. Pièce d’identité officielle
    9. Rapports d’identité des signataires
  21. Protection du contenu
  22. Activation des transactions Notarize
  23. Expiration du document
  24. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
  25. Ordre de signature
  26. Liquid Mode
  27. Commandes de workflow personnalisé
  28. Options de chargement pour la page de signature électronique
  29. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
11. Modèles de message
12. Paramètres bio-pharma
  1. Présentation
  2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
  3. Motifs de la signature
13. Intégration des workflows
14. Paramètres d’authentification notariale
15. Intégration des paiements
16. Messages pour les signataires
17. Paramètres SAML
  1. Configuration SAML
  2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
  3. Installation d’Okta
  4. Installation de OneLogin
  5. Installation d’Oracle Identity Federation
18. Gouvernance des données
19. Paramètres d’horodatage
20. Archive externe
21. Langues du compte
22. Paramètres de messagerie
  1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
  2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
  3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
  4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
  5. Activation des notifications sans lien
  6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
24. Configuration des options pour les destinataires
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
1. Accessibilité
2. HIPAA
3. RGPD
4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
5. Clients du secteur de la santé
6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
7. Accords « placés dans le coffre »
8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
Téléchargement d’accords en masse
Dépôt de votre domaine
Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Formulaires web
Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
Workflows Power Automate
1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
2. Activation de l’intégration Power Automate
3. Actions contextuelles sur la page Gérer
4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
5. Création d’un flux (exemples)
6. Déclencheurs utilisés pour les flux
7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
8. Gestion des flux
9. Modification des flux
10. Partage des flux
11. Désactivation ou activation des flux
12. Suppression des flux
13. Modèles utiles
  1. Administrateur uniquement
  2. Archivage des accords
    1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
    2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
    5. Enregistrement des documents terminés dans Box
  3. Archivage des accords de formulaire web
    1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
    2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
  4. Extraction des données d’accord
    1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
  5. Notifications d’accord
    1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
    2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
    3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
    4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
  6. Génération d’un accord
    1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
    2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
    3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
Workflows d’envoi personnalisés
Partage d’utilisateurs et d’accords
1. Partage d’un utilisateur
2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

La fonctionnalité Consentement explicite est disponible pour les niveaux de service Indépendants et particuliers, Équipes, Entreprises et Grands comptes. Les règles personnalisées concernant la divulgation des informations du client sont disponibles pour les clients disposant de formules de service Grands comptes.

Le consentement explicite avec processus d’examen forcé exige que le destinataire ouvre le formulaire de divulgation des informations du client et confirme (aux étapes 1 à 3) qu’il accepte les conditions d’utilisation et la règle de divulgation des informations du client. L’étape 6 confirme le consentement à faire des affaires par voie électronique. Ces accords sont consignés dans un enregistrement distinct du rapport d’audit de l’accord.

Présentation

Les documents relatifs aux conditions d’utilisation et à la règle concernant la divulgation des informations du client font partie intégrante de l’expérience utilisateur lorsque vous utilisez un service comme Adobe Acrobat Sign. Ils aident à définir les relations d’affaires en termes de limites, de responsabilités, d’attentes et, dans le contexte des signatures électroniques, permettent aux parties d’accepter de mener leurs affaires par voie électronique.

Dans la plupart des cas, une acceptation implicite de ces documents suffit. À cette fin, Acrobat Sign rend les liens vers ces documents apparents lorsqu’un destinataire a accès à un accord lors du cycle de signature.

Cependant, certaines exigences de conformité requièrent une acceptation plus explicite de ces documents. Pour répondre à ce besoin, les paramètres Conditions d’utilisation et règle concernant la divulgation des informations du client permettent à un administrateur de compte d’exiger l’acceptation explicite de chaque type de document. Ces fonctionnalités sont disponibles pour les clients disposant des formules Indépendants et particuliers, Équipes, Entreprises et Grands comptes. De plus, les règles personnalisées concernant la divulgation des informations du client sont disponibles pour les clients disposant d’une formule de service Grands comptes.

Utilisation

Dans la plupart des cas, les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité d’Acrobat Sign sont présentées au destinataire avant qu’il puisse interagir avec l’accord. Il existe deux exceptions notables à cette règle :

Les destinataires qui disposent d’un utilisateur actif dans le même compte que l’expéditeur.
Les destinataires qui accèdent à l’accord lorsqu’ils sont connectés à Acrobat Sign.

La règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur est présentée au destinataire en fonction de la configuration du compte.

Le paramètre par défaut (consentement implicite) expose le lien vers la règle concernant la divulgation des informations du client au moment où le destinataire appose sa signature.

Consentement aux conditions d’utilisation et à la règle concernant la divulgation des informations du client lors de la signature

L’activation du consentement explicite exige que le destinataire coche une case affirmant qu’il accepte les conditions d’utilisation et la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur.

L’activation de la consultation forcée exige que le destinataire ouvre chaque document individuellement, puis coche la case permettant d’accepter les conditions d’utilisation.

Remarque :

Si une authentification a été définie, le destinataire doit d’abord confirmer son identité avant de pouvoir accepter les conditions d’utilisation et la règle concernant la divulgation des informations du client.

Consignation de l’acceptation dans le rapport d’audit

Lorsque le consentement explicite est activé, le rapport d’audit reflète la nature des actions du destinataire lorsqu’il accepte les conditions d’utilisation et la règle concernant la divulgation des informations du client :

Consentement explicite lors de la connexion au journal d’audit — Rapport d’audit avec consentement explicite

Le paramètre Consentement implicite ne reflète pas une acceptation ouverte des Conditions d’utilisation et de la Règle concernant la divulgation des informations du client dans le rapport d’audit :

Consentement implicite dans le journal d’audit — Rapport d’audit avec consentement implicite

Options configurables

Pour accéder aux paramètres au niveau du compte, connectez-vous en tant qu’administrateur de compte Acrobat Sign et sélectionnez Paramètres de compte > Préférences de signature > Personnaliser les conditions d’utilisation et la règle concernant la divulgation des informations du client.

Toutes les commandes peuvent être également configurées au niveau du groupe. Rappelez-vous que :

Tous les groupes héritent des paramètres de compte par défaut.
Les configurations au niveau du groupe remplacent les paramètres au niveau du compte.
Toutes les préférences de signature intégrées dans l’accord sont dérivées des paramètres du groupe à partir duquel l’accord est envoyé.

Les options disponibles pour cette fonctionnalité sont les suivantes :

Définissez le moment où l’acceptation de la règle concernant la divulgation des informations du client et des conditions d’utilisation est affichée pour le destinataire.
Définissez le processus d’acceptation en fonction du rôle du destinataire.

Option du processus par consentement :

Option de configuration : accepter les termes lors de la signature :

Processus d’acceptation :

Acceptez les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité d’Adobe en sélectionnant le bouton Continuer (après avoir ouvert l’accord).
Remplissez les champs de l’accord comme requis.
Acceptez la Règle concernant la divulgation des informations du client en sélectionnant le bouton Cliquer pour signer.

Étapes de consentement implicite pour accepter les conditions d’utilisation et la règle concernant la divulgation des informations du client

Le consentement implicite n’est pas explicitement enregistré dans le rapport d’audit de l’accord. L’événement de signature enregistre le consentement implicite du destinataire comme décrit à l’étape 3 du processus d’acceptation
.

Option de configuration : accepter les termes avant la signature :

Paramètre de consentement explicite lors de la signature

Processus d’acceptation :

Acceptez les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité d’Adobe en sélectionnant le bouton Continuer (après avoir ouvert l’accord).
Remplissez les champs de l’accord comme requis.
Acceptez la Règle concernant la divulgation des informations du client en cochant la case.
Cliquez pour signer lorsque vous avez terminé.

Étapes de consentement explicite lors de la signature pour accepter les conditions d’utilisation et la règle concernant la divulgation des informations du client

Le processus de consentement explicite exige que le destinataire confirme (à l’étape 3) qu’il accepte la Règle concernant la divulgation des informations du client et de faire affaire par voie électronique. Cet accord est consigné dans un enregistrement distinct du rapport d’audit de l’accord.

Option de configuration : accepter les termes avant de consulter l’accord :

Paramètre de consentement explicite avant de consulter l’accord

Processus d’acceptation :

Acceptez les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité d’Adobe en cochant la case.
Acceptez la Règle concernant la divulgation des informations du client en cochant la case.
Sélectionnez le bouton Accepter pour passer à l’accord.
Remplissez les champs de l’accord comme requis.
Cliquez pour signer lorsque vous avez terminé.

Étapes de consentement explicite avant de consulter l’accord pour accepter les conditions d’utilisation et la règle concernant la divulgation des informations du client

Le processus de consentement explicite exige que le destinataire confirme (aux étapes 1 et 2) qu’il accepte les conditions d’utilisation et la règle de divulgation des informations du client. L’étape 5 confirme le consentement à faire des affaires par voie électronique. Ces accords sont consignés dans un enregistrement distinct du rapport d’audit de l’accord.

Consentement explicite avant de consulter l’accord dans le journal d’audit

Option de configuration : cliquer sur les conditions, les lire et les accepter avant de consulter l’accord :

Paramètre de consentement explicite avec consultation forcée

Processus d’acceptation :

Acceptez les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité d’Adobe en cochant la case.
Révisez la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur en cliquant sur le lien de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur.
Acceptez la Règle concernant la divulgation des informations du client en cochant la case.
Sélectionnez le bouton Accepter pour passer à l’accord.
Remplissez les champs de l’accord comme requis.
Cliquez pour signer lorsque vous avez terminé.

Étapes de consentement explicite avec clics pour accepter les conditions d’utilisation et la règle concernant la divulgation des informations du client

Consentement explicite avec clics dans le journal d’audit

Ajout d’une règle personnalisée concernant la divulgation des informations du client (formule de service Grands comptes uniquement)

Les clients disposant d’une formule de service Grands comptes ont la possibilité de fournir une règle personnalisée concernant la divulgation des informations du client. Cette option n’est pas intégrée à l’interface utilisateur pour le moment : si vous souhaitez bénéficier de cette fonctionnalité :

Mettez votre règle à disposition via une URL publique.
Contactez l’équipe de support et fournissez-lui l’URL.
- Adobe doit réviser et approuver le contenu du document.
Une fois le contenu approuvé, l’URL fournie est configurée dans votre compte et le lien redirige les utilisateurs vers votre page.
Veuillez noter que les règles personnalisées concernant la divulgation des informations du client ne doivent inclure aucune configuration requise. Si la configuration requise doit être incluse, insérez un lien vers la configuration requise pour Adobe Acrobat Sign.

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Consignation de l’acceptation dans le rapport d’audit

Options configurables

Option du processus par consentement :

Ajout d’une règle personnalisée concernant la divulgation des informations du client (formule de service Grands comptes uniquement)

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