Kendi Kendine İmzalama İçin Adobe Acrobat Sign: Kullanıcı Kılavuzu

Genel Bakış

Adobe Acrobat Sign for Salesforce'taki 'Kendi Kendine İmzala' özelliği, topluluk portalındaki kullanıcıların self servis anlaşmalarını imzalamasını sağlar. Müşteri, iş ortağı, çalışan ve daha fazlası gibi herhangi bir Salesforce Experience Cloud portalına Kendi Kendine İmzala özelliğini ekleyerek kullanıcıların anlaşmalarını doğrudan portaldan başlatıp imzalamasına yardımcı olabilirsiniz.

'Kendi Kendine İmzala' özelliği, Salesforce topluluk bulutunun birkaç farklı sürümünün aşağıdaki portallarından erişim için kullanılabilir:

• B2C portalı: topluluk kullanıcı girişi ve topluluk kullanıcı girişi artı lisansları müşteriler tarafından kullanılmaktadır
• B2B portalı: iş ortağı topluluk kullanıcı lisansı

Kullanıcıların Topluluk Portalı'nda anlaşmaları alıp imzalamasını sağlamak için aşağıdaki adımları tamamlamanız gerekir:

• Önkoşulları doğrulayın
• Chatter'ı Etkinleştirin (Yalnızca Commercial Cloud kullanıcıları için)
• İki CSP Güvenilir Site'yi Etkinleştirin
  
• Tüm kullanıcılar için 'Adobe Acrobat Sign Community User' izin setini etkinleştirin
  
• Bir topluluk portalı kullanıcısı oluşturun
• Topluluk için hesap ve kişi oluşturun
• Dijital deneyimleri etkinleştirme
• SFDC topluluk sayfasını yapılandırın
• 'Diğer Kullanıcılar Olarak Göndermeye İzin Ver' ayarını etkinleştirin
• Salesforce entegrasyon verilerine erişim izni verme
• Sözleşme şablonlarına ve ilgili nesnelere erişim izni verme
• Anlaşma gönderip imzalamak için topluluk portalını kullanın

Önkoşulları doğrulayın

• Adobe Acrobat Sign Admin sekmesine gidin, henüz seçilmemişse Örnek sözleşme şablonları oluştur seçeneğini belirleyin.İşlem tamamlandığında Kaydet'i seçin.
  

Not: İdeal olarak, Acrobat Sign hesabınızı Salesforce'a bağlarken Örnek anlaşma şablonları oluştur seçeneğini belirlemeniz gerekir.

• Şablonlar kurulum sırasında oluşturulmadıysa veya eski bir sürümden paket V 19'a yükseltme yaptıysanız, aşağıdaki adımları kullanarak şablonları oluşturmanız gerekir:
  1. Adobe Acrobat Sign Admin sekmesine gidin.
  2. Sağ paneldeki Kaynaklar listesinden Örnek Kendi Kendine İmzala Sözleşme Şablonu Oluştur'u seçin.
     Sözleşme Şablonları sekmesinde bir 'Test Topluluk Sözleşmesi' şablonu açılır.
  3. Gelişmiş Seçenekler altında 'Test Topluluk Sözleşmesi' şablonunun, Sözleşme Türü olan NDAolduğunu doğrulayın.

Chatter'ı Etkinleştirin (Yalnızca v 18 ila 22 sürümlerinde Ticari Bulut kullanıcıları için)

Ticari Bulut'ta Acrobat Sign for Salesforce V22 veya daha eski sürümünü kullanıyorsanız, SFDC kuruluşunuzda Chatter'ı etkinleştirmelisiniz. 

İki CSP Güvenilir Sitesini etkinleştirme

Adobe Acrobat Sign hesabınız için temel URL'lere izin vermek amacıyla iki CSP (içerik güvenlik politikası) Güvenilir Site yapılandırmalısınız.Bunun için:

Tüm kullanıcılar için 'Adobe Acrobat Sign Community User' izin kümesini etkinleştirin

Topluluk kullanıcılarının portalı kullanmasına izin vermek için Adobe Acrobat Sign Community User izin kümesi ile etkinleştirmeniz gerekir. Bunu yapmak için:

Not: Adobe Acrobat Sign Community User izin kümesini etkinleştirmeden Community Portal'ı oluşturabilirsiniz.

Topluluk portalı kullanıcısı oluşturun

Kullanıcı profillerinizi Adobe Acrobat Sign self servis portalını kullanmak üzere yapılandırmak için standart profillerden birini klonlayıp düzenlemeniz gerekir. Bunun için:

Topluluk için hesap ve iletişim oluşturun

Topluluk için bir hesap ve kişi oluşturmalısınız. 

Portal kullanıcılarını etkinleştirmek için hesap sahibi bir rolle ilişkilendirilmelidir. Salesforce kullanıcınızı bir rolle ilişkilendirmek için Kurulum > Yönetim > Kullanıcılar > Kullanıcılar'a gidin. Ardından, kullanıcılar listesinden bir kullanıcı için Düzenle seçeneğini belirleyip açılan sayfada Rol açılır listesini açın > bir rol seçin > Kaydet seçeneğini belirleyin.

Dijital deneyimleri etkinleştirme

Dijital deneyimleri etkinleştirmek için:

1. Kurulum > Platform Araçları > Özellik Ayarları > Dijital Deneyimler > Ayarlar bölümüne gidin.
2. Platformu etkinleştir onay kutusunu seçin.
3. Henüz etkinleştirilmemişse Deneyim Çalışma Alanlarını Etkinleştir onay kutusunu seçin.
4. Kaydet'i seçin. 

SFDC topluluk sayfasını yapılandırın

SFDC topluluk portalı sayfasını yapılandırmak için aşağıdaki adımların uygulanması gerekir:

'Diğer Kullanıcılar Olarak Göndermeye İzin Ver' ayarını etkinleştirin

Adobe Acrobat Sign lisansı bulunmayan kullanıcılar için "Başkaları Adına Göndermeye İzin Ver" ayarını etkinleştirebilirsiniz. Bu ayar, topluluk kullanıcısının başka bir kullanıcının lisansını kullanarak anlaşma oluşturmasına olanak tanır.

Bu kurulumu yapmak için aşağıdaki yapılandırma adımlarını tamamlamanız gerekir:

Salesforce entegrasyon verilerine erişim izni verme

Paketimizin özel nesneleri, başlangıçta varsayılan olarak harici kullanıcılar için "özel" olarak ayarlanmıştır. Topluluk kullanıcısı izin kümeleri, özel nesnelere ve alanlarına erişim sağlarken diğer kullanıcıların oluşturduğu kayıtlara (dahili ve harici) erişim sağlamaz.

Yöneticiler, topluluk portallarında eSign akışlarını iki şekilde ayarlayabilir:

• Önceden oluşturulmuş bileşenlerimizi (self-sign ve simple-sign) kullanın.
• Apex API'lerimizi kullanarak kendi akışlarınızı oluşturun. 

Yöneticiler, her iki durumda da topluluk kullanıcılarının eSign akışlarını başlatması veya bu akışlara katılması için çoğu zaman sözleşme şablonlarını kullanır. Bunun için topluluk kullanıcılarının, çoğu zaman dahili kullanıcıların oluşturduğu birleştirme ve veri eşleme nesneleri gibi sözleşme şablonlarına ve ilgili kaynaklara salt okunur erişimi olması gerekir.

Erişimin nasıl verileceğini topluluk kullanıcısının lisans türü belirler:

• Topluluk Kullanıcısı Giriş Lisansı: Yöneticiler, erişim vermek için topluluk kullanıcısı profili aracılığıyla anlaşma şablonları ve birleştirme/veri eşleştirme nesneleri için "Tümünü Görüntüle"yi etkinleştirebilir.
• Topluluk Kullanıcısı Giriş PLUS Lisansı ve Partner Topluluk Kullanıcısı Lisansı: Profil aracılığıyla "Tümünü Görüntüle" erişimini etkinleştirmek mümkün değildir.Yöneticilerin erişim vermek için rol tabanlı paylaşım kurallarını kullanması gerekir.

Sözleşme şablonlarına ve ilgili nesnelere erişim izni verme

Topluluk kullanıcıları, sözleşme şablonlarıyla sözleşme oluşturabilmek için Sözleşme şablonları ve ilgili Nesnelerde "Tümünü Görüntüle" erişimine sahip olmalıdır.

• Sözleşme Şablonu (echosign_dev1__Agreement_Template__c)
• Birleştirerek Eşleme (echosign_dev1__SIGN_Merge_Mapping__c)

• Veri Eşleme (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)

Acrobat Sign Document Builder şablonları Sözleşme şablonuyla birlikte dosya eki olarak kullanılıyorsa topluluk kullanıcılarının aşağıdaki nesnelere erişim izni olması gerekir:

• Document Builder Şablonu (adobesign__Document_Template__c)

• Nesne Alanı Eşleme (adobesign__Object_Field_Mapping__c)

Anlaşma gönderme ve imzalama için topluluk portalını kullanın

Anlaşma gönderme ve imzalama için topluluk portalını kullanmak için aşağıdaki konulara bakın:

• Ön koşulları doğrulayın.
• Hesap düzeyindeki şablonların gereksinimleri karşıladığından emin olun. 
• Topluluk portalındaki kullanıcılara anlaşmaları nasıl göndereceğinizi görün. 
• Anlaşma şablonu ayarlarını görüntüleyin.
• Kullanıcıların topluluk portalında anlaşmaları nasıl görüntüleyip imzaladığını görün.

Ön koşulları doğrulama

Topluluk portalını kullanarak anlaşma gönderebilmek veya anlaşma imzalayabilmek için şunları sağlamanız gerekir:

• Topluluk portalı yapılandırılmıştır:
  • Portal etkin olmalıdır.
  • Kullanıcı erişimi için uygun profile izin verildiğinden emin olun.
    
  • Adobe Acrobat Sign bileşeni yüklüdür.
• Kullanıcılar topluluk için yapılandırılmıştır:
  • Kullanıcılar toplulukta etkinleştirilmiştir.
  • Kullanıcılara doğru kullanıcı lisansı ve profili atanmıştır.

Hesap düzeyi şablonunun gereksinimleri karşıladığından emin olun

Hesap düzeyi şablonu aşağıdaki gereksinimleri karşılamalıdır:

• Anlaşma Türü'ne bağlı olan bir Anlaşma Şablonu ile oluşturulmuştur.
• Ana Nesne Türü Kişi olarak ayarlanmıştır.
• Dosya eklenmiştir.
  
• İsteğe bağlı olarak Adına Gönder yapılandırılmıştır.

Topluluk portalındaki kullanıcılara anlaşma göndermeyi öğrenin

Topluluk portalındaki kullanıcılara anlaşmaları göndermek için aşağıdaki iki yöntemden birini kullanabilirsiniz:

• Doğrudan gönderim aracılığıyla - Bir Salesforce kişisine anlaşma gönderirseniz, o kullanıcı anlaşmaları kişisel portal görünümünde listelenen şekilde görür.
  
• Hesap şablonu aracılığıyla - Bir hesaptan imza almanız gerektiğinde, şablon oluşturabilir ve ardından bu şablonu kullanıcılara sunabilirsiniz.Kullanıcı perspektifinden aynı gözükür ancak bu yöntem yalnızca Kullanıcı, İmzala/Onayla düğmesini tıklattığında yeni bir sözleşme oluşturur. Daha fazla bilgi için Sözleşme Şablonu bölümünü inceleyin.

Topluluğun bileşen yönetimi paneli yoluyla topluluk portalına Sözleşme Şablonu eklenebilir.Eklendiğinde şablon, Sizi Bekliyor bölümünde görüntülenir ve kullanıcıya doğrudan gönderilen anlaşma gibi görünür.

Fark şu ki Gönder/Onayla düğmesi, tıklandığında şablonu tetikleyerek yeni bir anlaşma oluşturur ve ardından anlaşmayı portal içinde barındırır.  Bu nedenle, kullanıcı imzalama sürecini başlatana kadar Sözleşme listesi bu potansiyel sözleşmelerle doldurulmaz.

Herhangi bir zamanda yalnızca bir şablon kullanılabilir ve bu şablon, yönetim panelindeki diğer ayarlarla kontrol edilir (aşağıda açıklanmıştır).

Sözleşme şablonu ayarları

• Sözleşme kapsamı: Şablonu tetikleyecek kullanıcı sınırını tanımlar.
  Eğer 'Kullanıcı' olarak ayarlanırsa, portal erişimi olan tüm kullanıcılar şablonu kullanabilir. Her kullanıcı sözleşmenin bireysel bir kopyasını imzalayabilir. Bu seçenekle, imzalanan her kopya portaldaki 'Tamamlanan Sözleşmeler' bölümünde görünür.
  Eğer 'Hesap' olarak ayarlanırsa, sadece Sözleşmeyi oluşturan ilk kullanıcı imzalayabilir.Sözleşmeyi tamamladıktan sonra, diğer kullanıcıların görünümünden kaybolur.
• Yenileme günleri: Şablon bağlantısının müşteri için ne zaman tekrar görüneceğini belirler, ancak müşteri bunu doğrudan göremez.Özellikle, bu değer son şablon imzalamasından sonra bağlantının tekrar erişilebilir hale gelmesi için geçmesi gereken gün sayısını belirtir. Örneğin, 360 değeri sözleşme şablonu bağlantısının imzalamadan 360 gün sonra tekrar ortaya çıkmasını sağlar.
  
• Başlık adı ve logosu: Başlık adı, ihtiyaca göre ayarlayabileceğiniz özelleştirilebilir bir metin alanıdır. Başlık logosu seçeneği ise Adobe Acrobat Sign logosunun görünürlüğünü kontrol eder ve göstermenize veya gizlemenize olanak tanır.
  
• İmzalama son tarihi: Sözleşmelerin o tarihe kadar imzalanmasını zorunlu kılar ve sözleşme adının altında belirgin şekilde görüntülenir. Son tarihten sonra sistem "İmzala" düğmesini kaldırır ve son tarih metnini kırmızı renkte vurgular.

Kullanıcıların topluluk portalında sözleşmeyi nasıl görüntüleyip imzalayabileceğini görün

Kullanıcılar ve portal düzgün şekilde ayarlandıktan sonra, iletişime gönderilen sözleşmeler portalde görünür. Kullanıcılar bu sözleşmelere erişebilir ve kendilerine uygun olduğunda imzalayabilir.Kullanıcılar topluluk portalında şunları görür:

• Kullanıcı imzasını bekleyen sözleşmeler listenin en üstünde görünür. Sözleşme adının yanındaki düğme İmza veya Onay gerekip gerekmediğini gösterir.
• Kullanıcı bir sözleşmeyi başarılı şekilde imzaladıktan veya onayladıktan sonra bileşen panelinde başarı mesajı açılır.
• Kullanıcı tarafından zaten imzalanmış ancak diğer alıcıların eylemini bekleyen anlaşmalar bir sonraki sırada listelenir.
• Tamamlanmış anlaşmalar bileşen panelinin alt kısmında görünür ve imzalayan/onaylayan kişinin e-posta adresini ve yürütme tarihini gösterir.