Archivage des documents Adobe Sign via les services d’archivage eOriginal

Gérez et protégez vos documents de façon numérique.

Adobe Sign s’associe à eOriginal pour aider les entreprises à se conformer aux lois et aux obligations réglementaires en permettant l’archivage sécurisé de documents signés importants. Une fois le document signé, eOriginal procède à son archivage sécurisé au sein d’un environnement numérique en assurant un haut degré de protection et de conformité. Les entreprises peuvent choisir d’archiver l’ensemble de leurs documents dans un compte particulier, ou des documents associés à un groupe spécifique (ou un sous-groupe d’utilisateurs) ou encore des documents individuels.

Lorsqu’un document est créé, le document original qui est téléchargé dans Adobe Sign est considéré comme la copie fiable du contrat. La copie fiable est conservée sur les serveurs Adobe tout au long du cycle de signature. Une fois le cycle de signature terminé, la copie fiable est archivée dans eOriginal, et le document obtient alors une valeur juridique. Une copie au format PDF du document est conservée dans Adobe Sign, mais elle est protégée par le filigrane « Copie de l’original » pour indiquer que l’unique version authentique est celle archivée par eOriginal :

Fonctionnement

À la fin du cycle de signature, toute transaction configurée de manière à permettre l’archivage entraînera le lancement du transfert de la copie fiable par le service d’archivage d’eOriginal. Il s’agit d’un processus d’interaction asynchrone au cours duquel le service d’archivage demande des informations à Adobe Sign après réception de la notification, Adobe Sign fournissant alors les renseignements requis.

Ces demandes séquentielles se produisent pratiquement en temps réel afin d’assurer l’enregistrement de la copie fiable par le service d’archivage dès l’instant où le processus de signature est terminé.

Une fois la signature finale apposée, les étapes suivantes se présentent dans cet ordre :

  1. Le rapport d’audit est mis à jour avec l’événement « Document prêt pour archivage »
    .
    • Etant donné que le rapport d’audit doit être terminé lorsqu’une licence atteint un état final, et que le processus d’archivage se produit uniquement après que celui de signature soit terminé, il n’est pas possible de mettre à jour le rapport d’audit pour indiquer un processus d’archivage terminé. L’historique des événements de transaction (stockés sur des serveurs Adobe Sign) indiquera la fin du processus d’archivage.
  2. Le document et toutes les images correspondantes sont filigranés. 
    • Un exemplaire non filigrané du document final est conservé pour un éventuel chargement chez le fournisseur d’archivage électronique.
    • A ce stade, seul le fournisseur d’archivage électronique peut récupérer la version non filigranée à l’aide d’un jeton d’accès vérifié.
  3. Le service d’archivage est informé par un ping de rappel d’archivage que le document est prêt pour archivage. 
    • Adobe Sign envoie un identifiant unique pour le document, appelé clé d’accès au document, au service d’archivage.
  4. Le service d’archivage demande la piste de vérification du document pour créer un profil associé au document.
  5. Adobe Sign fournit la piste de vérification
    .
    • Celle-ci comprend un rapport détaillé des événements du processus de signature, y compris l’identité des signataires, la date et l’heure de chaque événement, l’adresse IP ainsi que les informations de localisation (le cas échéant).
  6. Le service d’archivage demande le document non filigrané.
  7. Adobe Sign fournit le document non filigrané au service d’archivage.
  8. Le service d’archivage confirme la bonne réception du document et informe Adobe Sign de la fin du processus d’archivage.
  9. La copie non filigranée du contrat final est supprimée du système Adobe Sign.

Remarque :

Le service d’archivage concerne uniquement la copie finale du document (autorisée) et les images apparentées.

Les versions intermédiaires du document (avant la signature finale) ne font pas partie du processus d’archivage.

Ces versions officieuses restent sur les serveurs d’Adobe Sign à l’état non filigrané, à moins qu’elles ne soient supprimées par un autre processus (dans le cadre d’une stratégie de conservation ou du RGPD).

Schéma du processus d’archivage

A ce stade, Adobe Sign conserve uniquement un exemplaire filigrané du document final. Les vignettes (telles qu’elles apparaissent dans Adobe Sign) sont également filigranées pour s’assurer qu’il n’existe qu’une seule version non filigranée qui reste en possession du service d’archivage.

Une fois que le document est archivé, Adobe ne conserve plus aucune copie non filigranée du document final.

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