Elektronik olarak imzalanan tapular için HMLR gereksinimlerini karşılama

• Tüm taraflar, tapu senediyle ilgili olarak e-imza ve e-imza platformu (platform) kullanımını kabul eder.
• Tüm tarafların kendilerini temsil eden gayrimenkul uzmanları vardır (dar istisnalar hariç).
• Bir gayrimenkul uzmanı, platform aracılığıyla imzalama sürecini kurma ve kontrol etme sorumluluğuna sahiptir.

Practice Guide 8'in 13. bölümünde belirtilen imzalama ve tarihleme süreci şu şekildedir:

HMLR'ye başvuruyu yapan tapu memuru bunu elektronik araçlarla – genellikle HMLR portalı üzerinden – yapar ve başvuruya tamamlanmış tapunun PDF'ini ekler.Ancak başvuru ilk kayıt için olduğunda, tamamlanmış tapunun gerçek kopyası olduğu onaylanmış PDF çıktısı sunulabilir.

Başvuruyu yapan tapu memuru (ilk kayıt başvurusu dahil) şu sertifikayı sağlar: "Bilgim ve inancım dahilinde, elektronik imzalar kullanarak tapu işlemlerinin yürütülmesi için uygulama kılavuzu 8'de belirtilen gerekliliklerin karşılandığını onaylıyorum."

Acrobat Sign hesabı olan herhangi bir tapu memuru tüm taraflar için bu süreci başlatabilir.İmzacı ve tanığın kendi Acrobat Sign hesabına sahip olması gerekmez.

Tapu memuru için Acrobat Sign yöneticisi, yukarıdaki HMLR iş akışına genel bakış bölümündeki 1-6. adımları karşılayan iş akışlarını etkinleştirmek için Acrobat Sign'da ayarları değiştirebilir.Bu ayarlar aşağıda Acrobat Sign Hesabınızı Yapılandırma bölümünde sunulmuştur.

Tapuyu İmza İçin Hazırlama bölümü şu konularda önemli rehberlik sağlar:

• imzalama süreci başlatılmadan önce tapuyu imza için hazırlama;
• tapuda öngörülen yürütme ve tanıklık maddelerini dahil etme; ve
• Acrobat Sign'da "Sınırlı Belge Görünürlüğü" adı verilen benzersiz bir özellik kullanarak gizliliği koruma

Acrobat Sign, hesap yöneticisinin iş akışının Uygulama Kılavuzu 8'in 13.3. bölümü gerekliliklerine uyum sağlaması için ayarları değiştirmesine olanak tanır.Acrobat Sign kullanarak elektronik yürütme için tapu göndermeden önce şu değişiklikleri yapmanızı öneririz:

• Acrobat Sign kullanarak imzalama için açık onay talep edin.Hesap yöneticileri Acrobat Sign kullanımı için açık onay (onay kutusu aracılığıyla) talep etmek üzere Kullanım Koşulları ve Tüketici Açıklaması ayarlarını yapılandırabilir.Bu, tapuyu görüntülemeden önce veya tapuyu imzalamadan önce talep edilebilir.
  • Yönetici menüsünün Grup bölümüne gidin
  • Yapılandırılacak gruba tıklayın (listenin üstündeki mevcut eylemler görüntülenir)
  • Grup Ayarları
    'na tıklayın\n

• İmza Tercihleri sekmesini seçin
• Bu sayfa için hesap ayarlarını geçersiz kıl
  seçeneğini işaretleyin
• Kullanım Koşulları bölümüne inin ve İmzalayanlar
  bağlantısına tıklayın
• Açık onayı etkinleştirmek için varsayılan dışında bir seçenek belirleyin
• Değişiklikleri kaydedin

• Sınırlı Belge Görünürlüğünü Aç: Sınırlı Belge Görünürlüğü (LDV), tapu memuruna gizliliği koruma olanağı sağlayarak tanığın yalnızca icra veya imza sayfasını görmesini (tüm tapu belgesini değil) ve yalnızca imza süreciyle ilgili denetim kaydının bir kopyasını almasını sağlar; tanık, imzalı tapu belgesinin kendisini elde etmez. Hesap yöneticileri LDV ayarlarını aşağıdaki şekilde etkinleştirebilir:
  • Yönetici menüsünün Grup bölümüne gidin
  • Yapılandırılacak gruba tıklayın (listenin üst kısmındaki kullanılabilir eylemleri gösterir)
  • Grup Ayarları eylemine
    tıklayın
  • Grubun menüsündeki Grup Ayarları seçeneğine tıklayın
  • Bu sayfa için hesap ayarlarını geçersiz kıl
    seçeneğini işaretleyin
  • Sınırlı Belge Görünürlüğü bölümüne
    inin
  • Etkinleştir:
    • İmzalayanlar yalnızca kendilerine atanan imza, paraf veya veri giriş alanları içeren dosyaları görecek
    • Hesabımdaki imzalayanlar ve CC'ler tüm dosyaları görecekler
  • Değişiklikleri kaydet
    

• Mesaj şablonu oluştur (isteğe bağlı): Tapu memurlarının imza için belge gönderirken zaman kazanmalarına yardımcı olmak için mesaj şablonu oluşturabilirsiniz.Şablon, e-posta gövdesini standart bir mesaj ve konu satırıyla otomatik olarak doldurabilir.
  • Yönetici menüsünün Grup bölümüne gidin
  • Yapılandırılacak gruba tıklayın (böylece listenin üst kısmında kullanılabilir eylemler görüntülenir)
  • Grup Ayarları eylemini
    tıklayın
  • Grubun menüsündeki Mesaj Şablonları seçeneğine tıklayın
  • Yeni bir mesaj oluşturmak için + öğesine tıklayın ve yeni bir şablon oluşturmak için talimatları izleyin

Tapu senedinin son versiyonu, tarafların Practice Guide 8'in 13. bölümünde belirtilen öngörülen adımlar doğrultusında imzalaması için gayrimenkul uzmanı tarafından Acrobat Sign'a yüklenmelidir.

13. bölüm, imzalayan kişinin imzayı tasdikleyen bir tanığın fiziksel varlığında imzalamasını öngörür.Her imzanın saat ve tarihi Acrobat Sign dijital denetim kaydında kaydedilir.İmzalama süreci tamamlandığında, gayrimenkul uzmanının Acrobat Sign platformu içinde tapuyu yürürlüğe girdiği tarihle tarihlendirmesi gerekir.Senedin tarihlenmesi, belgenin taraflar tarafından senet olarak teslim edilmesi anlamına gelir.

İmzalama sürecini kontrol eden bir gayrimenkul uzmanı için üç önemli husus vardır:

• LDV ayarlarından yararlanmak için tapunun son versiyonu ve icra sayfası ayrı dosyalar olarak hazırlanmalı ve birlikte Acrobat Sign'a yüklenmelidir.Acrobat Sign, imzalama süreci sırasında birden fazla dosyayı otomatik olarak tek bir belgede birleştirir.LDV ayarları, gayrimenkul uzmanlarının imzalama süreci sırasında belgenin farklı bölümlerini imzalayanlara ve tanıklara sunmasını sağlar.
• Practice Guide 8'in 2.2 bölümü, tapuların bireyler tarafından manuel olarak icra edilmesi için icra ve tasdik maddelerinin şeklini belirler.Bu maddeler, tapu elektronik olarak icra edildiğinde de benimsenmelidir.İmzalayan kişi imzaladığında tanığın fiziksel olarak hazır bulunduğuna dair güvence sağlamak için, gayrimenkul uzmanı tapunun kendisindeki tanık bilgilerinin hemen altına tanığın şu ifadesini eklemelidir: "İmzalayan kişi bu tapuya imzasını koyduğunda tanık olarak fiziksel olarak hazır bulundum".
• Practice Guide 8'in 13. bölümü ayrıca gayrimenkul uzmanını HLMR gerekliliklerinin usulüne uygun şekilde karşılandığını onaylamakla yükümlü kılar.Gayrimenkul uzmanının sertifikası, tapunun tescili için HMLR'ye yapılan başvuru ile birlikte sunulur.Practice Guide 8'in 16. bölümünde HMLR, aşağıdaki sertifikanın "uygun" olacağını belirtmiştir:

"Bilgim ve inancımın elverdiği ölçüde, elektronik imzalar kullanılarak tapuların icrası için practice guide 8'de belirtilen gerekliliklerin karşılandığını onaylarım."

Aşağıda özetlenen imzalama sürecini izleyerek - ve Acrobat Sign dijital denetim kaydına dayanarak - bir gayrimenkul uzmanı HMLR'ye sertifikasını verme konusunda kendini güvende hissedebilir.

İmzalama sürecini yönetmek

İmzalama töreni tüm tarafların aynı ofiste bulunmasıyla veya imzalayan ve tanığın uzak bir konumda bulunmasıyla gerçekleştirilebilir. Denetim Raporu ile ilgili aşağıdaki bölüm, Acrobat Sign'ın imzalayan tapu imzalarken tanığın fiziksel olarak mevcut olduğunu nasıl doğrulayabileceğini detaylandırır.

İmzalayan ve tanık uzak bir konumda olduğunda (yani tapu memuruyla aynı yerde bulunmadığında), Acrobat Sign, tapu memuruna imzalama sürecinin Uygulama Kılavuzu 8 gereksinimlerine uygun olduğuna dair ihtiyaç duydukları güvenceleri sağlayacak şekilde yapılandırılır.

E-postayı açın
İlk imzalayan gelen kutusunda bir e-posta alır.

• İmzalayan İncele ve İmzala düğmesine tıklar

• Tapu memuru tapu hazırlama aşamasında telefon doğrulamasını seçmişse, İncele ve İmzala düğmesine tıklamak tek seferlik parola doğrulama sürecini başlatır
• İmzalayan Kod Gönder düğmesine tıklar

Acrobat Sign, tapu hazırlama sürecinde tapu memuru tarafından belirtilen telefon numarasına altı haneli bir OTP gönderir.

• İmzalayan kodu girer ve Tamam'a tıklar

• İmzalayan belgedeki kendisine atanan alanları doldurur ve ardından Adobe Acrobat Sign tarafından sağlanan seçeneklerden birini kullanarak elektronik imzasını atar:
  
  • Adlarını yazarak
    
  • Ellerindeki cihazın dokunmatik ekranına çizerek
  • İmza görüntüsü yükleyerek
    
• İmzaladıktan sonra Uygula düğmesine tıklarlar

• Açık bir onay politikası uygulanmışsa, imzalayan kişiden vekil tarafından özelleştirilebilen Kullanım Koşulları'nı kabul etmesi istenir.

• İmzalayan, imzasının uygulandığını bildiren ve sırada kimin imzalayacağını gösteren yeni bir web sayfasına yönlendirilir.

• Tanığı belirleyecek olan imzalayan, daha sonra tanığa bir imza alanı devretmesini davet eden ikinci bir e-posta alır
  
  • Devretme sürecini başlatmak için Gözden geçir ve imza için devreet düğmesine tıklarlar

• Yetki veren imzalayan daha sonra şunları sağlar:
  • Tanık için bir e-posta
    
  • Tanık için bir telefon numarası
  • Tanık için isteğe bağlı bir mesaj
• Temsilcilik yapılandırıldığında, Temsilci Ata
  'yı tıklayın

• Tanık, imzalayan tarafından verilen e-posta adresinden Acrobat Sign'dan bir e-posta alır ve bu e-posta onları tapuyu İncelemek ve İmzalamak için davet eder.

• Tanıktan, imzalayan tarafından girilen numaraya gönderilen altı haneli OTP kullanarak kimliklerini doğrulaması istenir

• Tapu doğrudan yürütme sayfasında açılır ve tapunun geri kalanı tanığa görünmez.

• Son olarak, tapu daha sonra kendilerine ayrılan alana yürürlüğe girdiği tarihi ekleyen tapu memuruna yönlendirilir.
• Tüm taraflar imzalama sürecini tamamladığında, son e-imzalı tapunun ve ilgili dijital denetim kaydının bir kopyasını indirmeleri için davet eden bir e-posta alırlar.
• Buna karşılık, tanık yalnızca yürütme sayfasını ve yürütme sayfasıyla ilişkili denetim kaydını indirme hakkına sahiptir.

Denetim Raporu, imzalama süreciyle ilgili her olayın eksiksiz bir kaydıdır. Tapu memurları için imzalayanların ve tanıkların kimliği, yürütme zamanı, e-posta ve IP adresleri gibi konularda önemli kanıtlar barındırır.

Şunları gösterir:

• Belgenin (senet) kime ve hangi saatte e-posta ile gönderildiği.
• Belgeyi kimin ve ne zaman görüntülediği.
• "Kısıtlı Görünürlük" modunun etkinleştirilmiş olduğu gerçeği.
• İmzacının (ve varsa tanıkların) cep telefonu kimlik doğrulaması sonrasında belgeye eriştiği gerçeği (Telefon numarasının GDPR uyumluluğu için kısmen gizlendiğini unutmayın)
• İmzacının Kullanım Koşulları'nı kabul ettiği gerçeği.
• Belgenin imzalandığı zaman ve kullanılan IP adresi.
• Tanığın e-posta adresi ve cep telefonu kimlik doğrulamasının kullanımı.
• Son belgenin (senet) ilgili taraflara e-posta ile gönderildiği zaman.

Tapu memurları, örneğin imzacının mobil bağlantı kullanması ve tanığın Wi-Fi ağı kullanması durumunda, bir IP adresinin bireylerin imza anında aynı yerde bulunduklarına dair her zaman kesin kanıt olarak alınamayacağını göz önünde bulundurmalıdır.

Bu nedenle imzalama sürecini tek bir cihazda düzenlemek veya tüm cihazların aynı Wi-Fi ağına bağlı olmasını ve VPN işlevselliğinin kullanılmamasını şart koşmak tercih edilebilir.