Sözleşme süreçlerini otomatikleştirin

Sözleşme süreçlerini otomatikleştirin

İş sözleşmesi süreci, bir anlaşmayı başlatmaktan anlaşmanın sonuçlandırılmasının son adımlarına kadar çeşitli aşamalarda birbirine bağlı adımların oluşturduğu bir sistemdir.Sözleşmenin farklı aşamalarında yer alan görevler sözleşme yönetimi için hayati önem taşır ancak her görevi el ile takip etmek yerine Salesforce için Adobe Acrobat Sign'da Akışlar yapılandırarak bu görevleri otomatikleştirebilirsiniz.

Süreçler mantıksal akışlar etrafında oluşturulur ve gerçek zamanlı ve/veya zamanlanmış olay olarak gerçekleşebilen bir Tetikleyici olay, en az bir Koşul ve en az bir Eylem içerir.

Salesforce için Adobe Acrobat Sign şu iki eylem türünü destekler: Kayıtları Güncelle ve Apex Eylem.

Nasıl yapıldığını görün :

• Eylem türü olarak 'Kayıtları Güncelle' ile akışları yapılandırın.
• Eylem türü olarak 'Apex Eylem' ile akışları yapılandırın.

Kayıtları Güncelle ile Akışları Yapılandırın

Sözleşme kaydında Arka Plan Eylem seçim listesi alanını ayarlayarak bir eylemi çağırmak için Salesforce Akışlarında Kayıtları Güncelle eylem türünü kullanabilirsiniz.

Adobe Acrobat Sign, kayıt değişikliği olaylarına dayalı olarak tetiklenen ve ardından ilgili Adobe Acrobat Sign sözleşmesinde bir eylem çağıran yeni bir süreç oluşturmanıza olanak tanır.Eylemin ne zaman gerçekleşmesi gerektiğini (yani ana kayıtta hangi alan güncellemesinden sonra) ve eylem için hangi ilgili sözleşme(ler)in seçildiğini kontrol edebilirsiniz.

Kayıtları Güncelle eylem türü şu eylemleri destekler: Gönder, İptal, Sil, Hatırlat ve Güncelle.

Aşağıda gösterildiği gibi Adobe Acrobat Sign sözleşmeleri için Kayıtları Güncelle eylem akışları oluşturabilirsiniz.

'Kayıtları Güncelle' Akışının Başlat öğesi, otomatik akışın ne zaman tetiklenerek başlayacağını tanımlar.Başlatmayı Yapılandır iletişim kutusunda akışı tetiklemesi gereken Salesforce nesnesini belirttiğinizden, akışın ne zaman tetiklenmesi gerektiğini ayarladığınızdan ve bir veya daha fazla alan için giriş koşullarını belirlediğinizden emin olun.

Kayıtları Güncelle Arka Plan Eylemi, koşula uyan seçili kayıtları güncellemek için bir arka plan eylemi ayarlar.Bir Kayıtları Güncelle Arka Plan Eylemini değiştirmek için Kayıtları Güncelle eylemini seçebilir ve ardından Öğeyi Düzenle seçeneğini belirleyebilirsiniz.

Kayıtları Güncellemeyi Düzenle iletişim kutusunda:

1. Akışın kayıtları nasıl bulmasını istediğinizi seçersiniz. Örneğin, Fırsat kaydıyla ilgili tüm kayıtları güncellemek istiyorsanız, Akışı tetikleyen fırsat kaydıyla ilgili kayıtları güncelle seçeneğini belirleyin ve ardından İlgili Kayıtları Seç altında kayıt kimliğini sağlayın.
   
   Not: Kayıt kimliği "echosign_dev1" ad alanını içermelidir. echosign_dev1 nesnesi, Hesap veya Fırsat gibi yaygın Salesforce nesneleriyle ilişkilidir. Sözleşmeler özel bir nesneyle ilgiliyse, bu ad kuruluşa özgüdür.
2. Gerektiğinde filtre koşullarını ayarlayın.
3. "echosign_dev1_Background_Action_c" alanı için bir değer atayarak arka plan eylemini belirtin.
4. Bitti seçeneğini belirleyin.

Apex Eylemi ile Akışları Yapılandırma

Salesforce Akışları'nda Apex Eylem türünü kullanarak, yönetilen paket ile birlikte gelen bir Çağrılabilir Yöntemi çağırıp karşılık gelen eylemi gerçekleştirebilirsiniz. 

Kayıt değişiklik olaylarına dayalı olarak tetiklenen ve ardından ilgili Adobe Acrobat Sign sözleşmesi üzerinde bir eylem çağıran yeni bir süreç oluşturabilirsiniz.

Apex Action şu eylemleri destekler: Gönder, İptal Et, Sil, Hatırlat, Güncelle ve Yükle (Şablon).

Adobe Acrobat Sign, Apex Action akışları için yapılandırılmış aşağıdaki çağrılabilir eylemleri sağlar:

• Sözleşmeyi İptal Et [AgreementCancelInvocableAction]
• Sözleşmeyi Sil [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Sözleşme Şablonunu Yükle [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Sözleşmeyi Gönder [AgreementSendInvocableAction]
• Sözleşme Hatırlatması Gönder [AgreementRemindInvocableAction]
• Sözleşmeyi Güncelle [AgreementUpdateInvocableAction]

Aşağıda gösterildiği gibi Adobe Acrobat Sign sözleşmeleri için Apex Eylem Akışları oluşturabilirsiniz.

Başlat öğesi, sözleşmeler oluşturulduğunda, güncellendiğinde veya silindiğinde akışı tetiklemesi gereken kayıtları bulunan bir Salesforce nesnesi için yapılandırılmıştır. Akış tetikleyicisini yapılandırabilir ve giriş koşullarını ayarlayabilirsiniz. Örneğin, aşağıdaki Apex Action Flow, Anlaşma aşaması Müzakere/İnceleme olan koşulla bir kayıt güncellendiğinde tetiklenecek şekilde yapılandırılmıştır.

Assignment öğesi, Anlaşma Şablonu çalışma zamanı değişkenlerini tanımlar. Akış sırasında kullanılacak değerleri depolayan yeni bir 'Değişken' kaynağı oluşturmanız gerekir. Assignment öğesinde değişken seçilebilir ve uygun bir operatör kullanılarak değerler ayarlanabilir.

Bir değişken için birden çok değer ayarlayabilirsiniz. Örneğin, Add operatörünü kullanarak alıcı kimliği ve ek kimliği değerlerini seçmesi için değişkeninizi ayarlayın:

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Bir Değişkenin birden çok değeri kabul etmesi için, Değişken kaynağınızın ayarlarında 'Birden çok değere izin ver (koleksiyon)' seçeneğini etkinleştirdiğinizden emin olun.Değişken ayarlarını doğrulamak veya değiştirmek için:

1. öğesini seçerek Araç Kutusu'nu açın.
2. Koleksiyon Değişkenleri altından doğrulamak veya düzenlemek istediğiniz değişkeni seçin.
3. Değişkeni Düzenle iletişim kutusunda ayarları doğrulayın.
4. Değişken ayarlarını değiştirmek için şunu seçin
5. Değişkeni Düzenle iletişim kutusunda ayarları gerektiği şekilde değiştirin ve ardından Bitti öğesini seçin.

Apex Action öğesi, aşağıda gösterildiği gibi anlaşma akışınız için giriş değerlerini tanımlar.

• Sözleşme Şablonu Kimliği alanında, akışını ayarlamak istediğiniz sözleşme şablonu için şablon kimliğini sağlamanız gerekir. 
• Sözleşme Şablonu Çalışma Zamanı Değişkenleri bölümünde, yukarıdaki Atama öğesini kullanarak tanımladığınız değişkeni girmeniz gerekir.

Not: Sözleşme Şablonu Çalışma Zamanı Değişkenleri alanı birden fazla değeri kabul etmez.Virgülle ayrılmış biçimde birden fazla değer girme girişimi, akışta hataya neden olabilir.  

• Eşzamansız İşleme alanında, değeri true veya false olarak ayarlayabilirsiniz.
• Asıl Kayıt Kimliği alanında asıl kayıt kimliği girilmelidir.

Apex Eylem akışları aşağıdaki işlevleri sağlar:

• Zamanlanmış eylemleri destekler.
• Sözleşme Şablonları için otomatik gönderimi destekler, yani sözleşmeler otomatik olarak oluşturulup gönderilebilir.
• Tüm eylemler tek çağrıda birden fazla isteği kabul edebilir.
• Tüm istisnalar tespit edilerek sonuç kaydında saklanır ve işlemin yürütülmesini aksatmaması için Apex hata ayıklama günlüğüne bir hata olarak kaydedilir.
• Şablon Yükleme işlevinin parametresi (Eşzamansız İşleme), şablon işlemenin eşzamanlı veya eşzamansız modda gerçekleşip gerçekleşmeyeceğini kontrol eder.Çağıranın şablon yüklemenin eşzamanlı veya eşzamansız modda çalışıp çalışmayacağını belirtmesi gerekir.
  • Varsayılan işlem senkronize modda çalışır. Süreçlerin çoğu eşzamanlı olarak çalışmalıdır.
  • Otomatik gönderim etkinse, süreç eşzamanlı modda olmalıdır.
  • Önemli bir eşzamansız süreç, Adobe Acrobat Sign kitaplık belgesinin yüklenmesidir.

Apex Action akışlarının aşağıdaki sınırlamaları vardır:

• Otomatik gönderim şablonları ve Adobe Acrobat Sign kitaplık belgelerinin kombinasyonu, bir iş parçacığının başka bir iş parçacığını başlatamayacağı Salesforce sınırlaması nedeniyle desteklenmez.
  
• Çağrılabilir eyleme aktarılan herhangi bir parametre için yalnızca asıl alanları referans alabilirsiniz.Ana kayıt altındaki alt sözleşmeler üzerinde işlem gerçekleştiremezsiniz.
• Belge bilgisi alma veya imza URL'si alma gibi değer döndüren eylemleri desteklemez.