Belgelerinizi, politikalarınızı ve uyumluluk gereksinimlerinizi desteklemek üzere tasarlanmış özel Oluştur sayfaları yaratmak için Özel İş Akışı Tasarımcısı'nı kullanın.
{5}Özel İş Akışı Tasarımcısı{6}, kullanıcılara, tetiklendiğinde özel bir {7}Oluştur{8} sayfası üreten iş akışı şablonları oluşturmaları için ortam sunar. Özel Oluştur sayfası, tasarım süreci boyunca kurumsal ihtiyaçlara göre özelleştirilerek sözleşme oluşturma ve tutarlı imzalama süreçlerini kolaylaştırır. Sezgisel arabirimiyle katılımcı bilgilerini (e-postalar, adlar, roller ve yönlendirmeler) girebilir, spesifik belgeleri ekleyebilir, önceden doldurulmuş form alanları ayarlayabilir, e-posta dağıtımını yönetebilir ve son kullanma tarihi veya parolalar gibi seçenekleri yapılandırabilirsiniz.
İş Akışı Şablonlarının Avantajları
İş akışı şablonları; özel talimatlar ve önceden tanımlanmış alanlar sağlayarak tutarlılığı artırır, hataları azaltır ve sözleşme oluşturmayı kolaylaştırır.
Düzenlemelere uyumluluk gerektiren sözleşmelerin iş akışlarında, imzaların ve bildirimlerin karmaşık yapılandırmalarını kolaylaştırır. Gönderen tarafından eklenen değerler için önceden tanımlanabilir öğeleri ve güvenlik panellerini uygulayarak tutarlılık sağlanır. Bu yöntem hem zaman kazandırır hem de geçerli yönetmeliklere uyulmasını sağlar.
Oturum açtıktan sonra ana ekranın üst menüsünden İş Akışları'nı seçin.
Erişim ve Eylemler
- Tüm kullanıcılar: Kişisel kullanıma yönelik iş akışları oluşturun. Erişim, bir gruba veya tüm kuruluşa (bu şekilde yapılandırıldığında) atanabilir.
- Grup yöneticileri: Yönettikleri gruplara yönelik iş akışlarına erişim oluşturabilir ve verebilir.
- Grup yöneticileri, yönetici yetkilerine sahip oldukları bir grupla paylaşılan herhangi bir iş akışını düzenleyebilir ve yeniden yapılandırabilir.
- Hesap yöneticileri: Kuruluştaki herhangi bir kullanıcı veya gruba yönelik iş akışına erişim oluşturabilir ve verebilir.
- Hesap yöneticileri, bir grupla veya kuruluşla paylaşılan herhangi bir iş akışını düzenleyebilir ve yeniden yapılandırabilir.
İş akışı şablonundan oluşturulan her sözleşme, geçmişi ve Yönet sayfasından erişilebilen denetim raporuyla ayrı bir sözleşme olarak ele alınır.
Sona erme tarihini değiştirme veya hatırlatıcı oluşturma gibi bireysel sözleşmelerle yapılan tüm normal etkileşimlere izin verilir.
Rapor ve Veri Dışa Aktarımları
Rapor veri kümenize belirli iş akışlarını dahil etmek için İş Akışı filtrelerini uygulayarak sözleşme raporları ve veri dışa aktarımları oluşturun.
Yapılandırma
Kullanılabilirlik:
- Acrobat Standard ve Acrobat Pro: Desteklenmez
- Acrobat Sign Solutions: Desteklenir
- Resmi Kurumlar için Acrobat Sign: Desteklenir
Yapılandırma kapsamı:
Özel Gönderim İş Akışlarını etkileyen kontrollere hesap ve grup düzeylerinde erişilebilir.
Bu kılavuz, kuruluşunuz için aşağıdaki ayarların etkin olduğunu varsayar:
- Yeni Özel İş Akışı gönderme deneyimini etkinleştirme
- Şablonda tanımlanan imzaların yerleştirilmesini etkinleştirme
Bu ayarlar etkin değilse yapılandırmanızı güncellemek için Destek Birimi veya Başarı Yöneticinizle iletişime geçin.
Bu ayarlar yoksa bazı özellikler beklendiği gibi çalışmayabilir. Modern deneyimler güncellenmiş işlevselliğe dayanır ve eski yapılandırmalarla tam olarak uyumlu değildir.
En yeni iş akışı deneyiminin etkinleştirilmesi, iş akışlarını manuel Gönderme işlevselliğiyle daha yakın bir şekilde uyumlu hale getirir.
Eklenen Özellikler:
- Yeniden Akabilir Sayfa Düzeni: Daha iyi kullanım için düzen esnekliğini artırır.
- Modern içerik oluşturma ortamı: Modern içerik oluşturma ortamına erişim sağlar.
- Dijital İmzalar: Bir veya daha fazla alıcının dijital imza kullanmasına olanak tanır.
- Premium Kimlik Doğrulaması: Alıcılar için gelişmiş kimlik doğrulamasını yapılandırın.
- Alıcı Grupları: Alıcı gruplarını, gönderme işlemi sırasında veya yeniden kullanılabilir alıcı gruplarıyla ayarlayın.
- Belge Ekleme Seçenekleri: Gönderenin sözleşmeyi gönderirken seçebileceği birden fazla belge şablonu ekleyin.
Etkinleştirme:
Genel Ayarlar > Yeni özel iş akışı deneyimi bölümüne gidin ve yeni iş akışı deneyimini varsayılan olarak ayarlayın.
Modern İçerik Oluşturma
Modern içerik oluşturma ortamı, İş Akışı Tasarımcısı'nın Oluştur sayfasının en son sürümüyle entegre edilmiştir. Bu uygulama, daha önceki sürümlerde mümkün olmayan bir özellik olarak gönderenlerin Oluştur ve İçerik Oluşturma görünümleri arasında sorunsuz şekilde geçiş yapmasını sağlar.
Yeni İş Akışı Tasarımcısı deneyimi devre dışı bırakılırsa sistem varsayılan olarak klasik içerik oluşturma ortamına geçer ve geçiş bağlantılarını gizler. Modern içerik oluşturma deneyimi yalnızca modern Oluştur sayfalarıyla uyumludur ve klasik Oluştur görünümleriyle bağlantı kuramaz.
Premium kimlik doğrulaması
İş Akışı Tasarımcısı'ndaki alıcı nesnesinde etkin olan tüm kimlik doğrulama yöntemleri gösterilir.
- Onay Kutusu Seçenekleri: Kimlik doğrulama yöntemleri, onay kutuları olarak gösterilerek iş akışı tasarımcısının kullanılabilen seçenekleri belirtmesine olanak tanır. Yalnızca grup ayarlarında etkinleştirilen yöntemler gösterilir.
- Gönderen Esnekliği: Tasarımcıda birden fazla kimlik doğrulama seçeneği belirlenmişse gönderen, gönderme işlemi sırasında aynı seçeneklere erişebilir (alıcı Düzenlenebilir olarak işaretlenirse).
Bu kurulum, alıcı kimlik doğrulama yöntemleri üzerinde kontrolü korurken esneklik de sağlar.
Alıcı grupları
İş Akışı Tasarımcısı'nda alıcı nesneleri, Alıcı grupları olarak atanarak imza iş akışları için esneklik sağlayabilir.
- Yeniden Kullanılabilir veya Geçici Gruplar: Gönderen, adres defterinden bir alıcı grubu seçebilir veya birden fazla e-posta adresi ekleyerek geçici grup oluşturabilir.
- Paylaşılan Sorumluluk: Bir alıcı grubu, birden fazla kişiye tek bir imza adımında işlem yapma izni verir.
Örnek Kullanım Senaryosu:
Üç yöneticiden birinin sözleşmeyi imzalaması gerekiyorsa:
- Üç yöneticinin de e-posta adreslerini içeren bir alıcı grubu ekleyin.
- Grubun imzalama zamanı geldiğinde üç yöneticinin hepsi bilgilendirilir.
- Devam etmek için imza işlemini yalnızca bir yöneticinin tamamlaması gerekir.
Alıcı grupları, imza sürecindeki gereksiz gecikmeleri önleyerek ve esneklik sağlayarak iş akışlarını kolaylaştırır.
- Alıcı grupları ayrı ayrı etkinleştirilmelidir.
- Yeniden kullanılabilir alıcı grupları, iş akışı tasarımına dahil edilmeden önce yapılandırılmalıdır.
Bir iş akışında yeniden kullanılabilir alıcı grubu kullanırken önce grubun oluşturulduğundan ve iş akışının kapsamı içinde erişilebilir olduğundan emin olun. Örneğin, bir iş akışı tüm kuruluş tarafından kullanılabilir durumdaysa alıcı grubu da kuruluş genelinde kullanılabilir olmalıdır.
Yeniden kullanılabilir alıcı grubu eklemek için Alıcı Grubu Ekle'yi tıklatarak grup seçiciyi açın.
Alıcı grubu uyumluluğu, iş akışı izinlerine bağlıdır:
- Tüm hesabın erişebileceği iş akışları yalnızca hesap tarafından yönetilen grupları kullanabilir.
- Belirli bir grubun kullanabildiği iş akışları hem grup tarafından yönetilen hem de hesap tarafından yönetilen grupları kullanabilir.
- Tek bir kullanıcıya ait iş akışları; kullanıcı, grup tarafından yönetilen ve hesap tarafından yönetilen grupları kullanabilir.
İlave notlar:
- Yeniden kullanılabilir grubun adı, şablonla sözleşme gönderirken otomatik olarak grup adı olarak kullanılır.
- Bir gruptaki alıcılar düzenlenemez, gruba alıcı eklenemez veya gruptan alıcı kaldırılamaz.
- Alıcı grubu, alıcı gerekli olarak işaretlenmemiş olsa bile imza akışından kaldırılamaz.
- Alıcı grubu olarak yapılandırılan alıcı, şablonla sözleşme gönderirken artık düzenlenemez.
Geçici alıcı grupları doğrudan özel bir iş akışı içinde oluşturulur ve bu iş akışına özgüdür. Kaydedilemez veya diğer işlemlerde yeniden kullanılamazlar.
Geçici alıcı grubunu yapılandırmak için:
- Grup üyelerinin e-posta adreslerini, Alıcı alanına virgüllerle ayırarak girin.
- Alıcı grubu olarak işaretle kutusunu işaretleyin.
Gönderici, iş akışını kullanarak bir anlaşma başlattığında sistem otomatik olarak bir grup adı oluşturur. Bu ad, otomatik olarak oluşturulduğunu tanımlayan bir ön ek ve ardından "Alıcı Grubu X" içerir. Buradaki X, eklenen toplam alıcı grubu sayısına göre sıralı bir sayıdır.
Alıcı, Düzenlenebilir olarak ayarlanmışsa gönderen şu işlemleri yapabilir:
- Alan adını düzenleme,
- Önceden doldurulmuş üyeleri kaldırma,
- Gerekirse yeni üyeler ekleme.
Gönder sayfasının stilinde özel bir Oluştur sayfası üreten yeniden akabilir tasarım.
"Yeni" ayarı altındaki kullanıcı deneyimi, Gönder sayfasına benzer olarak modern ve yeniden akabilir bir tasarıma sahip olacak şekilde güncellendi.
Eski deneyimde alıcı listesinin sağında yer alan talimatlar, sayfanın üst kısmına, daraltılabilir bir pencereye taşınmıştır.
Şablonda Tanımlanan Alanları Atama
Şablonda tanımlanan alan atamaları, Özel İş Akışı Tasarımcısı'nda tanımlanan alıcı listesi ile formlarınızdaki uygun alanlar arasında güçlü bir bağlantı sağlar.
Örnek Kullanım Senaryosu:
- Bir imzalayan müşteri ilk imza atacak kişidir.
- Alternatif olarak isteğe bağlı bir ortak imzalayan kullanıcı da ikinci imzayı atabilir.
- İkinci veya üçüncü alıcı olarak hareket eden bir satış temsilcisi, şirket içi karşı imzayı uygular.
Geleneksel olarak alıcının dizine eklenmesi nedeniyle iki ayrı form gerekiyordu:
- Bir form, tek imzalayan senaryosu içindir ve burada şirket içi karşı imza, ikinci imzalayıcı dizini olarak tasarlanmıştır.
- Diğeri ise ortak imzalayan senaryosu içindir ve burada ortak imzalayanın imzalayan dizini 2, karşı imzalayanın imzalayan dizini ise 3 olarak tasarlanmıştır.
Şablonda tanımlanan kurallarla olası tüm alıcı alanlarının dahil olduğu tek bir form tasarlayabilirsiniz.
Nasıl Çalışır?
- İmzalayan dizini (Özel İş Akışı Tasarımcısı'nda tanımlandığı şekilde) sıkı bir şekilde uygulanır.
- Sözleşme gönderildiğinde, atlanmış (isteğe bağlı) alıcılara atanan alanlar, dizin numaralarıyla anlaşılır ancak imza döngüsü sırasında dikkate alınmaz.
Yukarıdaki örnekte:
- Ortak imzalayana her zaman imzalayan dizini 2 atanır.
- Ortak imzalayan atlanırsa imzalayan 2 alanları dikkate alınmaz.
- Karşı imzalayan (imzalayan dizini 3) yalnızca imzalayan 3 alanlarına atanır ve ortak imzalayanın (imzalayan dizini 2) mevcut olup olmamasına bakılmaksızın yalnızca bu alanlarla etkileşime girer.
Şablonda Tanımlanan İmzaların Yerleştirilmesini Etkinleştirme
- Gönderme Ayarları > Özel İş Akışı Kontrolleri > Şablonda tanımlanan imzaların yerleştirilmesini etkinleştir bölümüne gidin
Bu işlev, birden fazla form ihtiyacını azaltıp doğru alan atamaları yapılmasını sağlayarak karmaşık alıcı senaryolarını basitleştirir.
Alıcılar ve alanlar arasındaki ilişkiyi anlama
Bir sözleşmedeki her alıcıya, doldurabilecekleri veya imzalayabilecekleri alanları belirleyen bir "imzalayan dizin numarası" atanır. Her alanın ayrıca onu belirli bir imzalayana bağlayan eşleşen dizini vardır. Örneğin, İmzalayan 1, İmzalayan 1 için etiketlenen tüm alanlara erişebilir.
Bu dizin numaraları, her alıcının Gönder sayfasındaki konumuna göre belirlenir (birinci alıcı Dizin 1, ikinci alıcı Dizin 2 vb.). Alıcılar sırayla imza atmalıdır seçeneği etkinleştirilmişse bu dizinleri kolayca görebilirsiniz.
Bu ilişkiyi anladığınızda her alıcının yalnızca kendisine ait alanlarla etkileşime girmesini sağlayarak imzalama sürecini daha sorunsuz ve düzenli hale getirebilirsiniz.
İmzalayan dizini olmayan alanlar, doldurmak isteyen herhangi bir alıcı tarafından kullanılabilir (doldurulana kadar geçerlidir; doldurulduktan sonra diğer doldurulmuş alanlar gibi kilitlenir).
Özel İş Akışı Tasarımcısı'nda bir alıcı akışı oluşturduğunuzda imzalayan dizinleri yukarıdan aşağıya ve soldan sağa doğru atanır.
Örneğin, üst tarafta hem İmzalayan hem de Ortak İmzalayan varsa:
- En soldaki İmzalayan, İmzalayan 1 olur.
- Sağdaki Ortak İmzalayan, İmzalayan 2 olur.
Bu kişiler paralel olarak imza atabilir ancak bu dizinler her alıcının yalnızca kendilerine atanan alanlarla etkileşime girmesini sağlar (İmzalayan için İmzalayan 1 alanları, Ortak İmzalayan için İmzalayan 2 alanları).
İmzalayan ve Ortak İmzalayan imzaladıktan sonra "Satış Temsilcisi" üçüncü sırada imzalar.
Satış Temsilcisi karşı imza attıktan sonra "Yönetici Onayı" dördüncü sırada istenir.
Alıcı etiketleri ("İmzalayan", "Ortak İmzalayan" ve "Satış Temsilcisi" gibi) atanan alanları etkilemez. Bunlar kullanıcıların, iş akışı şablonunu hızlıca anlaması için yönetici tarafından tanımlanmış adlardır.
Yukarıdaki tasarımcı alıcı akışı, aşağıdaki gibi görünen bir alıcı bölümünün yer aldığı Özel Oluştur sayfası şablonu oluşturur.
(Özel Oluştur sayfasında yığın sıralaması daha çok görünür ancak dizin sıraları gösterilmez.)
Bir form oluştururken her alan önce bir katılımcı seçilerek ve ardından alanlar ilgili katılımcıya yerleştirilerek belirli bir imzalama dizinine atanır.
Her katılımcı, anlaşılır olması için renklerle kodlanmıştır. Böylece hangi alanların kime ait olduğu kolayca görülebilir.
İş akışlarını yapılandırma seçeneğine sahip olmak için de özelliğin etkinleştirilmesi gerekir.
Global Ayarlar > Özel Gönderim İş Akışları konumuna gidin ve Yöneticiler için iş akışı tasarımcısını etkinleştir'i seçin.
Bu seçenek etkinleştirildiğinde, hesap ve grup düzeyindeki yöneticilerin tamamı yönetici menüsündeki iş akışı tasarımcısına erişebilir.
- Grup düzeyindeki yöneticiler, yönetim yetkilerine sahip oldukları gruplar için iş akışları oluşturabilir.
- Hesap düzeyindeki yöneticiler, hem herhangi bir grup için hem de kuruluş genelinde iş akışları oluşturabilir.
Yönetici olmayan kullanıcılara kendi özel iş akışlarını oluşturma yetkisi vererek kullanıcı düzeyinde iş akışları oluşturulmasını sağlayan bir seçenek mevcuttur.
- Ayar etkinleştirildiğinde, İş Akışları sekmesi seçildikten sonra Özel İş Akışları seçeneği kullanılabilir hâle gelir.
- Ayar devre dışı bırakıldığında Özel İş Akışları seçeneği kullanılamaz.
Varsayılan ayarda, yönetici olmayan kullanıcılar yalnızca kendileri için iş akışları oluşturabilir ve bunları gruplarıyla paylaşamaz. Bununla birlikte, Global Ayarlar > Özel Gönderim İş Akışları > Kullanıcı tarafından oluşturulan iş akışlarının gruplarla paylaşılmasına izin ver bölümüne gidip hesap veya grup düzeyinde iş akışı paylaşımını etkinleştirebilirsiniz.
- Bu ayar etkinleştirildiğinde kullanıcılar, iş akışını kullanabilecek kişiler için bir seçenek olarak grup seçici açılır kutusunu görür.
- Ayar devre dışı bırakıldığında, grup seçici açılır listesi seçeneği arabirimde görünür olmaz.
Tutarlı süreçleri uygulamaya ve kullanıcı girdisini en aza indirmeye çalışan hesaplar, tüm belgeler için önceden tanımlanmış iş akışları oluşturarak geçici gönderimi önleyebilir. Hesabınız Birden Fazla Gruptaki Kullanıcılar özelliğini kullanıyorsa doğru imza seçeneklerinin ve bildirimlerin her zaman uygulanmasını sağlamak için iş akışı ayarlarını grup düzeyinde yapılandırabilirsiniz.
Kullanıcıları yalnızca onaylı iş akışları olan sözleşmeleri göndermeyle sınırlamak için Global Ayarlar > Özel Gönderim İş Akışları > Yalnızca iş akışlarını kullanarak sözleşme göndermeyi etkinleştir bölümüne gidin.
Eski ortamlardaki yaygın sorunlar için Hata Raporlama
Yeni arabirimin gelişmiş kontrolü ve güvenliği nedeniyle bazı eski iş akışı öğeleri hatalara yol açabilir. Bu sorunları daha iyi açıklamak için ek hata kontrolleri eklenmiştir.
Hesabınız, modern Gönder deneyimini kullanacak şekilde yapılandırılmışsa ve sorunlu bir iş akışı başlatılırsa kullanıcılar, hatayı belirten kırmızı bir banner görür:
Hesap hala varsayılan olarak klasik deneyimi kullanmak üzere yapılandırılmışsa iş akışı bu kurallarla çalışmaya devam edebilir.
Modern deneyim, hataları algılandığı gibi görüntüler.
Birden fazla sorun bulunduğunda tespit edilen tüm hatalar listelenir.
İş akışını yeni arabirim kural dizisinde geçerli kılmak için yönetici iş akışını düzenlemeli ve bulunan sorunları gidermelidir:
Klasik kural dizisinde, e-posta dizeleri yanlış oluşturulabilir veya düzgün olmayan bir şekilde sınırlandırılabilir (örneğin; boşluklarla veya virgüllerle).
Bu hata oluştuğunda yönetici şunları kontrol etmelidir:
- Bilgi Alanı e-postalarının düzgün sınırlandırılıp sınırlandırılmadığı
- Tanımlanmış herhangi bir alıcı e-postası dizesinin düzgün bir şekilde inşa edilip edilmediği
- (ör. ad@domain.tld)
-
- Modern deneyimin virgülleri veya noktalı virgülleri kabul edip etmediği
Modern deneyim, İş Akışı Tasarımcısının Belgeler sayfasındaki tüm belge başlıkları için benzersiz değer girilmesini gerektirir.
Bu hatayla ilgili ayrıntılı ek bilgilere buradan erişebilirsiniz
Bir iş akışı tasarlarken Yöneticinin sınırlı erişim kapsamı içeren bir belge taslağı ekleyebilir.
Bu kapsamın dışında kalan kullanıcılar iş akışını yüklemeye çalıştığında belge eklenemez ve güvenlik ihlali tetiklenir.
Örneğin; bir yönetici yeni belge taslağını yalnızca belge sahibi tarafından erişilecek şekilde kısıtlayarak oluşturabilir. Yönetici belge sahibi olduğu için belgeyi iş akışına ekleyebilir.
Sistemdeki başka hiçbir kullanıcı, belge sahibi olmadığından belge kapsamının dışındadır.
Bu hata verildiğinde yöneticinin eklenen belge taslağına ait özellikleri ayarlaması gerekir.
Şablon özelliklerini incelemek ve ayarlamak için gereken adımlar burada bulunabilir
Özel Gönderim İş Akışlarıyla ilgili ek içerik:
- Özel Gönderme İş Akışlarına genel bakış ve yapılandırma seçenekleri
- Sözleşmeler için yeni bir iş akışı şablonu oluşturma
- Mevcut bir sözleşme iş akışı şablonunu düzenleme
- Sözleşme iş akışı şablonunu etkinleştirme veya devre dışı bırakma
- Müşteri sözleşmesi iş akışı şablonunu kullanarak sözleşme gönderme.
Acrobat Sign ile işinizi kolaylaştırın
Belgeleri çevrimiçi olarak hızlı ve kolay şekilde yönetin ve imzalayın.
