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將使用者指派給多個群組

 

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支援與疑難排解

透過允許使用者從多個群組傳送合約,管理員可以將資料庫範本、收件者驗證及簽署需求強固地與一個群組繫結在一起,讓工作流程定義群組的性質,而非群組中的使用者。

概觀

當建立合約時,群組層級設定大幅決定了可用的資產 (範本/工作流程),以及系統造成的合約屬性 (品牌、收件者角色、驗證方法、PDF 安全性/保留等等)。

鎖定在一個群組意味著任何個別的使用者 ID 都被鎖定在一組預設值、一個由範本與工作流程組成的陣列,以及一個簽章合規性概念。

允許使用者存取多個群組,能為管理員打開一扇大門,讓他們不將群組僅僅視為使用者的集合。群組可視為一個具有特定文件簽署需求的環境,您可以授與使用者此環境的存取權。

例如,可以為某一個群組設計非常嚴格、與合規性相關的簽章與分發規則,並為另一個群組設定供內部使用、低驗證性的工作流程和範本規則。指派給這兩個群組的使用者可存取這兩個群組的所有資源。

群組層級的管理員也能夠管理多個群組,這可改善群組層級管理員角色的實用性。

註解:

本文件的宗旨在於強調 UMG 對使用者介面/功能方面帶來的改變,並說明對管理員而言移轉到 UMG 的注意事項。

必要條件

  • 僅企業和商業層級帳戶有資格啟用「使用者加入多個群組」功能
  • 確保您的網路安全性能明確地許可存取,以允許 Acrobat Sign 端點
  • 必須為帳戶啟用最新版的「自訂工作流程、首頁管理」介面
    • 切換帳戶可讓多個群組中的使用者自動啟用新的頁面版本 (如果尚未啟用),並停用可還原回傳統型介面的選項。  這包含「切換」連結
      • 傳統型「工作流程/首頁/管理」頁面與多個群組中的使用者不相容
      • 退出 UMG 不會重設您的「首頁/管理」
  • 檢閱開發人員帳戶中的任何 Acrobat Sign 支援整合、自訂 API 開發,和/或第三方整合,以確保運作

主要群組

UMG 規則下的所有使用者皆會指派至「主要群組」。  主要群組為:

  • 使用者進入「傳送」頁面時載入的預設群組
  • 此為如果合約傳送至使用者的電子郵件地址,即定義 userID 簽章權限/參數的群組
  • 此為如果需要群組層級設定,且請求來源不知道 UMG 時,會參照的群組
    • EG:Acrobat Sign 整合可以橫跨多個版本。非 UMG 感知的舊版需要可參照的預設值,而這會是主要群組

資產的群組聯盟

啟用 UMG 之前建立的合約、網頁表單和 「大量傳送」 事件,只會與建立這些事件的 userID 建立關聯。

啟用 UMG 之後建立的合約、網頁表單和「大量傳送」事件,會與建立這些事件的 groupID 和 userID 建立關聯。

實務上,這表示如果您變更使用者的主要群組,那麼啟用 UMG 之前建立的資產都會隨著使用者移動。若將該使用者從共用群組中移出,使用者 (透過帳戶共用) 檢視群組時,將無法看到這些資產。

啟用 UMG 後建立的資產將與群組保持關聯。建立資產的使用者移至新的主要群組後,使用者檢視群組時,將會繼續看到在群組中建立的資產。

如何啟用選項讓使用者分成多組

只有帳戶層級管理員可以啟用或停用 UMG。請參閱本文,取得帳戶升級的相關指引

您可以從 UMG 還原,但這項操作會伴隨以下明顯影響:

  • 會清除所有的「群組」層級管理員旗標
    • 不會影響帳戶層級管理員旗標
    • 群組層級管理員可以重新獲得取其專用群組的權限
  • 所有的使用者只能存在於其主要群組
註解:

使用者最多只能擁有 100 個群組的成員資格。

使用者層級差異

使用者層級變更很普遍。所有可以登入 Acrobat Sign 的使用者將會看到下列變更:

群組層級管理員差異

這些介面變更只有帳戶管理員看得到 (在管理員控制的帳戶層級許可範圍內):

群組層級管理員的角色已顯著改善,因為一個使用者可以是多個群組的管理員,且不必是其所屬所有群組的管理員。

多個群組中的群組層級管理員可以進一步為更廣泛的團隊管理文件與工作流程,並可報告多個群組的內容,而無需授與其帳戶的完整資料集存取權。

帳戶層級管理員差異

僅帳戶層級管理員可存取下列項目:

隱私權層級管理員差異

UMG 設定目前未變更隱私權層級管理員工具。

API 差異

註解:

僅 v6 版 REST API 會更新以符合 UMG。

將不會更新傳統型 SOAP API 以符合 UMG。

SOAP API 或 v5 版 REST (及更舊版本) 的使用將在不感知 UMG 的情況下運作,且「使用者」的主要群組將會生效。

在特定群組的內容中執行的 v6 版 REST API 端點已有所擴大,納入選用的 groupId 識別碼,系統會將此識別碼以查詢參數、頁首或內文的一部分等形式傳遞至要求中。

此參數為選用項目,如果省略,程式碼將預設為使用者的主要群組

群組專屬操作可分為兩個類別:

  • 使用者管理
  • 資源上的 CRUD 作業

使用一個 API 呼叫管理多個群組成員資格的功能中,包含使用者管理功能的變更權限,此外安全性模型也已擴大,對群組管理員所能執行的工作有所影響,例如可確保群組管理員無法在其權限範圍之外的群組內任意變更設定。

資源作業中的變更是在要求/回應模型中額外增加 group id 參數,將群組內容提供給合約、網頁表單及「大量傳送」事件。

v6 版 REST API 中僅新增 group id 參數。v6 版 REST 之前的版本會使用主要群組以回溯相容。


INVALID_GROUP_ID

在下列狀況下會觸發一般錯誤回應碼「INVALID_GROUP_ID」:

  • 找不到識別的群組
  • 識別的使用者不是所識別群組的成員。
  • 此功能已停用,且 group id 不符合使用者的主要群組

如果 UMG 啟用,則所有現有端點的行為都和以前一樣。系統會將使用者的主要群組作為唯一有效的群組成員資格,如果將另一個 group id 傳遞至端點,則會傳回 INVALID_GROUP_ID

新增使用者至多個群組

有兩種方法可將使用者新增至多個群組:

建立合約

在建立新合約的程序一開始時,可以觀察到 UMG 規則。

如果使用者透過從「首頁」頁面 >「從資料庫開始」選取範本或工作流程來啟動程序,則使用者必須先展開他們從中傳送的群組,然後從該群組內可用的選項中選取範本/工作流程。

選取範本/工作流程,然後按一下「開始」會開啟「傳送」頁面,此頁面已準備好讓使用者完成設定。

註解:

透過從群組層級範本或工作流程啟動合約,將群組值插入至「傳送」頁面,並會隱藏可編輯群組的選項。

如果已選取帳戶層級工作流程/範本,傳送者便有選項可選取群組值。

從範本或工作流程啟動合約

 

如果使用者從「傳送」頁面啟動程序,則「傳送自」下拉式欄位會定義合約相關聯的群組。

透過選取群組,會將合約限制在可供所選群組使用的資料庫範本。

變更群組會變更套用到合約的屬性。  這會強制重新整理頁面,已輸入的任何欄位層級內容都會遺失。

從「已傳送」啟動合約

自訂工作流程設計工具

到目前為止,建立與管理自訂工作流程不會受到 UMG 規則的影響:

  • 指派給群組的工作流程只能由已將其主要群組設定為與工作流程專用相同群組的管理員 (群組或帳戶層級) 設定
  • 指派給帳戶層級的工作流程只能由帳戶層級管理員編輯 (與主要群組無關)

在未來的更新中,將提供管理員介面選項,以將他們建立的工作流程與其具有管理權限的個別群組建立關聯,而無論其「主要群組」為何。

資料庫範本建立與管理

授與群組層級權限以存取範本時,根據 UMG 規則建立可重複使用的資料庫範本還有另一個步驟:

定義資料庫範本相關聯的群組。 

  • 當您選取「誰可以使用此範本」權限時,這可在子功能表中進行:
註解:

建立範本的原始 userID 會視為該範本的「擁有者」。 

範本擁有者一律具有範本的「傳送」「編輯」存取權。這與擁有的 userID 其權限層級為何,或者擁有者是否與向其公開範本的群組相關聯無關。

建立資料庫範本

管理現有資料庫範本

透過「管理」頁面可編輯現有資料庫範本的屬性。

開啟範本進行編輯,如果一直與「群組中的任何使用者」共用範本,則編輯者可以變更群組關聯性:

編輯範本屬性

註解:

變更群組關聯性不會影響已建立合約的群組聯盟。

建立與管理網頁表單

根據 UMG 規則建立網頁表單還有另一個步驟:

定義資網頁表單相關聯的群組。  這是在頁面的最頂端進行。

  • 先設定群組值,因為變更群組會重設頁面並清除任何欄位層級內容
建立網頁表單

注意:

建立網頁表單後,可能無法編輯關聯的群組。

管理現有網頁表單

UMG 規則不會影響管理現有網頁表單的方式 (因為可能無法編輯相關聯的群組)。

產生網頁表單報告需要建立者執行該報告,或是管理員必須具有群組中報告資料的權限。

共用內容

共用個別合約或範本不受 UMG 規則的影響。

使用標準帳戶共用 (僅限使用者使用者共用) 的帳戶不受 UMG 規則的影響。

「使用者」之間、「群組」之間,以及「使用者」「群組」之間共用的「進階帳戶共用」權限:

 

文件保留/GDPR

GDPR 工具集是否應沒有與 UMG 變更相關的變更。

整合

所有企業層級帳戶皆可啟用 UMG,即使已設定一個 (或多個) 整合時。

目前,下列整合支援 UMG 參數:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams、Outlook、Word/PowerPoint)

透過未具備 UMG 感知的整合傳送合約的使用者會視為僅在其主要群組中,且傳送參數將相應地與主要群組設定保持一致。

 

API - REST v6

許多 REST v6 API 端點都有選擇性參數適用於新增至方法的 groupID。

目前預期任何現有的 REST v6 API 呼叫都將繼續運用,無論是否已啟用 UMG。

舊版 API (SOAP 和 REST) 將繼續如預期運作,僅將使用者視為其主要群組的成員。

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