Kuruluşunuzdaki kullanıcıların içerik paylaşma ve başkaları adına anlaşmaları yönetme şeklini kontrol etmek için Hesap Paylaşım İzinleri özelliğini kullanın.
Bu kontrol grubu, yalnızca Gelişmiş Hesap Paylaşımı etkinleştirildiğinde yönetici menüsünde görünür.
Hesap Paylaşım İzinleri yöneticilere şu olanakları sağlar:
- Kullanıcıların dahili veya harici katılımcılarla paylaşım yapıp yapamayacağını kontrol etme.
- Paylaşılan kullanıcıların yapabileceklerini (anlaşma gönderme veya değiştirme gibi) tanımlama.
- Paylaşılan erişimi yalnızca bir gruptan gönderilen anlaşmalarla sınırlama (gruba gönderilen anlaşmalar hariç).
Bu ayarlar, kullanıcılar veya yöneticiler tarafından başlatılan paylaşımlar için geçerlidir.
Her zaman etkin olan ve tek tek anlaşmaları e-posta yoluyla paylaşmak için kullanılan Anlaşma Paylaşımı'nın aksine, Hesap Paylaşımı paylaşılan içeriğe kullanıcı ve grup düzeyinde erişimi kontrol eder.
Yapılandırma
Kullanılabilirlik:
- Acrobat Standard ve Acrobat Pro: Kullanılamaz
- Acrobat Sign Çözümleri: Desteklenir; Gelişmiş Hesap Paylaşımı etkinleştirildiğinde kullanılabilir
- Acrobat Sign for Government: Desteklenir; Gelişmiş Hesap Paylaşımı etkinleştirildiğinde kullanılabilir
Yapılandırma kapsamı:
Yöneticiler, Hesap Paylaşım İzinlerini hesap ve grup düzeyinde yapılandırabilir.
Ayarlar, her kullanıcının birincil grubu aracılığıyla uygulanır.
Bu özelliğe, yöneticinin yapılandırma menüsünde Güvenlik Ayarları > Hesap Paylaşım İzinleri bölümüne giderek erişin
Paylaşım izinleri
Kullanıcıların kimlerle paylaşabileceğini kontrol etme
Yöneticiler şu kişilerle paylaşıma izin verebilir veya kısıtlayabilir:
- Dahili kullanıcılar veya gruplar – Aynı Acrobat Sign hesabının üyeleri.
- Harici kullanıcılar – Kuruluşun parçası olmayan, aynı etki alanına sahip kişiler de dahil olmak üzere hesap dışındaki herkes.
Bu seçenekler birbirinden bağımsızdır ve ayrı ayrı etkinleştirilebilir veya devre dışı bırakılabilir.
Paylaşılan kullanıcıların yapabileceklerini tanımlama (yalnızca dahili)
Dahili paylaşım etkinleştirildiğinde yöneticiler, paylaşılan kullanıcılar için şu seçenekleri etkinleştirebilir:
- Anlaşma gönderme – Sahibi adına yeni anlaşmalar oluşturma ve gönderme.
- Mevcut anlaşmaları değiştirme – Devam eden anlaşmaları orijinal gönderen kişiymiş gibi düzenleme.
Bu eylemlere erişim vermek için:
- Paylaşım ilişkisinin bunları açıkça etkinleştirmesi gerekir.
- Paylaşılan kullanıcının Acrobat Sign'da sahibin profiline geçiş yapması gerekir.
Geçiş yaptıktan sonra paylaşılan kullanıcı, sahibin Giriş, Gönder ve Yönet sekmelerine erişebilir.
Mevcut işlemleri değiştirme izni, paylaşılan kullanıcıların devam eden anlaşmalardan alıcıları kaldırmasına izin vermez. Devam eden bir anlaşmadan alıcıları kaldırma yalnızca orijinal gönderici tarafından yapılabilir.
Paylaşılan kullanıcılar, değiştirme iznine sahip olsalar, gönderenin profiline geçseler veya paylaşılan erişim yoluyla anlaşmayı yönetebilseler bile devam eden bir anlaşmadan alıcıları kaldıramazlar.
Paylaşılan gruplar için anlaşma görünürlüğünü sınırlama
Varsayılan olarak, bir grup paylaşıldığında paylaşılan kullanıcı veya grup şunları görebilir:
- Gruptan gönderilen anlaşmalar
- Diğer kullanıcılardan gruba gönderilen anlaşmalar
Yöneticiler bu görünümü yalnızca giden anlaşmaları (gruptan gönderilen) gösterecek şekilde kısıtlayabilir, hassas gelen anlaşmalar için gizliliği artırır - kişisel teklifler veya İK iletişimleri gibi.
Bu ayar yalnızca bir Grup paylaşılırken geçerlidir. Bir kullanıcı kullanıcı hesabını açıkça başka bir kullanıcı veya grupla paylaşırsa anlaşma listesi filtrelenmez.
Kullanıcı deneyimi
- Paylaşıma izin verildiğinde, alıcı bir e-posta daveti alır.
- Paylaşım engellenirse gönderen, paylaşımın devre dışı bırakıldığını açıklayan bir hata görür.
- Paylaşılan kullanıcılar, sahibi adına hareket etmek için profil değiştirmelidir.
- Devam eden anlaşmalardan alıcıları kaldırma yalnızca gönderici tarafından yapılabilir. Paylaşılan kullanıcılar, hesap paylaşım izinleri ne olursa olsun devam eden bir anlaşmadan alıcıları kaldıramazlar.
En iyi uygulamalar
- Harici paylaşımı sınırlayın. Çoğu kuruluşun hesapları dışında paylaşım yapmasına gerek yoktur. Bunu yaparsanız:
- Harici paylaşımı geçici olarak etkinleştirin.
- Paylaşımı ayarla.
- İşlem bittiğinde tekrar devre dışı bırakın.
- Yalnızca güvenilir dahili kullanıcılara gönderme veya değiştirme izinleri verin.
- Gelen anlaşmaların izlenmesi gereken zorlayıcı bir kullanım senaryonuz olmadığı sürece yalnızca gruptan gönderilen anlaşmaları paylaş.
Acrobat Sign ile işinizi kolaylaştırın
Belgeleri çevrimiçi olarak hızlı ve kolay şekilde yönetin ve imzalayın.
