Microsoft Dynamics On-Premises için Adobe Sign: Kullanıcı Kılavuzu

Genel Bakış

Adobe Sign'ın Dynamics entegrasyonu, gereken her form/sözleşme belgesi için imza almayı sağlayan, kullanıma hazır bir çözüm sunar. Bu entegrasyon aşağıdaki avantajları sağlar:

• Adobe Sign; Kişiler, Hesaplar, Potansiyel Müşteriler, Fırsatlar, Siparişler, Faturalar, Fiyat Teklifleri, Sözleşmeler gibi CRM kayıtlarına ve Yöneticiniz tarafından geliştirilen özel CRM varlıklarına yerleşik olarak sunulur.
• Sözleşmeler ve satış belgeleri gibi anlaşmaları tek tıkla Dynamics'ten göndererek fiyat teklifi-tahsilat sürecini hızlandırır.
• Hesaplar ve kişiler gibi Dynamics varlıklarındaki verileri sözleşmeler halinde birleştiren ve imzalama sürecinde imzalayanlardan toplanan verileri Dynamics'e gönderen, Yönetici tarafından yapılandırılabilir veri eşleme.
• Müşteri Destek Hub'ı aracılığıyla mobil cihazlarda etkinleştirildi (Dynamics 365 9.x ve sonraki sürümlerde kullanılabilir)
• Alıcıların her yerde, her zaman, her aygıtta imzalamasını kolaylaştırır.
• Dynamics'ten imza için gönderilen belgelerin takip edilmesini sağlar.
• Tüm süreç boyunca manuel adımları ortadan kaldırır.

Bu dokümantasyon açıkça Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 Yerinde ve sonrası içindir.                                            

Adobe Acrobat Sign'a erişin

Adobe Sign, Dynamics yöneticisi tarafından yüklenir ve güvenlik rolleri aracılığıyla erişim sağlanır.  Adobe Sign'a erişmeniz gerekiyorsa ve ana sayfanızda Adobe Sign seçeneğini göremiyorsanız kullanıcı erişimi talep etmek için Dynamics yöneticinizle iletişime geçin.

İmza iste

Müşteri Hizmetleri Hub'ında yeni anlaşmalar oluşturulabilir

Müşteri Hizmetleri Hub'ında yeni anlaşma şu şekilde oluşturulabilir:

• Yeni Kayıtlar düğmesine (gri artı) tıklayıp Anlaşma seçeneğini seçme
• Anlaşmalar menü seçeneğine gidip üst eylem şeridindeki Yeni Anlaşma düğmesine tıklama:

İmza İste seçeneği Daha fazla … menüsünden kullanılabilir.

Bir Dynamics Varlığından veya Anlaşmalar sayfasından imza için anlaşma göndermek üzere İmza İste seçeneğini kullanabilirsiniz.

Varlıktan sözleşme göndermek için:

• CRM içindeki bir varlık kaydına (ör. Fırsat, Hesap) gidin ve açmak için tıklatın
• More Commands (…) (Daha Fazla Komut (…)) menüsünü tıklatın
• Menüden İmza Talepleri seçeneğini seçin
  • Menünün yerini, kullanılabilir şablonların listesi alır
  • Şablon listesinin alt kısmında, bir şablona bağlı olmayan sözleşmeler için New Agreement (Yeni Sözleşme) bulunur

Yeni bir Sözleşme sayfası açılır ve Sözleşme Şablonu üzerinde tanımlı olan alan değerleri otomatik olarak doldurulur.

Bir sözleşmeyi tanımlamak ve göndermek için yalnızca birkaç şeye ihtiyacınız vardır:

• Alıcı: Belgeyi imzalaması veya onaylaması gereken kişi veya kişiler listesi
• Sözleşme Adı: İmzalayanın e-postasının konu satırında ve şirket içi raporlamada Sözleşmenin nasıl vurgulandığı
• İmzalanması gereken belge: Yasal imza gereken bir veya daha fazla sayıda form, sözleşme veya başka bir belge olabilir

Alıcılar bölümü

Recipients (Alıcılar) bölümünde bir veya daha fazla imzalayan tanımlanmalıdır.  Alıcıları, belgeyi imzalamalarını istediğiniz sırayla girin. Hata yapılması durumunda, alıcı listesinin sol tarafındaki İmza Sırası alanı düzenlenebilir.

Alıcı tanımlamak için:

• Alıcılar panelinin sağ üst köşesindeki Alıcı ekle seçeneğine tıklayın:

İmzalayan/onaylayan türünü seçebileceğiniz bir pencere açılır:

1. Alıcı Türü seçim listesinden uygun değeri seçin

• New (Yeni): Alıcı Dynamics'te bilinen bir değer olmadığı durumlarda
• Contact (Kişi): Dynamics'te tanımlanmış Kişi varlıkları olan alıcılar için
• Lead (Potansiyel Müşteri): Dynamics'te Potansiyel Müşteri olarak tanımlanmış alıcılar için
• User (Kullanıcı): Dynamics ortamınızın şirket içi kullanıcılarını tarif eder

2(a). New (Yeni) öğesini seçtiğinizde pencere, Tam Ad ve E-posta Adresi girebileceğiniz şekilde değişir.

Bu işlem Dynamics'e yeni Kişi/Potansiyel Müşteri kaydetmez; adı ve e-postayı yalnızca bu işlem için kullanır.

2(b). Contact (Kişi), Lead (Potansiyel Müşteri) veya User (Kullanıcı) seçildiğinde pencere, seçtiğiniz varlığı arayacağınız şekilde değişir. Adı (veya bir kısmını) yazın ve ardından eklemek istediğiniz alıcıyı seçmek için arama simgesini tıklatın.

Dynamics bu varlık türlerini anladığı için e-posta adresi veritabanından içe aktarılır.

3. Her alıcı için bir Alıcı Rolü tanımlanmalıdır.  Roller şunlardır:

• Signer (İmzalayan) (varsayılan): İmzalayanların sözleşmeye en az bir imza uygulaması gerekir.
• Approver (Onaylayan): Onaylayanların sözleşmeyi imzalaması gerekmez (onlar için de imza alanları yerleştirilse imzalayabilirler) ancak sözleşmeyi etkin şekilde "Onaylamaları" gerekir. Bu, kayıtlı bir etkinliktir.
• CC (Bilgi): Bilgiye eklenen (CC'lenen) taraflar, sözleşmenin bildirim sürecine dahil edilir ancak sözleşme veya imza döngüsüyle hiçbir etkileşime girmez.

4. Her alıcı için Kimlik Doğrulama tanımlanmalıdır. Kullanılabilir seçenekler, yönetici tarafından etkinleştirilen kimlik doğrulamalara göre belirlenir.

• E-posta varsayılan değerdir ve yalnızca alıcının sözleşmeye e-posta bağlantısı aracılığıyla erişmesini gerektirir.
• Adobe Sign doğrulaması, alıcının Adobe kimlik sisteminde kimlik doğrulaması yapmasını gerektirir.
  
  • Yalnızca gönderen tarafından imzalanan tüm sözleşmeler Kimlik Doğrulama ayarını Adobe Sign olarak belirlemelidir
  • Harici alıcıların kimlik doğrulaması için bir Adobe hesabına sahip olduklarından emin olmadıkça Adobe Sign'ı doğrulama yöntemi olarak kullanmak önerilmez.
• Telefon doğrulaması alıcıya girmesi gereken bir kod içeren mesaj gönderir.
  • Gönderen, alıcı yapılandırıldığında alıcının telefon numarasını sağlamalıdır
    
• Parola doğrulaması gönderenin alıcıya (bant dışı) parola hakkında bilgi vermesini gerektirir ki kimliklerini doğrulayabilsinler
  
• Bilgi tabanı doğrulaması alıcının genel bilgilerini (ve isteğe bağlı olarak ABD Sosyal Güvenlik Numarasını) kullanarak bir dizi soru sorar. 
  
  • Bilgi tabanı doğrulaması yalnızca ABD merkezli alıcılar için kullanışlıdır
    

5. Alıcıyı tanımladıktan sonra Kaydet'e tıklayın

6. Tüm imzalayanlar/onaylayanlar için 1-5 adımlarını tekrarlayın

İmzalama sırası

İmzalama sırası için iki iş akışı vardır: Sıralı ve Paralel. Bu seçenek Alıcılar panelinin alt kısmındaki Sırayla giriş yap onay kutusunca yönetilir.

Sırayla giriş yap işaretlendiğinde, alıcılar sözleşmeyi Alıcılar bölümünde listelendikleri sırayla alır. İlk alıcıya sözleşme hakkında bildirim gönderilir ve ilk alıcı eylemini tamamlayana kadar diğer taraflara bildirim gönderilmez. Ardından ikinci alıcıya bildirim gönderilir ve sözleşme tamamlanana kadar bu şekilde devam eder.

Sırayla giriş yap işaretlenmediğinde, sözleşme paralel imza için gönderilir, bu nedenle tüm alıcılara anında bildirim gönderilir ve sözleşme hepsi eylemlerini tamamladığında tamamlanır.

Alıcı sırasını değiştirme

Alıcı adının solundaki numarayı bir kez tıklatın. Numara değeri düzenlenebilir hale gelir. Belgeyi, alıcının imza sürecinde olmasını istediğiniz numarayla değiştirin. Diğer alıcılar da buna göre ayarlanır.

Alıcı değerlerini düzenleme

Kilitli olmayan (kilit simgesiyle gösterilir) herhangi bir alıcı değerini, alanı bir kez tıklatarak düzenleyebilirsiniz.

Bu, düzenlenecek veya yeni bir liste değeri seçilecek alanı açar.

Değişiklik yapıldıktan sonra alıcı panelinde Save (Kaydet) simgesini tıklatın.

Dosyalar bölümü

Sözleşmenize bir belge eklemek için Dosyalar bölümünün sağ üst köşesindeki Dosya ekle düğmesine tıklayın.

Dosya ekle seçeneğine tıkladıktan sonra açılan pencere dosyaları yüklemek için iki kaynaktan seçim yapma seçeneği sunar:

• Bilgisayarım – Yerel sisteminizden veya ağ sürücüsünden (örn. SharePoint) dosya arama ve yükleme imkanı sağlar.
  
• Şablonlar – Şablonlar seçeneği Adobe Sign hesabınıza yüklenen şablonlara erişim sağlar.
  • Attach file from Adobe Sign library (Adobe Sign kitaplığından dosya ekleyin) seçeneği yalnızca yeni bir sözleşme belgesi oluşturulurken kullanılabilir; şablon oluştururken kullanılamaz.
    
  • Kitaplığa yalnızca yöneticiniz belge ekleyebilir

İleti bölümü

İleti bölümü sözleşme konusunu (aynı zamanda sözleşme adı olarak kullanılır) ve alıcılara gönderilecek genel iletiyi içerir.

• Konu – Konu bildirim sürecinde öne çıkar, e-posta konu satırında, e-posta gövdesinde kalın yazı tipiyle ve açıklama metninin tamamında küçük yazı tipiyle görünür (aşağıda sarı vurguyla gösterilmiştir)
• İleti – İleti alanı imzalayana herhangi bir mesaj veya talimat ekleyebileceğiniz açık düz metin alanıdır (aşağıda yeşil vurguyla gösterilmiştir)

Seçenekler bölümü

Seçenekler bölümü yalnızca bu işlem için geçerli olan çok sayıda yapılandırma seçeneği içerir:

• Preview and position signatures before sending (İmzaları göndermeden önce önizle ve konumlandır): İşaretlendiğinde, sözleşmede otomatik olarak içerik oluşturma ortamı açılır ve böylece gönderen, form alanları yerleştirebilir
• Tamamlama son tarihi– İşaretlenirse sözleşme, sözleşmenin sona ereceği bir bitiş tarihi tanımlar
• Sözleşmenin sona erme gün sayısı – Bu, Sözleşme sona erer özelliği etkinleştirildiğinde sözleşmenin imzalanabilir kalacağı gün sayısını tanımlar
• Require In-person signing (Şahsen İmzalamayı Gerekli Kıl): İmzalayanın e-posta kullanmadan, gönderenin yerel sisteminde veya tabletinde imzalama işlemi gerçekleştirmesi gerekiyorsa gönderenler bu seçeneği kullanarak imzayı barındırabilir
• Add post-signing landing page (İmza sonrası açılış sayfası ekle): Etkinleştirildiğinde, alıcının sözleşmeyle etkileşimini tamamladıktan sonra hangi URL'ye yönlendirileceğini belirlemek mümkündür
• Post-signing landing page (İmza sonrası açılış sayfası): Bu alan, Add post-signing landing page  (İmza sonrası açılış sayfası ekle) özelliği etkinleştirildiğinde alıcıları yönlendirmek istediğiniz sayfanın URL'sini içerir
• Delay in seconds for redirect (Saniye cinsinden yeniden yönlendirme gecikmesi): Post-signing landing page (İmza sonrası açılış sayfası) tanımlandığı zaman gerekli olan bu ayar, imza uygulandıktan sonra ve alıcının belirlenen açılış sayfasına yönlendirilmesinden önce ne kadar gecikme olması gerektiğini belirler
• Alıcı hatırlatıcısı- İşlem için hatırlatıcı döngüsünü tanımlar. Hatırlatıcılar, mevcut alıcıya günlük veya haftalık döngüde gönderilecek şekilde yapılandırılabilir
  
• İmza türü - Anlaşmada beklenen imza türünü belirler:
  
  • Elektronik - Alıcılardan elektronik imza uygulamalarını ister.
    
    • Bu seçenek, yöneticiniz tarafından etkinleştirilirse alıcının iş akışını yazılı imzaya değiştirmesine olanak tanıyabilir.
      
  • Yazılı - Alıcının belgeyi indirmesi, fiziksel olarak imzalaması ve ardından imzalı belgenin taranmış görüntüsünü yüklemesi gerektirir.
    
    • Yazılı imzalar elektronik imzalara dönüştürülemez.
      
• Alıcının dili - Bu seçenek, alıcı için e-posta ve web arayüzünde kullanılan dili belirler
  
• Şifre koruması - Kimliği doğrulanmamış erişimi önlemek için son belgeye şifre uygulamak istiyorsanız bunu etkinleştirin

Alıcılar tanımlandıktan, dosyalar eklendikten ve diğer alan manipülasyonları tamamlandıktan sonra, üst menü öğelerinden Anlaşma Gönder'i tıklayın:

Şablon kullanarak herhangi bir varlıktan İmza İsteme

Dynamics yöneticileri, Dynamics varlıkları (Kişi, Fırsat, Hesap) için sözleşmeyi önceden yapılandırarak Gönderenin yapması gereken manuel yapılandırma işinin miktarını azaltacak bir veya birden fazla şablon oluşturabilir.

Şablonlara şeritteki Daha Fazla Komut (…) simgesi aracılığıyla erişilir

Yeni (+) menüsünden Hızlı Anlaşma Oluşturma

Şablonun temel aldığı Varlık türünü biliyorsanız Yeni menüsünden yeni bir Sözleşme başlatabilirsiniz:

• Üst şeritteki Yeni (+) simgesini tıklatın
• Records (Kayıtlar) bölümündeki seçeneklerden Agreement (Sözleşme) öğesini seçin
  • Quick Create: Agreement (Hızlı Oluştur: Sözleşme) paneli açılır

• Kullanmak istediğiniz şablonla ilişkili Varlığı seçin
  • Seçildikten sonra, anlaşmayı ilişkilendirmek istediğiniz belirli nesneyi ve kullanmak istediğiniz şablonu seçmenize olanak tanıyan iki arama ortaya çıkar: istediğiniz anlaşmayı ilişkilendireceğiniz ve kullanmak istediğiniz şablon:

• Choose {Entity} ({Varlık} Seç) alanını tıklattığınızda, uygun Varlık türündeki nesnelerin listesi görüntülenir. Nesnenizi seçin
  • Varlık adının bir kısmını girdiğinizde, dizenizle eşleşen nesneler menüde listelenir
• Choose a Template (Şablon Seç) alanını tıklattığınızda, seçtiğiniz Varlık ile ilişkili şablonların yer aldığı küçük bir menü açılır.  Şablonu seçin
• Kaydet'i tıklatın

Save (Kaydet) düğmesi tıklatıldıktan sonra, şablon değerlerine göre sözleşme oluşturulur:

• Şablonda ekli Alıcı veya Dosya yoksa Sözleşme Taslak durumunda oluşturulur
• Şablonda ekli Alıcı ve Dosya varsa ancak One-Click Send (Tek Tıklatmayla Gönder) şablonda etkin değilse sözleşme Taslak durumunda oluşturulur
• Şablonda ekli Alıcı ve Dosya varsa ve One-Click Send (Tek Tıklatmayla Gönder) şablonda etkinse sözleşme otomatik olarak imzaya gönderilir

Sözleşme Durumunu Kontrol Etme

Sözleşmenin durumu geçerli yasal durumunu belirtir ve düzenli sorgulama aralığıyla Dynamics'te güncellenir. Durum değerleri şunlardır:

• Draft (Taslak): Oluşturulmuş ancak henüz gönderilmemiş bir Sözleşme
• Out for Signature (İmzaya Gönderildi): Etkin şekilde imza sürecinde
• Signed/Approved (İmzalandı/Onaylandı): Tüm taraflarca tamamlandı
• Cancelled (İptal Edildi): Tüm imzalar alınmadan önce imza işlemi iptal edildi
• Süresi dolmuş - Yapılandırılan son kullanma tarihinden önce tamamlanmayan anlaşma
  

Bir sözleşmeyi bulmanın en iyi yolu, sözleşmeyi oluşturmak için kullandığınız birincil varlıkla ilgili varlıkları kontrol etmektir.

Örneğin, sözleşmeyi Kişi kullanarak oluşturduysanız hangi varlıkların ilişkili olduğunu kontrol etmek için Contact (Kişi) alanına gidin, ardından Related (İlgili) sekmesini tıklatın ve menüden Agreements (Sözleşmeler) öğesini seçin:

İlişki penceresi açıldığında Sözleşmeler nesnesi görüntülenir; bu seçenek tıklatıldığında varlıkla ilgili sözleşmelerin tam listesi açılır.

Sözleşme durumunu görüntülemenin bir başka yolu da sözleşmelerin tam listesini incelemektir:

• Adobe Sign > Agreements (Adobe Sign > Sözleşmeler) alanına gidin

Varlıktan bağımsız olarak tüm sözleşmeler, Agreements (Sözleşmeler) sayfasındaki sözleşmeler listesinde listelenir.

• İmzalanmış anlaşmalar Ad, Anlaşma Durumu ve anlaşmaların tarihlerini görüntüler
• Reddedilmiş, İmza Bekliyor ve Taslak anlaşmalar tamamlanmadığından İmzalanma Tarihi içermez
  • İmzalandı değeri anlaşmanın tamamlandığı ve yasal olarak imzalandığı zamanı yansıtır. İmza işlemi sırasındaki aşamalı imzalar yansıtılmaz
    

Durum Güncelleme, Hatırlatıcı Gönderme ve Sözleşme İptal Etme

İmzalanmamış Sözleşmelere uygulanabilecek üç işlem vardır:

• Güncelle – Mevcut durumu almak için Adobe Sign sunucusunu aktif olarak yokla
• Send Reminder (Hatırlatıcı Gönder): Sözleşmenin geçerli imzalayanına hemen hatırlatıcı e-posta gönderir
• Cancel Agreement (Sözleşmeyi İptal Et): Sistemdeki sözleşmeyi sonlandırır ve imzalayana iptal bildirimi gönderir

Bu işlemlerden her biri, üst kısımdaki düğmeleri kullanarak sözleşmenin içinden başlatılabilir.

Müşteri Hizmetleri Merkezi'nde Adobe Sign

Şirketiniz Adobe Sign for Dynamics sürüm 9.2 veya üstünü dağıtmışsa, Dynamics Customer Service Hub'da Adobe Sign işlevselliğine erişiminiz vardır.

Aynı işlevleri geliştirilmiş biçimlendirme imkanıyla sunan Müşteri Hizmetleri Merkezi; telefonlar, tabletler ve diğer tüm mobil aygıtlar için doğrudan erişim sağlar.

Benzer konular

• Dynamics için Adobe Sign Yükleme Kılavuzu
• Dynamics için Adobe Sign Sürüm Notları