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Journal d’activité d’un accord et rapport d’audit

 

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Dans Acrobat Sign, chaque accord passe par une série d’événements « jalons » qui définissent la progression de la transaction.

Ces étapes importantes peuvent inclure les événements suivants :

  • Création de document
  • Modifications apportées à la transaction envoyée
  • Courriers électroniques envoyés aux destinataires
  • Courriers électroniques lus par les destinataires
  • Délégation de l’autorité du destinataire
  • Signatures et approbations appliquées aux accords
  • Statuts complété, refusé et annulé

 

Ces étapes importantes sont enregistrées dans deux formats, dont le contenu est similaire, mais le but légèrement différent :

Liste d’activité

La liste Activité est un résumé indiquant où se trouve la transaction dans le processus de bout en bout, dans l’application Acrobat Sign.

  • La liste d’activité contient un minimum d’informations. Elle affiche uniquement l’événement, l’utilisateur ou le destinataire qui a enregistré cet événement (identifié par son adresse électronique) et l’horodatage de celui-ci (réglé sur le fuseau horaire du lecteur, selon le paramétrage du système local).
  • Chaque événement modifiant le document (c.-à-d. modification, action du destinataire) contient un lien qui montre le document juste après cet événement.
  • Les événements de la liste d’activité englobent la totalité de la transaction. Par conséquent, vous pouvez y voir des informations qui ne sont pas incluses dans le rapport d’audit (qui se restreint davantage à l’interaction avec les documents).
    • Lorsque la transaction est encore en cours, au bas de la liste d’activité se trouve la liste des destinataires prévus restants dans le flux de travaux de l’accord.
    • Les événements de rétention et d’archivage électronique qui ont lieu une fois le document complété.
  • La liste d’activité est un élément de l’accord et est détruite par les mesures explicites qui suppriment les accords (par exemple : RGPD). Si l’accord est supprimé du compte de l’utilisateur, quelle qu’en soit la raison, le contenu de l’historique est perdu pour cet affichage et ne peut pas être récupéré.

Les rapports d’audit contiennent les mêmes jalons d’accord que le panneau Historique, mais incluent l’ID de transaction du document faisant autorité sur le serveur Acrobat Sign.

Les administrateurs peuvent éventuellement activer la collecte des adresses IP si nécessaire.

Rapport d’audit

Les rapports d’audit sont prévus pour être des documents faisant autorité, qui fait ressortir la façon dont un document a été manipulé, de sa création à sa résolution. Ils peuvent être enregistrés comme fichiers PDF et imprimés pour des processus internes, le cas échéant.

  • Une différence essentielle à noter est que le rapport d’audit affiche tous les événements standardisés au fuseau horaire GMT. Les personnes contrôlant les transactions d’utilisateurs situés dans différents fuseaux horaires peuvent ainsi éviter les confusions.
    • La liste d’activités est générée dynamiquement pour le lecteur et reflète tous les événements dans le fuseau horaire de son système local.
    • L’horodatage du champ de signature visible incorporé dans l’accord reflète le fuseau horaire du système local du signataire au moment de l’application de la signature. Le code de fuseau horaire est indiqué pour fournir un contexte lors de l’affichage du fichier PDF.
  • Le format d’horodatage est AAAA-MM-JJ.
  • Les rapports d’audit ne sont pas stockés au même endroit que les objets Accord de l’onglet Gérer de l’application web. La suppression d’un objet de la page Gérer n’entraîne pas la suppression du rapport d’audit.

 

Le rapport d’audit s’effectue en deux étapes :

  • Le rapport « provisoire » : un rapport d’audit est généré qui reprend les événements enregistrés en regard à l’accord au moment de la demande de rapport, alors que la transaction est encore en cours. Par définition, ce rapport est incomplet et susceptible de changer lorsqu’une action du destinataire suivant génère l’enregistrement d’un événement.

Les rapports provisoires sont clairement signalés en haut du rapport, pour s’assurer qu’ils ne sont pas pris pour des documents finaux lors de leur enregistrement ou impression.

  • Le rapport « final » : une fois que l’accord a atteint son état final (Signé, Annulé, Refusé ou Expiré), le rapport d’audit final est généré et stocké. Aucun autre événement en rapport à la transaction (par exemple, la conservation) ne peut être ajouté au rapport.  Le rapport créé reprend uniquement les événements jusqu’à la signature du document, pas au-delà.

Une fois la connexion établie, sélectionnez Gérer > le statut de l’accord que vous souhaitez voir > le nom de l’accord, puis sélectionnez Télécharger le rapport d’audit dans le panneau de droite.

Utilisation

La liste Activité s’affiche sur la page Gérer si vous cliquez sur le lien Activité en bas des options du volet de droite :

Activité

 

Le rapport d’audit est accessible via l’onglet Gérer.

Sélectionnez l’accord, puis cliquez sur Télécharger le rapport d’audit.

Téléchargement du rapport d’audit

Configuration

Disponibilité :

Le journal d’activité et les rapports d’audit sont disponibles pour tous les comptes Acrobat Sign.

Portée de la configuration :

Le journal d’activité et les rapports d’audit sont activés par défaut et ne peuvent pas être désactivés.

De nombreux paramètres peuvent influencer les événements signalés (et la terminologie utilisée) dans les rapports d’audit. Si vous pensez que des événements doivent être inclus dans le Rapport d’audit, vérifiez auprès de votre administrateur de groupe ou de compte s’ils peuvent être ajoutés.

Il existe quatre méthodes qui permettent d’accéder au Rapport d’audit pour les utilisateurs :

  • Joindre le rapport d’audit à l’e-mail signé et classé.
  • Joindre le rapport d’audit aux documents téléchargés depuis la page Gérer.
  • Permettre l’accès au rapport d’audit via la page de vérification des transactions.
  • Joindre le rapport d’audit via une API lors de l’appel de getLatestDocument.

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