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Envoi en masse à l’aide d’un modèle parent

 

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Envoi en masse à l’aide d’un modèle parent

Le processus Envoi en masse utilise un modèle d’accord « parent » créé par l’expéditeur pour générer plusieurs accords « enfants » pour un ou plusieurs destinataires.

Le modèle parent est configuré en trois étapes :

  • Définition des détails de l’accord : nom, message général et fichiers de base de l’accord.
  • Définition des paramètres de l’accord : configurations de l’accord, telles que le rappel, la date d’expiration, le mot de passe, la localisation, etc. 
  • Ajout de destinataires : liste des destinataires utilisée pour générer les accords enfants, saisie de l’une des manières suivantes :
    • Manuellement : chaque destinataire est saisi (ou collé) dans le champ de texte. 
    • Via le chargement d’un fichier CSV.

Méthode d’ajout de destinataires

La définition des détails et des paramètres de l’accord s’effectue de la même façon, quelle que soit la façon dont vous ajoutez vos destinataires. Cependant, le mode d’ajout des destinataires a des implications importantes sur la portée et les options appliquées aux accords enfants.
Avant de configurer un modèle parent Envoi en masse, veillez à connaître et bien comprendre la méthode que vous souhaitez utiliser pour ajouter vos destinataires. Si vous avez l’intention d’utiliser les options d’importation de fichier CSV, définissez votre CSV avant de créer votre modèle.

L’interface de saisie manuelle permet les ajouts suivants :

  • Un seul destinataire par accord enfant, avec une contre-signature facultative de l’expéditeur. Aucune option ne permet d’ajouter des destinataires externes supplémentaires, d’attribuer un autre contre-signataire ou de placer la contre-signature à la première position de signature.
  • Jusqu’à 50 destinataires individuels peuvent être ajoutés via le processus manuel, générant ainsi jusqu’à 50 accords enfants.

En outre, tous les détails et paramètres configurés de l’accord du modèle parent s’appliquent à tous les accords enfants. Ceci inclut :

  • Le rôle du destinataire
  • La méthode et la valeur d’authentification du destinataire
  • La date limite d’expiration des accords enfants
  • Le message global inclus dans la notification par e-mail
  • Les paramètres régionaux utilisés pour l’expérience du destinataire

La méthode d’importation de fichier CSV offre plusieurs améliorations pratiques par rapport au processus manuel :

  • Jusqu’à 1 000 accords enfants peuvent être configurés via une transaction Envoi en masse.
  • Jusqu’à 100 destinataires peuvent être inclus dans chaque accord enfant. Chaque destinataire peut disposer de son propre :
    • Rôle
    • Type d’authentification (y compris par e-mail (aucun), authentification Acrobat Sign, par téléphone (SMS), par mot de passe et authentification basée sur les connaissances)
    • Valeur d’authentification
    • Message privé (jusqu’à 1 000 caractères)
  • Chaque accord enfant peut être configuré pour inclure les éléments suivants :
    • Nom d’accord personnalisé
    • Message global personnalisé dans l’e-mail (jusqu’à 1 000 caractères)
    • Paramètres régionaux personnalisés
    • Date d’expiration personnalisée
    • Structures de workflow complexes (flux de signature séquentiels, parallèles et hybrides)

Configuration du modèle parent

Définition des détails de l’accord

  1. Connectez-vous en tant qu’utilisateur avec la fonctionnalité Envoi en masse activée dans son groupe principal et accédez à la page Accueil.

  2. Sélectionnez la vignette Envoi en masse.

    Si la vignette n’est pas présente, la fonctionnalité Envoi en masse n’est pas activée dans le groupe principal de l’utilisateur.

    Exemple de page d’accueil avec la fonctionnalité Envoi en masse activée et désactivée
    Contactez l’administrateur Acrobat Sign pour qu’il donne accès à la fonctionnalité Envoi en masse au groupe principal de l’utilisateur.

    Si une erreur est générée avec le message Vous n’avez pas les droits suffisants, le groupe principal de l’utilisateur n’est pas configuré pour autoriser l’accès à Envoi en masse, mais l’utilisateur est membre d’un groupe avec accès.

    Envoi manuel en masse
    L’accès à l’interface Envoi en masse nécessite que la fonctionnalité soit activée pour l’utilisateur dans son groupe principal.

  3. Une fois l’interface Envoi en masse chargée :

    1. Sélectionnez le groupe à partir duquel les accords doivent être envoyés. Si le sélecteur de groupe n’est pas disponible, vous n’avez accès qu’à un seul groupe. Le groupe définit :
      • les modèles disponibles pour la transaction ;
      • les options de signature et les exigences ;
      • la garantie appliquée aux accords.
    2. Sélectionnez le bouton Sélectionner un fichier pour choisir le fichier qui sera utilisé comme document de base pour l’accord. Vous pouvez sélectionner un fichier depuis :
      • Mon ordinateur. La sélection d’un fichier sur votre ordinateur lance immédiatement le processus de configuration. Si vous devez utiliser plusieurs fichiers, vous pouvez sélectionner d’autres fichiers une fois la page actualisée.
      • La bibliothèque de modèles. En effectuant votre sélection à partir de l’option Modèle, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers dans la bibliothèque en cochant les cases correspondantes dans la liste. Une fois tous les fichiers sélectionnés, cliquez sur le bouton Confirmer pour les ajouter à la transaction. La bibliothèque de modèles comporte deux onglets : 
        • Modèles. Il s’agit d’une liste de tous les modèles disponibles pour l’utilisateur via la bibliothèque de modèles du groupe.
        • Modèles récents. Il s’agit de la liste des derniers modèles utilisés dans la bibliothèque de modèles du groupe.

     

    Section Détails de l’accord de l’interface Envoi en masse avec le sélecteur de fichiers mis en évidence
    Un lien peut être activé dans l’angle supérieur droit de la fenêtre, ce qui permet aux utilisateurs de passer à la version classique de la fonctionnalité Envoi en masse.

    Remarque :

    Lors de l’utilisation de modèles, il est essentiel de tester et de vérifier que les champs de votre modèle sont correctement affectés et fonctionnent comme prévu avant de créer des centaines d’accords.

  4. La page s’actualise pour afficher les Détails de l’accord.

    Il existe trois sections à réviser et à modifier selon les besoins :

    • Fichiers d’accord : les fichiers ou modèles sélectionnés sont déjà joints. Si vous souhaitez joindre d’autres fichiers, cliquez sur le bouton Sélectionner plus de fichiers et ajoutez des fichiers à partir de votre ordinateur local ou de la bibliothèque de modèles. 
      • Les fichiers peuvent être ajoutés à partir des deux sources si nécessaire.
      • Les fichiers sélectionnés à partir de votre système local ne peuvent être ajoutés qu’un par un. Vous pouvez sélectionner plusieurs modèles.
    • Nom de l’accord : le nom de l’accord apparaît dans l’objet de l’e-mail envoyé au destinataire et est mis en évidence sur la page Gérer
      • Le nom par défaut de l’accord est importé à partir du premier fichier joint.
      • Le nom de l’accord peut être modifié en cliquant dans le champ et en saisissant du texte.
    • Message : le champ Message contient le message général par défaut qui est inséré dans le corps de l’e-mail pour tous les destinataires. Pour modifier le champ Message, cliquez dessus et commencez la saisie.
    Interface Envoi en masse affichant les détails de l’accord configuré


Configuration ou ajustement des paramètres de l’accord

Les valeurs par défaut du champ Paramètres de l’accord sont héritées des paramètres de groupe. Chaque paramètre peut être réglé en fonction de l’objectif du modèle.
En fonction des paramètres de niveau de service et de groupe, différentes options peuvent être incluses. Les plus courantes sont les suivantes :


Ajout de destinataires

Comme indiqué précédemment, la façon dont vous comptez ajouter vos destinataires est essentielle pour obtenir les meilleurs résultats.
Par défaut, le processus manuel est présenté lorsque la configuration du modèle est lancée.

Sélectionnez la méthode que vous souhaitez utiliser pour ajouter des destinataires :

Quelle méthode souhaitez-vous utiliser pour ajouter des destinataires ?

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