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從您簽署的文件擷取欄位資料並更新 Excel 表

 

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建立 Power Automate 流程,自動從完整的合約擷取表單欄位資料,並將資料填入線上 Excel 文件。

概觀

此範本會自動從 Acrobat Sign 簽署合約中擷取表單欄位資料,並使用擷取的資訊更新線上 Excel 表。當您在 Acrobat Sign 完成合約工作流程時,範本會取得已簽署的文件,擷取表單欄位資料,然後使用擷取的資料更新指定的 Excel 表。

當合約定義的所有收件者完成其指定的活動時 (簽署、核准、填寫表格等),即視為完成合約。

使用案例範例

  • 銷售 - 擷取已簽署合約的資料,例如客戶名稱、聯絡資訊和購買金額,以產生銷售績效報告。
  • 客戶滿意度 - 擷取已簽署意見調查的資料,例如客戶滿意度評分、見回饋和建議,以改善公司的產品和服務。
  • 人力資源 - 擷取已簽署績效審查的資料,例如員工的績效評等、目標和成就,以追蹤員工績效。

必要條件

  • 需要有效的線上 Excel 和商務用 OneDrive 帳戶。
  • 在執行流程之前,應先將目標工作簿設為 OneDrive。

啟用流程

  1. 導覽至「工作流程 > Power Automate > 建立工作流程」。

    「Power Automate 建立工作流程」頁面的導覽步驟。

  2. 在「您今天想自動化什麼工作? 」頁面,在搜尋列中輸入「擷取」。

  3. 在您要啟用的工作流程上選取「開始」。

    則搜尋結果會顯示「建立工作流程」頁面,並強調顯示「開始」按鈕

  4. 建立流程」頁面載入會顯示:

    • 可編輯的「流程名稱」。此名稱與原始範本相同,可進行編輯。
    • 完成流程所需的「連接器」。
      • 連接器」是 API 程式碼的包裝函式,提供易用的介面以收集驗證每項必要服務所需的資訊,並針對特定使用者需求將流程個人化。您必須先建立驗證的連線。系統會提示您在後續步驟中提供連接器需求的任何必要資訊。
      • 若要驗證「連接器」,請選取「連接器」旁的三個點。系統會跳出服務 (應用程式) 的驗證面板快顯視窗,在此輸入使用者的使用者認證。
        驗證成功後,服務與 Power Automate 之間會建立持續連線。
        三個點旁邊的綠色勾號表示已存在驗證連線。

    在「登入」區段下方,驗證每個「連接器」。

  5. 當驗證所有「連接器」後,請選取「下一步」。

    會顯示 Acrobat Sign 與 Excel 之間的 Power Automate 驗證面板

  6. 頁面會重新整理,顯示「連接器」的必填欄位。

    此流程需要:

    • Excel 線上位置:從下拉式選單選取檔案儲存空間的位置。
    • Excel 線上文件庫:從下拉式選單選取文件庫。
    • Excel 線上檔案:從下拉式選單選取要更新的個別 Excel 檔案。視檔案架構的方式而定,您可能需要深入瀏覽檔案結構。

     

    「建立流程」頁面顯示設定「連接器」所需的欄位。

    選取「在進階模式中編輯」將會開啟連接器的詳細檢視,以及可用於微調流程的所有可用欄位。

    只有深入瞭解 Power Automate 的使用者,才可嘗試進階編輯。

    顯示五個連接器的進階編輯檢視

  7. 填妥所有必填欄位值後,請選取「建立流程」。

    建立流程可能需要幾秒鐘的時間。  完成後,會顯示流程的管理頁面。 

    流程管理頁面。

    註解:

    流程會以「啟用」狀態建立。如果您不想啟動流程,請在動作頂端列選取「關閉」選項。

使用範本

此範本是由事件觸發 (合約狀態更新為「完成」時)。

正確設定並啟用時,流程會在觸發事件發生時自動執行。不需要使用者互動。

只要客戶的 Power Automate 帳戶有可用的交易 (透過整合的隨附授權或直接向 Microsoft 購買的量),此流程會繼續執行直到停用為止。

測試範本

在流程範本中提供所需的詳細資料後,請務必選擇「建立流程」按鈕以啟用使用流程。啟用流程後,即可開始測試。

  1. 請查看您的 Excel 表,確認合約資料已新增至該表。

疑難排解常見錯誤

  • 工作流程合約完成後,有時不會觸發流程

    在這種情況下,請找出詳細資料頁面上是否有顯示任何觸發錯誤 (含訊息) 並加以修正。

  • 連接器設定:有時候,當有一個以上的商務用 OneDrive 帳戶時,目前的工作階段可能會以不同的帳戶登入。

    這將導致實際帳戶中無法使用檔案。在這種情況下,請確認您已登入適合的帳戶。

  • 提供不正確的資料夾路徑,可能會導致流程失敗

    例如,如果 TestFiles 或 Apps 不存在,/Apps/TestFiles/ 會導致錯誤。

    瀏覽下拉式選單中的可用路徑,永遠都是更安全的方式。

  • 權限:確認 Adobe Acrobat Sign 擁有存取 OneDrive 資料夾的正確權限。否則,文件無法儲存至所述位置。

    通常,連接器右側的綠色勾號是連接器如預期設定的良好指標之一。任何錯誤都會以驚嘆號顯示;請按一下以取得更多資訊。

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