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Demander le nom du destinataire lors de la configuration d’un accord ou d’un formulaire web

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Dernière mise à jour le 10 août 2023

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Nouveautés

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Administration

Présentation d’Admin Console
Gestion des utilisateurs
1. Ajout d’un utilisateur
2. Ajout d’utilisateurs en masse
3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
  1. Comptes techniques - Pilotés par API
  2. Comptes de service - Pilotés manuellement
6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
12. Changement d’identité d’utilisateur
13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
15. Profils de produit
16. Expérience de connexion
Paramètres de compte/groupe
1. Présentation des paramètres
2. Paramètres généraux
  1. ID et niveau de compte
  2. Workflows de signature automatique
  3. Envoi en masse
  4. Formulaires web
  5. Workflows d’envoi personnalisés
  6. Workflows Power Automate
  7. Documents de bibliothèque
  8. Collecte des données de formulaire avec les accords
  9. Visibilité limitée de documents
  10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
  11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
  12. Insertion d’une image dans l’e-mail
  13. Fichiers joints à un e-mail nommés
  14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
  15. Fusion de plusieurs documents en un seul
  16. Télécharger les documents individuels
  17. Chargement d’un document signé
  18. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  19. Autorisation de la délégation des destinataires externes
  20. Autorisation de signature
  21. Autorisation d’envoi
  22. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
  23. Définition d’un fuseau horaire par défaut
  24. Définition d’un format de date par défaut
  25. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
    1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
  26. Autorisations d’administrateur de groupe
  27. Remplacement du destinataire
  28. Rapport d’audit
    1. Présentation
    2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
    3. Inclusion des rappels
    4. Insertion des événements de consultation
    5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
  29. Dans les messages et les conseils sur les produits
  30. PDF accessibles
  31. Nouvelle expérience de création
  32. Client du secteur de la santé
3. Configuration du compte
  1. Ajout d’un logo
  2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
  3. Ajout du nom de l’entreprise
  4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
4. Préférences de signature
  1. Signatures correctement formatées
  2. Autorisation des destinataires à signer par
  3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
  4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
  5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
  6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
  7. Refus de signer
  8. Autorisation des processus avec tampons
  9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
  10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
  11. Affichage des messages lors de la signature électronique
  12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
  13. Adresse IP des signataires requise
  14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
5. Signatures numériques
  1. Présentation
  2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
  3. Signatures en mode cloud
  4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
  5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
6. Cachets électroniques
7. Identité numérique
  1. Passerelle d’identités numériques
  2. Politique de vérification d’identité
8. Paramètres de rapport
  1. Nouvelle expérience de rapport
  2. Paramètres de rapport classiques
9. Paramètres de sécurité
  1. Paramètres d’authentification unique
  2. Paramètres de mémorisation
  3. Politique de mot de passe de connexion
  4. Sécurité du mot de passe de connexion
  5. Durée de la session web
  6. Type de chiffrement PDF
  7. API
  8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
  9. Plages d’adresses IP autorisées
  10. Partage de compte
  11. Autorisations de partage de compte
  12. Commandes de partage d’accords
  13. Vérification de l’identité des signataires
  14. Mot de passe de signature des accords
  15. Sécurité du mot de passe du document
  16. Blocage des signataires par géolocalisation
  17. Authentification téléphonique
  18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
  19. Autorisation de l’extraction de pages
  20. Expiration du lien de document
  21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
  22. Horodatage
10. Paramètres d’envoi
  1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
  2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
  3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
  4. Rôles autorisés du destinataire
  5. Groupes de destinataires
  6. Champs requis
  7. Ajout de documents en pièces jointes
  8. Aplatissement du champ
  9. Modification des accords
  10. Nom de l’accord
  11. Langues
  12. Messages privés
  13. Types de signature autorisés
  14. Rappels
  15. Protection par mot de passe des documents signés
  16. Envoyer une notification d’accord par
  17. Options d’identification du signataire
    1. Présentation
    2. Mot de passe de signature
    3. Mot de passe à usage unique par e-mail
    4. Authentification Acrobat Sign
    5. Authentification téléphonique
    6. Signature numérique dans le cloud
    7. Authentification fondée sur les connaissances
    8. Pièce d’identité officielle
    9. Rapports d’identité des signataires
  18. Protection du contenu
  19. Activation des transactions Notarize
  20. Expiration du document
  21. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
  22. Ordre de signature
  23. Liquid Mode
  24. Commandes de workflow personnalisé
  25. Options de chargement pour la page de signature électronique
  26. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
11. Modèles de message
12. Paramètres bio-pharma
  1. Présentation
  2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
  3. Motifs de la signature
13. Intégration des workflows
14. Paramètres d’authentification notariale
15. Intégration des paiements
16. Messages pour les signataires
17. Paramètres SAML
  1. Configuration SAML
  2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
  3. Installation d’Okta
  4. Installation de OneLogin
  5. Installation d’Oracle Identity Federation
18. Gouvernance des données
19. Paramètres d’horodatage
20. Archive externe
21. Langues du compte
22. Paramètres de messagerie
  1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
  2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
  3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
  4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
  5. Activer les notifications sans lien
  6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
24. Configuration des options pour les destinataires
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
1. Accessibilité
2. HIPAA
3. RGPD
4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
5. Clients du secteur de la santé
6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
7. Accords « placés dans le coffre »
8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
Téléchargement d’accords en masse
Dépôt de votre domaine
Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

Options du destinataire
1. Annulation d’un rappel par e-mail
2. Options de la page de signature électronique
Envoi les accords
Création de champs dans des documents
1. Environnement de création intégré à l’application
2. Création de formulaires avec des balises de texte
3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
  1. Création d’un formulaire AcroForm
  2. Création de fichiers PDF accessibles
4. Champs
5. FAQ sur la création
Signature d’accords
Gérer les accords
Rapport d’audit
Rapports et exportations de données
1. Présentation
2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
3. Graphiques de rapports
4. Exportations de données
5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
7. Planification d’un rapport/d’une exportation
8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Formulaires web
Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
Workflows Power Automate
1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
2. Activation de l’intégration Power Automate
3. Actions contextuelles sur la page Gérer
4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
5. Création d’un flux (exemples)
6. Déclencheurs utilisés pour les flux
7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
8. Gestion des flux
9. Modification des flux
10. Partage des flux
11. Désactivation ou activation des flux
12. Suppression des flux
13. Modèles utiles
  1. Administrateur uniquement
  2. Archivage des accords
    1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
    2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
    5. Enregistrement des documents terminés dans Box
  3. Archivage des accords de formulaire web
    1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
    2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
  4. Extraction des données d’accord
    1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
  5. Notifications d’accord
    1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
    2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
    3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
    4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
  6. Génération d’un accord
    1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
    2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
    3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
Workflows d’envoi personnalisés
Partage d’utilisateurs et d’accords
1. Partage d’un utilisateur
2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Présentation

Les clients des environnements réglementés peuvent avoir besoin de s’assurer que la valeur de nom associée à leurs destinataires reste cohérente tout au long du cycle de vie de l’accord. Cela peut devenir problématique lorsqu’une valeur de nom est fournie et que ce nom change au cours du processus de signature.

Par exemple, un expéditeur peut inclure dans son compte un destinataire qui est également un utilisateur Acrobat Sign. L’inclusion d’un destinataire interne fournit un profil connu du système Acrobat Sign et, au moment de l’envoi de l’accord, le nom du profil de l’utilisateur est importé dans les enregistrements d’audit et dans la page Gérer.

Lorsque le destinataire interne ouvre l’accord, son nom de profil est prérempli dans le champ de signature. Si le signataire ne fait rien, son nom est utilisé comme signature, et le rapport d’audit est généré avec son nom défini en interne. Toutefois, le signataire peut modifier son nom dans le bloc de signature. Le cas échéant, la nouvelle valeur de nom est utilisée à partir de ce point dans l’ensemble du rapport d’audit et dans la page Gérer.

Si un client examine le rapport d’audit provisoire pour établir la conformité du système, le passage du rapport d’audit provisoire au rapport d’audit final peut être considéré comme non conforme.

Pour surmonter ce problème, les administrateurs peuvent configurer leur compte ou leurs groupes pour demander à l’expéditeur d’inclure une valeur de nom pour chaque destinataire dans le cadre du processus de configuration de l’accord. La valeur de nom peut être définie comme obligatoire ou non, selon les exigences du document.

Remarque :

Cette fonctionnalité s’applique uniquement aux accords et aux formulaires web créés via l’application web Acrobat Sign.

Utilisation

Lorsque l’option permettant d’exiger une valeur de nom de destinataire est activée, la page Envoyer est modifiée pour insérer un autre champ Saisir le nom du destinataire dans la section de configuration du destinataire. Un astérisque est ajouté au texte du champ lorsque le nom est obligatoire :

Option permettant d’exiger le nom du destinataire activée sur la page Envoyer

Lorsque cette option est activée, le champ Nom du destinataire est disponible pour tous les destinataires. Lorsque le nom est obligatoire, une valeur de nom doit être fournie pour tous les destinataires.

Si une valeur de nom est fournie par l’expéditeur, le nom est présenté comme un champ en lecture seule pendant le processus de signature et le destinataire ne peut pas le modifier.

Remarque :

Seuls les destinataires sont concernés. Les parties en copie ne nécessitent pas l’inclusion d’une valeur de nom.

Fonctions prises en charge

Mise à jour du nom du destinataire

L’expéditeur d’origine d’un accord peut modifier la valeur de nom d’un destinataire en ouvrant l’accord dans sa page Gérer, en sélectionnant le destinataire et en cliquant sur le lien Modifier :

Le rapport d’audit indique que le changement de nom du signataire remplacé avec la même valeur d’adresse e-mail :

Remarque :

L’option permettant de modifier le nom du destinataire est disponible uniquement tant que le premier destinataire n’a pas apposé sa signature. Une fois que le premier destinataire a terminé ses activités sur l’accord, toutes les valeurs de nom deviennent immuables.

Remplacement du destinataire

Le remplacement du destinataire actuel suit le même processus, à la seule exception près qu’une valeur de nom est obligatoire lorsque le nouveau destinataire est ajouté :

Le rapport d’audit indique le signataire remplacé avec les nouvelles valeurs de nom et d’adresse e-mail :

Rapport d’audit de remplacement du destinataire

Le destinataire d’un accord peut déléguer son autorité en cliquant sur le lien de délégation dans l’e-mail « Vérifier et signer » ou via l’option Déléguer la signature à un autre sur la page de signature :

Le rapport d’audit indique le signataire remplacé avec les nouvelles valeurs de nom et d’adresse e-mail :

Rapport d’audit de demande de délégation de nom par le destinataire

Limitations actuelles

Pour le moment, les workflows personnalisés ne prennent pas en charge l’obligation de saisie du nom lorsqu’un destinataire est prédéfini.

Le processus d’ajout d’une authentification qui nécessite une valeur de nom (par exemple, une authentification basée sur les connaissances) peut toujours être utilisé :

Les workflows personnalisés ne sont pas pris en charge

Groupes de destinataires

Les groupes de destinataires n’exigent pas que la valeur de nom soit incluse pour chaque destinataire du groupe :

Configuration des formulaires web

Lorsque l’option Exiger le nom du destinataire lors de l’envoi est activée, la configuration de formulaire web permet également d’appliquer une valeur de nom pour tous les contre-signataires définis :

Exiger le nom du destinataire sur les formulaires web

Expérience du destinataire

L’expérience du destinataire n’est pas radicalement différente lorsque la valeur de nom obligatoire est appliquée. Les différences pratiques sont les suivantes :

Les signatures saisies renseignent automatiquement la valeur de nom définie et ne peuvent pas être modifiées.
Les signatures manuelles/par image présentent le champ Nom en lecture seule.

Remarque :

La valeur de nom associée au rapport d’audit (et aux autres surfaces où le nom est affiché) est distincte de l’image de la signature. C’est pourquoi les signatures manuelles (y compris mobiles) et par image peuvent afficher une image de la chaîne de nom différente de la valeur de nom référencée dans le document et le journal d’audit.

Panneau de signature Exiger le nom du destinataire

Configuration

Disponibilité :

La fonction Exiger le nom du destinataire est disponible dans les formules de licences Grands comptes.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Les commandes de cette fonction peuvent être évaluées en accédant à Paramètres d’envoi > Exiger le nom du destinataire lors de l’envoi depuis l’application web Adobe Acrobat Sign.

Les options configurables sont les suivantes :

Navigation pour activer l’option Exiger le nom du destinataire lors de l’envoi

Remarque :

Le paramètre permettant d’exiger les noms des destinataires est incorporé à la transaction lors de l’envoi de l’accord. La modification du paramètre prend effet immédiatement pour les accords nouvellement créés, mais n’a pas d’impact sur les accords précédemment envoyés.

Lorsque la fonction Exiger le nom du destinataire est activée, la page Envoyer est modifiée pour inclure une section supplémentaire dans l’enregistrement du destinataire pour fournir la valeur nom :

Page Envoyer avec le nom du destinataire mis en surbrillance

Lorsque la valeur de nom du destinataire est définie comme obligatoire, un astérisque est appliqué en regard de la balise du champ pour l’identifier comme champ obligatoire.

Page Envoyer avec l’astérisque de demande de nom de destinataire mis en surbrillance

Si l’utilisateur tente d’envoyer l’accord sans que la valeur du nom soit fournie, le champ est mis en surbrillance avec un cadre rouge et un avis d’erreur s’affiche en haut de la fenêtre :

Page Envoyer avec le message d’erreur indiquant que vous n’avez pas fourni de nom

Lorsque la fonction est désactivée, l’enregistrement du destinataire ne fournit pas de champ pour le nom du destinataire :

Page Envoyer sans champs supplémentaires pour le nom du destinataire.

Paramètres associés

Les signataires peuvent modifier leur nom ou paraphe

L’activation du paramètre Les signataires peuvent modifier leur nom ou paraphe permet au destinataire de modifier son nom au moment où il appose sa signature.

Si ce paramètre est désactivé, la valeur de nom fournie par l’expéditeur est en lecture seule pour le signataire.

Exigence du nom du destinataire : paramètre en conflit

Si un destinataire modifie la valeur de son nom par rapport à la valeur fournie par l’expéditeur, un enregistrement explicite est enregistré dans le rapport d’audit pour refléter cette modification :

Enregistrement dans le rapport d’audit d’un changement de nom par le signataire

Méthodes d’authentification qui verrouillent la valeur de nom

Le menu Paramètres d’envoi indique des méthodes d’authentification avec des sous-paramètres nécessitant un nom de signataire dans la page Envoyer (par exemple, l’authentification basée sur les connaissances).

Lorsque ces paramètres sont activés conjointement avec le paramètre Exiger le nom du destinataire lors de l’envoi, le nom ajouté dans l’enregistrement du destinataire est automatiquement importé dans les champs de nom d’authentification.

Si la valeur du nom est modifiée dans la méthode d’authentification, les valeurs du nom dans l’enregistrement du destinataire sont mises à jour pour lui correspondre. Aucune méthode ne permet d’avoir des valeurs différentes dans ces deux interfaces.

Valeurs importées du paramètre Exiger le nom du destinataire

Ce qu’il faut savoir

Les utilisateurs connus du compte (utilisateurs Acrobat Sign existants dans un compte approuvé) peuvent afficher une valeur de nom sur la page Gérer qui est différente du nom saisi par l’expéditeur.

En effet, le nom utilisé sur la page Gérer est extrait de la valeur de profil de l’utilisateur lors de la création du tableau des accords. Ce comportement sera corrigé pour s’assurer que le nom utilisé reflète le nom saisi par l’expéditeur dans un correctif ultérieur.

Le nom de destinataire obligatoire est activé pour le compte expéditeur.

Lorsqu’un accord est envoyé à une adresse e-mail utilisateur enregistrée auprès d’un utilisateur dans le système Acrobat, le nom de profil du destinataire est utilisé dans le rapport d’audit pour les événements de Rappel (au lieu du nom de destinataire fourni).

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Remplacement du destinataire

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Configuration des formulaires web

Expérience du destinataire

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Disponibilité :

Portée de la configuration :

Paramètres associés

Les signataires peuvent modifier leur nom ou paraphe

Méthodes d’authentification qui verrouillent la valeur de nom

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