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設定外部封存

管理員可以設定 Adobe Acrobat Sign「外部封存」功能,以便在每次成功完成合約後,自動將「已簽署並歸檔」的電子郵件副本傳送至其他電子郵件地址。無論負責管理的帳戶/群組設定是否認為應附加這些文件,此自動副本一律會包含已簽署的合約 PDF、稽核報告 PDF,以及欄位資料 CSV (若有)。

外部封存可在帳戶和群組層級設定,而群組層級的設定會覆寫帳戶的設定。使用群組定義特定文件工作流程時,善用「使用者加入多個群組」的帳戶可以有效使用群組層級設定。(例如,法務小組可在所有已完成的合約中納入其法律部門,並移除任何可在帳戶層級設定的一般封存地址。)

設定封存只需要在管理員選單的「全域設定」標籤中,於「傳送每份已簽署合約的額外副本」輸入欄位輸入有效的電子郵件地址即可。您可使用任何有效的電子郵件地址,包括接受傳入電子郵件的協力廠商應用程式。

外部封存」標籤包含尋找「Box」和「Evernote」應用程式傳入電子郵件地址的指示,可用來將合約推送至這些應用程式。

註解:

具有「個人」層級帳戶的使用者無法存取「全域設定」選單標籤。對於「個人」服務層級,「傳送每份合約的額外副本」輸入欄位會顯示在「外部封存」頁面上。

將電子郵件新增至外部封存介面

  1. 以管理員身分登入,然後導覽至「帳戶設定 > 全域設定 > 將每份已簽署合約的額外副本傳送至下列電子郵件地址

  2. 選取「新增電子郵件地址」按鈕。

    瀏覽至外部封存控制項

    具有「個人」帳戶的使用者必須導覽至「外部封存」標籤:

    瀏覽至外部封存控制項針對個人使用者帳戶

  3. 系統會開啟覆蓋層以接受封存的電子郵件地址。

    輸入電子郵件地址兩次 (以確保值正確)。

    儲存」電子郵件地址。

    接受要求

    註解:

    如果封存電子郵件的網域對該帳戶來說是新網域,那麼系統會發出要求以驗證該封存電子郵件地址正確無誤。

    請務必確認您的封存電子郵件正確無誤。您不會想自動將每份合約的副本傳送給錯誤的人。

    輸入封存電子郵件地址

  4. 按一下「儲存」。

  5. 電子郵件地址會在電子郵件欄位中儲存為獨立物件。

    • 最多可儲存 15 個地址。
    • 選取電子郵件地址右側的 X,會從欄位中刪除電子郵件地址。

    新增您要自動接收簽署合約文件的所有電子郵件地址。

    已設定封存電子郵件

  6. 新增所有電子郵件以儲存設定時,請選取視窗右下角的「儲存」。

    儲存設定

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