將使用者指派給多個群組

透過允許使用者從多個群組傳送合約,管理員可以將資料庫範本、收件者驗證及簽署需求強固地與一個群組繫結在一起,讓工作流程定義群組的性質,而非群組中的使用者。

概述

當建立合約時,群組層級設定大幅決定了可用的資產 (範本/工作流程),以及系統造成的合約屬性 (品牌、收件者角色、驗證方法、PDF 安全性/保留等等)。

鎖定在一個群組意味著任何個別的使用者 ID 都被鎖定在一組預設值、一個由範本與工作流程組成的陣列,以及一個簽章合規性概念。

允許使用者存取多個群組,能為管理員打開一扇大門,讓他們不將群組僅僅視為使用者的集合。群組可視為一個具有特定文件簽署需求的環境,您可以授與使用者此環境的存取權。

例如,可以為某一個群組設計非常嚴格、與合規性相關的簽章與分發規則,並為另一個群組設定供內部使用、低驗證性的工作流程和範本規則。指派給這兩個群組的使用者可存取這兩個群組的所有資源。

群組層級的管理員也能夠管理多個群組,這可改善群組層級管理員角色的實用性。

註解:

本文件的宗旨在於強調 UMG 對使用者介面/功能方面帶來的改變,並說明對管理員而言移轉到 UMG 的注意事項。


必要條件

  • 僅企業和商業層級帳戶有資格啟用「使用者加入多個群組」功能
  • 確保您的網路安全性能明確地許可存取,以允許 Acrobat Sign 端點
  • 必須為帳戶啟用最新版的「自訂工作流程、首頁管理」介面
    • 切換帳戶可讓多個群組中的使用者自動啟用新的頁面版本 (如果尚未啟用),並停用可還原回傳統型介面的選項。  這包含「切換」連結
      • 傳統型「工作流程/首頁/管理」頁面與多個群組中的使用者不相容
      • 退出 UMG 不會重設您的「首頁/管理」
  • 檢閱開發人員帳戶中的任何 Acrobat Sign 支援整合、自訂 API 開發,和/或第三方整合,以確保運作


主要群組

UMG 規則下的所有使用者皆會指派至「主要群組」。  主要群組為:

  • 使用者進入「傳送」頁面時載入的預設群組
  • 此為如果合約傳送至使用者的電子郵件地址,即定義 userID 簽章權限/參數的群組
  • 此為如果需要群組層級設定,且請求來源不知道 UMG 時,會參照的群組
    • EG:Acrobat Sign 整合可以橫跨多個版本。非 UMG 感知的舊版需要可參照的預設值,而這會是主要群組

物件與繼承 (父系-子系物件)

「物件」一詞用於描述代表一種概念的屬性集合。您的帳戶是某種類型的物件,您的使用者也是。

在如 Acrobat Sign 等應用程式內,物件可作為範本以用於建立其他物件,且當從「範本」物件建立一個物件時,這兩個物件便具有父系-子系關係。

由於子系物件是父系的直接複本。因此設定完成相同。  子系物件會繼承父系的屬性值。如果父系的值變更,則子系也會繼承該變更。

Acrobat Sign 中有一個物件樹狀結構,亦即屬性的「帳戶 > 群組 > 使用者」群組。

  • 每個群組都會很自然地繼承其所在帳戶的屬性,因為群組是帳戶的子系物件
  • 每個使用者都會繼承其所在群組的屬性,因為系統將其視為群組的子系物件

請觀察物件的「帳戶 > 群組 > 使用者」鏈,您可以輕鬆地了解將一個使用者移至新的群組時,如何因為自群組繼承的新參數之故改變使用者的「預設」功能。

系統允許變更子系物件的屬性值,這個明確的變更通常會中斷向父系物件繼承該屬性值。如果父系物件變更此類屬性的值,則子系不會繼承新的值,因為明確設定的值擁有優先權。

像是群組層級的管理員權限優先於其群組的帳戶層級設定,這種狀況最顯而易見。由於群組中的使用者為其所屬群組的子系物件,因此使用者體驗會相應變更。

可存取多個群組的使用者在變更其執行動作所在的群組時,會變更其繼承的屬性。您將注意到,當使用者在「傳送」頁面上變更其群組時,頁面會隨著新群組層級屬性載入時重新整理。這在每個群組有其唯一的標誌品牌時,最為明顯。

 

物件 ID

每個物件在背後都有其唯一的識別號碼。  此唯一識別碼是應用程式用來區分相似類型的物件,及將物件互相建立關係的方法。

當 UMG 規則之下,尤其是與報告相關時,使用者與 groupID 的意義更為明顯。當使用者在系統中建立資產 (合約、範本、網頁表單) 時,建立者的 userID,以及建立資產所用的 groupID,都會編碼到資產中。

當使用者為其合約執行報告時,應用程式會傳回與其 userID 相關的資料。groupID 未與搜尋相關 (除非已套用篩選條件)。

當群組管理員為群組執行報告時,應用程式會傳回與該 groupID 相關的資訊 (無論其建立者是哪一個 userID)

當使用者只能存在於一個群組中時,一般而言不會發現有差異。當使用者在多個群組中建立資產時,一個使用者的內容可以橫跨多個群組層級管理員的群組。

群組層級管理員只能存取其有權限的 groupID 內產生的內容 (其個人建立的內容除外)。如果群組管理員報告一個 userID 的內容,則傳回的資料集只會包含其為管理員的內容 (由 userID 建立)。

資產的群組聯盟

啟用 UMG 之前建立的合約、網頁表單和 「大量傳送」 事件,只會與建立這些事件的 userID 建立關聯。

啟用 UMG 之後建立的合約、網頁表單和「大量傳送」事件,會與建立這些事件的 groupID 和 userID 建立關聯。

實務上,這表示如果您變更使用者的主要群組,那麼啟用 UMG 之前建立的資產都會隨著使用者移動。若將該使用者從共用群組中移出,使用者 (透過帳戶共用) 檢視群組時,將無法看到這些資產。

啟用 UMG 後建立的資產將與群組保持關聯。建立資產的使用者移至新的主要群組後,使用者檢視群組時,將會繼續看到在群組中建立的資產。


如何啟用選項讓使用者分成多組

只有帳戶層級管理員可以啟用或停用 UMG。請參閱本文,取得帳戶升級的相關指引

您可以從 UMG 還原,但這項操作會伴隨以下明顯影響:

  • 會清除所有的「群組」層級管理員旗標
    • 不會影響帳戶層級管理員旗標
    • 群組層級管理員可以重新獲得取其專用群組的權限
  • 所有的使用者只能存在於其主要群組
註解:

使用者最多只能擁有 100 個群組的成員資格。


使用者層級差異

使用者層級變更很普遍。所有可以登入 Acrobat Sign 的使用者將會看到下列變更:

差異:

使用者的設定檔會完全顯示該使用者所在的所有群組,並會特別標示主要群組。

在 UMG 啟用的狀況下:

  • 會列出使用者所屬的所有群組
  • 所列的第一個群組一律為「主要群組」

設定您的使用者設定檔

我的設定檔

差異:

由於使用者有多個群組的存取權,因此適用於使用者的範本與工作流程會依範本/工作流程相關的「群組」來分組。

  • 範本與工作流程只能與一個群組相關,或與整個帳戶相關
  • 帳戶層級範本/工作流程也會顯示在其自己位於群組清單底端的區段中
  • 當從此功能表啟動範本/工作流程時,「傳送」(撰寫) 頁面會載入,並自動套用相關聯的「群組」
    • 「傳送自」選取器會鎖定至範本/工作流程相關群組的值
從首頁啟動範本或工作流程

如果使用群組層級範本,則會在「傳送」頁面上插入該群組,並隱藏編輯群組的選項:

群組層級範本

 

如果使用帳戶層級範本,則該群組為可選取 (從使用者所屬的群組):

帳戶層級範本

差異:

「傳送」頁面在頁面頂端引進下拉式選取器:「傳送自」
此選取器允許傳送者選取可管理交易屬性與選項的群組 (及所有相關的群組層級屬性)。

  • 「傳送自」下拉式欄位中,使用者僅擁有以下存取權: 可選取已明確新增該使用者且該使用者獲授與傳送權限的群組
  • 主要群組一律為使用者進入「傳送」頁面時群組的預設 (已載入) 值

 

考量事項:

設定「傳送自」選取器。

  • 變更選取器會施加群組層級設定,包括:
    • 品牌
    • 許可的驗證類型
    • 簽署限制
    • 共用的資料庫範本與工作流程選項
    • 訊息範本
  • 由於變更「傳送自」選取器會強制網頁重新載入新的群組設定,因此在重新整理時會遺失任何已新增的欄位層級內容
  • 合約一旦傳送出去,便無法更改傳送來源群組
傳送來源群組

差異:

如同「傳送」頁面一樣,「自行簽署」頁面的頂端新增一個下拉式選取器:「選取群組」

此選取器可讓傳送者選取管理交易屬性與選項的群組 (及所有相關群組層級屬性)。 

  • 使用者只能存取已將其明確新增至的群組
  • 主要群組一律為使用者進入「傳送」頁面時群組的預設 (已載入) 值

 

考量事項:

設定「傳送工具」選取器。

  • 變更選取器會施加群組層級設定,包括:
    • 品牌
    • 許可的驗證類型
    • 簽署限制
    • 共用的資料庫範本與工作流程選項
  • 由於變更「傳送工具」選取器會強制網頁重新載入新的群組設定,因此在重新整理時會遺失任何已新增的欄位層級內容
自我簽署

差異:

識別標籤已新增至合約上下文功能表,以指出合約是從哪一個群組傳送的。

 

考量事項:

某些功能與群組強固地繫結 (例如報告參數與保留規則)。

從合約的值傳送

差異:

已將資料欄新增至在「管理」頁面上產生的合約表格。

  • 表格上的「群組」頁眉不可點按。若要排序資料集,請使用篩選器

 

「管理」頁面上的聯盟

差異:

新篩選器可供依「群組」篩選「管理」頁面資料集

  • 一次只能有一個群組篩選器生效
    • 如同其他篩選器,當「群組」篩選器生效時,「篩選器」按鈕左側會填入小標記
    • 「群組」篩選器包含已與群組共用的範本
    • 明確的「群組」篩選器包含帳戶層級的共用範本
  • 使用者只能為其目前所屬的群組運用篩選器
    • 「所有群組」選項是唯一一種「篩選器」可以包含建立在非使用者目前所屬群組中的合約
依群組在「管理」頁面上篩選內容

差異:

建立資料庫範本時,建立者可以選擇設定範本存取屬性,及與其所屬的任何群組共用合約。

  • 範本只能與一個群組共用
  • 當範本以這種方式與群組共用時,會在範本與群組之間建立強固的關係。意義:
    • 具有該群組存取權的管理員能夠共用的資料庫索引標籤編輯範本
    • 如果將該使用者從群組移除,則範本將保持為群組的資產 (除非明確地重新連結至新群組)
    • 與群組共用的範本只能由該群組的成員 (與範本的建立者) 使用
      • 如果範本的建立者退出共用範本的群組:
        • 儘管不再與該群組聯盟,範本的建立者仍繼續具有傳送合約的存取權 (以範本擁有者身分)
          • 範本的建立者保有在「管理」頁面上編輯合約的權限/存取權
        • 此群組可繼續存取範本
    • 如果將建立使用者從應用程式中刪除 (透過 GDPR 刪除),則會將合約保持為群組的資產

 

考量事項:

一個具有所有群組存取權的使用者可作為中央文件管理員。

範本屬性 -- 選取群組

具有建立網頁表單權限的使用者可將其表單與其所屬的任何群組相關聯。

  • 網頁表單只能與一個群組相關聯
    • 在建立網頁表單後,無法變更相關的群組
  • 網頁表單不會呈現在「共用資料庫」索引標籤
  • 如果建立者失去群組的成員資格,則網頁表單會保留其群組關係。
建立網頁表單

差異:

「報告」頁面中已新增一個篩選器,讓報告受限於與一或多個「群組」相關的合約。

  • 使用者必須具備「群組」的存取權,才能套用篩選器
群組的報告篩選器

 

.csv 報告會持續具備相同的「傳送者群組」欄,妥善追蹤傳送者切換群組的情形:

傳送者群組的報告欄

註解:

如果將使用者從其過去傳送合約所在的群組中移除,則他們將無法報告這些交易。 


群組層級管理員差異

這些介面變更只有帳戶管理員看得到 (在管理員控制的帳戶層級許可範圍內):

群組層級管理員的角色已顯著改善,因為一個使用者可以是多個群組的管理員,且不必是其所屬所有群組的管理員。

多個群組中的群組層級管理員可以進一步為更廣泛的團隊管理文件與工作流程,並可報告多個群組的內容,而無需授與其帳戶的完整資料集存取權。

差異:

如果使用者是多個群組的管理員,「工作流程」「共用資料庫」已從群組管理員選單選項的頂層移至個別群組的子選單:

群組層管理功能表

 

當 UMG 啟用時,您必須先選取群組,並開啟群組設定,以存取群組特定的功能表項目與設定:

UMG 下方的群組設定

差異:

若群組管理員擁有多個群組的管理權限,管理員需要先選取要設定的群組:

  • 從左側功能表清單中選取「群組」
  • 按一下您想要編輯的群組 (這會顯示「群組設定」連結)
  • 按一下「群組設定」連結
「群組」功能表

差異:

群組層級管理員不再具有可強制新建立的使用者檢視合約的選項。

  • 帳戶層級管理員仍具有此權限
檢視其合約選項

差異:

若要將使用者新增至您的帳戶,您必先選取要授與「群組中的使用者」功能表選項存取權的群組

註解:

當建立個別使用者時,選取的群組會為使用者定義主要群組

群組層級管理員沒有權限可在建立使用者後編輯主要群組。

透過群組建立使用者

建立一個使用者的程序是相同的,除了可強制共用檢視使用者合約的選項外 (如上述)。

 

考量事項:

若是個別建立使用者,則不允許有在建立過程中讓多個群組包含該使用者的選項。

在建立使用者後,群組管理員可以編輯使用者設定檔,以將該使用者包含在多個群組中,並編輯其傳送權限。

差異:

可決定 userID 是否能夠簽署合約的權限,以及可為 userID 安裝自動委派規則的功能,皆已從群組層級管理員介面中移除。

  • 根據 UMG 規則,只有帳戶層級管理員具有此權限
從編輯使用者設定檔移除的元素

群組層級管理員有權限可透過使用者的設定檔,允許或不允許使用者成為每個其所管理群組的成員。

  • 必須向群組管理員顯示該使用者 (透過建立或管理權益),才能在使用者清單中顯示該使用者

若要新增群組成員資格:

  • 瀏覽至「[群組] > 群組中的使用者」頁面
  • 按兩下使用者以開啟使用者設定檔
  • 按一下「群組成員資格」頁眉右側的加號圖示
    • 「新增群組成員資格」對話方塊隨即開啟
  • 選取您要新增使用者的群組
    • 只有該管理員是群組管理員的群組是可選取的
  • 按一下「新增」
  • 為所有要新增的群組重複此程序
  • 完成時,請按一下「儲存」
新增群組成員資格

新放入群組中的使用者將採用兩個權限值:

  • 群組管理員 - userID 是否具有群組層級管理權限?
    • 預設為 False
  • 可以傳送 - userID 使用者是否具有權限可存取範本/工作流程,並依照群組的屬性設定檔傳送合約。
    • 預設值為 True

視需要核取或取消核取各群組的值

  • 完成時,請按一下「儲存」
註解:

除非群組層級管理員同時擁有原始主要群組和新群組的管理權限,否則無法為 userID 編輯主要群組。

已編輯的使用者成員資格

如何刪除群組的成員資格

若要將使用者從群組成員資格中移除:

  • 瀏覽至「[群組] > 群組中的使用者」頁面
  • 按兩下使用者以開啟使用者設定檔
  • 按一下您要移除的群組,以顯示「刪除群組成員資格」動作
  • 按一下「移除」連結
  • 為所有其他要移除的成員資格重複此步驟
  • 按一下「儲存」
註解:

如果使用者其所有群組的群組成員資格都已遭撤銷:

  • userID 存放在「預設」群組中
  • 使用者的主要群組設定為「預設」群組
刪除群組成員資格

建立 Webhook 的群組層級管理員在設定「群組」欄位值,可以選取其為管理員的任何群組:

建立 Webhook

差異:

已上傳用於建立/更新多個使用者的 .csv 檔案其格式已變更,以適應擁有多個群組與群組特定權限的使用者。  為此,UMG 體驗中已移除三個資料欄:

  • 移除了「群組名稱」;由「群組」欄取代
  • 移除了「為群組管理員」;由「群組」欄的狀態值取代
  • 移除了「可傳送」;由「群組」欄中的屬性值所取代
用於透過 csv 上傳使用者的傳統範本

已新增一個資料欄:群組

注意:

群組層級管理員沒有權限可透過「群組」欄操作使用者。

  • 帳戶層級管理員有權限可透過「大量建立/上傳使用者」功能來利用跨群組屬性/存取權。

當群組層級管理員透過大量上傳建立新使用者時:

  • 每個使用者都是在管理員發起程序的群組中建立的
    • 使用者的主要群組預設為使用者建立所在的群組
  • 無論預設值的群組層級設定為何,皆允許每個使用者簽署

 

由於上傳範本包含「群組」欄,因此會提供以下內容來提高認識。

「群組」欄包含一或多個「群組定義」。每個「群組定義」皆包含一個群組的名稱,後面接著一或多個以方括號括住的狀態值。例如:群組名稱[狀態]

  • 「群組名稱」在字面上與實際群組名稱符合,包括空格。例如:預設群組
  • 在一個「群組定義」中可以包含多個狀態值,例如:群組名稱[狀態1 狀態2]
    • 狀態值以方括號括住
      • 群組名稱也可以包含方括號。在這種狀況下,狀態值必須包含在最後一個括號字串中 例如:銷售 [東海岸][狀態1 狀態2]
      • 群組名稱與包含狀態值的左方括號之間沒有空格
    • 狀態值在值之間以一個空格來區隔
  • 使用分號作為分隔符號 (無空格),可包含多個「群組定義」
    • 例如:群組名稱[狀態];其他群組[狀態1 狀態2 狀態3];最後一個群組[狀態A 狀態B]
  • 群組定義可用的狀態包括:
    • 主要 - 將群組定義為使用者的主要群組
    • 傳送 - 允許使用者從群組傳送合約
    • 不傳送 - 讓使用者無法從群組傳送合約
    • 管理 - 定義使用者成為群組的群組層級管理員
    • 移除 - 將使用者從群組移除
      • 如果將使用者從所有的群組中移除,則使用者將存放在「預設」群組中
新大量上傳 csv 格式

在上述範例中:

  • John@here.com 設有兩個「群組定義」
    • 「預設群組」是其主要群組,他是群組層級管理員,並允許他傳送合約
    • 「工程」群組將他定義為群組層級管理員,並允許他傳送合約
  • Fred@here.com 也設有兩個「群組定義」
    • 「採購」群組將他定義為群組層級管理員,但不允許他傳送合約
    • Fred 也正從「銷售」群組中移除

差異:

已限制群組層級管理員其可啟用 userID 的動作,以確定他們無法在沒有權限的群組中停用使用者。

群組管理員只能停用僅在管理員的群組和/或「預設」群組中具有成員資格的使用者。

  • 如果使用者的成員資格超過正嘗試停用使用者的群組管理員權限,則「停用使用者」將無法使用
已移除元素 - 停用使用者


帳戶層級管理員差異

僅帳戶層級管理員可存取下列項目:

差異:

當建立個別使用者時,「使用者群組」欄位已重新命名為「主要群組」

建立使用者 - 主要群組

差異:

正如群組層級管理員一節中所述,用於建立/更新多個使用者的已上傳 .csv 格式已變更,以適應具有多個群組和組特定權限的使用者。  為此,UMG 體驗中已移除三個資料欄:

  • 移除了「群組名稱」;由「群組」欄取代
  • 移除了「為群組管理員」;由「群組」欄的狀態值取代
  • 移除了「可傳送」;由「群組」欄中的屬性值所取代
用於透過 csv 上傳使用者的傳統範本

已新增一個資料欄:群組

「群組」欄包含一或多個「群組定義」。每個「群組定義」皆包含一個群組的名稱,後面接著一或多個以方括號括住的狀態值。例如:群組名稱[狀態]

  • 「群組名稱」在字面上與實際群組名稱符合,包括空格。例如:預設群組
  • 在一個「群組定義」中可以包含多個狀態值,例如:群組名稱[狀態1 狀態2]
    • 狀態值以方括號括住
      • 群組名稱與左方括號之間沒有空格
    • 狀態值在值之間以一個空格來區隔
  • 使用分號作為分隔符號 (無空格),可包含多個「群組定義」
    • 例如:群組名稱[狀態];其他群組[狀態1 狀態2 狀態3];最後一個群組[狀態A 狀態B]
  • 群組定義可用的狀態包括:
    • 主要 - 將群組定義為使用者的主要群組
    • 傳送 - 允許使用者從群組傳送合約
    • 不傳送 - 讓使用者無法從群組傳送合約
    • 管理 - 定義使用者成為群組的群組層級管理員
    • 移除 - 將使用者從群組移除
新大量上傳 csv 格式

在上述範例中:

  • John@here.com 設有兩個「群組定義」
    • 「預設群組」是其主要群組,他是群組層級管理員,並允許他傳送合約
    • 「工程」群組將他定義為群組層級管理員,並允許他傳送合約
  • Fred@here.com 也設有兩個「群組定義」
    • 「採購」群組將他定義為群組層級管理員,但不允許他傳送合約
    • Fred 也正從「銷售」群組中移除

差異:

根據 UMG,授給群組層級管理員的權限 (由帳戶層級管理員授與) 已新增詳細程度。

先前「新增新使用者至群組」的功能已分成兩個選項:

  • 群組管理員可將新使用者新增至帳戶,並將使用者指派至其所屬群組 - 此選項讓群組層級管理員可在帳戶內建立新的 usersID (並指派給群組)
  • 群組管理員可將現有使用者指派至其所屬群組 - 此選項允許群組管理員指派其群組內的使用者。他們沒有權限可對帳戶建立/新增新 userID
    • 此權限是上述「群組管理員可新增新使用者」設定的子集。  因此,如果您選取該選項來建立使用者,此選項會呈灰色
有關設定的組管理員


隱私權層級管理員差異

UMG 設定目前未變更隱私權層級管理員工具。

API 差異

註解:

僅 v6 版 REST API 會更新以符合 UMG。

將不會更新傳統型 SOAP API 以符合 UMG。

SOAP API 或 v5 版 REST (及更舊版本) 的使用將在不感知 UMG 的情況下運作,且「使用者」的主要群組將會生效。

在特定群組的內容中執行的 v6 版 REST API 端點已有所擴大,納入選用的 groupId 識別碼,系統會將此識別碼以查詢參數、頁首或內文的一部分等形式傳遞至要求中。

此參數為選用項目,如果省略,程式碼將預設為使用者的主要群組

群組專屬操作可分為兩個類別:

  • 使用者管理
  • 資源上的 CRUD 作業

使用一個 API 呼叫管理多個群組成員資格的功能中,包含使用者管理功能的變更權限,此外安全性模型也已擴大,對群組管理員所能執行的工作有所影響,例如可確保群組管理員無法在其權限範圍之外的群組內任意變更設定。

資源作業中的變更是在要求/回應模型中額外增加 group id 參數,將群組內容提供給合約、網頁表單及「大量傳送」事件。

v6 版 REST API 中僅新增 group id 參數。v6 版 REST 之前的版本會使用主要群組以回溯相容。


INVALID_GROUP_ID

在下列狀況下會觸發一般錯誤回應碼「INVALID_GROUP_ID」:

  • 找不到識別的群組
  • 識別的使用者不是所識別群組的成員。
  • 此功能已停用,且 group id 不符合使用者的主要群組

如果 UMG 啟用,則所有現有端點的行為都和以前一樣。系統會將使用者的主要群組作為唯一有效的群組成員資格,如果將另一個 group id 傳遞至端點,則會傳回 INVALID_GROUP_ID


新增使用者至多個群組

有兩種方法可將使用者新增至多個群組:

編輯個別使用者 - 可透過以下項目完成:

  • 「使用者」功能表 - 僅限帳戶層級管理員
  • 「群組中的使用者」功能表 - 帳戶或群組層級管理員
編輯使用者

按一下使用者以顯示「編輯使用者」選項;按一下「編輯使用者」

系統會開啟群組管理的覆蓋,管理員可以透過按一下加號,任意地將使用者新增至任何其具有管理員權限的群組。

新增群組成員資格

將群組成員資格新增至使用者後,管理員可以核取/取消核取「群組管理員」「可以傳送」欄頁眉之下的方塊,來啟用/停用群組內的權限。

編輯成員資格權限

使用「大量建立/更新使用者」功能,帳戶層級管理員可快速更新其帳戶中所有的 userID。

註解:

「大量建立與編輯使用者」是適用於群組層級管理員的選項,功能類似編輯名稱、公司、職稱等資訊。「群組成員資格」不是群組層級管理員可以透過已上傳的 csv 功能操控的值。

瀏覽至建立使用者介面

註解:

您可以按一下「下載範例 CSV 檔案」連結來下載含各種屬性的範例 CSV。

已上傳用於建立/更新多個使用者的 .csv 檔案其格式已變更,以適應擁有多個群組與群組特定權限的使用者。  為此,UMG 體驗中已移除三個資料欄:

  • 移除了「群組名稱」;由「群組」欄取代
  • 移除了「為群組管理員」;由「群組」欄的狀態值取代
  • 移除了「可傳送」;由「群組」欄中的屬性值所取代
已移除資料欄

「群組」資料欄

「群組」欄包含一或多個「群組定義」。每個「群組定義」皆包含一個群組的名稱,後面接著一或多個以方括號括住的狀態值。例如:群組名稱[狀態]

  • 「群組名稱」在字面上與實際群組名稱符合,包括空格。例如:預設群組
  • 在一個「群組定義」中可以包含多個狀態值,例如:群組名稱[狀態1 狀態2]
    • 狀態值以方括號括住
      • 群組名稱與左方括號之間沒有空格
    • 狀態值在值之間以一個空格來區隔
  • 使用分號作為分隔符號 (無空格),可包含多個「群組定義」
    • 例如:群組名稱[狀態];其他群組[狀態1 狀態2 狀態3];最後一個群組[狀態A 狀態B]
  • 群組定義可用的狀態包括:
    • 主要 - 將群組定義為使用者的主要群組
    • 傳送 - 允許使用者從群組傳送合約
    • 不傳送 - 讓使用者無法從群組傳送合約
    • 管理 - 定義使用者成為群組的群組層級管理員
    • 移除 - 將使用者從群組移除
CSV 範例

在上述範例中:

  • John@here.com 設有兩個「群組定義」
    • 「預設群組」是其主要群組,他是群組層級管理員,並允許他傳送合約
    • 「工程」群組將他定義為群組層級管理員,並允許他傳送合約
  • Fred@here.com 也設有兩個「群組定義」
    • 「採購」群組將他定義為群組層級管理員,但不允許他傳送合約
    • Fred 也正從「銷售」群組中移除


建立合約

在建立新合約的程序一開始時,可以觀察到 UMG 規則。

如果使用者透過從「首頁」頁面 >「從資料庫開始」選取範本或工作流程來啟動程序,則使用者必須先展開他們從中傳送的群組,然後從該群組內可用的選項中選取範本/工作流程。

選取範本/工作流程,然後按一下「開始」會開啟「傳送」頁面,此頁面已準備好讓使用者完成設定。

註解:

透過從群組層級範本或工作流程啟動合約,將群組值插入至「傳送」頁面,並會隱藏可編輯群組的選項。

如果已選取帳戶層級工作流程/範本,傳送者便有選項可選取群組值。

從範本或工作流程啟動合約

 

如果使用者從「傳送」頁面啟動程序,則「傳送自」下拉式欄位會定義合約相關聯的群組。

透過選取群組,會將合約限制在可供所選群組使用的資料庫範本。

變更群組會變更套用到合約的屬性。  這會強制重新整理頁面,已輸入的任何欄位層級內容都會遺失。

從「已傳送」啟動合約


自訂工作流程設計工具

到目前為止,建立與管理自訂工作流程不會受到 UMG 規則的影響:

  • 指派給群組的工作流程只能由已將其主要群組設定為與工作流程專用相同群組的管理員 (群組或帳戶層級) 設定
  • 指派給帳戶層級的工作流程只能由帳戶層級管理員編輯 (與主要群組無關)

在未來的更新中,將提供管理員介面選項,以將他們建立的工作流程與其具有管理權限的個別群組建立關聯,而無論其「主要群組」為何。


資料庫範本建立與管理

授與群組層級權限以存取範本時,根據 UMG 規則建立可重複使用的資料庫範本還有另一個步驟:

定義資料庫範本相關聯的群組。 

  • 當您選取「誰可以使用此範本」權限時,這可在子功能表中進行:
註解:

建立範本的原始 userID 會視為該範本的「擁有者」。 

範本擁有者一律具有範本的「傳送」「編輯」存取權。這與擁有的 userID 其權限層級為何,或者擁有者是否與向其公開範本的群組相關聯無關。

建立資料庫範本


管理現有資料庫範本

透過「管理」頁面可編輯現有資料庫範本的屬性。

開啟範本進行編輯,如果一直與「群組中的任何使用者」共用範本,則編輯者可以變更群組關聯性:

編輯範本屬性

註解:

變更群組關聯性不會影響已建立合約的群組聯盟。


建立與管理網頁表單

根據 UMG 規則建立網頁表單還有另一個步驟:

定義資網頁表單相關聯的群組。  這是在頁面的最頂端進行。

  • 先設定群組值,因為變更群組會重設頁面並清除任何欄位層級內容
建立網頁表單

注意:

建立網頁表單後,可能無法編輯關聯的群組。


管理現有網頁表單

UMG 規則不會影響管理現有網頁表單的方式 (因為可能無法編輯相關聯的群組)。

產生網頁表單報告需要建立者執行該報告,或是管理員必須具有群組中報告資料的權限。


共用內容

共用個別合約或範本不受 UMG 規則的影響。

使用標準帳戶共用 (僅限使用者使用者共用) 的帳戶不受 UMG 規則的影響。

「使用者」之間、「群組」之間,以及「使用者」「群組」之間共用的「進階帳戶共用」權限:

 

根據 UMG 規則不會改變「使用者對使用者」共用:

  • 如果 UserA 將其帳戶與 UserB 共用:
    • UserB 可存取 UserA 已建立或參與的所有合約/範本內容
      • UserA 擁有的所有範本 (指派給自己/群組/帳戶) 都會顯示
    • 擁有多個群組的成員資格,或將 UserA 轉移至另一個主要群組,不會影響關係

當 UserA 與 GroupX 共用時:

  • GroupX 的所有成員皆可檢視 UserA 已建立或參與的所有合約/範本內容
    • UserA 擁有的所有範本 (指派給自己/群組/帳戶) 都會顯示
  • 擁有多個群組的成員資格,或將 UserA 轉移至另一個主要群組,不會影響關係
  • 新增至 GroupX 的使用者將獲得 UserA 其合約/範本內容的存取權
  • 從 GroupX 移除的使用者會失去 UserA 所共用合約/範本內容的存取權

當 GroupA 與 UserX 共用時:

  • UserX 會獲得從 GroupA 建立/傳送所有合約的存取權
    • 傳送的 userID 不需要是 GroupA 的目前成員。透過 GroupA 建立的合約會定義關係
  • UserX 會取得已將 GroupA 定義為主要群組的所有 userID 其所有合約/範本的存取權
    • 例如:將 UserM 的主要群組從 GroupA 變更為 GroupB,會移除 UserX 對 UserM 內容的檢視 (但根據上述規則從 GroupA 傳送的合約除外)

當 GroupA 與 GroupB 共用時

  • GroupB 的所有成員皆可存取透過 GroupA 傳送的所有合約
    • 傳送的 userID 不需要是 GroupA 的目前成員。透過 GroupA 建立的合約會定義關係
  • GroupB 的所有成員,皆可存取已將 GroupA 定義為其主要群組的使用者其所有合約/範本內容的存取權
  • 將新 userID 新增至 GroupB,會將 GroupA 內容的存取權授與該 userID
    • 將 userID 從 GroupB 中移除,會移除 GroupA 內容的存取權
  • 建立/更新 userID 以讓 GroupA 成為主要群組,會對 GroupB 顯示所有的使用者合約/範本內容
    • 將 userID 從 GroupA 中移除,會移除 GroupB 對使用者內容的存取權 (但透過 GroupA 建立的合約除外)


文件保留/GDPR

GDPR 工具集是否應沒有與 UMG 變更相關的變更。


整合

所有企業層級帳戶皆可啟用 UMG,即使已設定一個 (或多個) 整合時。

目前的 Acrobat Sign 整合套件不考慮任何方式的 UMG。  因此,所有透過整合傳送合約的使用者都會視為僅在其主要群組中,且傳送參數將相應地與主要群組設定保持一致。

 


API - REST v6

許多 REST v6 API 端點都有選擇性參數適用於新增至方法的 groupID。

目前預期任何現有的 REST v6 API 呼叫都將繼續運用,無論是否已啟用 UMG。

舊版 API (SOAP 和 REST) 將繼續如預期運作,僅將使用者視為其主要群組的成員。

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