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Collecte des données de formulaire avec les accords

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Dernière mise à jour le 27 sept. 2024

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Nouveautés

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Administration

Présentation d’Admin Console
Gestion des utilisateurs
1. Ajout d’utilisateurs
2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
  1. Comptes techniques - Pilotés par API
  2. Comptes de service - Pilotés manuellement
3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
9. Changement d’identité d’utilisateur
10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
12. Profils de produit
13. Expérience de connexion
Paramètres de compte/groupe
1. Présentation des paramètres
2. Paramètres généraux
  1. ID et niveau de compte
  2. Nouvelle expérience pour les destinataires
  3. Workflows de signature automatique
  4. Envoi en masse
  5. Formulaires web
  6. Workflows d’envoi personnalisés
  7. Workflows Power Automate
  8. Documents de bibliothèque
  9. Collecte des données de formulaire avec les accords
  10. Visibilité limitée de documents
  11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
  12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
  13. Insertion d’une image dans l’e-mail
  14. Fichiers joints à un e-mail nommés
  15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
  16. Fusion de plusieurs documents en un seul
  17. Téléchargement de documents individuels
  18. Chargement d’un document signé
  19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
  21. Autorisation de signature
  22. Autorisation d’envoi
  23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
  24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
  25. Définition d’un format de date par défaut
  26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
    1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
  27. Autorisations d’administrateur de groupe
  28. Remplacement du destinataire
  29. Rapport d’audit
    1. Présentation
    2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
    3. Inclusion des rappels
    4. Insertion des événements de consultation
    5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
  30. Pied de page de la transaction
  31. Dans les messages et les conseils sur les produits
  32. PDF accessibles
  33. Nouvelle expérience de création
  34. Client du secteur de la santé
3. Configuration du compte
  1. Ajout d’un logo
  2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
  3. Ajout du nom de l’entreprise
  4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
4. Préférences de signature
  1. Signatures correctement formatées
  2. Autorisation des destinataires à signer par
  3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
  4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
  5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
  6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
  7. Redémarrage du workflow de l’accord
  8. Refus de signer
  9. Autorisation des processus avec tampons
  10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
  11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
  12. Affichage des messages lors de la signature électronique
  13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
  14. Adresse IP des signataires requise
  15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
5. Signatures numériques
  1. Présentation
  2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
  3. Signatures en mode cloud
  4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
  5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
6. Cachets électroniques
7. Identité numérique
  1. Passerelle d’identités numériques
  2. Politique de vérification d’identité
8. Paramètres de rapport
  1. Nouvelle expérience de rapport
  2. Paramètres de rapport classiques
9. Paramètres de sécurité
  1. Paramètres d’authentification unique
  2. Paramètres de mémorisation
  3. Politique de mot de passe de connexion
  4. Sécurité du mot de passe de connexion
  5. Durée de la session web
  6. Type de chiffrement PDF
  7. API
  8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
  9. Plages d’adresses IP autorisées
  10. Partage de compte
  11. Autorisations de partage de compte
  12. Commandes de partage d’accords
  13. Vérification de l’identité des signataires
  14. Mot de passe de signature des accords
  15. Sécurité du mot de passe du document
  16. Blocage des signataires par géolocalisation
  17. Authentification téléphonique
  18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
  19. Autorisation de l’extraction de pages
  20. Expiration du lien de document
  21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
  22. Horodatage
10. Paramètres d’envoi
  1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
  2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
  3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
  4. Rôles autorisés du destinataire
  5. Autorisation des témoins électroniques
  6. Groupes de destinataires
  7. En copie
  8. Accès du destinataire à l’accord
  9. Champs requis
  10. Ajout de documents en pièces jointes
  11. Aplatissement du champ
  12. Modification des accords
  13. Nom de l’accord
  14. Langues
  15. Messages privés
  16. Types de signature autorisés
  17. Rappels
  18. Protection par mot de passe des documents signés
  19. Envoi d’une notification d’accord par
  20. Options d’identification du signataire
    1. Présentation
    2. Mot de passe de signature
    3. Mot de passe à usage unique par e-mail
    4. Authentification Acrobat Sign
    5. Authentification téléphonique
    6. Signature numérique dans le cloud
    7. Authentification fondée sur les connaissances
    8. Pièce d’identité officielle
    9. Rapports d’identité des signataires
  21. Protection du contenu
  22. Activation des transactions Notarize
  23. Expiration du document
  24. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
  25. Ordre de signature
  26. Liquid Mode
  27. Commandes de workflow personnalisé
  28. Options de chargement pour la page de signature électronique
  29. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
11. Modèles de message
12. Paramètres bio-pharma
  1. Présentation
  2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
  3. Motifs de la signature
13. Intégration des workflows
14. Paramètres d’authentification notariale
15. Intégration des paiements
16. Messages pour les signataires
17. Paramètres SAML
  1. Configuration SAML
  2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
  3. Installation d’Okta
  4. Installation de OneLogin
  5. Installation d’Oracle Identity Federation
18. Gouvernance des données
19. Paramètres d’horodatage
20. Archive externe
21. Langues du compte
22. Paramètres de messagerie
  1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
  2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
  3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
  4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
  5. Activation des notifications sans lien
  6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
24. Configuration des options pour les destinataires
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
1. Accessibilité
2. HIPAA
3. RGPD
4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
5. Clients du secteur de la santé
6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
7. Accords « placés dans le coffre »
8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
Téléchargement d’accords en masse
Dépôt de votre domaine
Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Formulaires web
Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
Workflows Power Automate
1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
2. Activation de l’intégration Power Automate
3. Actions contextuelles sur la page Gérer
4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
5. Création d’un flux (exemples)
6. Déclencheurs utilisés pour les flux
7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
8. Gestion des flux
9. Modification des flux
10. Partage des flux
11. Désactivation ou activation des flux
12. Suppression des flux
13. Modèles utiles
  1. Administrateur uniquement
  2. Archivage des accords
    1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
    2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
    5. Enregistrement des documents terminés dans Box
  3. Archivage des accords de formulaire web
    1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
    2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
  4. Extraction des données d’accord
    1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
  5. Notifications d’accord
    1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
    2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
    3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
    4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
  6. Génération d’un accord
    1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
    2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
    3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
Workflows d’envoi personnalisés
Partage d’utilisateurs et d’accords
1. Partage d’un utilisateur
2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Présentation

Il n’est pas rare qu’un expéditeur d’accord soit le contact principal pour le processus de signature/finalisation de document d’un client. Il a donc souvent besoin d’accéder aux informations fournies par le client dans le document.

Le groupe de contrôles Collecter les données de formulaire avec les accords fournit les éléments suivants à l’agent expéditeur :

Option permettant d’afficher en temps réel les champs saisis par le destinataire au fur et à mesure qu’il remplit le formulaire. Cela peut être utile si le signataire communique avec le destinataire pour l’aider à ajouter les informations appropriées dans chaque champ.
Un rapport CSV de l’ensemble du contenu des champs une fois l’accord terminé. Ce rapport est utile si les expéditeurs sont tenus de collecter et de signaler les données provenant des accords qu’ils ont envoyés.

Remarque :

les contrôles de collecte des données de formulaire permettent uniquement à l’expéditeur d’un accord d’accéder aux données de champ. Aucun autre participant à l’accord ne dispose de ces options.

Disponibilité :

Les contrôles permettant de collecter les données des champs du formulaire et de les exposer à l’expéditeur sont disponibles pour les formules de licences Acrobat Sign Solutions.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Utilisation

Il existe deux commandes :

Joindre un fichier CSV avec des données de formulaire aux courriers électroniques de l’accord signé de l’expéditeur : ce paramètre doit uniquement être configuré au niveau du groupe pour que l’expéditeur reçoive ou non le fichier CSV en pièce jointe. L’expéditeur n’a pas besoin d’interagir directement avec l’option permettant de joindre le fichier CSV (et il n’y est pas autorisé).
Les expéditeurs peuvent consulter les données des champs du formulaire à mesure que les destinataires les renseignent : affichage dynamique des champs d’un document et du contenu renseignés uniquement par le destinataire actuel. L’expéditeur peut accéder à cet affichage à partir de la page Gérer et observer le contenu de chaque champ.

Connectez-vous à Acrobat Sign en tant qu’expéditeur.
Accédez à la page Gérer et sélectionnez l’accord en question.

Le panneau Actions s’ouvre à droite de la liste des accords.
La liste des destinataires figure sous celle des actions.

Une icône est affichée à droite de l’enregistrement de chaque destinataire ayant ajouté du contenu aux champs de l’accord.
- Si aucune icône n’est visible, cela signifie que le destinataire n’a pas encore saisi d’informations dans les champs.
- Si seule l’icône en forme de crayon est affichée, le destinataire est en train de remplir les informations de ses champs.
- Si une icône en forme de coche apparaît à côté de l’icône en forme de crayon, cela signifie que le destinataire a terminé son interaction avec l’accord.
Sélectionnez le destinataire dont vous souhaitez consulter l’enregistrement.

Remarque :

l’affichage des données de champ est disponible dès que le destinataire a saisi sa première valeur sur le formulaire. Jusque-là, le bouton (et l’icône) Afficher la progression sont masqués.
Cela ne signifie pas que le destinataire n’a pas lu l’accord, mais qu’il n’a renseigné aucun champ.

Les champs de signature et les champs liés à la signature (tels que les champs Titre, Société, Nom, E-mail et Date de signature) ne sont pas considérés comme des champs de formulaire dans ce contexte. Ils ne sont donc pas affichés et si seuls les champs liés à la signature sont présents, le bouton et l’icône Afficher la progression ne sont pas affichés.
Sélectionnez le bouton Afficher la progression ou Afficher les données de formulaire.

Une incrustation s’ouvre et affiche une liste déroulante de champs contenant le nom du champ du formulaire à gauche et la valeur actuelle du champ à droite :

Remarque :

le destinataire ne peut pas interagir avec le contenu des champs ni le modifier. Il s’agit d’un affichage en lecture seule des valeurs de champ.
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK pour fermer l’incrustation.

Bonnes pratiques

Avant d’activer ces contrôles, soyez très attentif au type d’informations que vous collectez sur les accords et déterminez s’il est recommandé d’exposer ces informations aux expéditeurs des accords. Si vous collectez des informations privées ou de facturation, il n’est peut-être pas recommandé d’exposer ces informations aux expéditeurs.

Attention :

le contenu du champ exposé aux expéditeurs n’est pas masqué, même si le champ est marqué pour que son contenu soit masqué. Il s’agit d’une méthode permettant de fournir un contenu de champ non masqué à l’utilisateur interne (expéditeur) qui peut avoir besoin de ces informations.

Configuration

Pour vérifier et modifier les commandes de la fonction :

Connectez-vous en tant qu’administrateur, accédez à l’onglet Paramètres de compte, puis sélectionnez l’onglet du sous-menu Paramètres généraux.

Menu d’administration « Paramètres généraux » avec les paramètres « Collecter les données de formulaire avec les accords » mis en surbrillance.

Les options configurables sont les suivantes :

Lorsque ce paramètre est activé, le fichier CSV est joint avec la copie PDF de l’accord signé et le rapport d’audit (si le compte est configuré pour inclure ces documents).

Exemple d’e-mail final mettant en évidence le fichier CSV joint.

Si le paramètre n’est pas activé, le fichier CSV contenant les données des champs n’est pas joint à l’e-mail final.

Lorsque ce paramètre est activé, l’expéditeur peut afficher toutes les données saisies par les destinataires à partir des détails de destinataire sur la page Gérer.

Les informations propres à la signature, telles que la signature réelle, la date de signature, etc., ne sont pas incluses. Cela implique que si les champs de votre document sont uniquement des champs de signature, le bouton et l’icône Afficher la progression ne sont pas affichés.

Exemple d’enregistrement de destinataire avec l’icône et le bouton Afficher la progression en surbrillance.

Lorsque ce paramètre est désactivé, l’expéditeur n’a pas accès à l’affichage des données de champ de l’enregistrement du destinataire.

Remarque :

l’option permettant d’afficher les données de champ du destinataire à partir de la page Gérer est dynamique. En d’autres termes, si vous modifiez et enregistrez le paramètre, la nouvelle valeur est appliquée à tous les accords existants.
(Cela s’applique uniquement aux accords créés après le 17 septembre 2024.)

Ce qu’il faut savoir

Les valeurs de champ masquées ne sont pas masquées pour l’expéditeur si ces contrôles sont activés.
L’option Afficher les données de formulaire reste disponible une fois l’accord terminé :

Liste des destinataires d’un accord terminé avec les icônes Afficher les données de formulaire mises en surbrillance

Les données de champ ne sont pas conservées pour les accords annulés ou expirés.
Les champs de signature et les champs liés à la signature ne sont pas considérés comme des « champs de formulaire » dans ce contexte. Ils ne figurent pas dans la liste des champs et ne font pas nécessairement apparaître le bouton ou l’icône Afficher la progression.
Si un destinataire est remplacé dans le flux de signature, le destinataire remplacé ne voit aucune progression, car ses données de champ sont perdues lors du remplacement. Si un nouveau destinataire est ajouté en tant qu’autre signataire, la progression du destinataire d’origine est toujours visible.

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