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Configuration des paramètres Bio-Pharma

 

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La page des paramètres Bio-Pharma d’Adobe Acrobat Sign est disponible pour les niveaux de service Grands comptes et Entreprises.

Présentation

La page Paramètres Bio-Pharma contient les éléments de signature importants obligatoires pour les sociétés désireuses de se conformer à la réglementation 21 CFR Part 11 de la FDA :

Avant de se plonger dans la configuration des paramètres, les administrateurs doivent consulter l’analyse des responsabilités partagées et le livre blanc sur la réglementation 21 CFR partie 11 et l’annexe 11 de l’EudraLex, afin de bien comprendre les fonctionnalités du produit Acrobat Sign dans le cadre de l’obtention d’une signature conforme dans le domaine des soins de santé et des sciences de la vie.

Utilisation

La page des paramètres Bio-Pharma peut être configurée au niveau du compte ou au niveau du groupe.

Une fois les paramètres configurés, tous les accords correspondants s’appliquent à ce qui est requis lors d’une signature.

Les expéditeurs n’ont pas besoin de modifier leur façon de faire, car les paramètres sont pris en compte lors du processus de signature.

Authentification d’identité imposée

Les paramètres d’authentification d’identité imposée déterminent le moment où le destinataire est invité à entrer son authentification.

Trois options sont disponibles :

  • Demande lors de l’ouverture de l’accord : lors de l’ouverture de l’accord, le destinataire est invité à s’authentifier (avant que le contenu ne soit présenté).
  • Demande à chaque signature : après avoir cliqué sur un champ de signature, le destinataire est invité à s’authentifier.
  • Demande lors de la finalisation de l’accord : après avoir cliqué sur le bouton Cliquer pour signer, le destinataire est invité à s’authentifier.
Demande d’authentification téléphonique du destinataire

Motifs de signature

Lorsque la fonctionnalité Motifs de signature est activée, le signataire est invité à fournir le motif pour lequel il signe immédiatement après avoir saisi, dessiné ou chargé son image de signature.

La signature s’affiche dans un nouveau panneau avec deux possibilités :

  • Un champ de texte libre dans lequel le signataire peut saisir un motif personnalisé.
  • Une liste déroulante de motifs acceptables (tels que définis dans Acrobat Sign).
Sélectionner un motif dans la liste fournie

Remarque :

lorsque les deux options sont activées, la liste déroulante comporte un élément de ligne permettant la saisie d’un motif personnalisé (comme illustré ci-dessus).

Options de configuration

Les options de configuration individuelles disponibles pour les deux fonctions sont décrites en détail dans leurs pages respectives :

Toutefois, voici quelques recommandations générales pour les clients souhaitant se conformer à la réglementation 21 CFR Part 11 de la FDA :

Conditions préalables

Pour que l’authentification d’identité imposée fonctionne, le signataire doit s’identifier via une des deux solutions ci-dessous :

  • l’authentification téléphonique (SMS)  
  • Authentification Acrobat Sign
  • Mot de passe à usage unique par e-mail (OTPvE)

La méthode d’authentification est définie sur la page Paramètres d’envoi dans la section Méthodes d’authentification de l’identité.

 

Recommandations générales

Avec les conditions préalables ci-dessus à l’esprit, les Méthodes d’authentification de l’identité générales ci-dessous sont recommandées.

Ces paramètres garantissent que l’authentification d’identité imposée est appliquée à toutes les transactions et que les agents d’envoi ne puissent pas désactiver la fonction.

    

Méthodes d’authentification de l’identité

  • Exiger des expéditeurs qu’ils spécifient l’une des méthodes d’authentification autorisées pour les destinataires : activer.
    • Vous souhaitez exiger des destinataires qu’ils s’identifient.
  • Autoriser les méthodes d’authentification d’identité suivantes pour les destinataires : l’authentification téléphonique.
    • La plupart des destinataires externes peuvent être amenés à avoir un téléphone qui prend en charge l’authentification par SMS.
    • En général, on ne sait pas si le destinataire possède un compte Acrobat Sign avec lequel il peut s’authentifier.
    • Activez l’OTPvE uniquement si vous avez l’intention d’exiger une signature numérique dans le cloud.
  • Par défaut, utiliser la méthode d’authentification suivante : l’authentification téléphonique.
    • Pour les raisons données ci-dessus.
  • Autoriser les expéditeurs à modifier la méthode d’authentification par défaut : désactiver.
    • Cela garantit une expérience cohérente pour les signataires.

 

Authentification d’identité pour les destinataires internes

  • Autoriser les méthodes d’authentification d’identité suivantes pour les destinataires : authentification Acrobat Sign.
    • L’authentification avec la connexion à Acrobat Sign est moins coûteuse et plus sûre que la solution par SMS.
  • Par défaut, utiliser la méthode suivante : authentification Acrobat Sign.
  • Autoriser les expéditeurs à modifier la méthode d’authentification par défaut : désactiver.
Accédez à l’authentification de l’identité dans l’onglet Paramètres d’envoi.

Activation et désactivation

L’accès à la page Paramètres bio-pharma est activé pour tous les comptes de niveau Grands comptes et Entreprises.

Tous les paramètres de la page Bio-Pharma peuvent être activés au niveau du compte par l’administrateur du compte Acrobat Sign.

Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplaceront les valeurs au niveau du compte.

 

Pour accéder aux options, sélectionnez Compte > Paramètres > Paramètres bio-pharma.

Accédez aux commandes Authentification d’identité imposée dans l’onglet Bio-Pharma.

Points à prendre en compte

  • Les motifs de signature sont applicables aux champs de signatures électroniques et numériques.
  • Les motifs de signature ne s’appliquent pas lorsque seul un tampon est utilisé comme signature.

Contacter l’assistance

Si vous avez d’autres questions, vous pouvez contacter l’assistance pour obtenir de l’aide.

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