Acrobat Sign'da e-postalara ve indirmelere denetim raporu ekleme

Adobe Acrobat Sign'ın denetim raporunu, son tamamlama e-postasıyla teslim edilen anlaşma PDF'lerine ve Yönet sayfasından indirilen PDF'lere ekleyip eklemeyeceğini kontrol edin.

Acrobat Sign, denetim raporunu son "İmzalandı ve Dosyalandı" e-postasında teslim edilen anlaşma PDF'ine ve Yönet sayfasından indirilen anlaşma PDF'lerine ekleyebilir.Bu, imzalı belgeyi ve denetim kaydını tek bir dosyada birleştirerek kayıt tutmayı basitleştirir ancak özellikle ekler e-postayla gönderildiğinde denetim ayrıntılarının dağıtımını da genişletebilir.

Başlamadan önce

• Bu ayarı yapılandırmak için Hesap Yöneticisi veya Grup Yöneticisi olmanız gerekir.
• Denetim raporu eklerini etkinleştirmeden önce kuruluşunuzun imzalı anlaşmaları e-postayla nasıl dağıttığını onaylayın.
• Denetim meta verilerinin harici alıcılarla paylaşılıp paylaşılmaması gerektiğini belirlemek için veri yönetişim politikanızı gözden geçirin.

Yapılandırma

Belgelere denetim raporları ekle ayarı, Acrobat Sign üzerinden gönderilen tüm anlaşmalar için geçerlidir.

Kullanılabilirlik:

• Acrobat Sign Solutions: Desteklenir
• Resmi Kurumlar için Acrobat Sign: Desteklenir
• Acrobat Standard ve Acrobat Pro: Desteklenmez

Yapılandırma kapsamı:

Denetim raporları ekleme hesap ve grup düzeyinde yapılandırılabilir.

• Grup düzeyindeki ayarlar, hesap düzeyindeki ayarları geçersiz kılar.

Varsayılan değer:

• Denetim Raporunu İmzalanmış ve Dosyalanmış e-postaya ekleme: Tümü.
• Yönet sayfasından indirildiğinde belgelere mevcut denetim raporunu ekleme: Devre dışı.

Bu özelliğe, yöneticinin yapılandırma menüsünde Genel Ayarlar > Belgelere denetim raporu ekleme'ye giderek erişin

Kontroller

• Denetim Raporunu İmzalanmış ve Dosyalanmış e-postaya ekleme
  • Asla: Kimse son e-posta ekiyle birlikte denetim raporunu almaz.
  • Yalnızca Gönderen: Denetim raporunu yalnızca gönderen son e-posta ekiyle alır.
  • Tümü (varsayılan): Son e-posta ekinin tüm alıcıları denetim raporunu alır.

Etki: Bu kontrol, tamamlandığında e-postayla teslim edilenleri önemli ölçüde genişletebilir çünkü alıcılar e-postayı ve eki iletebilir.

• Yönet sayfasından indirildiğinde belgelere mevcut denetim raporunu ekleme
  • Etkin: Yönet sayfasından indirmeler, denetim raporu sonuna eklenmiş tek bir PDF içerir.
  • Devre dışı (varsayılan): Yönet sayfasından indirmeler yalnızca sözleşme içeriğini içerir. Kullanıcılar denetim raporunu ayrı olarak indirmek zorundadır.

Nasıl kullanılır?

• E-posta kontrolü son tamamlama e-postası ("İmzalandı ve Dosyalandı") için geçerlidir.
• İndirme kontrolü yalnızca kullanıcı Yönet sayfasından bir sözleşme indirdiğinde geçerlidir.
• Her iki kontrol etkinleştirildiğinde Acrobat Sign denetim raporunu teslim edilen PDF'nin sonuna ekler (indirilmiş veya e-postaya eklenmiş).
• Bir sözleşme hâlâ devam ediyorsa Acrobat Sign indirme anında mevcut olan geçici denetim raporunu ekler.

En iyi uygulamalar

• Alıcılar tam denetim kaydına ihtiyaç duymadıkça denetim raporu dağıtımını e-postayla sınırlayın.
• E-posta dağıtımını otomatik olarak genişletmeden dahili kayıt tutmayı desteklemek için Yönet sayfası indirme kontrolünü kullanın.
• Denetim raporlarını harici olarak paylaşmanın kuruluşunuzun veri yönetişim politikalarıyla uyumlu olduğunu onaylayın.

Bilinmesi gereken noktalar

• E-posta kontrolü yalnızca imzalı sözleşme PDF'si son tamamlama e-postasına eklenirse geçerlidir.
• Alıcılar e-posta eklerini iletebilir, bu da denetim raporu dağıtımını orijinal katılımcıların ötesine genişletebilir.