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Configuration du rôle de Témoin électronique pour les destinataires

 

Guide Adobe Acrobat Sign

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Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Présentation

De nombreux accords (tels que les documents fiscaux, le registre foncier, les procurations, les transferts de biens, etc.) exigent que le destinataire signe son accord en présence d’un témoin. Le témoin peut représenter presque n’importe quelle partie physiquement présente pour observer l’application de la signature du signataire.

Acrobat Sign fournit un « rôle » sélectionnable dans le processus de configuration qui insère un destinataire « signataire » avec un destinataire « témoin » associé que le signataire doit définir.

  • Avant de pouvoir réviser l’accord, le signataire doit fournir le nom et l’adresse e-mail du témoin.
  • Une fois que le signataire a terminé son processus de signature, le témoin reçoit un e-mail lui demandant d’attester ce dernier. Le témoin est invité à vérifier son nom et son adresse e-mail avant de pouvoir interagir avec l’accord.
  • Des champs supplémentaires peuvent être attribués au témoin pour capturer les informations requises par vos exigences de conformité.
Remarque :

Un « témoin » est différent d’un « notaire public ».

Un « témoin » peut être toute personne :

  • majeure
  • saine d’esprit
  • indépendante et impartiale, qui n’est pas partie à l’accord
  • physiquement présente au moment où le signataire appose sa signature sur l’accord

Les témoins ne peuvent pas être rémunérés pour avoir assisté au processus de signature.

Un « notaire public » est généralement un type de témoin mandaté par un organe directeur (tel que l’État). Le processus d’authentification notariale tend à être beaucoup plus formel dans la mesure où il s’agit de documenter l’identité du signataire. Il nécessite généralement des frais de traitement.
Les services d’authentification notariale sont également disponibles en ligne via Acrobat Sign.

Collaborez avec votre service juridique pour vérifier si la présence d’un témoin ou d’un notaire est nécessaire pour répondre à vos exigences en matière de conformité.

Disponibilité

Le rôle de témoin électronique est disponible dans différentes interfaces en fonction du service d’entreprise que vous avez acheté.
Sélectionnez la version d’Acrobat Sign que vous utilisez :

Acrobat Sign Solutions (Enterprise)


Configuration

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Pour vérifier et modifier les commandes de la fonction :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur.
  2. Accédez à Paramètres du compte > Paramètres généraux > Rôles autorisés du destinataire.
Le menu administrateur Paramètres d’envoi met en évidence la commande « Autoriser les expéditeurs à marquer les destinataires comme signataires avec témoin ».

Les options configurables sont les suivantes :

  • Autoriser les expéditeurs à marquer les destinataires comme signataires avec témoin : lorsque cette option est activée, les signataires peuvent sélectionner le rôle Signer avec témoin sur la page Envoyer et dans le Concepteur de workflows personnalisés.
    • Lorsque cette option est désactivée, le rôle de destinataire n’est pas disponible dans la liste de sélection de l’expéditeur.
  • Autoriser les signataires à co-attester la signature de chacun : lorsque cette option est activée, les destinataires qui sont signataires d’un accord peuvent également être témoins pour d’autres signataires. 
    • Lorsque cette option est désactivée, aucun participant à l’accord (identifié par son adresse e-mail) ne peut être témoin d’un autre destinataire dans le cadre de cet accord.

Lorsque la commande est activée, le rôle Signer avec témoin est exposé dans la liste des rôles disponibles pour l’expéditeur sur la page de composition et dans le concepteur de workflow d’envoi personnalisé :

La page de composition et le concepteur de workflow avec les rôles de destinataire développés et le rôle Signer avec témoin mis en évidence.


Ajout de témoins électroniques pour la signature des accords

Statut de la page Gérer

Tout accord s’affichant sur la page Gérer a le statut Émis pour signature par les témoins lorsque le cycle de signature attend qu’un témoin termine son attestation.
Notez que les destinataires qui ne sont pas témoins continuent d’afficher le statut approprié pour leur rôle dans l’accord (Émis pour signature, Émis pour approbation, etc.).

La page Gérer affiche un accord en attente de témoignage, avec le statut « Émis pour signature par les témoins ».

Entrées du rapport d’audit et de la liste d’activité

 Toutes les activités consignées dans le rapport d’audit pour le témoin sont explicitement identifiées à l’aide de la terminologie appropriée, par exemple, « Document attesté par le témoin ».

Le rapport d’audit indiquant que le signataire a besoin d’un témoin, avec l’activité du témoin, sa profession et son adresse.

La liste Activité fournit les mêmes événements que le rapport d’audit dans un format condensé. Les activités des témoins sont clairement identifiées, mais l’événement du signataire ne prévoit pas l’exigence d’un témoin.

La liste Activité mettant en évidence l’attestation du témoin.

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