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Demander le nom du destinataire lors de la configuration d’un accord ou d’un formulaire web

 

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Les clients des environnements réglementés peuvent avoir besoin de s’assurer que la valeur de nom associée à leurs destinataires reste cohérente tout au long du cycle de vie de l’accord. Cela peut devenir problématique lorsqu’une valeur de nom est fournie et que ce nom change au cours du processus de signature.

Par exemple, un expéditeur peut inclure dans son compte un destinataire qui est également un utilisateur Acrobat Sign. L’inclusion d’un destinataire interne fournit un profil connu du système Acrobat Sign et, au moment de l’envoi de l’accord, le nom du profil de l’utilisateur est importé dans les enregistrements d’audit et dans la page Gérer.

Lorsque le destinataire interne ouvre l’accord, son nom de profil est prérempli dans le champ de signature. Si le signataire ne fait rien, son nom est utilisé comme signature, et le rapport d’audit est généré avec son nom défini en interne. Toutefois, le signataire peut modifier son nom dans le bloc de signature. Le cas échéant, la nouvelle valeur de nom est utilisée à partir de ce point dans l’ensemble du rapport d’audit et dans la page Gérer.

Si un client examine le rapport d’audit provisoire pour établir la conformité du système, le passage du rapport d’audit provisoire au rapport d’audit final peut être considéré comme non conforme.

Pour surmonter ce problème, les administrateurs peuvent configurer leur compte ou leurs groupes pour demander à l’expéditeur d’inclure une valeur de nom pour chaque destinataire dans le cadre du processus de configuration de l’accord. La valeur de nom peut être définie comme obligatoire ou non, selon les exigences du document.

Remarque :

Cette fonctionnalité s’applique uniquement aux accords et aux formulaires web créés via l’application web Acrobat Sign.

Utilisation

Lorsque l’option permettant d’exiger une valeur de nom de destinataire est activée, la page Envoyer est modifiée pour insérer un autre champ Saisir le nom du destinataire dans la section de configuration du destinataire. Un astérisque est ajouté au texte du champ lorsque le nom est obligatoire :

Option permettant d’exiger le nom du destinataire activée sur la page Envoyer

Lorsque cette option est activée, le champ Nom du destinataire est disponible pour tous les destinataires. Lorsque le nom est obligatoire, une valeur de nom doit être fournie pour tous les destinataires. 

Si une valeur de nom est fournie par l’expéditeur, le nom est présenté comme un champ en lecture seule pendant le processus de signature et le destinataire ne peut pas le modifier.

Remarque :

Seuls les destinataires sont concernés. Les parties en copie ne nécessitent pas l’inclusion d’une valeur de nom.

Fonctions prises en charge

Limitations actuelles

Configuration des formulaires web

Lorsque l’option Exiger le nom du destinataire lors de l’envoi est activée, la configuration de formulaire web permet également d’appliquer une valeur de nom pour tous les contre-signataires définis :

Exiger le nom du destinataire sur les formulaires web

Expérience du destinataire

L’expérience du destinataire n’est pas radicalement différente lorsque la valeur de nom obligatoire est appliquée. Les différences pratiques sont les suivantes :

  • Les signatures saisies renseignent automatiquement la valeur de nom définie et ne peuvent pas être modifiées.
  • Les signatures manuelles/par image présentent le champ Nom en lecture seule.
Remarque :

La valeur de nom associée au rapport d’audit (et aux autres surfaces où le nom est affiché) est distincte de l’image de la signature. C’est pourquoi les signatures manuelles (y compris mobiles) et par image peuvent afficher une image de la chaîne de nom différente de la valeur de nom référencée dans le document et le journal d’audit.

Panneau de signature Exiger le nom du destinataire

Configuration

Disponibilité :

La fonction Exiger le nom du destinataire est disponible dans les formules de licences Grands comptes.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Les commandes de cette fonction peuvent être évaluées en accédant à Paramètres d’envoi > Exiger le nom du destinataire lors de l’envoi depuis l’application web Adobe Acrobat Sign.

Les options configurables sont les suivantes :

Navigation pour activer l’option Exiger le nom du destinataire lors de l’envoi

Remarque :

Le paramètre permettant d’exiger les noms des destinataires est incorporé à la transaction lors de l’envoi de l’accord. La modification du paramètre prend effet immédiatement pour les accords nouvellement créés, mais n’a pas d’impact sur les accords précédemment envoyés.

Paramètres associés

Les signataires peuvent modifier leur nom ou paraphe

L’activation du paramètre Les signataires peuvent modifier leur nom ou paraphe permet au destinataire de modifier son nom au moment où il appose sa signature.

Si ce paramètre est désactivé, la valeur de nom fournie par l’expéditeur est en lecture seule pour le signataire.

Exigence du nom du destinataire : paramètre en conflit

Si un destinataire modifie la valeur de son nom par rapport à la valeur fournie par l’expéditeur, un enregistrement explicite est enregistré dans le rapport d’audit pour refléter cette modification :

Enregistrement dans le rapport d’audit d’un changement de nom par le signataire

Méthodes d’authentification qui verrouillent la valeur de nom

Le menu Paramètres d’envoi indique des méthodes d’authentification avec des sous-paramètres nécessitant un nom de signataire dans la page Envoyer (par exemple, l’authentification basée sur les connaissances).

Paramètres KBA

Lorsque ces paramètres sont activés conjointement avec le paramètre Exiger le nom du destinataire lors de l’envoi, le nom ajouté dans l’enregistrement du destinataire est automatiquement importé dans les champs de nom d’authentification.

Si la valeur du nom est modifiée dans la méthode d’authentification, les valeurs du nom dans l’enregistrement du destinataire sont mises à jour pour lui correspondre. Aucune méthode ne permet d’avoir des valeurs différentes dans ces deux interfaces.

Valeurs importées du paramètre Exiger le nom du destinataire

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