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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’utilisateurs
      1. Ajout d’un utilisateur
      2. Ajout d’utilisateurs en masse
      3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
      4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    9. Changement d’identité d’utilisateur
    10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    12. Profils de produit
    13. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Nouvelle expérience pour les destinataires
      3. Workflows de signature automatique
      4. Envoi en masse
      5. Formulaires web
      6. Workflows d’envoi personnalisés
      7. Workflows Power Automate
      8. Documents de bibliothèque
      9. Collecte des données de formulaire avec les accords
      10. Visibilité limitée de documents
      11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      13. Insertion d’une image dans l’e-mail
      14. Fichiers joints à un e-mail nommés
      15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      16. Fusion de plusieurs documents en un seul
      17. Téléchargement de documents individuels
      18. Chargement d’un document signé
      19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      21. Autorisation de signature
      22. Autorisation d’envoi
      23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      25. Définition d’un format de date par défaut
      26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      27. Autorisations d’administrateur de groupe
      28. Remplacement du destinataire
      29. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      30. Pied de page de la transaction
      31. Dans les messages et les conseils sur les produits
      32. PDF accessibles
      33. Nouvelle expérience de création
      34. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
      4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Redémarrage du workflow de l’accord
      8. Refus de signer
      9. Autorisation des processus avec tampons
      10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      12. Affichage des messages lors de la signature électronique
      13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      14. Adresse IP des signataires requise
      15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Autorisation des témoins électroniques
      6. Groupes de destinataires
      7. En copie
      8. Accès du destinataire à l’accord
      9. Champs requis
      10. Ajout de documents en pièces jointes
      11. Aplatissement du champ
      12. Modification des accords
      13. Nom de l’accord
      14. Langues
      15. Messages privés
      16. Types de signature autorisés
      17. Rappels
      18. Protection par mot de passe des documents signés
      19. Envoi d’une notification d’accord par
      20. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      21. Protection du contenu
      22. Activation des transactions Notarize
      23. Expiration du document
      24. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      25. Ordre de signature
      26. Liquid Mode
      27. Commandes de workflow personnalisé
      28. Options de chargement pour la page de signature électronique
      29. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Activation des notifications sans lien
      6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Accords « placés dans le coffre »
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine
  7. Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse : configuration d’un modèle parent
      3. Envoi en masse : configuration du fichier CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations des champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Accès aux flux Power Automate
    10. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Export des données de formulaires web
      3. Modification d’une exportation de données
      4. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      5. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Actions contextuelles sur la page Gérer
    4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    5. Création d’un flux (exemples)
    6. Déclencheurs utilisés pour les flux
    7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    8. Gestion des flux
    9. Modification des flux
    10. Partage des flux
    11. Désactivation ou activation des flux
    12. Suppression des flux
    13. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes

Présentation

Vous pouvez créer un formulaire web à signer pour l’intégrer à votre site web (ou l’envoyer sous forme de lien web) afin que plusieurs personnes puissent facilement accéder à votre formulaire ou document et créer un accord.

Un formulaire web peut être configuré pour avoir un ou plusieurs participants, plusieurs contresignataires et plusieurs parties en copie. Le flux de signature d’un formulaire web est le suivant :

  • Une fois que le premier participant a terminé et vérifié sa signature/son action, un accord est créé.
    • Si le formulaire web permet plusieurs participants, tous les participants effectuent leurs actions dans l’ordre séquentiel dans lequel ils sont répertoriés.
  • Une fois que les participants ont terminé leurs actions, les contre-signataires sont informés dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.
  • Une fois l’accord finalisé, toutes les parties (y compris en Cc) en sont informées.
Les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée peuvent définir un ou plusieurs groupes dédiés pour régir les options de signature et de messagerie du formulaire web, tout en conservant différentes options pour les accords envoyés directement.
 
Disponibilité :

Les formulaires web sont disponibles pour les formules de licences Équipe et Grands comptes.

Portée de la configuration :

Les comptes Grands comptes peuvent activer l’accès aux formulaires web et les options associées aux niveaux du compte et du groupe.

Les comptes Équipe peuvent créer des formulaires web activés par défaut, mais ne peuvent pas configurer les options individuelles. Les options sont configurées comme suit :

  • Autoriser les Cc : activée
  • Autoriser l’aperçu PDF : désactivée
  • Exiger une adresse e-mail : activée
  • Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse e-mail : activée
  • Autoriser d’autres participants : désactivée
  • Autoriser les destinataires à enregistrer leur progression : désactivée

Configuration

Les formulaires web sont soumis à plusieurs paramètres généraux qui couvrent tous les accords d’un groupe spécifique. Toutefois, l’utilisation pratique d’un formulaire web est souvent différente d’un accord envoyé directement à un destinataire connu. De plus, les paramètres associés concernant les options d’authentification et de messagerie peuvent entrer en conflit.

Les clients qui ont activé l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes peuvent trouver utile de créer un groupe avec des paramètres personnalisés pour l’expérience de formulaire web (par exemple, les formulaires web internes qui nécessitent une authentification moins stricte).

Pour accéder aux contrôles de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres généraux > Formulaires web.

Menu d’administration Paramètres généraux avec les contrôles Formulaires web en évidence

En ce qui concerne les commandes qui influent directement sur les formulaires web, il existe plusieurs options de configuration :

Si vous cochez cette option, l’option Publier un formulaire web s’affiche sur la page d’accueil, permettant ainsi aux utilisateurs de créer des formulaires selon leurs besoins.

Effet de la fonction Autoriser l’utilisation de formulaires web sur la page d’accueil

Les parties en copie peuvent être ajoutées au formulaire web lorsque cette option est activée. Sinon, l’option permettant d’ajouter des parties en Cc est supprimée du processus de création.

Autoriser les Cc dans un formulaire web

Lorsque cette option est activée, un lien Télécharger le PDF est présenté dans les Options du formulaire web, ce qui permet au destinataire de télécharger le formulaire web vide au format PDF.

Autoriser l’aperçu PDF du formulaire web

Les formulaires web exigent que chaque participant fournisse son e-mail afin que l’action de signature puisse être explicitement attribuée et validée.

Le paramètre Exiger une adresse électronique dans le bloc de signature des formulaires web détermine le moment où l’e-mail est collecté, dans les champs du formulaire web lui-même ou dans une interface de chevauchement après le processus de signature.

Lorsqu’il est activé, un champ Adresse e-mail est obligatoire pour chaque signataire. Ce champ peut être un champ E-mail placé individuellement ou le champ d’e-mail intégré inclus à un Bloc de signature.

Fonction d’e-mail requis dans le bloc de signature activée avec un champ d’e-mail placé individuellement

Le système place automatiquement un Bloc de signature au bas de la dernière page pour chaque destinataire qui ne possède pas de champ E-mail dans le document.

Fonction d’e-mail requis dans le bloc de signature activée, mais sans champ d’e-mail placé

Lorsque le paramètre est désactivé, le formulaire web ne nécessite pas la présence d’un champ d’e-mail dans les limites du formulaire. Après avoir validé sa signature, le destinataire est invité à fournir un e-mail via une interface de recouvrement.

Fonction d’e-mail requis dans le bloc de signature désactivée

Remarque :

dans tous les cas, une adresse e-mail doit être collectée pour chaque participant.

Lorsque l’option Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique est activée, le destinataire doit vérifier sa signature avant que la signature du participant soit considérée comme terminée.

Le participant est informé de l’obligation de vérifier sa signature via le lien envoyé par e-mail :

Page post-signature de vérification par e-mail et lien envoyé par e-mail

Le rapport d’audit indique clairement que l’e-mail a été vérifié :

Rapport d’audit de vérification d’e-mail activée

Lorsque l’option Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique est désactivée, le participant n’a pas besoin de vérifier son adresse e-mail pour terminer son processus de signature. L’accord prend un statut terminé ou passe au participant suivant.

Page post-signature lorsque le paramètre est désactivé

Le rapport d’audit pour les adresses e-mail non vérifiées indique que la vérification a été abandonnée :

Rapport d’audit de vérification d’e-mail désactivée

Attention :

les signatures non vérifiées peuvent faire l’objet d’un rejet.

Si vous désactivez la vérification par e-mail du participant et que vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante : assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple l’authentification fondée sur les connaissances ou KBA).

Alerte :

si le premier signataire inclut d’autres participants, la vérification par e-mail doit être effectuée avant que le deuxième participant ne soit informé (quel que soit ce paramètre).

Lorsque la fonction Autoriser d’autres participants est activée, l’interface de formulaire web affiche un lien Ajouter un participant qui insère un enregistrement de participant supplémentaire par clic (jusqu’à un maximum de 25 participants supplémentaires).

Lorsque l’option Autoriser d’autres participants est désactivée, l’interface ne permet pas d’ajouter des participants supplémentaires, et les formulaires web n’autorisent qu’un seul signataire externe.

Interface Autoriser d’autres participants

Lorsque cette option est activée, le destinataire est invité à valider son adresse e-mail à l’ouverture du formulaire.

Le signataire doit fournir son adresse e-mail, ce qui crée une instance du formulaire web personnalisée pour lui. En temps réel, un e-mail contenant un lien vers la copie personnalisée est envoyé au signataire.

Une fois le lien utilisé, l’adresse e-mail est validée et le formulaire web est converti en accord, lequel est ouvert pour que le signataire puisse le réviser et le signer.

L’activation de cette option présente plusieurs avantages :

  • Le fait de demander la validation de l’adresse e-mail avant la création de l’accord filtre les spambots ou les parties malveillantes susceptibles de générer du volume anonymement sur le formulaire web.
  • Si vos formulaires web sont longs ou complexes, la progression du signataire est automatiquement enregistrée dans sa version de l’accord au fur et à mesure qu’il saisit du contenu.
  • Permet de configurer des rappels après la vérification de l’adresse e-mail afin de relancer les signataires qui se sont laissé distraire.
Le panneau de vérification s’affiche lorsqu’un signataire de formulaire web accède pour la première fois au formulaire web.

Si vous activez l’option Autoriser les destinataires à enregistrer leur progression et à continuer plus tard, une option permettant aux destinataires d’enregistrer le formulaire web avec tous les champs de saisie comme s’il s’agissait d’un accord envoyé par le créateur du formulaire web s’affiche. Le destinataire peut enregistrer explicitement sa progression à l’aide du menu Options. En outre, le formulaire web invite automatiquement l’utilisateur à enregistrer sa progression s’il tente de quitter le formulaire.

Enregistrer les invites de formulaire web

Une fois l’accord enregistré, un e-mail est envoyé au destinataire. Des instructions s’affichent pour que le signataire reprenne le remplissage du formulaire via le lien envoyé par e-mail :

Notification électronique de formulaire web enregistrée

Les contrôles secondaires permettent d’ajuster l’expérience du destinataire si le cas d’utilisation le permet :

  • Désactiver la nouvelle authentification du signataire lors de l’accès au formulaire web à partir du lien envoyé par e-mail - Lorsque cette option est activée, le destinataire n’est pas tenu de s’authentifier lorsqu’il accède à l’accord enregistré via le lien envoyé par e-mail. Pensez à activer cette option si votre processus ne nécessite pas l’authentification de tous les accès au formulaire.
  • Autoriser la modification du nom de l’accord - Lorsque cette option est activée, le destinataire peut modifier le nom de l’accord (tel qu’il apparaît sur la page Gérer) et les références subséquentes (rapports, rapports d’audit, etc.). Il est généralement recommandé de ne pas autoriser le destinataire à modifier librement le nom de l’accord, sauf en cas de besoin impérieux.

Pour plus d’informations sur l’option d’enregistrement de formulaires web, cliquez ici >

Paramètres associés

Quand l’option Vérification de l’identité des signataires est activée pour les formulaires web, tout signataire interne (défini par son adresse e-mail) de votre compte Adobe Acrobat Sign doit s’authentifier auprès d’Acrobat Sign avant d’appliquer sa signature à un formulaire web créé dans le même compte Acrobat Sign que celui de l’utilisateur. L’utilisateur est invité à confirmer son adresse e-mail ou à accéder au document après son enregistrement.

Le processus de vérification de l’identité des signataires est appliqué en plus de toute méthode d’authentification configurée dans le formulaire web.

Accéder aux commandes de vérification de l’identité des signataires

La fonctionnalité Appliquer l’authentification de l’identité définit les événements de déclenchement qui invitent un destinataire à s’authentifier de nouveau lors de l’interaction avec un accord, généralement pour des raisons de conformité, et à consigner chaque réauthentification dans le rapport d’audit.

Lorsque les règles Appliquer l’authentification de l’identité sont activées, elles sont appliquées aux formulaires web créés dans le même groupe, ce qui permet aux formulaires web de s’aligner sur la conformité de la signature, comme prévu pour les accords du groupe.

Si ce niveau de consignation des rapports d’audit n’est pas souhaitable, un nouveau groupe peut être nécessaire pour héberger les formulaires web.

Accédez aux commandes Appliquer l’authentification de l’identité dans l’onglet Bio-Pharma.

Ce paramètre est identique au paramètre ci-dessus (Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique), mais est placé sur la page Préférences de signature pour les types de comptes qui n’ont pas accès à l’onglet Paramètres généraux dans leur menu d’administration.

Pour activer ce paramètre :

  1. Accéder à Paramètres de compte > Préférences de signature > Vérification par e-mail des formulaires web.
  2. Cochez la case Vérifier l’adresse e-mail du signataire.
  3. Enregistrez la configuration de la page.
Menu Préférences de signature avec les commandes Vérification électronique de formulaire web mises en surbrillance

Lorsque l’option Vérifier l’adresse e-mail du signataire est activée, le destinataire doit vérifier sa signature avant que la signature du participant soit considérée comme terminée.

Le participant est informé de l’obligation de vérifier sa signature via le lien envoyé par e-mail :

Page post-signature de vérification par e-mail et lien envoyé par e-mail

Le rapport d’audit indique clairement que l’e-mail a été vérifié :

Rapport d’audit de vérification d’e-mail activée

Lorsque l’option Vérifier l’adresse e-mail du signataire est désactivée, le participant n’a pas besoin de vérifier son adresse e-mail pour terminer son processus de signature. L’accord prend un statut terminé ou passe au participant suivant.

Page post-signature lorsque le paramètre est désactivé

Le rapport d’audit pour les adresses e-mail non vérifiées indique que la vérification a été abandonnée :

Rapport d’audit de vérification d’e-mail désactivée

Attention :

les signatures non vérifiées peuvent faire l’objet d’un rejet.

Si vous désactivez la vérification par e-mail du participant et que vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante : assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple l’authentification fondée sur les connaissances ou KBA).

Questions fréquentes et problèmes connus

Uniquement lorsque le formulaire web se trouve au statut de Brouillon.

Une fois un formulaire web créé, son nom ne peut pas être mis à jour.

Le créateur du formulaire web reçoit toujours l’accord terminé (à moins que des paramètres ne soient en place pour supprimer la notification).

Si une autre partie doit être avertie lorsque l’accord de formulaire web est signé, le champ CC peut être utilisé pour s’assurer que cette partie est automatiquement incluse.

Champ CC

Une fois le formulaire web publié, les contresignataires ne peuvent être modifiés que sur la page Gérer.

Seules les adresses e-mail peuvent être modifiées. Le nombre de contre-signataires ne peut pas être modifié.

Remarque :

si le créateur du formulaire web a été ajouté aux contresignataires du formulaire web, ce participant ne peut pas être modifié.

Oui.

Une fois un formulaire web créé, vous pouvez modifier les parties en copie sur la page Gérer.

Oui.

Les modèles de la bibliothèque Acrobat Sign peuvent être utilisés comme base pour un formulaire web en les joignant via le lien Ajouter des fichiers.

Les champs de signature numérique ne sont pas pris en charge dans les formulaires web.

Si vous tentez d’enregistrer un formulaire web avec une signature numérique, un message d’erreur indiquant les types de champs non pris en charge s’affiche.

Signatures numériques non prises en charge

Oui.

Vous trouverez des instructions pour désactiver le processus de vérification par e-mail dans la section Configuration.

La désactivation de la vérification de l’adresse e-mail ne supprime pas l’obligation pour le signataire d’indiquer une adresse e-mail.

Attention :

si vous désactivez l’authentification par e-mail de la signature et si vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante, assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple l’authentification fondée sur les connaissances ou KBA, mot de passe, téléphone).

Authentification en deux étapes pour un formulaire web

Oui. 

L’URL d’un formulaire web est une URL comme les autres.

L’ajout de l’URL d’un formulaire web sous forme de lien hypertexte ne lie logiquement aucun accord généré par le formulaire web à l’accord source.

Les données collectées sur un formulaire web sont contenues dans l’ID de transaction de l’accord. Les données ne sont renseignées nulle part ailleurs dans le système Acrobat Sign. Si l’accord est complètement supprimé, les données le sont également.

Les rapports sur les formulaires web sont renseignés à l’aide du contenu extrait des accords, mais leurs données ne sont pas enregistrées à de nouveaux emplacements.

Les formulaires web en attente d’une vérification par e-mail (en cliquant sur le lien Confirmer mon adresse e-mail ou Réviser et signer) ne s’affichent pas sur la page Gérer. Cela correspond à la liste des accords En cours ainsi qu’au rapport récapitulatif déroulant :

Vue d’un formulaire web dans la page Gérer

Les formulaires web qui ont été enregistrés, mais dont le lien Réviser et signer n’a pas été consulté, peuvent être observés en exportant les données du formulaire pour le formulaire web.

CSV des données de champ

Remarque :

si l’option Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique est désactivée, toute tentative de signature est acceptée et l’accord est affiché sur la page Gérer en conséquence.

La section Activité du modèle de formulaire web parent enregistre les événements majeurs tels que la création, l’activation/la désactivation et le remplacement des participants.

Activité liée à un formulaire web

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