Genel Bakış
Birçok sözleşme (vergi belgeleri, tapu sicilleri, vekaletnameler, aktif devirleri vb.), alıcının bir şahidin huzurunda sözleşmesini imzalamasını gerektirir. Şahit, imzalayanın imzasını atmasını gözlemlemek üzere fiziksel olarak hazır bulunan herhangi bir taraf olabilir.
Acrobat Sign, yapılandırma işleminde imzalayanın tanımlaması gereken "imzalayan" alıcıyla birlikte ilişkili bir "şahit" alıcıyı ekleyen seçilebilir bir "rol" sağlar.
- İmzalayanın sözleşmeyi inceleyebilmesi için şahidin adını ve e-posta adresini sağlaması gerekir.
- İmzalayan imza sürecini tamamladıktan sonra şahit, imza sürecine şahit olduğunu doğrulamasını isteyen bir e-posta alır. Şahitten, sözleşmeyle etkileşim kurmadan önce adını ve e-posta adresini gözden geçirmesi istenir.
- Uyumluluk gereksinimleriniz doğrultusunda tüm bilgileri toplamak için şahide ek alanlar atanabilir.
Kullanılabilirlik:
Şahit ile İmzala rolü yalnızca kurumsal lisans planlarında kullanılabilir.
Yapılandırma kapsamı:
Şahit rolü, hesap ve grup düzeylerinde etkinleştirilebilir.
"Şahit", "noter"den farklıdır.
"Şahit" şu özelliklere sahip herhangi bir kişi olabilir:
- reşit olmak
- akli dengesi yerinde olmak
- anlaşmaya taraf olmayan bağımsız, tarafsız bir kişi olmak
- imzalayanın sözleşmeyi imzaladığı anda fiziksel olarak bulunmak
Şahitlere imza sürecine şahit olma eylemi için ödeme yapılmayabilir.
"Noter", genellikle bir idari kuruluş (eyalet gibi) tarafından görevlendirilen bir şahit türüdür. Notere onaylatma işlemi, imzalayanın kimliğinin belgelenmesi açısından çok daha resmi bir süreçtir ve genellikle işlem ücreti gerektirir.
E-noter hizmetlerine Acrobat Sign üzerinden deulaşılabilir.
Uyumluluk gereksinimleriniz için bir şahidin veya noterin gerekli olup olmadığını doğrulamak amacıyla hukuk departmanınızla birlikte çalışın.
Gönderenlerin bir sözleşmeye e-şahit eklemesi
Rol etkinleştirildikten sonra gönderenler Oluştur sayfasındaki Rol seçicide Şahit ile İmzala rolünü bulabilir.
İmzalayan, Şahit ile İmzala rolünü seçtiğinde, şahidin gerekli olduğunu ve imzalayanın şahit için ayrıntıları sağlayacağını belirtmek için alıcının kaydının altına ek bir kayıt eklenir.
Şahitlik sürecinin doğası ve şahitlerin dizine yerleştirilme biçimi nedeniyle yalnızca sıralı imza akışı desteklenir.
Şahit ile İmzala seçeneği şu anda yeni İmza İste deneyiminde mevcut değildir.
Telefonla Doğrulama, şahit için iki faktörlü Tek Kullanımlık Parola (OTP) gerektiren durumlarda kullanılabilir (ör. HMLR senetleri).
Telefonla doğrulama, sözleşmeyi oluştururken gönderen tarafından yapılandırılır ancak gönderenden şahidin telefon numarasını sağlaması istenmez. İmzalayan, şahidi belirlediğinde şahidin telefon numarasını sağlar.
Doğrulama için şahidin cep telefonu kullanması gereklidir ve bir metin mesajı gönderilir (telefon araması seçeneği pasifleştirilir).
Sabit hat kullanılıyorsa şahide cep telefonu kullanması gerektiğini bildiren bir hata görüntülenir.
Telefonun bir mobil aygıt olduğundan emin olmak için yapılan kontrol geliştirme aşamasındadır ve Mart 2024 sürümünde kullanıma sunulması beklenmektedir.
İki faktörlü OTP şahit kimlik doğrulaması gönderenin arabiriminde isteğe bağlıdır ancak kurumsal kullanımınız için gerekli olabilir. Uyumluluk yükümlülüğünüzü anlamak için hukuk ekibinize danışın.
Şahit için özel mesajlar da eklenebilir:
Özel gönderim iş akışları tasarlama
Özel gönderim iş akışları tasarlayan kullanıcılar, alıcı akış çizelgesinde yeni bir alıcı seçerken Şahit ile İmzalayan seçeneğini bulabilir.
Şahit ile İmzalayan rolünün ayarlanması, hem imzalayan (Alıcı) hem de şahit (Şahit Alıcı) imzalayan nesnelerini yükler.
İş Akışı Tasarımcısı'nda şahitleri yapılandırma özelliğinin Mart 2024 sürümünde geçerli olması beklenmektedir. Geçerli Insider Access sürümü henüz bu işlevi desteklemiyor.
Gerekli alanların şahit için sözleşmeye konduğundan emin olun
Alanlar, şahidin imzasının gerekli olduğu belgede oluşturulmalıdır. Şahit için bir imza alanı yerleştirilmezse imza alanı belgenin sonuna otomatik olarak yerleştirilir.
Bazı kullanım durumları, geçerli bir şahitlik sürecinin tamamlanması için şahitlerden ek bilgi alınmasını gerektirebilir. Hangi bilgilerin gerekli olduğunu belirlemek için hukuk ekibinize danışın. Bu bilgileri almak için alanları ekleyin, alanları şahide atayın ve gereken şekilde işaretleyin.
Sınırlı Belge Görünürlüğü kuralları, diğer katılımcılar gibi şahitler için de geçerlidir. Yalnızca şahit için alan içeren dosyalar görüntülenebilir.
Uygulama İçi İçerik Oluşturma: şahide alan atama
Uygulama içi içerik oluşturma ortamı, imza akış sırasındaki şahitleri belirtir ve Alıcılar listesinde şahitler için renk kodlu tanımlayıcılar sağlar.
Metin etiketleri
Şahitler, katılımcıların dizine eklenmesi konusunda alıcı konumundadır. Her birine şahit gereken iki alıcı varsa:
- İlk imzalayan: _es:signer1
- İlk imzalayana eklenen şahit: _es:signer2
- İkinci imzalayan: _es:signer3
- İkinci imzalayana eklenen şahit: _es:signer4
Metin etiketi tanımlayıcılarının atanması, sözleşmenin imza akışıyla tutarlıdır. Ancak, Oluştur sayfasındaki dizinleme, arayüzde şahitleri kapsamaz. (Şahitler, belirtilen alıcının yardımcı kaydı olarak sunulur.)
İmza akışının doğru şekilde işlendiğinden ve katılımcılara doğru alanlara erişim izni verildiğinden emin olmak için formlarınızı tasarlamaya ve test etmeye zaman ayırın.
İmzalayan alıcının deneyimi
İmzalayanın deneyimi, bir sözleşmenin kendisine gönderildiğini ve sözleşmenin şahit gerektirdiğini belirten bir e-posta bildirimiyle başlar.
İncele ve İmzala düğmesini seçip Kullanım Koşullarını kabul ettikten sonra imzalayan, şahit hakkında bilgi sağlamalıdır. Şahit hakkında bilgiler toplanana kadar sözleşmeye erişim izni verilmez.
Şahidin aşağıdaki bilgileri istenir:
- Tam adı
- E-posta adresi
- İsteğe bağlı: Cep telefonu numarası (şahit için iki faktörlü kimlik doğrulama yapılandırılmışsa)
- Sabit telefon numaraları şahit için bir hata tetikler.
İmza işlemi tamamlanmadan sonlandırılırsa ve imzanın yeniden başlatılması gerekiyorsa şahit bilgileri kaybolur ve bilgilerin yeniden girilmesi gerekir.
E-postayı onayla alanının yapıştırılan bir değeri kabul etmediğini unutmayın. E-posta adresi manuel olarak girilmelidir.
Şahidin deneyimi
İmzalayan imzasını tamamladıktan sonra, şahidin e-posta adresine bir e-posta gönderilir.
Şahit, sözleşmedeki doğrulama talebini ve şahit olarak kendisini teklif eden imza sahibini belirten bir e-posta alır.
Şahit İncele ve İmzala düğmesini seçip Kullanım Koşullarını kabul ettikten sonra, sözleşmeyle etkileşime girmek için erişim izni verilmeden önce şahitten bilgilerini doğrulaması istenir.
Sözleşmeye erişim sağlandıktan sonra şahit, gerekli alanları doldurabilir ve imzasını uygulayabilir.
İmza sürecinde şahit, kendisini teklif eden imzalayan tarafından sağlanan ad değerini değiştirmeyebilir.
Şahit hiçbir zaman sözleşmeyi indirme yeteneğine sahip değildir ve şahitlik sürecini tamamladıktan sonra bu sözleşmeye erişemez. E-posta eki gönderilmez ve şahidin Acrobat Sign hesabı varsa sözleşme, kendi Yönet sayfasında görünmez.
Şahit alanları, imzalarının gerekli olduğu belgede oluşturulmalıdır. Şahit için bir imza alanı yerleştirilmezse imza alanı belgenin sonuna otomatik olarak yerleştirilir.
Şahidin mesleği ve adresi şahit doğrulama açılır penceresinde toplanmazsa bunları şahide atanan zorunlu alanlar olarak eklemeniz gerekir. Aksi takdirde, sözleşmeye şahitlik etmeye ilişkin düzenlemelerle uyumsuzluk oluşabilir.
Sınırlı Belge Görünürlüğü kuralları, diğer katılımcılar gibi şahitler için de geçerlidir. Yalnızca şahit için alan içeren dosyalar görüntülenebilir.
Uygulama İçi İçerik Oluşturma: şahide alan atama
Uygulama içi içerik oluşturma ortamı, imza akış sırasındaki şahitleri belirtir ve Alıcılar listesinde şahitler için renk kodlu tanımlayıcılar sağlar.
Metin etiketleri
Şahitler, katılımcıların dizine eklenmesi konusunda alıcı konumundadır. Her birine şahit gereken iki alıcı varsa:
- İlk imzalayan: _es:signer1
- İlk imzalayana eklenen şahit: _es:signer2
- İkinci imzalayan: _es:signer3
- İkinci imzalayana eklenen şahit: _es:signer4
Metin etiketi tanımlayıcılarının atanması, sözleşmenin imza akışıyla tutarlıdır. Ancak, Oluştur sayfasındaki dizinleme, arayüzde şahitleri kapsamaz. (Şahitler, belirtilen alıcının alt kaydı olarak sunulur.)
İmza akışının doğru şekilde işlendiğinden ve katılımcılara doğru alanlara erişim izni verildiğinden emin olmak için formlarınızı tasarlamaya ve test etmeye zaman ayırın.
Yapılandırma
Bu özelliğin kontrollerini değerlendirmek için şu konuma gidin: Hesap Ayarları > Gönderme Ayarları > İzin Verilen Alıcı Rolleri
Gönderenlerin alıcıları şahitli imzalayan olarak işaretlemesine izin ver onay kutusunu etkinleştirin.
Rol, role erişim izni vererek etkinleştirilir veya etkinleştirilmez. Başka kontrol yoktur.
Kontrol etkinleştirildiğinde Şahit ile İmzala rolü, Oluştur sayfasındaki gönderenin kullanabileceği roller listesinde ve özel gönderim iş akışı tasarımcısında gösterilir:
Yönet sayfasının durumu
Yönet sayfasındaki bir sözleşme, imza döngüsü bir şahidin doğrulamayı tamamlamasını beklerken Şahitliğe Gönderildi durumunu gösterir.
Şahit olmayan alıcıların, sözleşmedeki rollerine ilişkin durumu göstermeye devam ettiğini unutmayın (imza için gönderildi, onay için gönderildi vb.).
Etkinlik listesi, denetim raporundaki aynı olayları sıkıştırılmış biçimde sağlar. Şahit etkinlikleri net bir şekilde belirtilir ancak imzalayanın etkinliği şahit gerekliliğini içermez.
Acrobat Sign ile işinizi kolaylaştırın
Belgeleri çevrimiçi olarak hızlı ve kolay şekilde yönetin ve imzalayın.
