Adobe Acrobat Sign'da anlaşmaların ve ilgili verilerin ne kadar süreyle saklanacağını yapılandırılabilir saklama ilkeleri kullanarak otomatik olarak yönetin.
Adobe Acrobat Sign'daki veri yönetimi, yöneticilerin tanımlanmış bir saklama süresinden sonra sözleşmeleri ve ilişkili verileri Acrobat Sign sistemlerinden otomatik olarak silmesine olanak tanır. Bu, kuruluşların saklanan verileri azaltmasına, uyumluluk gereksinimlerini karşılamasına ve manuel temizlik olmadan sözleşme yaşam döngüsünü yönetmesine yardımcı olur.
Veri yönetimi, yalnızca bir anlaşma nihai sistem durumuna ulaştıktan sonra başlayan gecikmeli bir tetikleyici görevi görür.
Saklama ilkeleri yalnızca bir anlaşma tamamlandı, iptal edildi veya süresi doldu gibi terminal durumuna ulaştıktan sonra uygulanır. Tetiklenen ilke, anlaşmanın ve ilişkili verilerin kalıcı olarak silinmeden önce ne kadar süreyle saklanacağını tanımlar.
Varsayılan olarak, sözleşmeler ve işlem verileri manuel olarak silinmedikçe veya bir saklama kuralı tarafından yönetilmedikçe hesap aktifken Acrobat Sign'da saklanır.
Veri yönetimi nasıl çalışır
Veri yönetimi tetikleyici tabanlı bir model izler:
- Anlaşmalar, Acrobat Sign anlaşmayı Tamamlandı, İptal Edildi veya Süresi Doldu olarak kaydettiğinde terminal durumuna ulaşır.
- Bir saklama kuralı, Acrobat Sign anlaşmayı terminal durumunda kaydettiğinde uygulanır.
- Kural, anlaşmanın ve ilişkili verilerin silinmeden önce ne kadar süreyle saklanacağını tanımlar.
- Yeni terminal anlaşmalar için aynı anda yalnızca bir saklama kuralı aktiftir. Yeni bir kural oluşturulduğunda, aktif kural haline gelir ve gelecekte terminal durumuna ulaşan tüm anlaşmalara uygulanır. Önceden aktif olan kurallar, kendilerine zaten atanmış olan anlaşmalara uygulanmaya devam eder ve devre dışı bırakılmaları gerekmez.
Saklama kuralları, sözleşmenin terminal durumuna ulaştığı sırada gönderen kullanıcının ait olduğu birincil gruptan benimsenir. Kullanıcı anlaşma tamamlanmadan önce birincil grubunu değiştirirse, yeni grubun saklama kuralları uygulanır.
Saklama süreleri, anlaşmanın terminal durumunda kaydedildiği andan itibaren yapılandırılan süreye göre uygulanır. Terminal durum işleme 12 saate kadar gecikebileceğinden, saklama süresinin başlangıcı da gecikebilir.
Terminal durum zamanlaması veri yönetimini nasıl etkiler
Veri yönetimi ilkeleri yalnızca bir anlaşma Tamamlandı, İptal Edildi veya Süresi Doldu gibi terminal durumuna ulaştıktan sonra başlar.
Sistem performansını optimize etmek için Acrobat Sign sözleşmeyi işleyen sunucuya göre yoğun olmayan saatlerde terminal durum olaylarını işler. Yoğun olmayan saatler, sunucunun yerel zaman diliminde 19:00 - 7:00 saatleri arasındadır.
Bir anlaşma yoğun saatlerde terminal koşuluna ulaşırsa, olay sıraya alınır ve bir sonraki yoğun olmayan zaman aralığında işlenir. Bu, nihai durum güncellemesini 12 saate kadar geciktirebilir.
Bu işlem penceresi sırasında:
- Sözleşme hem Yönet sayfasında hem de API yanıtlarında önceki durumu olan Devam Ediyor durumunda kalır.
- Alıcılar artık anlaşmayı imzalayamaz ve erişmeye çalıştıklarında hata alırlar.
- Süresi dolmak üzere olan sözleşmeler için gönderenler, imzalama süresini uzatmak için bu pencere sırasında son kullanma tarihini güncelleyebilir.
- Terminal olayı, işlem tamamlanana kadar denetim raporunda kaydedilmez.
Veri yönetişimi politikaları yalnızca anlaşma nihai durumuna ulaştıktan sonra tetiklendiği için, işlemdeki herhangi bir gecikme saklama süresinin başlangıcını da geciktirir.
Nasıl kullanılır?
Kuruluşlar veri yönetişimini şu amaçlarla kullanır:
- Tamamlanan veya etkin olmayan sözleşmeleri belirli bir süre sonra otomatik olarak siler.
- Saklanan sözleşme verisi miktarını azaltır.
- Belge saklamayı dahili uyumluluk politikalarıyla uyumlu hale getirir.
- Veri yaşam döngüsünü manuel müdahale olmadan yönetir.
Bir anlaşma terminal duruma ulaştığında hiçbir saklama kuralı tanımlanmamışsa, silme tarihi atanmaz.Anlaşmalar manuel olarak silinene veya GDPR araçları aracılığıyla kaldırılana kadar sistemde kalır.
Neler silinebilir
Saklama kuralları, kural yürütüldüğünde hangi verilerin silineceğini tanımlar:
- Anlaşma belgesi.
- Denetim raporu.
- İşlem sırasında toplanan ilişkili kişisel veriler.
- İmzalayan Kimlik Raporu üreten bir kimlik doğrulama yöntemi kullanan anlaşmalar için, bu rapor kişisel verilerin bir parçası olarak silinir.
Denetim ve kişisel veriler en az anlaşma kadar uzun süre saklanmalıdır ve gerekirse daha uzun süre devam edecek şekilde yapılandırılabilir.
Bilinmesi gereken noktalar
- Saklama kuralları, sözleşme oluşturulduğunda değil, sonlandırma durumuna ulaştığında uygulanır.
- Bir anlaşmaya terminal hale geldiği anda yalnızca bir saklama kuralı uygulanır.
- Saklama kuralları, sözleşmeyi oluşturan kullanıcının sözleşme sonlandırma durumuna girdiği sırada bulunduğu grubu temel alır.
- Kullanıcı anlaşma tamamlanmadan önce grup değiştirirse, yeni grubun kuralları geçerli olur.
- Terminal durum işlemi, yoğun zamanlarda 12 saate kadar gecikebilir ve saklama politikalarının başlangıcını geciktirebilir.
- Hiçbir saklama kuralı tanımlanmamışsa, anlaşmalar manuel olarak silinene veya diğer süreçler aracılığıyla kaldırılana kadar saklanır.
Acrobat Sign ile işinizi kolaylaştırın
Belgeleri çevrimiçi olarak hızlı ve kolay şekilde yönetin ve imzalayın.
