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取得親筆簽名

 

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概述

有時候,您需要取得親筆簽名。這可能是基於法規要求、政策立場或單純因為單方或雙方認為親筆簽名的格式較為妥當。

Adobe Acrobat Sign 書面簽名工作流程支援取得親筆簽名,同時確保適當的存取控制,維持最終文件的品質與清晰度,並運用電子處理與稽核的優勢。

傳送合約以進行書面簽名

如果要傳送合約取得實體書面簽名,傳送者僅需在「選項」面板的「簽名類型」部分選取「書面」選項即可。

請注意,群組必須將「電子」「書面」簽名類型都啟用,傳送者才能看見此選項。否則,系統會使用已啟用的簽名類型,而選取類型的選項會在檢視畫面中隱藏。

如果預期的主要簽名類型為書面形式,帳戶或群組管理員可將預設值設為「書面」。(請參閱設定選項)

傳送的合約如選擇「書面」簽名類型,則所有收件者都必須以書面格式簽署。

將簽名類型選取為「書面」

註解:

合約傳送後,傳送者就沒有任何選項可將合約轉換成電子簽名工作流程。收件者也沒有任何選項可將簽名轉換成電子簽名類型。

簽署者的親筆簽名體驗

對收件者而言,「書面」簽名工作流程與「電子」工作流程極為相似,因為收件者都必須列印出文件來簽名:

  • 收件者會收到電子郵件通知,內含文件的「開啟與列印」連結。
  • 選取連結後,收件者首先會看到摘要為三步驟的簽名程序:
書面簽名的步驟

  • 收件者可以電子方式在合約上填入任何要求/必填的表單欄位。
  • 填寫好之後,收件者必須按一下頁面下方的「下一步」按鈕,前往下載、列印與簽署指示:
下載合約

 

  • 收件者按一下「下載」按鈕即可下載文件 (已透過電子方式填妥任何欄位內容)。
  • 收件者開啟並列印下載的 PDF。
  • 收件者以實體方式簽署列印的合約。
  • 已簽署的合約必須再經掃描,回復為數位格式。
    • Acrobat Sign 可接受任何一般所接受之格式 (PDF、JPG、GIF、TIF、BMP) 的檔案。
    • Acrobat Sign 只接受一個檔案。如有多個影像,請務必串連為一個檔案。
  • 新的電子郵件會傳送給收件者,要求對方上傳簽署的文件 (電子郵件主旨:請上傳 {合約名稱})。電子郵件中會提供連結,以便開啟「上傳以送出」介面。
    • 收件者也可以按一下原始的「開啟並列印」電子郵件中的連結,藉此開啟「上傳」介面:
上傳以送出合約

 

  • 按一下「上傳以送出」按鈕,就會開啟瀏覽視窗,要求收件者搜尋並選取本機系統中的已簽署合約檔案。
  • 在選取檔案後,檔案就會上傳至 Acrobat Sign,收件者的步驟至此已完成。
  • 如果後續還有收件者,合約就會繼續向下一個人要求簽署。否則,合約的操作步驟已經完成。

允許收件者將簽名類型從電子轉換成書面格式

客戶如果不需要電子簽名類型,且想要避免產生任何客戶對於電子格式的疑慮,可以允許收件者將簽名類型從電子轉換成書面方式。

啟用轉換功能後,收件者會在電子簽名頁面的「選項」功能表中看見「列印、簽署並上傳」選項。

轉換成書面簽名的選項功能表

注意:

請注意,在多名收件者的合約中,只要有一個收件者將簽名類型轉換成書面格式,合約中所有表單欄位都將遭到移除。除了頁面底部的簽名欄位會填入「簽名區塊」欄位的內容之外,後續其他簽署者將沒有任何需要填入的表單欄位。

最佳做法與考量事項

強烈建議啟用了「加入多個群組的使用者 」的帳戶將需要書面簽名的工作流程區分出來,並自行區隔為一個獨立群組。這個動作可使「傳送」頁面中對可設定選項的數量設下限制的預設值更具應用價值,既能簡化傳送程序,也能避免設定錯誤。

如果您透過任何選項啟用了書面簽名,則在收件者還會將文件傳回給您的情況下,建議啟用「上傳已簽署的文件」

設定

可用性:

只有透過允許的簽名類型控制項,才能為企業授權計劃建立要求書面簽名的合約。

團隊和個別授權客戶可啟用「允許簽署者列印、置入書面簽名並將合約上傳回 Acrobat Sign,而非電子簽署該合約」選項,以允許由收件者建立書面簽名。

設定書面簽名選項時,有三個相關設定應納入考量:

更快、更輕鬆地獲得協助

新的使用者?