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Fusion de plusieurs documents en un seul document après la signature

 

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Les comptes qui ont activé l’option Joindre une copie PDF du document signé aux e-mails doivent décider si l’accord joint est renvoyé sous la forme d’un fichier PDF contigu ou fractionné en fichiers individuels tels qu’ils ont été chargés à l’origine.

Le paramètre Fusionner plusieurs documents en un seul document après la signature permet les deux options :

  • Fusionner les documents : regroupe tous les fichiers dans un seul fichier PDF dans l’ordre dans lequel ils ont été chargés à l’origine.
  • Conserver les documents séparément : garde tous les fichiers séparés en fonction des fichiers d’origine tels que chargés.
    • Notez que les fichiers PDF d’accord individuels peuvent être téléchargés manuellement à partir de la page Gérer.
    • Tous les fichiers PDF sont sécurisés à l’aide du certificat de signature CSD Adobe Acrobat Sign.
    • Les champs de signature existent uniquement là où ils ont été placés pour le processus de signature.
      • Si le seul champ de signature du document se trouve sur la dernière page, seul ce fichier affiche la signature.
      • Si vous souhaitez séparer des documents et demander une signature sur chaque fichier, placez un champ de signature sur chaque fichier.
Remarque :

L’option Joindre une copie PDF du document signé aux e-mails envoyés à doit être activée pour que ce paramètre ait un effet.

Image de l’e-mail final comportant plusieurs pièces jointes
Lors de la séparation des fichiers, vérifiez si la conservation des noms de fichiers est préférable à leur alignement sur le nom de l’accord.

Bonnes pratiques

Si les fichiers séparés ne sont pas un besoin métier, il est généralement plus facile de garder le contrôle des fichiers en fusionnant tous les documents dans un seul PDF.

Lorsque des fichiers séparés sont requis, réfléchissez à la manière dont ils doivent être nommés pour le stockage et la récupération.

Configuration

Disponibilité :

L’option permettant de séparer les documents est disponible pour les formules de licences Équipe et Grands comptes.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Pour accéder aux contrôles de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres généraux > Fusionner plusieurs documents en un seul document après la signature.

Commandes de fusion de fichiers

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