Konfigurera signeringsarbetsflöden

Logga in som kontoadministratör och gå till: Konto > Arbetsflöden 

Öppna arbetsflödesdesignern genom att klicka på Skapa ett nytt arbetsflöde. 

Arbetsflödesdesignern öppnas och panelen Arbetsflödesinformation visas:

Banderollen i Arbetsflödesdesigner visar arbetsflödets standardnamn (t.ex. Nytt arbetsflöde).

Punkten bredvid arbetsflödets namn anger om arbetsflödet är ett utkast/inaktivt (grå punkt) eller aktivt
(grön punkt).

Följande reglage finns till höger:

• Stäng – Klicka för att stänga arbetsflödet
• Spara – Klicka för att spara dina ändringar
• Aktivera/Inaktivera – Klicka för att aktivera (eller inaktivera) arbetsflödet för den markerade gruppen

Ange följande uppgifter på sidan Arbetsflödesinformation:

• Arbetsflödets namn – Ange ett namn för arbetsflödet. Det här namnet visas på banderollen i arbetsflödesdesignern, i listrutan Använda ett arbetsflöde på hemsidan och överst på sändningssidan när arbetsflödet används för att skicka ett avtal. 
• Instruktion för avsändare – Skriv instruktioner hur arbetsflödet används. Dessa instruktioner visas högst upp på sidan Skicka när arbetsflödet används för att skicka ett avtal. 

• Vilka kan använda det här arbetsflödet – Anger vem som kan använda arbetsflödet. Alternativen är:
  
  • Vald grupp – Ett fält med rullgardinsmeny som visar alla grupper som skaparen har åtkomst till.
    
    • När endast en grupp har valts har alla användare som är medlemmar i den gruppen åtkomst att skicka avtalet.
    • När Användare i flera grupper är aktiverat för kontot kan administratörer på gruppnivå skapa arbetsflöden för alla grupper som de är medlemmar i (inte begränsat till deras primära grupp).
      
    • Administratörer på gruppnivå har behörighet att redigera arbetsflöden som delas med en grupp där de har administratörsbehörighet. (Administratörer på kontonivå har också behörighet att redigera gruppdelat arbetsflöde, eftersom de har behörighet för alla grupper.)
      
  • Alla användare i min organisation – Alla användare i Acrobat Sign-kontot kan använda arbetsflödet.
    • Administratörer på kontonivå kan redigera alla arbetsflöden som delas på kontonivå.
      

Nedan finns ett exempel på Arbetsflödesinformation: 

Klicka på Avtalsinformation i den vänstra panelen

2. Definiera avtalsinformationen som ska visas för avsändaren på sidan Skicka i avsnittet Avtalsinformation:

• Avtalsnamn – Ange avtalets namn. Det här namnet visas på sidan Skicka när arbetsflödet används för att skicka ett avtal och i e-postrubriken Signera/Godkänn. Det här fältet är obligatoriskt och etiketten är redigerbar.
• Meddelande – Skriv ett meddelande till mottagarna. Det här meddelandet visas på sidan Skicka när arbetsflödet används för att skicka ett avtal. Det här fältet är obligatoriskt och etiketten är redigerbar.
• Kopia – Om det behövs anger du e-postadresser till personer som ska få kopior. E-postadresser måste separeras med antingen kommatecken eller semikolon
  • Minimal – Ange det minsta antalet e-postadresser som kan inkluderas för kopior.
  • Största antal – Ange det maximala antalet e-postadresser som kan inkluderas för kopior.
  • Redigerbar – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att användare kan redigera arbetsflödets kopieadresser på sidan Skicka.
• Mottagarens språk – Avsändaren kan använda detta för att ange mottagarens språk.  Den här inställningen anger om språkväljaren visas på sidan Skicka och i så fall vilket standardspråk som visas.
• Sändningsalternativ
  • Ange lösenord för att öppna hämtad PDF – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avsändare kan ange ett lösenord för en hämtad PDF.
    • När det här alternativet anges, ställs verifieringsmetoden för signatur in på Lösenord och samma lösenord används.
    • Obligatoriskt – Aktivera det här alternativet om du alltid vill att ett lösenord ska användas för hämtade PDF-filer. Om det här alternativet är aktiverat kan avsändarna inte inaktivera det på sidan Skicka och ett lösenord måste alltid anges.
  • Tidsgräns för slutförande – Aktivera det här alternativet om du tillåta att en tidsgräns för slutförande kan anges på sidan Skicka.
    • dagar för att slutföra avtalet – Välj antal dagar som mottagarna har på sig för att slutföra signeringsprocessen som standard. Det angivna antalet dagar kan alltid redigeras på sidan Skicka.
  • Tillåt redigering av dokument före sändning – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avsändare kan ändra dokumentets formulärfält i redigeringsmiljön med förhandsvisningsalternativet på sidan Skicka.
    • Aktivera redigering som standard – Aktivera det här alternativet om du automatiskt vill aktivera alternativet Förhandsgranska på sidan Skicka.

Nedan finns ett exempel på Avtalsinformation:

Klicka på Mottagare i den vänstra panelen när du vill öppna avsnittet Mottagarrouting

I avsnittet Mottagarrouting kan du ange mottagarna och routingordningen efter behov. Du kan skapa mycket komplicerade arbetsflöden med seriell, parallell, blandad eller kapslad och blandad dirigeringsordning.  Instruktionerna som följer visar funktionerna som finns för mottagarrouting.

• Så här lägger du till en annan mottagare före eller efter en befintlig mottagare:
  • Klicka på ikonen Lägg till
  • Markera rollen (alla roller som är aktiverade för kontot ska vara tillgängliga) som du vill infoga

• Klicka på ikonen Lägg till ovanför en mottagare om du vill ange parallella grenar och välj Parallella grenar. 

• Om du vill ta bort en mottagare placerar du markören över mottagarbubblan och klickar på ikonen Ta bort

• Om du vill anpassa en mottagare placerar du markören över mottagarbubblan och klickar på redigeringsikonen

När du redigerar en mottagare kan du konfigurera följande:

• Mottagaretikett – Du kan anpassa mottagarens etikett. Du kan till exempel ändra standardetiketten Mottagare till Köpare. 
  • Etiketterna för mottagarna måste vara unika i arbetsflödet.
• E-post – ange mottagarens e-postadress.
• Mottagaren är avsändaren – När denna är markerad infogas avsändaren som mottagare.
• Markera som mottagargrupp – när det här alternativet är markerat läggs en mottagargrupp till i arbetsflödet i stället för en standardpost för mottagare av e-post. Mottagargruppen kan lämnas tom eller fyllas i med en eller flera e-postadresser från fältet E-post (kommaavgränsat).
  
• Roll – Uppdatera mottagarens roll (signerare eller godkännare).
• Obligatoriskt – Aktivera det här alternativet om en signatur från mottagaren krävs.
• Redigerbar – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avsändaren kan uppdatera mottagarens e-postadress på sidan Skicka.
• ID-verifiering – Välj vilken typ av ID-verifiering som krävs för signeraren.
  • Ingen, Acrobat Sign, Telefon, KBA, Lösenord och Webbidentitet är de möjliga alternativen.
  • Endast de alternativ som har aktiverats för Acrobat Sign-kontot är synliga.

Kom ihåg att klicka på Spara när du vill spara mottagarkonfigurationen.

Nedan visas ett exempel på mottagarinformation och en routning där etiketterna för de båda signerarna (Buyer och Sales Director) och godkännaren (VP Sales) har anpassats. 

Klicka på E-post i den vänstra listen när du vill gå till avsnittet E-post

• I avsnittet E-post kan du bestämma vilka e-postmeddelanden som skickas under signerings- och godkännandeprocessen baserat på olika händelser. 
• Du kan till exempel ange att aviseringar ska skickas till mottagarna och kopiemottagarna när ett avtal har annullerats. 

Markera rutorna för de händelser som ska aktivera ett e-postmeddelande

Klicka på Dokument i den vänstra panelen när du vill gå till avsnittet Dokument

I avsnittet Dokument kan du konfigurera följande

• Dokumenttitel – Ange dokumentets titel. Titeln visas i området Dokument på sidan Skicka när du skickar med arbetsflödet
• Filer – Klicka på ikonen Lägg till fil när du vill bifoga ett dokument från ditt Acrobat Sign-bibliotek. Dokumentet bifogas automatiskt när du skickar med det här arbetsflödet
  • Om en fil inte är markerad kan avsändaren välja en fil när avtalet skickas
  • Om ett dokument flaggas som Obligatoriskt kommer det att bifogas automatiskt till avtalet när arbetsflödet initieras
  • Ta bort fil – Om du bifogar fel fil kan du klicka på ikonen Ta bort (X) intill filnamnet för att ta bort den
• Dokumentnamn – Ange ett beskrivande namn som identifierar dokumentet för avsändaren. Namnet på det uppladdade biblioteksdokumentet används som standard, men kan skrivas över
• Obligatoriskt – Anger om dokumentet är obligatoriskt
• Lägg till dokumentet – Klicka på knappen Lägg till dokument när du vill lägga till rader för ytterligare dokument
  •  Dokumenttitlar måste vara unika värden
• Ta bort rad – Klicka på ikonen Ta bort rad (X) om du vill ta bort en hel rad

Nedan visas ett exempel på ett konfigurerat dokumentavsnitt:

Klicka på Indatafält för avsändare i den vänstra listen när du vill öppna avsnittet Indatafält för avsändare.

Dessa inmatningsfält mappas till formulärfält som definierats i det bifogade dokumentet (antingen som en del av arbetsflödet eller som en fil som överförs av avsändaren).

Avsändaren kan använda dessa fält för att fylla i innehåll innan avtalet skickas till mottagaren.

På panelen Indatafält för avsändare klickar du på Lägg till fält

För varje rad som läggs till kan du konfigurera följande:

• Fälttitel – Skriv fältets titel. Det här värdet visas på sidan Skicka som referens för avsändaren
• Fältnamn i dokument – Ange fältnamnet för ett fält i det bifogade biblioteksdokumentet
  • Fältnamnet som anges här måste matcha namnet på formulärfältet i dokumentet
• Standardvärde – Ange ett standardvärde, om något.
• Obligatoriskt – Aktivera det här alternativet om ett värde måste anges för fältet innan avtalet skickas
• Redigerbar – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avtalets avsändare kan ändra standardvärdet
• Klicka på ikonen Ta bort rad (X) om du vill ta bort en hel rad

Nedan visas ett exempel på Indatafält för avsändare: 

Logga in som kontoadministratör och gå till: Konto > Arbetsflöden 

Välj ett arbetsflöde i listan Arbetsflöden genom att klicka på det

På snabbmenyn klickar du på Öppna. Arbetsflödesdesignern visas

När arbetsflödesdesignern är öppen kan arbetsflödet redigeras. Alla avsnitt kan ändras efter behov men inga ändringar sparas förrän du klickar på knappen Uppdatera.

I arbetsflödesdesignern kan du göra följande ändringar: