Nouveautés
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- Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
- Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
- Bibliothèque de tutoriels vidéo
- Foire aux questions
Administration
- Présentation d’Admin Console
-
Gestion des utilisateurs
- Ajout d’utilisateurs
- Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
- Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
- Modification du nom/de l’adresse e-mail
- Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
- Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
- Types d’identités des utilisateurs et SSO
- Changement d’identité d’utilisateur
- Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
- Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
- Profils de produit
- Expérience de connexion
-
Paramètres de compte/groupe
- Présentation des paramètres
-
Paramètres généraux
- Nouvelle expérience pour les destinataires
- Workflows de signature automatique
- Envoi en masse
- Formulaires web
- Workflows Power Automate
- Documents de bibliothèque
- Collecte des données de formulaire avec les accords
- Visibilité limitée de documents
- Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
- Insertion d’un lien dans l’e-mail
- Insertion d’une image dans l’e-mail
- Fichiers joints à un e-mail nommés
- Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
- Fusion de plusieurs documents en un seul
- Téléchargement de documents individuels
- Chargement d’un document signé
- Définition d’un fuseau horaire par défaut
- Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
- Autorisations d’administrateur de groupe
- Remplacement du destinataire
- Rapport d’audit
- Pied de page de la transaction
- Client du secteur de la santé
- Configuration du compte
-
Préférences de signature
- Signatures correctement formatées
- Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
- Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
- Redémarrage du workflow de l’accord
- Refus de signer
- Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
- Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
- Adresse IP des signataires requise
- Signatures numériques
- Cachets électroniques
- Identité numérique
-
Paramètres de rapport
- Paramètres de sécurité
-
Paramètres d’envoi
- Nom du destinataire requis lors de l’envoi
- Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
- Rôles autorisés du destinataire
- Autorisation des témoins électroniques
- Groupes de destinataires
- En copie
- Accès du destinataire à l’accord
- Aplatissement du champ
- Modification des accords
- Messages privés
- Types de signature autorisés
- Rappels
- Envoi d’une notification d’accord par
- Options d’identification du signataire
- Protection du contenu
- Ordre de signature
- Liquid Mode
- Paramètres bio-pharma
- Paramètres d’authentification notariale
- Intégration des paiements
- Paramètres SAML
- Gouvernance des données
- Paramètres d’horodatage
- Archive externe
- Langues du compte
-
Paramètres de messagerie
- Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
- Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
- Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
- Personnalisation des champs « À » et « Cc »
- Activation des notifications sans lien
- Personnalisation des modèles de courrier électronique
- Migration d’echosign.com vers adobesign.com
- Configuration des options pour les destinataires
-
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
- Accessibilité
- HIPAA
- RGPD
- 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
- Clients du secteur de la santé
- Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
- Accords « placés dans le coffre »
- Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
- Dépôt de votre domaine
- Liens Signaler un abus
Envoi, signature et gestion des accords
-
Options du destinataire
- Annulation d’un rappel par e-mail
-
Options de la page de signature électronique
- Vue d’ensemble de la page de signature électronique
- Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
- Refus de signer un accord
- Délégation de l’autorité de signature
- Téléchargement d’un PDF de l’accord
- Affichage de l’historique de l’accord
- Affichage des messages de l’accord
- Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
- Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique
- Navigation dans les champs de formulaire
- Effacement des données des champs de formulaire
- Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
- Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
- Consultation des informations juridiques
- Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
- Envoi les accords
-
Création de champs dans des documents
-
Environnement de création intégré à l’application
- Détection automatique des champs
- Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
- Affectation des champs de formulaire aux destinataires
- Rôle de préremplissage
- Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
- Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
- Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
- Création de formulaires avec des balises de texte
- Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
- Champs
- FAQ sur la création
-
Environnement de création intégré à l’application
- Signature d’accords
-
Gérer les accords
- Présentation de la page Gérer
- Accords de délégation
- Remplacement des destinataires
- Limitation de la visibilité des documents
- Annulation d’un accord
- Création de nouveaux rappels
- Vérification des rappels
- Annulation d’un rappel
- Accès aux flux Power Automate
-
Autres actions
- Fonctionnement de la recherche
- Affichage d’un accord
- Création d’un modèle à partir d’un accord
- Masquage/Affichage des accords dans la vue
- Chargement d’un accord signé
- Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
- Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
- Ajout ou modification d’une date d’expiration
- Ajout d’une note à l’accord
- Partage d’un accord individuel
- Annulation du partage d’un accord
- Téléchargement d’un accord individuel
- Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
- Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
- Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
- Rapport d’audit
- Rapports et exportations de données
Fonctionnalités et workflows d’accord avancés
-
Formulaires web
- Création d’un formulaire web
- Modification d’un formulaire web
- Désactivation/Activation d’un formulaire web
- Masquage/Affichage d’un formulaire web
- Recherche de l’URL ou du code de script
- Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
- Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
- Redimensionnement d’un formulaire web
-
Modèles réutilisables
- Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
- Création d’un modèle de bibliothèque
- Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
- Modification du type d’un modèle de bibliothèque
- Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
- Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
- Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
- Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
-
Workflows Power Automate
- Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
- Activation de l’intégration Power Automate
- Actions contextuelles sur la page Gérer
- Suivi de l’utilisation de Power Automate
- Création d’un flux (exemples)
- Déclencheurs utilisés pour les flux
- Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
- Gestion des flux
- Modification des flux
- Partage des flux
- Désactivation ou activation des flux
- Suppression des flux
-
Modèles utiles
-
Administrateur uniquement
- Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
- Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
- Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
- Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
- Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
- Archivage des accords
- Archivage des accords de formulaire web
- Extraction des données d’accord
- Notifications d’accord
- Génération d’un accord
-
Administrateur uniquement
- Workflows d’envoi personnalisés
- Partage d’utilisateurs et d’accords
Intégration à d’autres produits
- Acrobat Sign pour Saleforce
- Acrobat Sign pour Microsoft
- Autres intégrations
- Intégrations gérées par des partenaires
- Obtention d’une clé d’intégration
Développeur Acrobat Sign
- API REST
- Webhooks
Assistance et dépannage
Présentation
Dans Acrobat Sign, chaque accord passe par une série d’événements « jalons » qui définissent la progression de la transaction.
Ces étapes importantes peuvent inclure les événements suivants :
- Création de document
- Modifications apportées à la transaction envoyée
- Courriers électroniques envoyés aux destinataires
- Courriers électroniques lus par les destinataires
- Délégation de l’autorité du destinataire
- Signatures et approbations appliquées aux accords
- Statuts complété, refusé et annulé
Ces étapes importantes sont enregistrées dans deux formats, dont le contenu est similaire, mais le but légèrement différent :
La liste Activité est un résumé indiquant où se trouve la transaction dans le processus de bout en bout, dans l’application Acrobat Sign.
- La liste d’activité contient un minimum d’informations. Elle affiche uniquement l’événement, l’utilisateur ou le destinataire qui a enregistré cet événement (identifié par son adresse électronique) et l’horodatage de celui-ci (réglé sur le fuseau horaire du lecteur, selon le paramétrage du système local).
- Chaque événement modifiant le document (c.-à-d. modification, action du destinataire) contient un lien qui montre le document juste après cet événement.
- Les événements de la liste d’activité englobent la totalité de la transaction. Par conséquent, vous pouvez y voir des informations qui ne sont pas incluses dans le rapport d’audit (qui se restreint davantage à l’interaction avec les documents).
- Lorsque la transaction est encore en cours, au bas de la liste d’activité se trouve la liste des destinataires prévus restants dans le flux de travaux de l’accord.
- Les événements de rétention et d’archivage électronique qui ont lieu une fois le document complété.
- La liste d’activité est un élément de l’accord et est détruite par les mesures explicites qui suppriment les accords (par exemple : RGPD). Si l’accord est supprimé du compte de l’utilisateur, quelle qu’en soit la raison, le contenu de l’historique est perdu pour cet affichage et ne peut pas être récupéré.
Les rapports d’audit contiennent les mêmes jalons d’accord que le panneau Historique, mais incluent l’ID de transaction du document faisant autorité sur le serveur Acrobat Sign.
Les administrateurs peuvent éventuellement activer la collecte des adresses IP si nécessaire.
Les rapports d’audit sont prévus pour être des documents faisant autorité, qui fait ressortir la façon dont un document a été manipulé, de sa création à sa résolution. Ils peuvent être enregistrés comme fichiers PDF et imprimés pour des processus internes, le cas échéant.
- Une différence essentielle à noter est que le rapport d’audit affiche tous les événements standardisés au fuseau horaire GMT. Les personnes contrôlant les transactions d’utilisateurs situés dans différents fuseaux horaires peuvent ainsi éviter les confusions.
- La liste d’activités est générée dynamiquement pour le lecteur et reflète tous les événements dans le fuseau horaire de son système local.
- L’horodatage du champ de signature visible incorporé dans l’accord reflète le fuseau horaire du système local du signataire au moment de l’application de la signature. Le code de fuseau horaire est indiqué pour fournir un contexte lors de l’affichage du fichier PDF.
- Le format d’horodatage est AAAA-MM-JJ.
- Les rapports d’audit ne sont pas stockés au même endroit que les objets Accord de l’onglet Gérer de l’application web. La suppression d’un objet de la page Gérer n’entraîne pas la suppression du rapport d’audit.
- Si vous connaissez l’ID de transaction d’un accord, vous pouvez alors accéder au rapport d’audit de cette transaction depuis le site : https://secure.echosign.com/verify (autorisation des paramètres de sécurité).
Le rapport d’audit s’effectue en deux étapes :
- Le rapport « provisoire » : un rapport d’audit est généré qui reprend les événements enregistrés en regard à l’accord au moment de la demande de rapport, alors que la transaction est encore en cours. Par définition, ce rapport est incomplet et susceptible de changer lorsqu’une action du destinataire suivant génère l’enregistrement d’un événement.
Les rapports provisoires sont clairement signalés en haut du rapport, pour s’assurer qu’ils ne sont pas pris pour des documents finaux lors de leur enregistrement ou impression.
- Le rapport « final » : une fois que l’accord a atteint son état final (Signé, Annulé, Refusé ou Expiré), le rapport d’audit final est généré et stocké. Aucun autre événement en rapport à la transaction (par exemple, la conservation) ne peut être ajouté au rapport. Le rapport créé reprend uniquement les événements jusqu’à la signature du document, pas au-delà.
Une fois la connexion établie, sélectionnez Gérer > le statut de l’accord que vous souhaitez voir > le nom de l’accord, puis sélectionnez Télécharger le rapport d’audit dans le panneau de droite.
Le rapport d’audit est accessible via l’onglet Gérer.
Sélectionnez l’accord, puis cliquez sur Télécharger le rapport d’audit.
Configuration
Disponibilité :
Le journal d’activité et les rapports d’audit sont disponibles pour tous les comptes Acrobat Sign.
Portée de la configuration :
Le journal d’activité et les rapports d’audit sont activés par défaut et ne peuvent pas être désactivés.
De nombreux paramètres peuvent influencer les événements signalés (et la terminologie utilisée) dans les rapports d’audit. Si vous pensez que des événements doivent être inclus dans le Rapport d’audit, vérifiez auprès de votre administrateur de groupe ou de compte s’ils peuvent être ajoutés.
Il existe quatre méthodes qui permettent d’accéder au Rapport d’audit pour les utilisateurs :
- Joindre le rapport d’audit à l’e-mail signé et classé.
- Joindre le rapport d’audit aux documents téléchargés depuis la page Gérer.
- Permettre l’accès au rapport d’audit via la page de vérification des transactions.
- Joindre le rapport d’audit via une API lors de l’appel de getLatestDocument.
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