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建立服務帳戶以代表功能性實體傳送合約

 

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Adobe Acrobat Sign 服務帳戶

服務帳戶是一種工具,可讓企業層級帳戶中的使用者利用為特定用途明確產生之使用者 ID 的授權傳送合約 (而不是使用其個人使用者 ID)。

例如,您可以建立服務帳戶來傳送法律文件。使用者設定檔可經專門設計,提供功能性名稱和電子郵件地址,以識別為法務部門,而非個別傳送者。舉例來說,需要傳送 NDA 合約的所有使用者,都可以切換到「法律服務帳戶」並以該設定檔傳送,讓交易看來更一致且具公信力。此外,您可以設定特定性質的合約僅限服務帳戶群組使用,將某功能類型的所有合約限於該單一使用者,而非在整個使用者群中散佈。

企業客戶若已啟用進階共用並透過 Adobe Admin Console 管理帳戶,即可使用服務帳戶。

技術帳戶產品卡

註解:

以下程序說明使用者從 Acrobat Sign 環境手動存取之服務帳戶的使用。組織若想啟用 API 以代表團體傳送合約,請參閱適用於 API 之技術帳戶文件。

必要條件

若要啟用服務帳戶,您的 Acrobat Sign 帳戶必須:

  • 擁有企業層級 ETLA 服務
  • 在 Adobe Admin Console* 管理使用者
  • 已啟用進階帳戶共用功能和「傳送」權限。
    • 使用者加入多個群組 (強烈建議)。

* Adobe Admin Console 備註

Adobe Admin Console 提供使用者管理和授權配置的架構。大多數客戶只有一個 Admin Console。

然而,部分客戶有複雜的使用者/授權要求,因此可能有多個 Admin Console。這可能會在建立服務帳戶等程序中造成混淆,因為其中一個 Admin Console 負責控管同盟使用者管理,而另一個則管理 Acrobat Sign 授權。

如果您知道/不確定自己有多個帳戶,請參閱下列資訊:

概述

服務帳戶的建立程序包含多個步驟,而且需要具備 Adobe Acrobat Console 的管理員層級存取權,以及 Acrobat Sign 的帳戶層級管理員權限。

在此程序中,管理員必須:

  1. (選用) 在 Acrobat Sign 系統中建立新群組
    • 為服務帳戶建立專屬群組,即可設定非常嚴緊、可能比其他群組設定更嚴格或差異更大的合約屬性。
  2. 在 Adobe Admin Console 中建立新的服務帳戶
    • 這會建立一個服務帳戶,供其他使用者透過進階帳戶共用功能切換至此帳戶並傳送合約。
  3. 與獲允許使用服務帳戶的使用者和群組共用服務帳戶的帳戶
    • 與其他使用者和群組共用服務帳戶,可讓那些使用者切換至服務帳戶並產生新合約,而這些合約將以該使用者 ID 的設定檔傳送。

考慮在 Acrobat Sign 中為應用程式產生唯一群組

將服務帳戶新增至唯一群組,即可讓服務帳戶指定群組的傳送和簽署參數,以及可用的工作流程、範本和報告功能。

在專為法律交易設計的服務帳戶範例中,群組可以定義預設驗證要求、到期日、自動副本收件者,以及 PDF 附件規則,而這些項目可能都不適用於銷售交易。

此外,若限制特定資料庫範本僅供服務帳戶的群組使用,可確保以該範本建立的所有合約僅會與服務帳戶相關聯能,而非在整個使用者群中散佈。

若要建立獨立群組:

  1. 以帳戶層級管理員的身分登入 Acrobat Sign。

  2. 導覽至管理員選單中的「群組」標籤。

  3. 按一下加號圖示以建立新群組。

  4. 為群組輸入直覺式名稱 (即對應於服務帳戶用途的功能名稱)。

  5. 儲存群組。

    建立群組

  6. (選用) 開啟新群組,並針對要傳送的合約類型設定必要的預設設定。

    1. 從群組清單中選取新群組,以顯示清單頂端的動作列。
    2. 選取「群組設定」動作,以開啟群組層級設定。
    存取群組層級設定

註解:

如果您的組織

  • 透過使用者同步工具 (UST),在 Adobe 與 Active Directory 之間自動同步使用者
  • 不允許在 Acrobat Sign 中手動新增或建立使用者

您必須建立一個例外群組,作為所有服務帳戶使用者 ID 的主要群組。

群組名稱會新增至您的 UST 設定,以確保同步程序不會影響使用者 ID,導致使用者 ID 遭到停用或權益遭到移除。

建立新的服務帳戶

註解:

在建立新的服務帳戶前,您必須先識別可用於傳入收件者回覆/問題的電子郵件地址。(例如 legal_agreements@my_domain.dom)

若要建立新的服務帳戶:

  1. 以管理員身分登入 (同盟同步) Admin Console

  2. 導覽至「設定身分

    選取目錄以建立新使用者。

    作用中的網域

  3. 選取「同步」標籤。

  4. 選取「前往設定

    目錄設定 -「同步」標籤

  5. 選取「啟用編輯」。

    啟用編輯後,Adobe Admin Console 僅允許您編輯 Admin Console 中的使用者資料。您的 IdP 不會隨編輯內容更新。

    技術帳戶

    註解:

    編輯功能只會啟用一小時,或直到手動停用為止。

  6. 登入授權 Admin Console (如果您使用多個 Admin Console)。

  7. 導覽至「使用者 → 新增使用者」。

  8. 設定新的服務帳戶:

    • 電子郵件或使用者名稱:請使用要用於擷取收件者回覆電子郵件的電子郵件地址。
    • ID 類型:Federated ID
    • 名字/姓氏:此值將用於 Acrobat Sign 系統,並反映在稽核報告中。請使用可提供背景資訊的值。(例如:法務部門)
    • SSO 使用者名稱:請使用相同的電子郵件值。
    • 國家/地區:為您的公司選擇適當的國家或地區。
    • 選取 Acrobat Sign 產品設定檔。
    • 將使用者角色設定為「使用者」。

    完成,請按一下「儲存」。

    技術帳戶

  9. 重新登入同盟同步 Admin Console,以啟用 IdP 資料的同步。

  10. 導覽回「設定 → 身分 → {目錄} → 同步 → 前往設定」。

    按一下「停用編輯」,以重新啟用與 IdP 同步資料的功能。

  11. 新的服務帳戶將會在 Acrobat Sign 系統中自動產生。

與有權使用服務帳戶的群組或使用者共用服務帳戶

與群組建立共用後,會與群組中的所有使用者建立共用連線,進而讓群組的使用者能切換至服務帳戶介面並建立合約。

如果直接與單一使用者共用,則只會建立與該使用者的連線。

  1. 以帳戶管理員的身分登入 Acrobat Sign。

  2. 導覽至管理員選單中的「使用者」標籤。

  3. 從使用者清單中選取服務帳戶,然後從清單頂端的動作中選取「編輯使用者詳細資訊」。

    編輯使用者詳細資訊

  4. 在左側邊欄選單中選取「共用狀態」。

    • 確保已選取「使用者帳戶共用對象」標籤。
    • 選取加號圖示 以建立新的共用關係。
    使用者帳戶共用對象

  5. 選取要共用服務帳戶的群組或使用者:

    1. 按一下搜尋方塊右側的三條線圖示。
    2. 按一下群組或使用者旁的加號圖示 ,以選取群組或使用者。
      • 您可以展開群組,然後選取該群組的個別成員,藉此新增個人使用者。
    3. 在「檢視以外的其他權限」選項下,啟用「傳送」。
    4. 按一下「儲存」。
    技術帳戶

測試新的服務帳戶

若要測試使用者是否能存取服務帳戶:

  1. 登入已共用服務帳戶的任何使用者。

  2. 在右上角選取您的名稱以顯示使用者子選單。

  3. 從選單中選取「切換帳戶」。

    覆蓋畫面會顯示已共用使用者帳戶的清單。  選取服務帳戶,然後按一下「確定」。

    切換帳戶

  4. 使用者檢視會重新整理,以顯示服務帳戶介面。

    • 您可以經由藍色橫幅來識別。

    導覽至「傳送」頁面,並傳送合約給自己。

    • 請注意,任何直接指派給服務帳戶所在群組的範本都可以傳送。
    共用的使用者帳戶

  5. 您收到的電子郵件會採用正確格式,顯示服務帳戶的名稱和電子郵件地址。

    Proxy 電子郵件

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