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使用父範本「大量傳送」

 

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使用父範本「大量傳送」

大量傳送」是一種由傳送者使用「父」合約範本,為一或多位收件者產生多個「子」合約的程序

父範本設定分三個階段:

  • 定義合約詳細資料 - 合約的名稱、全域訊息和基礎檔案。
  • 定義合約設定 - 合約的支援設定,例如提醒、到期日、密碼、本地化等等。
  • 新增收件者 - 用於產生子合約的收件者清單,輸入方式包括:
    • 手動,在文字欄位中輸入 (或貼上) 每位收件者。 
    • 使用 CSV 檔案上傳。

新增收件者的方法

無論您如何新增收件者,定義合約詳細資料設定的程序都相同。然而,您規劃新增收件者的方式,對於套用至該子合約的範圍與選項具有深遠的影響。
在您開始設定「大量傳送」父範本之前,請先了解要使用哪種方法來新增收件者。如果您打算利用 CSV 匯入選項,請先定義 CSV 再開始建立範本

手動輸入介面允許:

  • 每個子合約僅有一位收件者,傳送者可選擇是否要副署者簽名。沒有新增額外的外部收件者、指派不同的副署者,或將副署者簽名移至第一個簽名位置的選項。
  • 手動程序最多可新增 50 位個別收件者,產生多達 50 個子合約。

此外,父範本所有已設定的合約詳細資料和設定都會套用至所有子合約。包括:

  • 收件者的角色
  • 收件者的驗證方法和值
  • 子合約的截止日期
  • 電子郵件通知中包含的全域訊息
  • 收件者體驗使用的地區

CSV 匯入方法提供幾項優於手動程序的實際改善之處,例如:

  • 一次「大量傳送」交易最多可設定 1000 個子合約。
  • 每個子合約最多可包含 100 位收件者。每位收件者都可有自己的:
    • 角色
    • 驗證類型 (包括電子郵件 (無)、Acrobat Sign 驗證、電話 (SMS)、密碼及知識式驗證)
    • 驗證值
    • 私人訊息 (最多 1,000 個字元)
  • 每個子合約可設定納入:
    • 自訂合約名稱
    • 電子郵件中的自訂「全域訊息」(最多 1,000 個字元)
    • 自訂地區
    • 自訂到期日
    • 複雜的工作流程結構 (依序、平行及混合式的簽署流程)

設定父範本

定義「合約詳細資料

  1. 以能在「主要群組」中存取已啟用的「大量傳送」功能的使用者身分登入,然後導覽至「首頁」頁面。

  2. 選取「大量傳送」動態磚。

    如果動態磚不存在,表示使用者的主要群組沒有啟用「大量傳送

    首頁及啟用和停用「大量傳送」時的範例
    請聯絡您的 Acrobat Sign 管理員,以提供使用者主要群組「大量傳送」功能的存取權。

    如果產生錯誤顯示「您沒有足夠的存取權」,則使用者的主要群組並未設定為允許「大量傳送」,但使用者是具有存取權限之群組的成員。

    手動大量傳送
    使用者必須在主要群組中啟用「大量傳送」功能,才能存取「大量傳送」介面。

  3. 待「大量傳送」介面載入後:

    1. 選取要傳送合約的群組。如果群組選擇器無法使用,那麼您只能存取一個群組。群組定義以下項目:
      • 交易可用的範本
      • 簽名選項與要求
      • 合約所採用的安全防護
    2. 選取「選擇檔案」按鈕,挑選將作為合約基礎文件使用的檔案。您可以從以下位置選取檔案:
      • 我的電腦」。從您的電腦中選取檔案後,會立即進入設定程序。如果您需要使用多個檔案,您可以在頁面重新整理後選取更多檔案。
      • 範本資料庫。從「範本」選項中選取,可讓您以勾選清單中方塊的方式,從資料庫中選取多個檔案。勾選所有檔案後,請選取「確認」按鈕以將其新增至交易。範本資料庫有兩個標籤:
        • 範本。這是使用者可透過群組範本資料庫使用之所有範本的清單。
        • 近期範本。這是群組範本資料庫中最近曾使用之範本的清單。

     

    「大量傳送」介面的「合約詳細資料」區段,其中醒目標示檔案選擇器
    視窗右上角可能會啟用一個連結,允許使用者切換到「大量傳送」功能的傳統版本。

    註解:

    使用範本時,請務必在建立數百份合約之前,測試並驗證您的範本欄位是否已正確指派且如預期運作。

  4. 頁面會重新整理以顯示「合約詳細資料」。

    有三個區段可視需要檢閱及編輯:

    • 合約檔案 - 已附加所選取的檔案或範本。如果您需要附加更多檔案,請選取「選擇更多檔案」按鈕,並從您的本機電腦或範本資料庫新增檔案。
      • 可以視需要從兩個來源新增檔案。
      • 從本機系統選取的檔案一次只能新增一個。可選取多個範本。
    • 合約名稱 - 合約名稱會出現在收件者電子郵件的主旨行,並明顯地顯示於「管理」頁面上。
      • 預設的「合約名稱」會從第一個附加檔案匯入。
      • 按一下欄位並輸入,即可編輯合約名稱。
    • 訊息 - 訊息欄位包含插入至所有收件者電子郵件本文的預設全域訊息。若要編輯訊息欄位,請按一下該欄位並開始輸入。
    「大量傳送」介面,顯示已設定的「合約詳細資料」


設定或調整「合約設定

合約設定的預設值是繼承自群組設定。您可以調整每個設定,以配合範本的目的。
根據服務層級和群組層級設定,可能會包含不同的選項。以下是最常見的選項:


新增收件者

如前所述,您計劃新增收件者的方式,是獲得最佳結果的關鍵。
依預設,啟動範本設定時會顯示手動程序。

選取您要用來新增收件者的方法:

您要使用何種方法來新增收件者?

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