Genel bakış
İmzalanan bir sözleşmenin PDF kopyası, imza sürecinin başarıyla tamamlanması üzerine sözleşme katılımcılarına gönderilen son e-posta bildirimine eklenebilir.
İmzalanan PDF'nin kime teslim edileceği, sözleşmenin gönderildiği grupta tanımlanan ayarlara bağlıdır ve dağıtım yalnızca dahili alıcılarla, harici alıcılarla, dahili ve harici alıcılarla veya hiç kimseyle sınırlandırılabilir.
Teslim edilen PDF doğrudan e-postaya eklenir ve belgenin Acrobat Sign sunucusunda yasal olarak imzalanmış orijinalin onaylı bir kopyası olduğundan emin olmak için Adobe Acrobat Sign CDS imza sertifikası ile doğrulanır.
Yöneticiler, belgelerinde toplanan içeriğin niteliğini göz önünde bulundurmalı ve belgenin ekli bir kopyasını e-posta formatında göndermenin faydalarını ve risklerini değerlendirmelidir. Kopyalar alıcılara teslim edilmezse imzalanan belgenin kopyalarını harici imzalayanlara sağlamak için bir sistem oluşturulmalıdır.
İmzalanan belgenin PDF kopyasını eklemek, bir denetim raporu veya belgede toplanan verilerin CSV dosyasını ekleme işlevini etkinleştirmek için bir ön koşuldur.
En iyi uygulamalar
Yöneticilerin gönderilen sözleşmelerin niteliğini ve imzalı belgeyi imzalayanlara ulaştırmanın kolaylığının PDF'yi eklemenin getireceği riskten daha ağır basıp basmayacağını anlamaları gerekecektir.
Objektif olarak, imzalanan PDF'nin e-posta iletimini engellemek daha güvenlidir. Bu, imzalanan belgeyi imzalayanlara teslim etme gereksinimleriyle dengeli olmalıdır (varsa). Otomatik teslimat engellenirse yöneticiler, istendiğinde imzalanan belgeleri imzalayanlara teslim etmek için bir alım ve teslim süreci geliştirmelidir.
Sözleşme hacimlerine ve çeşitli sözleşmelerin hassasiyetine bağlı olarak, daha ciddi güvenlik seçenekleriyle son derece hassas anlaşmalar sunmak için farklı gruplar oluşturmak faydalı olabilir.
Yapılandırma
Kullanılabilirlik:
Son e-postaya PDF ekleme seçeneği, ekip ve kurumsal lisans planları için kullanılabilir.
Yapılandırma kapsamı:
Özellik, hesap ve grup düzeylerinde yapılandırılabilir.
Bu özelliğin kontrollerini değerlendirmek için şu konuma gidin: Global Ayarlar > Şu kullanıcılara gönderilen e-postalara imzalanan belgenin PDF kopyasını ekle
Kontroller, kopyanın gönderildiği alıcıların sınırlandırılmasına olanak tanır:
- Tüm alıcılar: Sözleşme sürecine dahil olan tüm taraflar belgenin bir kopyasını alır.
- Dahili alıcılar: Belgeyi yalnızca Acrobat Sign hesabınızda dahili olarak bulunan katılımcılar alır.
- Dahili alıcıların, orijinal sözleşmenin bir kopyasını Acrobat Sign hesabının Yönet sayfasından indirmek için doğrudan erişime sahip olduğunu unutmayın.
- Harici alıcılar: Belgeyi yalnızca Acrobat Sign hesabınızda harici olarak bulunan katılımcılar alır.
- Harici alıcıların genellikle Acrobat Sign sistemindeki sözleşmeye doğrudan erişimi olmadığını unutmayın. Belgenin bir kopyasını isteyen harici alıcılar, bir kopya talep etmek için kuruluşunuzla iletişime geçmelidir.
- Hiç kimse: E-postanın son haline PDF eklenmez.
