設定外部封存


設定外部封存

管理員可以設定 Adobe Acrobat Sign「外部封存」功能,以便在每次成功完成合約後,自動將「已簽署並歸檔」的電子郵件副本傳送至其他電子郵件地址。無論決定是否/何時附加這些文件的帳戶/群組設定,此自動副本一律會包含簽署合約 PDF、稽核報告 PDF,以及 CSV 欄位資料 (如果有的話)。

您可在帳戶和群組層級設定這兩個位置設定外部封存:

  • 帳戶/群組管理員選單中的「外部封存」標籤。
  • 帳戶層級「全域設定」標籤;群組層級「群組設定」標籤。

兩個介面共用相同的屬性值,因此編輯其中一個標籤便會自動更新另一個標籤。

群組層級設定最初會繼承帳戶層級設定,並可設定移除或新增至該繼承的屬性。使用群組定義特定文件工作流程時,善用「使用者加入多個群組」的帳戶可以有效使用群組層級設定。(例如,法務小組可在所有已完成的合約中納入其法律部門,並移除任何可在帳戶層級設定的一般封存地址。)

可使用任何有效的電子郵件地址,包括接受傳入電子郵件的協力廠商應用程式。 

外部封存」標籤包含尋找 BoxEvernote 應用程式傳入電子郵件地址的指示。其他電子郵件地址的運作方式完全相同。

將電子郵件新增至外部封存介面

註解:

以下程序說明「全域/群組設定」介面。  「外部封存」介面運作方式完全相同。

  1. 以管理員身分登入,然後導覽至「帳戶設定 > 全域設定 > 將每份已簽署合約的額外副本傳送至下列電子郵件地址

  2. 選取「新增電子郵件地址」按鈕。

    瀏覽至外部封存控制項

  3. 系統會開啟覆蓋層以接受封存的電子郵件地址。

    輸入電子郵件地址兩次 (以確保值正確)。

    輸入封存電子郵件

    請務必確認您的封存電子郵件正確無誤。您不會希望自動將每份合約的副本傳送給錯誤的人。

  4. 按一下「儲存」。

  5. 電子郵件地址會在電子郵件欄位中儲存為獨立物件。

    • 可儲存多個地址。
    • 選取電子郵件地址右側的 X,會從欄位中刪除電子郵件地址。

    新增您要自動接收簽署合約文件的所有電子郵件地址。

    已設定封存電子郵件

  6. 新增所有電子郵件以儲存設定時,請選取視窗右下角的「儲存」。

    儲存設定

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