IVES ile Uyumluluk

Genel Bakış

IRS'den IVES uyumluluğuna ilişkin temel belgeyi burada bulabilirsiniz: https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements

Adobe Acrobat Sign, ESIGN Yasası ile tamamen uyumlu bir çözümdür.Hizmet aracılığıyla gönderilen tüm sözleşmeler için temel çözüm tarafından tüm IRS tanımları ve ESIGN yasa gereksinimleri karşılanmaktadır.

IVES'in 4506-T ve 4506T-EZ formlarının kullanımında uyumluluk ve katılım sağlamak için takip edilmesi gereken ek gereksinimleri vardır.

Aşağıda IRS gereksinimler belgesi tarafından belirlenen gereksinimleri ve uyumluluğu sağlayan ilgili Acrobat Sign uygulama yapılandırmalarını bulacaksınız.

Aşağıdaki yapılandırma ayarlarına erişim, Acrobat Sign kurum veya kurumsal düzey hizmet gerektirir.

Kimlik Doğrulama

Belgeleri imzalarken IVES uyumluluğu iki faktörlü kimlik doğrulama gerektirir.Acrobat Sign, tüm imza isteklerini her imzalayan kişi için benzersiz bir bağlantı olarak e-posta adresine gönderir.Benzersiz imzalama URL'si ve e-posta gelen kutusuna erişim birinci faktör kimlik doğrulamayı oluşturur.İkinci faktör kimlik doğrulama gereksinimini karşılamak için Acrobat Sign hesabı, imzalayan kişinin belgeyi imzalayabilmesi için ikinci düzey kimlik doğrulama sağlamasını gerektirecek şekilde yapılandırılabilir.Acrobat Sign, ikinci faktör için üç seçeneği destekler:

1. Telefon Kimlik Doğrulaması (SMS)
2. Bilgi Tabanlı Kimlik Doğrulama (KBA)
3. Resmi Kurum Kimliği
   

IVES uyumluluğu gerektiren bir belge gönderen grup veya hesabın aşağıdaki ayarları yapılandırması önerilir:

1. Kimlik Doğrulama Yöntemlerini Belirleyin – Yukarıda belirlenen ikinci faktör doğrulama yöntemlerinden birini seçin ve bunu varsayılan olarak ayarlayın.
2. İnsan hatası seçeneğini sınırlandırmak için Gönderenlerin varsayılan doğrulama yöntemini değiştirme seçeneğini devre dışı bırakabilirsiniz.
3. IVES uyumlu karşı imza gerektirmeyen işlemleriniz varsa, İç alıcılar için farklı kimlik doğrulama yöntemlerini etkinleştirin.
4. İç imzalayan kişiler için farklı yöntemleri etkinleştirin ve varsayılanı dahili olarak kabul edilebilir bir standarda ayarlayın.

Onay

IVES, imzalayanların elektronik iş yapmaya açıkça onay vermesini gerektirir.

• Açık onay, Kullanım Koşulları ve Tüketici Açıklaması'nın zorunlu incelemesi ile yapılandırılabilir.Tüm ayrıntılar için buraya bakın
• Onayın ayrıntıları imza anlaşmasının denetim izinde yakalanır.

Elektronik İmza

IVES belgeleri, elektronik imzanın formdaki adla doğrulanmasını gerektirir.

• Acrobat Sign sistemi tarafından uygulanan tüm imzalar, tamamen ESIGN Yasası uyumlu imzalardır.
• İmzanın formdaki adla karşılaştırılması önerisini içeren açık metin, yazı tipi tabanlı imzanın daha stilize imza türlerinden (örn: Biyometrik veya Hanko damga imzaları) üstün olduğunu gösterir. Bu nedenle, imza türünün adlarını ve baş harflerini yazmak ile sınırlandırılması önerilir.

Müdahaleye dayanıklı mühür

IVES belgeleri, imzalar uygulandıktan sonra kurcalamaya karşı korunmalıdır.

• Acrobat Sign, tamamlanan tüm belgelere kurcalamaya karşı koruma uygular
• Kurcalama karşıtı mühür, PDF Adobe Acrobat veya Adobe Reader ile açıldığında görünür hale gelir ve pencerenin üst kısmında mavi bir çubuk olarak görünür.

İnkar Etmeme / Denetim Günlüğü

Tüm imza sürecinin denetim günlüğü belgeye eşlik etmelidir. Denetim günlüğü tüm belge yaşam döngüsü bilgilerini içermelidir.

• Acrobat Sign'daki her işlem, işlem kaydından (Yönet sayfasında) indirilebilen tam uyumlu bir denetim günlüğüne sahiptir.
• IVES uyumlu olması gereken grubun veya hesabın ayarlarının şu şekilde yapılandırılması önerilir:

i. Denetim raporunu tamamlanan belgelere ekle → Her zaman

ii. İmzalanan her anlaşmanın ekstra kopyasını bu e-posta adreslerine gönder → Dahili arşiv e-posta adresi

Denetim İzinin kendisi IVES tarafından gerekli görülen tüm öğeleri içerir:

A. Oluşturma tarihi ve saati

B. İmzalayanın IP adresi

C. Belge yaşam döngüsü bildirimleri

D. Kimlik doğrulama sonucu

E. Onay sonucu

F. Her e-imza sonucu

Belge saklama

4506-T ve 4506T-EZ formları da dahil olmak üzere tüm formlar, denetim raporlarıyla birlikte iki yıl boyunca saklanmalıdır.

• Acrobat Sign, sunulan hizmetin ömrü boyunca imzalanan tüm belgeleri ve denetim günlüklerini sunucularımızda saklar.Yalnızca doğrudan müşteri eylemiyle bir belge silinebilir ve bu durumda bile denetim günlüğü kalıcıdır.
• Uyumlu olmak isteyen herhangi bir grup veya hesabın, arşiv e-posta adresine otomatik CC kurması önerilir (örneğin: AcrobatSignContracts@myDomain.dom)

Kalite İncelemesi

E-imza çözümü kullanan tüm katılımcılar, imzaları yıllık olarak denetlemek için bağımsız bir taraf kullanmalıdır.

• Bu gereksinim, Acrobat Sign'ın sağlayabileceği kapsam dışında kalmaktadır, çünkü gereksinim özellikle bağımsız bir tarafın denetimi gerçekleştirmesini talep etmektedir.

Özel İş Akışları

Kurumsal düzeydeki müşteriler iş akışı tasarımcısını kullanarak ayrı iş akışları oluşturabilir.

Bu seçenek, grup veya hesap genelindeki ayarları kullanmak zorunda kalmadan, kullanıcı doğrulama yöntemleri ve bildirim süreçleri dahil olmak üzere belgeye özgü iş akışına olanak tanır.

IVES gereksinimlerinin oldukça katı olması ve insan hatasına toleransının bulunmaması nedeniyle bu seçenek kesinlikle önerilir.