Adobe Sign Geçmişi ve Denetim Raporu özellikleri, sistemin tüm kullanıcılarına sunulur. Bir kullanıcıyla ilişkili her sözleşmenin bir geçmişi ve ilgili bir denetim raporu bulunur.

Özellik açıklaması

Adobe Sign'daki her sözleşme, işlemin kaydettiği ilerlemeyi belirleyen bir dizi önemli olaydan geçer.

Bu önemli olaylar aşağıdakileri içerebilir:

  • Belge oluşturma
  • Gönderilen işlem üzerinde yapılan değişiklikler
  • Alıcılara gönderilen e-postalar
  • Alıcılar tarafından görüntülenen e-posta
  • Alıcı yetkisinin delegasyonu
  • Sözleşmelere atılan imzalar/verilen onaylar
  • Tamamlama/geri çevirme/iptal edilme durumları

 

Önemli aynı içerikle fakat iki ayrı formatla kaydedilir ve bu formatların amaçları kısmen farklıdır:

Geçmiş paneli, yapılan işlemin uçtan uca süreçte nerede olduğuna dair "tek bakışta anlaşılacak" bir özetini sunar ve Adobe Sign uygulamasının içinden görüntülenir.

  • Geçmiş panelinde yalnızca olay, olayı gerçekleştiren kullanıcılar/alıcılar (e-posta adresiyle tanımlanır) ve olayın saat/tarih damgası (görüntüleyenlerin yerel sistem ayarlarına göre belirlenen zaman dilimi olarak ayarlanır) olmak üzere minimum sayıda bilgi gösterilir
  • Belgede değişiklik yapan her işlem (ör. düzeltme, alıcı işlemi), belgenin kendisinden hemen sonraki sürümünü gösteren bir bağlantı içerir
  • Geçmiş olayları, yapılan işlemlerin tamamını kapsar. Bu nedenle, denetim raporuna (daha çok belgedeki etkileşime yönelik olarak oluşturulur) dahil olmayan bilgileri görebilirsiniz
    • İşlem hala "gönderme aşamasındaysa" geçmiş listesinin en alt kısmında sözleşme iş akışında beklenen alıcıların bir listesi görüntülenir
    • Belge tamamlandıktan sonra gerçekleştirilen saklama ve elektronik kasaya alma olayları
  • Geçmiş paneli, web uygulamasının Yönet sekmesinde gösterilen sözleşme nesnesine gömülüdür. Sözleşme, kullanıcı hesabından herhangi bir nedenle silinirse Geçmiş içeriği, bu öğe görüntüsüyle birlikte kaybolur ve geri getirilemez
history_list

Denetim Raporları, Geçmiş panelindeki sözleşme önemli olaylarının aynısını içerir ancak daha fazla bilgi gösterilir. Bu bilgiler arasında şunlar mevcuttur:
  • Olayı kaydeden sistemin IP Adresi
  • Güvenilir belgenin Adobe Sign sunucusundaki işlem kimliği
audit_report

Denetim Raporları, bir belgenin oluşturulduğu andan tam olarak çözümlendiği ana kadar geçen sürede nasıl yönlendirileceğini belirleyen güvenilir belgeler olmaları amacıyla geliştirilmiştir. Bu raporlar PDF dosyası olarak kaydedilebilir veya gerektiği gibi kurum içi işlemler için yazdırılabilir.

  • Belirtilmesi gereken başlıca fark, Denetim Raporunun tüm olayları standart olarak GMT zaman dilimiyle göstermesidir (Geçmiş sekmesinde ise yerel saat gösterilir).  Bu sayede, birden fazla zaman dilimindeki kullanıcıların gerçekleştirdiği işlemleri inceleyen denetçiler kafa karışıklığı yaşamaz.
  • Tarih damgası formatı YYYY-AA-GG olarak ayarlanmıştır
  • Denetim Raporları, web uygulamasının Yönet sekmesinde gösterilen sözleşme nesnelerinden bağımsız olarak saklanır. Yönet sayfasından bir nesnenin silinmesi denetim raporunu silmez.

 

Denetim Raporunun iki aşaması vardır:

  • "Ara" rapor: Bir işlem hala "gönderme aşamasındaysa" Denetim Raporu, talebin yapıldığı esnada sözleşmeye kaydedilen olaylardan oluşturulur. Özellikleri gereği bu rapor nihai değildir ve bir sonraki alıcı kayıtlı bir olay gerçekleştirdiğinde değiştirilir.

Ara raporlar, kaydedilirse/yazdırılırsa nihai belge olarak anlaşılmaması için raporun üst kısmında ayırt edilebilir bir şekilde işaretlenir

interim_report
  • "Nihai" rapor: Sözleşme son halini aldığında (İmzalandı, İptal Edildi, Reddedildi veya Zaman Aşımına Uğradı) nihai Denetim Raporu oluşturulur ve saklanır. İşlemle ilgili olarak gerçekleşen başka olaylar (ör. saklama) rapora eklenemez.  Bu işlem, belgenin imzalanması için gerçekleşen olayları gösteren eksiksiz bir rapor oluşturur ve başka işlemi içermez.
final_audit_report


Yenilikler

Aralık 2018 sürümünde Denetim Raporlarında çeşitli değişiklikler gerçekleştirildi:

  • Denetim Raporundaki olayları kaydetmek için kullanılan zaman dilimi, gönderenin zaman dilimi ayarı yerine GMT olarak standartlaştırılmıştır
  • Tarih damgası formatı YYYY-AA-GG'dir
  • Belgenin küçük resmi kaldırıldı
  • Denetim Raporu, sözleşme henüz tamamlanma aşamasındayken görülür bir şekilde "Ara" durumunda gösterilir
    • Sözleşme tamamen çözümlendiğinde denetim raporu "Nihai" versiyonda olduğunu açıkça belirtir

Not:

Yeni Denetim Raporu, Aralık sürümünde yalnızca ekip hesaplarına, bireysel hesaplara, ücretsiz hesaplara, geliştirici hesaplarına ve deneme hesaplarına sunulur.

Business ve Enterprise hesapları bu değişiklikleri Şubat sürümünde (12 Şubat'ta yayınlanması planlanmaktadır) uygulayacaktır.

paired_audit_reports


Nasıl kullanılır?

Geçmiş paneli, Yönet sayfasının sağ alt köşesinde Geçmiş sekmesine tıklandığında gösterilir:

nav_to_history

 

Denetim Raporuna, Geçmiş sekmesinden erişilir.

Geçmiş sekmesine gidin ve panelin sağ üst köşesindeki Denetim Raporu bağlantısını tıklatın:

nav_to_audit_reportpairs


Etkinleştirme veya devre dışı bırakma

Geçmiş paneli ve Denetim Raporları, tüm kullanıcılar için varsayılan olarak etkinleştirilir ve devre dışı bırakılamaz.

 


Yapılandırma Seçenekleri

Denetim raporlarında rapora erişimi sağlayan üç Kullanıcı Arabirimi kontrolü ve bir API ayarı bulunur:

  • Denetim Raporunu İmzalanmış ve Dosyalanmış e-postaya ekleme
  • Denetim Raporunu Yönet sayfasından indirilen belgelere ekleme
  • Denetim Raporuna işlem doğrulama sayfasından erişime izin verme
  • getLatestDocument çağrıldığında Denetim Raporunu API üzerinden ekleme


Denetim Raporunu İmzalanmış ve Dosyalanmış e-postaya ekleme

Bu kontrol, Genel Ayarlar sayfasında bulunur (grup düzeyindeki ayarlar için Grup Ayarları kullanılır)

Bu seçenek, varsayılan olarak Tümü ayarındadır ve Hesap veya Grup seviyesinde yapılandırılabilir.

"İmzalanmış ve dosyalanmış e-posta ile Denetim Raporunu kimler almalıdır?" sorusu sorulabilir.

Seçenekler şunlardır:

  • Asla: Denetim Raporunu kimse almaz
  • Yalnızca Gönderen: Yalnızca sözleşmeyi gönderen kullanıcı, eklenen Denetim Raporunu alır
  • Tümü (Varsayılan): Tüm kullanıcılar, Denetim Raporunu alır

Denetim raporu eklendiğinde ekli bir PDF içerisinde sözleşmeyle birlikte art arda sıralanır.


Denetim Raporunu Yönet sayfasından indirilen belgelere ekleme

Bu seçenek, varsayılan olarak devre dışı bırakılmıştır ve Hesap veya Grup seviyesinde etkinleştirilebilir/devre dışı bırakılabilir.

Bu kontrol, Genel Ayarlar sayfasında bulunur (grup düzeyindeki ayarlar için Grup Ayarları kullanılır)

Bu seçenek etkinleştirildiğinde kullanıcı tarafından Yönet sayfasından indirilen tüm belgeler, sözleşme PDF'sinin bir parçası olarak Denetim Raporunu da dahil eder.

download_pdf_icon


Denetim Raporuna işlem doğrulama sayfasından erişime izin verme

Bu seçenek, varsayılan olarak devre dışı bırakılmıştır ve Hesap veya Grup seviyesinde etkinleştirilebilir/devre dışı bırakılabilir.

Bu kontrol, Genel Ayarlar sayfasında bulunur (grup düzeyindeki ayarlar için Grup Ayarları kullanılır)

Bu seçenek etkinleştirildiğinde sözleşme işlem kimliğine sahip olan herkes doğrulama sayfasından Denetim Raporuna erişebilir.

viewable_audit_reportenabled


Denetim Raporunu getLatestDocument çağrıldığında API üzerinden ekleme

Denetim Raporunu getLatestDocument çağrısı kullanılarak getirilen her belgeye otomatik olarak eklemek mümkündür.

Bu seçenek varsayılan olarak Yanlış'tır.

Ayar, başarı yöneticiniz tarafından etkinleştirilmelidir ve çağrının bütün örneklerine uygulanır.

Hala devam eden belgeler Ara rapor alır.

Bu çalışma Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License kapsamında lisanslanmıştır  Creative Commons şartları, Twitter™ ve Facebook sitelerinde paylaşılanları kapsamaz.

Yasal Uyarılar   |   Çevrimiçi Gizlilik İlkesi