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Présentation et configuration des workflows d’envoi personnalisés

 

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Assistance et dépannage

Utilisez la fonctionnalité Concepteur de workflows personnalisés pour créer des pages Personnaliser la composition conçues pour prendre en charge vos documents, politiques et exigences de conformité.

Lorsqu’elle est activée, la fonctionnalité Concepteur de workflows personnalisés fournit un environnement permettant aux utilisateurs de créer des modèles de workflow pour produire une page Personnaliser la composition. Tout au long du processus de conception, la page Personnaliser la composition est adaptée aux besoins de l’entreprise pour simplifier la composition des accords et la cohérence des processus de signature. Grâce à l’interface intuitive de cette fonctionnalité, vous pouvez renseigner les informations relatives aux participants (adresses e-mail, noms, rôles et routages), ajouter des documents spécifiques, définir des champs de formulaire préremplis, gérer la diffusion par e-mail et configurer des options telles que les dates d’expiration ou les mots de passe.

Avantages des modèles de workflow

Les modèles de workflow favorisent la cohérence, permettent de réduire les erreurs et facilitent la création d’accords en fournissant des instructions personnalisées et des champs prédéfinis.

Pour les accords soumis à des exigences de conformité réglementaire, les workflows simplifient les configurations complexes pour les signatures et les notifications. Ils garantissent la cohérence en prédéfinissant des éléments contrôlables et en imposant des mécanismes de sécurisation pour les valeurs ajoutées par l’expéditeur. Cette approche permet de gagner du temps et garantit le respect des réglementations applicables.

 Une fois la connexion établie, sélectionnez Workflows dans le menu supérieur de l’écran d’accueil.

Accès et actions

  • Tous les utilisateurs : tous les utilisateurs peuvent créer des workflows pour une utilisation personnelle. L’accès peut être affecté à un groupe ou à l’ensemble de l’organisation (lorsque cette option est configurée ainsi).
  • Administrateurs de groupe : les administrateurs de groupe peuvent créer des workflows et y accorder l’accès pour les groupes qu’ils gèrent.
    • Les administrateurs de groupe peuvent modifier et reconfigurer tout workflow partagé avec un groupe sur lequel ils disposent de l’autorité d’administration.
  • Administrateurs de compte : les administrateurs de compte peuvent créer un workflow et y accorder l’accès pour tout utilisateur ou groupe de l’organisation. 
    • Les administrateurs de compte peuvent modifier et reconfigurer tout workflow partagé avec un groupe ou l’organisation.

Chaque accord généré à partir d’un modèle de workflow est traité comme un accord distinct, dont l’historique et le rapport d’audit sont accessibles à partir de la page Gérer.
Toutes les interactions normales avec les différents accords, telles que la modification de la date d’expiration ou la création de rappels, sont autorisées.

Rapports et exportations de données

Générez des rapports sur les accords et des exportations de données en appliquant des filtres de Workflow pour inclure des workflows spécifiques dans votre ensemble de données de rapport.

Configuration

Disponibilité :

La fonctionnalité Concepteur de workflow d’envoi personnalisé est disponible uniquement pour la licence Acrobat Sign Solutions.

Portée de la configuration :

Les commandes qui ont un impact sur les Workflows d’envoi personnalisés sont accessibles au niveau du compte et du groupe.

Remarque :

la documentation d’aide présume que les paramètres suivants sont activés :

  1. Activer le nouvel environnement d’envoi du workflow personnalisé
  2. Activer le placement de signature en fonction du modèle

Si ces paramètres ne sont pas activés pour votre organisation, contactez votre gestionnaire du succès client pour obtenir de l’aide concernant la mise à jour.

Erreur lors de la création de rapports pour les problèmes courants dans les environnements hérités

En raison des commandes et de la sécurité améliorées de la nouvelle interface, certains éléments de workflow hérités peuvent entraîner des erreurs. Pour mieux expliquer ces problèmes, des vérifications d’erreur supplémentaires ont été ajoutées.

Si votre compte est configuré pour l’expérience d’envoi moderne et qu’un workflow problématique est lancé, une bannière rouge indiquant l’erreur s’affiche pour les utilisateurs :

Si le compte est toujours configuré pour utiliser l’environnement classique par défaut, le workflow peut continuer à fonctionner selon ces règles. 

L’environnement moderne affiche les erreurs détectées. 

Si plusieurs problèmes sont détectés, toutes les erreurs détectées seront répertoriées.

Pour que le workflow soit valide conformément aux règles de la nouvelle interface, un administrateur doit le modifier et corriger les erreurs détectées :

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