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Suppression d’un utilisateur avec les outils du RGPD

 

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Supprimer les informations d’un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur du serveur Acrobat Sign, vous devez au préalable détenir l’autorité système sur cet ID utilisateur. Si l’utilisateur ne figure pas dans votre compte, vous n’avez aucune autorité pour le supprimer.

Rechercher l’utilisateur dans votre système

Pour déterminer si l’utilisateur se trouve sous votre autorité, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à Acrobat Sign en tant qu’administrateur des informations personnelles.

  2. Accédez à l’onglet Utilisateurs dans le menu Administrateur.

  3. Sélectionnez l’icône Options (trois lignes tout à droite).

  4. Sélectionnez Afficher tous les utilisateurs.

  5. Recherchez l’adresse e-mail de l’utilisateur.

    L’onglet Utilisateur avec un menu d’options développé mettant en évidence le filtre Afficher tous les utilisateurs

    Si l’adresse e-mail est introuvable dans le compte, le message Aucun utilisateur disponible à l’aide du filtre actuel s’affiche à l’écran.

    Si l’utilisateur existe, un seul enregistrement est visible (les adresses e-mail sont uniques).

Supprimer les informations de l’utilisateur

Vérifiez que l’adresse électronique est correcte et que vous êtes sur le point de supprimer l’ID utilisateur approprié. 

Une fois l’ID utilisateur supprimé, il est impossible de le récupérer.

  1. Sélectionnez l’enregistrement d’utilisateur pour le mettre en évidence. Les liens d’action apparaissent alors juste au-dessus de l’enregistrement d’utilisateur.

  2. Si l’utilisateur a un statut autre que Inactif, sélectionnez le lien Désactiver l’utilisateur.

    • Seuls les utilisateurs inactifs peuvent être supprimés.
    L’onglet Utilisateur affichant un utilisateur actif et les options de l’utilisateur avec l’option Désactiver l’utilisateur mise en évidence.

  3. Sélectionnez le lien Supprimer les informations d’utilisateur.

    L’onglet Utilisateur affiche les options d’utilisateur inactif et le lien Supprimer les informations d’utilisateur est mis en évidence

    Attention :

    la demande de confirmation de suppression des informations de l’utilisateur s’affiche, indiquant les ramifications de ce que vous êtes sur le point d’effectuer.

    La suppression d’un utilisateur va :

    • Annuler tous les accords en cours qui ont été lancés par cet utilisateur
    • Désactiver tout formulaire web actif créé par cet utilisateur
    • Empêcher toute intégration associée à cet utilisateur d’effectuer des appels API
    • Supprimer tout modèle de bibliothèque enregistré créé par cet utilisateur
    • Supprimer tous les groupes de destinataires réutilisables créés par cet utilisateur
    • Supprimer toute référence à cet utilisateur dans les groupes de destinataires réutilisables créés dans le compte
  4. Trois options s’affichent sous les avertissements.

    Sélectionnez l’option qui convient à la situation, puis sélectionnez Supprimer les informations d’utilisateur (ou Annuler si vous n’êtes plus sûr de l’opération) :

    • Conserver les accords initiés par cet utilisateur, mais supprimer les informations d’utilisateur, y compris les ressources ci-dessus.
      • Sélectionnez cette option si l’utilisateur a créé des accords qui restent valables pour l’entreprise.
        • Les accords sont alors automatiquement partagés avec le compte de l’administrateur qui supprime l’utilisateur (voir la remarque ci-dessous).
        • Elle s’applique uniquement aux accords terminés. Les accords en cours sont annulés et supprimés.
        • Vous pouvez supprimer ces accords ultérieurement si nécessaire.
    • Supprimer les informations d’utilisateur, y compris les ressources ci-dessus et tous les accords initiés par cet utilisateur.
      • Tout est supprimé.
    • Ne pas supprimer les informations d’utilisateur pour l’instant.
      • Option par défaut.
    Panneau d’avertissement « Supprimer les informations d’utilisateur »

    Remarque :

    si l’option Conserver les accords est sélectionnée :

    • L’ensemble du contenu finalisé créé par l’ID utilisateur est partagé avec le compte de l’administrateur qui supprime l’utilisateur.
    • L’adresse électronique associée à l’ID utilisateur supprimé est conservée de sorte qu’elle puisse être correctement référencée par l’historique/le rapport d’audit.
    • Puisque l’adresse électronique est conservée, elle ne peut pas être attribuée à un nouvel utilisateur créé dans le système.
    • Si un nouvel ID utilisateur doit être créé avec l’adresse électronique conservée, tout le contenu partagé doit être supprimé au préalable ; sinon, l’utilisateur ne pourra pas être créé (puisqu’il ne peut pas y avoir deux fois la même adresse électronique dans le système).
  5. Une dernière demande de confirmation s’affiche :

    • Sélectionnez Supprimer les informations d’utilisateur si vous êtes sûr de vous.
      • Dans le cas contraire, sélectionnez Annuler.
    Deux derniers avertissements pour la suppression de l’utilisateur, l’un où les accords sont conservés et l’autre où tous les actifs sont supprimés.

    Un message de réussite s’affiche, indiquant que l’ID utilisateur est supprimé de la base de données.

    • Aucun regret... sélectionnez OK.

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