Guide d'utilisation Annuler

Configuration des règles de gouvernance des données

 

Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’un utilisateur
    2. Ajout d’utilisateurs en masse
    3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
    4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    12. Changement d’identité d’utilisateur
    13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    15. Profils de produit
    16. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Workflows de signature automatique
      3. Envoi en masse
      4. Formulaires web
      5. Workflows d’envoi personnalisés
      6. Workflows Power Automate
      7. Documents de bibliothèque
      8. Collecte des données de formulaire avec les accords
      9. Visibilité limitée de documents
      10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      12. Insertion d’une image dans l’e-mail
      13. Fichiers joints à un e-mail nommés
      14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      15. Fusion de plusieurs documents en un seul
      16. Télécharger les documents individuels
      17. Chargement d’un document signé
      18. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      19. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      20. Autorisation de signature
      21. Autorisation d’envoi
      22. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      23. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      24. Définition d’un format de date par défaut
      25. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      26. Autorisations d’administrateur de groupe
      27. Remplacement du destinataire
      28. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      29. Dans les messages et les conseils sur les produits
      30. PDF accessibles
      31. Nouvelle expérience de création
      32. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
      4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Refus de signer
      8. Autorisation des processus avec tampons
      9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      11. Affichage des messages lors de la signature électronique
      12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      13. Adresse IP des signataires requise
      14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Groupes de destinataires
      6. Champs requis
      7. Ajout de documents en pièces jointes
      8. Aplatissement du champ
      9. Modification des accords
      10. Nom de l’accord
      11. Langues
      12. Messages privés
      13. Types de signature autorisés
      14. Rappels
      15. Protection par mot de passe des documents signés
      16. Envoyer une notification d’accord par
      17. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      18. Protection du contenu
      19. Activation des transactions Notarize
      20. Expiration du document
      21. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      22. Ordre de signature
      23. Liquid Mode
      24. Commandes de workflow personnalisé
      25. Options de chargement pour la page de signature électronique
      26. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Activer les notifications sans lien
      6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Accords « placés dans le coffre »
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine
  7. Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse - destinataires manuels
      3. Envoi en masse - chargement CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations des champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Accès aux flux Power Automate
    10. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Modification d’une exportation de données
      3. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      4. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Actions contextuelles sur la page Gérer
    4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    5. Création d’un flux (exemples)
    6. Déclencheurs utilisés pour les flux
    7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    8. Gestion des flux
    9. Modification des flux
    10. Partage des flux
    11. Désactivation ou activation des flux
    12. Suppression des flux
    13. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes

Présentation de la gouvernance/rétention des données

Par défaut, Adobe Acrobat Sign conserve de manière sécurisée tous les documents client sur le service tant que le compte est actif.

Les informations transactionnelles sont conservées dans le système jusqu’à ce que le client prenne des mesures pour supprimer explicitement les accords.

  • Le service Acrobat Sign est conforme à plusieurs normes du secteur pour la sécurité et la disponibilité des données : PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II et ISO 27001.
Remarque :

Lors de l’expiration ou de la résiliation de la licence Acrobat Sign d’un client, Adobe n’est pas tenu de conserver les accords, rapports d’audit ou autres données du client.

Toutefois, si Adobe conserve ces données, elles seront supprimées conformément à toute politique de conservation définie lorsque le client disposait d’une licence Acrobat Sign active.

Pour les clients qui préfèrent conserver leurs enregistrements d’accord sur leur propre système et qui souhaitent supprimer les documents d’origine des systèmes Acrobat Sign, une « politique de conservation » peut être définie pour déterminer la durée pendant laquelle Acrobat Sign doit conserver la transaction, après quoi l’accord (et éventuellement les données d’audit/personnelles qui l’accompagnent) est supprimé d’Acrobat Sign.

Les règles de rétention sont définies par un administrateur dans le compte dans la section Gouvernance des données du menu d’administration.

  • Les administrateurs de groupe n’ont pas autorité pour créer ou désactiver des règles de rétention.
  • Les paramètres dans le compte sont transmis à tous les groupes du compte comme valeurs par défaut.
    • Les groupes doivent être configurés individuellement si leurs paramètres doivent être différents des paramètres dans le compte.
    • Les paramètres dans le groupe remplaceront les paramètres dans le compte.
Accès à la gouvernance des données

Documents/fichiers/pièces jointes par rapport aux accords et aux transactions

  • Les documents/fichiers/pièces jointes sont tous des fichiers individuels chargés sur le système Acrobat Sign. Les éléments de base de l’accord.
  • Les accords sont des objets orientés client créés par Acrobat Sign à partir des fichiers chargés et que les destinataires remplissent et/ou signent. « Accord » est le terme utilisé pour définir l’objet pendant le processus d’obtention des signatures et la génération du PDF final.
  • Les transactions englobent l’accord et l’ensemble de la journalisation et de la documentation associées, générées pour/par l’accord (par exemple : rapports d’audit, résultats d’authentification, pages .csv de données de champs).

 

Règle et ID de règle

Le terme Règle (dans le contexte du présent article) décrit un processus prescrit. Dans le cas présent, il s’agit du processus qui régit lorsqu’un accord est supprimé du système Acrobat Sign. C’est un terme générique utilisé pour parler de l’idée d’appliquer une condition variable (quand supprimer un accord) à un autre objet (les accords dans ce cas).

Le terme ID de règle est utilisé pour décrire une règle configurée spécifique. Lorsqu’une règle est créée, un numéro d’ID unique est attribué (ID de règle) pour la différencier de toutes les autres règles. L’ID de règle configuré est l’objet littéral associé à l’accord.

 

État final d’un accord

Les règles de rétention sont déclenchées lorsqu’un accord atteint un « état final ».

L’état final est atteint lorsque les destinataires ne peuvent prendre aucune autre action pour achever l’accord.  Il existe trois états finaux :

  • Finalisé : lorsque l’accord termine avec succès tous les processus avec tous les destinataires.
  • Abandonné : un accord abandonné a été stoppé volontairement. Cette action peut provenir de l’une des sources suivantes :
    • Annulé par l’expéditeur
    • Refusé par le destinataire
    • Échec en raison d’une erreur d’authentification du destinataire
    • Échec en raison d’une erreur système
  • Expiré : accords qui atteignent leur date d’expiration en raison d’une inaction dans le délai défini.

Utilisation

Lorsqu’un accord atteint un état final :

  • Acrobat Sign vérifie les règles de rétention au niveau du groupe de l’utilisateur qui a créé l’accord (groupe actuel dont fait partie l’utilisateur lorsque l’accord devient final).
    • Si aucune règle au niveau du groupe n’est actuellement appliquée, la règle au niveau du compte est utilisée.
    • Si la règle au niveau du compte est également indéfinie, aucune règle de rétention n’existe et l’accord n’acquiert pas de date de suppression.

 

Si une règle de rétention est appliquée à l’accord :

  • L’accord doit être supprimé en fonction des paramètres de règle.
  • L’ID de règle de la règle appliquée est associé à la transaction, ce qui garantit que la règle correcte soit respectée lors de la suppression.

 

L’accord final attend le délai de suppression indiqué :

  • Le nombre de jours avant la suppression est une valeur littérale. 
    • Par exemple : si 14 jours sont définis, l’action de suppression est déclenchée exactement 14 jours (à la seconde) après que l’accord est devenu final.

 

Lorsque le moment de la suppression arrive, Acrobat Sign vérifie l’ID de règle pour déterminer si la règle est désactivée ou non :

  • Si la règle est désactivée, aucune action n’est effectuée.
  • Si la règle n’a pas été désactivée, l’accord est supprimé.
    • Si l’option de suppression du rapport d’audit et des informations personnelles (PII) est activée, ce même processus s’applique en fonction de l’intervalle de temps défini pour ces documents.
      • Les comptes utilisant la méthode d’authentification par pièce d’identité officielle suppriment le rapport d’identité des signataires (s’il est collecté) des informations personnelles.

Configuration

Disponibilité :

L’environnement de gouvernance des données est disponible pour les formules de licence d’équipe et Entreprise.

Portée de la configuration :

Les règles de gouvernance des données sont accessibles aux niveaux du compte et du groupe.

L’interface de cette fonctionnalité est accessible via l’onglet Gouvernance des données du menu de l’administrateur.

Création d’une règle

Configuration des règles de rétention au niveau du compte

Configurez d’abord la rétention au niveau du compte (le cas échéant).

Tous les groupes se voient automatiquement appliquer les paramètres au niveau du compte. Si vous souhaitez appliquer une stratégie à tous les groupes, voici comment procéder :

  • Accédez à Compte > Paramètres du compte > Gouvernance des données.
  • Cliquez sur l’icône Plus.

La fenêtre Créer une règle de rétention :

  • Permet de définir le nombre de jours pendant lesquels un accord doit être conservé après avoir atteint un état final
    • Le minimum est de 1 jour.
    • Le maximum est égal à 5 475 jours (15 ans).
  • Permet d’éventuellement définir une période de rétention pour le journal d’audit de l’accord et les informations personnelles associées des parties impliquées dans l’accord.
    • L’audit et les informations personnelles doivent être conservées au moins aussi longtemps que l’accord et éventuellement plus longtemps.
    • Si cette option n’est pas activée, l’enregistrement d’audit et les informations personnelles sont conservés jusqu’à ce qu’ils soient supprimés par une autre méthode (par exemple : suppression via le RGPD).
Créer une règle de rétention

La première règle (en haut de la pile, sans Date de fin) est la règle actuellement appliquée.  Une seule règle peut être appliquée à un groupe à la fois. 

Lorsqu’une nouvelle règle est créée :

  • La nouvelle règle devient la règle applicable.
    • La nouvelle règle est insérée en haut de la liste avec comme Date de début la date de création de la règle, et aucune Date de fin.
  • Si une règle existante est déjà activement appliquée lors de la création de la nouvelle règle : 
    • La règle existante précédente cesse d’être appliquée aux nouveaux accords finaux.
    • La règle existante précédente descend dans la liste, juste en dessous de la nouvelle règle en vigueur.
    • La règle précédente adopte automatiquement une valeur Date de fin alignée sur la valeur Date de début de la nouvelle règle en vigueur.
Nouvelle règle


Configuration des règles de rétention au niveau du groupe

En configurant les règles de rétention au niveau du groupe, vous remplacez les règles héritées du niveau compte pour les utilisateurs actuellement dans le groupe.

Si un utilisateur est déplacé entre des groupes avec des accords en cours, les règles de rétention du nouveau groupe s’appliquent aux accords qui atteignent un état final dans ce groupe.

Les accords finaux auxquels une règle de rétention a été appliquée avant de déplacer l’utilisateur créateur vers un nouveau groupe respecteront la date de suppression de la règle appliquée, à condition que la règle ne soit pas désactivée avant l’action de suppression.

 

Compte tenu de ce qui précède, la configuration de règles de rétention au niveau du groupe peut varier de deux manières seulement :

Pour accéder à l’onglet de gouvernance des données d’un groupe :

  • Accédez à Compte > Groupes.
  • Cliquez sur le groupe que vous souhaitez modifier.
  • Sélectionnez Paramètres de groupe.
Accès aux paramètres de groupe

 

  • Sélectionnez l’option Gouvernance des données dans le rail de gauche.
    • Remarque : si aucune règle de rétention au niveau du groupe n’est appliquée, il est clairement indiqué que les règles au niveau du compte sont suivies.
Gouvernance des données au niveau du groupe

  • Créez de nouvelles règles en cliquant sur l’icône Plus (tout comme dans l’interface au niveau du compte).
Remarque :

Une fois les règles créées dans des groupes, vous pouvez accéder à ces règles de rétention au niveau du groupe à partir de l’onglet Gouvernance des données au niveau du compte :

  • Accédez à Compte > Paramètres du compte > Gouvernance des données.
  • Cliquez sur l’onglet Groupes avec règles de rétention.
  • Cliquez sur le nom du groupe que vous souhaitez modifier.
  • Sélectionnez Afficher les règles de rétention du groupe  ; la page Gouvernance des données au niveau du groupe s’ouvre.
Accès aux paramètres de groupe via la gouvernance des données au niveau du compte

Lors de la configuration des règles au niveau du groupe, une option supplémentaire pour Conserver tous les accords pour ce groupe est disponible.

Cette option permet à un groupe de remplacer une règle de rétention au niveau du compte et de conserver indéfiniment tous les accords (pour les utilisateurs du groupe).

Conserver tous les accords


État de la règle de rétention

Activé : règles qui sont toujours valides pour les accords qui ont atteint un état final lors de l’application de la règle.

  • La règle actuellement appliquée se trouve toujours en haut de la liste et ne contient aucune Date de fin.

Désactivé : les règles désactivées ne sont plus appliquées.  Si un accord a atteint un état final en vertu d’une règle désactivée, il ne sera pas supprimé le jour de suppression cible.

  • Les règles désactivées sont grisées.
  • Les règles désactivées ne peuvent pas être réactivées.

Expiré : les règles expirées ne comportent aucun accord final en attente de suppression.

  • Par exemple : si vous disposez d’une règle de 14 jours dont la date de fin est le 10 mars, la règle expirera à la fin du 24 mars, car tous les accords couverts par la règle auront déjà été supprimés.

Hérité : les clients qui avaient une stratégie de rétention régie par le paramètre hérité verront cette stratégie reflétée comme une règle de rétention héritée

  • Les accords qu’il était déjà prévu de supprimer selon la règle héritée (avant que les nouvelles règles ne soient mises en place) respecteront la date de suppression de la règle héritée.
États des règles


Filtrage des règles par état

La liste des règles de rétention peut être filtrée en cliquant sur l’icône « hamburger » dans le coin supérieur droit du tableau.

Cet ensemble d’options vous permet de filtrer les éléments suivants :

  • Toutes les règles : valeur par défaut
  • Uniquement les règles activées
  • Uniquement les règles désactivées
  • Uniquement les règles expirées

Vous avez également la possibilité de renvoyer 15, 30 ou 50 enregistrements par page.

Filtres de règles


Désactivation d’une règle

Attention :

La désactivation d’une règle ne peut pas être annulée.

Si vous désactivez une règle, tous les accords encore soumis à la règle ne disposent plus de date de suppression à tenir.

Ces accords devront ensuite être supprimés à l’aide des outils du RGPD.

Pour désactiver une règle :

  • Sélectionnez la règle.
  • Cliquez sur le lien Désactiver.
Désactiver une règle


Groupes supprimés

La rétention est basée sur des paramètres au niveau du groupe (définis explicitement ou hérités des paramètres au niveau du compte).

Le futur audit des règles de rétention qui ont été appliquées exige qu’un historique des règles soit conservé.

Pour cette raison, l’ID de groupe n’est pas entièrement supprimé. En revanche, les paramètres nécessaires sont conservés et peuvent être révisés/modifiés via l’accès de l’administrateur de compte aux groupes.

Les groupes supprimés peuvent être affichés sur la page Groupes en cliquant sur l’icône « hamburger » et en sélectionnant Afficher uniquement les groupes supprimés.

Afficher les groupes supprimés

Cliquez sur le groupe à modifier, puis cliquez sur le lien Paramètres de groupe.

  • Les règles peuvent être créées et désactivées de la même manière que lorsque le groupe était actif.
Groupes supprimés


Action de suppression basée sur l’API

Il est également possible d’activer la rétention à la demande, grâce à laquelle les administrateurs client ont la possibilité d’utiliser l’API Acrobat Sign pour supprimer individuellement des documents.

Contactez l’équipe d’assistance pour activer cette option.

Ce qu’il faut savoir

  • Seule une règle peut être appliquée lorsque les accords atteignent un état final.
    • Plusieurs règles peuvent être activées, car une règle reste activée tant qu’il existe des accords ayant une date de suppression cible (selon la portée de la règle).
  • Les règles désactivées ne peuvent pas être réactivées. La désactivation est irréversible.
  • Les règles de rétention sont appliquées lorsqu’un accord atteint un état final, non lors de la création de l’accord.
  • La règle de rétention appliquée est basée sur le groupe dans lequel se trouve l’utilisateur créateur au moment où l’accord atteint un état final.
  • Il n’est pas possible de modifier les règles de rétention appliquées à un accord après qu’il a atteint un état final en termes de temps d’attente.
    • Vous pouvez désactiver une règle pour empêcher la suppression de l’accord, mais cela empêcherait la suppression de tous les accords qui ont adopté la règle et qui n’ont pas encore été supprimés.
  • Vous pouvez déterminer quelle règle s’applique à un accord en vérifiant le rapport d’audit de l’accord et en comparant la date à laquelle il a été achevé aux plages de dates de vos différentes règles de rétention.
  • La durée de 5 475 jours correspond à la période de rétention maximale que vous pouvez déterminer.

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